Dmytro Zubkov: Ефективний Тайм-менеджмент та оптимізація робочого часу: особистий досвід та лайфхаки (UA) Ukraine Online PMO Day 2024 Winter Website – www.pmday.org/pmo Youtube – https://www.youtube.com/startuplviv FB – https://www.facebook.com/pmdayconference

1. Ефективний Тайм-
менеджмент та
оптимізація робочого
часу: особистий досвід
та лайфхаки

2. • Head of PMO & Projects delivery Kyivstar.Tech
• 15 років досвіду впровадження проектів (BA, SA, PM,
Delivery, Program manager)
• 50+ запущених проектів в телекомі та сумісних бізнес
напрямках
• https://www.linkedin.com/in/dmitriy-zubkov-75b20030/

3. Про що поговоримо?
Time management - «Золотої кулі» не існує!
Власний досвід про відомі практики управління
задачами та часом.
Моя система управління задачами: як вивижити і нічого
не забутити.

4. Визначте свої цілі та задачі
Ретельно розгляньте ваші короткострокові та довгострокові
цілі та задачі. Це допоможе вам краще розуміти, куди ви
спрямовуєте свій час.

5. Делегуйте завдання
Навчіться делегувати завдання своїм підлеглим, довіряючи їм
відповідальність.
1. Розуміння завдань та компетенцій членів команди.
2. Вибір правильної особи
3. Чітке формулювання завдань
4. Пояснення важливості та значення
5. Надання ресурсів та підтримки
6. Моніторинг та зворотний зв'язок
7. Похвала та визнання

6. Навчайтесь говорити «ні»
Не соромтеся відмовлятися від завдань, які вам не важливі
або які ви не зможете виконати.
• Будьте чесними
• Вивчайте альтернативи
• Використовуйте вежливі вирази

7. Встановіть пріоритети
Розрізняйте завдання за їх важливістю та терміновістю.
Концентруйте свої зусилля на важливих та термінових
завданнях.
• Матриця важливості та терміновості (Eisenhower Matrix)
• Метод ABC аналізу
• Фреймворк SMART
• Підхід "Eat That Frog"

8. Плануйте свій час
Використовуйте розклади, планери або електронні
інструменти для створення плану робочого дня. Визначте
завдання та виділіть час для їх виконання.

9. Визначте і уникайте зайвих
відволікань
Закрийте зайві вкладки в браузері, вимкніть сповіщення та
створіть безперешкодне робоче середовище.

10. Ефективність
комунікації
Використовуйте ефективні методи комунікації, такі як
електронні листи, чати та зустрічі, щоб уникнути непорозумінь
та надмірної кількості відволікань.

11. Управління стресом
Знайдіть свій метод спалювання негативу.
Впроваджуйте техніки релаксації, такі як медитація чи глибоке
дихання.
Встановлюйте реалістичні терміни виконання завдань.

12. Оцінюйте та
вдосконалюйте
Періодично аналізуйте свої методи тайм-менеджменту.
Визначайте, що працює краще, і шукайте можливості для
вдосконалення.

13. Зберігайте час для себе
Важливо мати час для відпочинку, розваг та особистих
інтересів. Недостатній відпочинок може призвести до
вигорання та стресу.

14. 130кіл-сть FTE
7кіл-сть відділів
9середня кіл-сть зустрічей на день
230середня кіл-сть листів на день
96кіл-кість проєктів ongoing

15. You'll never change your life until you change
something you do daily. The secret of your success is
found in your daily routine.
John C. Maxwell

18. • "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity" by
David Allen
• "Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get
More Done in Less Time" by Brian Tracy
• "The 7 Habits of Highly Effective People" by Stephen R. Covey
• "Atomic Habits: An Easy & Proven Way to Build Good Habits &
Break Bad Ones" by James Clear

19. • https://www.youtube.com/@mattdavella
• https://www.youtube.com/@aliabdaal

20. Questions?