Este documento describe los pasos para organizar un evento exitoso. Explica que la planificación, el programa, la producción, la comunicación, la seguridad y el presupuesto son elementos clave. El programa debe incluir un cronograma, anexos, listados e información sobre el evento. La producción da forma a la idea creativa a través de medios técnicos. La comunicación requiere un plan para difundir el evento y transmitir su mensaje. La seguridad y el presupuesto también son aspectos importantes para considerar.

1. ¿ Cómo organizar un evento? Los actos: la imagen y la rentabilidad de tu empresa

2. Índice La planificación de un acto El programa La producción La comunicación La seguridad Conclusiones

3. ¿ Cómo organizar un evento?La planificación de un acto El mundo de la organización de actos ha experimentado importantes cambios a causa de la evolución de las técnicas, normativas y nuevas tecnologías. Nuevo organizador multidisciplinar: la organización debe integrar disciplinas como RRPP, publicidad, nuevas tecnologías, escenografía o la creatividad.

4. ¿ Cómo organizar un evento?La planificación de un acto comunicación Un evento tiene como fin conseguir unos objetivos1. producción protocolo idea seguridad presupuesto 1.FUENTE LAFUENTE, Carlos: “Protocolo para eventos”. Ediciones Protocolo, Madrid 2007

5. ¿ Cómo organizar un evento?El programa El programa es el guión del evento Partes: Cronograma: Desarrollo paso a paso del acto. Anexos: Información detallada del programa Listados: Listados de invitados Documentación: Información relativa al hecho que origina el evento Planimetría: planos sobre las instalaciones, espacios y recorridos Protocolo: Tiene uso interno. Normativas dirigidas a los invitados o alguno de ellos sobre el desarrollo de acto.

6. ¿ Cómo organizar un evento?La producción La producción es la parte de la organización que construye el evento. Da forma a la idea a través de los medios técnicos y materiales para conseguir transmitir los objetivos y el mensaje del evento. Idea Creatividad La creatividad es la diferenciación del evento. Mensaje

7. ¿ Cómo organizar un evento?La comuncación2 La importancia que los medios de comunicación han adquirido en la sociedad es más que notoria, incluso llegando a crear la denominada “sociedad de la información”. Las instituciones y empresas no son ya entidades aisladas sino que están sujetas a las influencias y mensajes del público. Así, la política de comunicación se ha convertido en una necesidad ineludible. Todoeventotiene que tener una difusión, sino es como si no existiera. Para ello se debe buscar la proyección exterior de antemano para que el acto que vamos a celebrar pueda transmitir el mensaje que la organización pretende. Para que el acto tenga una buena repercusión mediática y los medios sean nuestro intermediario con la sociedad, elaboraremos un plan de comunicación siguiendo siempre los objetivos del evento. 2.HERRERO, Julio César. FUENTE LAFUENTE, Juan Luis: “la comunicación en el protocolo”. Ediciones Protocolo, Madrid 2004.

9. Análisis DAFO

10. Plazo

11. Recursos disponibles

12. Publico objetivo

13. Acciones de comunicación

14. Calendarización de las acciones

15. Ejecución

17. ¿ Cómo organizar un evento?El presupuesto La realización de un acto, conlleva una planificación económica. El presupuesto es un documento que traduce nuestras actividades o acciones en dinero. La elaboración de un presupuesto depende del tipo de acto que se va a realizar, de la empresa que lo contrate o del objetivo principal del evento. Pero sin embargo hay uno puntos clave que se deben reflejar o conocer de un presupuesto: Conocer los anteriores presupuestos destinados a eventos. Realizar partidas presupuestarias para reflejar las acciones con claridad. Anticiparse a los imprevistos. Fijar siempre un 10% para gastos imprevistos.

18. ¿ Cómo organizar un evento?Conclusiones Los actos son la imagen y la rentabilidad de la empresa. Los actos se realizan con un fin, con unos objetivos. El aumento de beneficios, la mejora de la imagen de la empresa… Si un evento falla, si no consigue los objetivos, será el fracaso de la empresa.