Este documento define qué es un archivo y sus principales características. Explica que un archivo es una institución que preserva documentos generados por una organización u oficina para satisfacer las necesidades de información de los usuarios. Define los principios básicos de un archivo como la procedencia, el respeto al orden original y el orden natural. También describe las agrupaciones documentales como fondos, secciones, series y expedientes. Finalmente, introduce los sistemas de gestión documental como sistemas informáticos para almacenar, administrar y controlar documentos en una organización

1. CAPÍTULO 1
EL ARCHIVO, CONCEPTO Y
FINALIDAD

2. QUÉ ÉS UN ARCHIVO

3. QUÉ ES UN ARCHIVO
ARCHIVO: ¿Es un archivo?
¿Qué contiene?

4. QUÉ ES UN ARCHIVO
Actividad 1.1:
A) Construya una definición propia de lo que
entiende que es un archivo.
B) Busque en alguna fuente cercana acerca de la
definición de archivo.

5. QUÉ ES UN ARCHIVO
ARCHIVO
Adaptación de la palabra ‘file’
Si buscamos en el BOE…
Información sobre los archivos españoles
Cierre de un expediente o asunto

6. QUÉ ES UN ARCHIVO
Instituciones ‘memoria’
Pervivencia de aquello que sabemos, hacemos o creamos
Bibliotecas, hemerotecas, centros de documentación,…
… un archivo también es una institución memoria
Los documentos nacen fruto de una gestión
administrativa  paso del tiempo 
documento histórico
Fuente principal para investigaciones y
estudios históricos

7. QUÉ ES UN ARCHIVO
UNESCO
United Nations Educational,
Scientific and Cultural
Organization
Declaración Universal
sobre los Archivos

8. QUÉ ES UN ARCHIVO
Edificio o lugar destinado a
contenedor de documentos
Edificio
Edificio compartido
Habitación con
estanterías o armarios
Cajón, sobre o carpeta

9. QUÉ ES UN ARCHIVO
ARCHIVO: Los tres principios
PROCEDENCIA
RESPETO AL
ORDEN
ORIGINAL
RESPETO AL
ORDEN
NATURAL

10. QUÉ ES UN ARCHIVO
ARCHIVO: Los tres principios
REPETAR LA
PROCEDENCIA
U ORIGEN
• Los archivos se deben conservar en el fondo
donde se generó.
• No mezclar con otros documentos ni
reagruparlos…
…ni por muy ‘cómodo’ que sea…
• Se derivan otros dos principios:
o Respeto a la estructura
o Respeto al orden original

11. QUÉ ES UN ARCHIVO
ARCHIVO: Los tres principios
RESPETO AL
ORDEN
ORIGINAL
Los documentos de cada fondo deberán
mantenerse en el orden que le hubiera
dado la oficina de origen, en lugar de
hacerlo por asuntos o materias.

12. QUÉ ES UN ARCHIVO
ARCHIVO: Los tres principios
RESPETO AL
ORDEN
NATURAL
Orden en que se conservan los
documentos dentro de cada carpeta o
expediente ubicándolos de manera
consecutiva de acuerdo como se dieron
las actuación es administrativas que
dieron origen a su producción

13. QUÉ ES UN ARCHIVO
ARCHIVO: Agrupaciones documentales
• Relativo al principio
de procedencia.
• No existe definición
homogénea ya que
es muy variable.
• Complejidad.
FONDO DOCUMENTAL
SECCIÓN
SERIE
EXPEDIENTE
DOCUMENTO

14. QUÉ ES UN ARCHIVO
ARCHIVO: Agrupaciones documentales
Todos los documentos
producidos por una
Universidad
FONDO DOCUMENTAL
SECCIÓN
SERIE
EXPEDIENTE
DOCUMENTO

15. QUÉ ES UN ARCHIVO
ARCHIVO: Agrupaciones documentales
Todos los documentos
producidos por una
Facultad:
• Facultad de Medicina
• Facultad de Matemáticas
• Facultad de Bellas Artes
• …
FONDO DOCUMENTAL
SECCIÓN
SERIE
EXPEDIENTE
DOCUMENTO

16. QUÉ ES UN ARCHIVO
ARCHIVO: Agrupaciones documentales
“Testimonio documental y
continuado de actividades
repetitivas desarrolladas por
un órgano o en virtud de una
función” (Heredia Herrera, 1993).
- Resoluciones
- Cartas recibidas
- Copias de cartas enviadas
- Actas de exámenes
FONDO DOCUMENTAL
SECCIÓN
SERIE
EXPEDIENTE
DOCUMENTO

17. QUÉ ES UN ARCHIVO
ARCHIVO: Agrupaciones documentales
Un expediente trata de un
asunto concreto de un
procedimiento.
- Obra de ampliación del
acceso a la Facultad de
Medicina.
- Contratación de personal
laboral para administración
del centro.
FONDO DOCUMENTAL
SECCIÓN
SERIE
EXPEDIENTE
DOCUMENTO

18. QUÉ ES UN ARCHIVO
ARCHIVO: Agrupaciones documentales
Elementos que forman parte de
un expediente y siguen un
orden dentro del mismo
- Listado de personal admitido
en la prueba de acceso.
- Presupuesto emitido por la
empresa X para acometer la
obra de ampliación del
acceso a la Facultad de
Medicina
FONDO DOCUMENTAL
SECCIÓN
SERIE
EXPEDIENTE
DOCUMENTO

19. QUÉ ES UN ARCHIVO
SISTEMA DE ARCHIVO
Documentosadministrativosproducidosyrecibidosporuna
organización(fondodocumental)
Lugar donde se guardan (depósito)
Mediosparasugestión(personalyrecursosmateriales)
Normativa (legislación)

20. QUÉ ES UN ARCHIVO
ARCHIVO: ¿Para qué sirve…?
Satisfacer las necesidades de
información de los usuarios…
Aportar la información adecuada
Por la persona adecuada
Al coste adecuado
En el lugar adecuado
…para tomar la
decisión adecuada

21. QUÉ ES UN ARCHIVO
SISTEMADEGESTIONDOCUMENTAL
Actividad 1.2:
¿Qué entiende por un Sistema de Gestión
Documental (SGD)?

22. QUÉ ES UN ARCHIVO
SISTEMADEGESTIONDOCUMENTAL
Sistema informático
…creado para
almacenar
administrar
controlar
el flujo de documentos
en una organización

23. QUÉ ES UN ARCHIVO
SISTEMADEGESTIONDOCUMENTAL

24. QUÉ ES UN ARCHIVO
SISTEMADEGESTIONDOCUMENTAL
Actividad 1.3:
¿Qué ventajas tiene un Sistema de Gestión Documental
(SGD)?

25. QUÉ ES UN ARCHIVO
SISTEMADEGESTIONDOCUMENTAL
Actividad 1.3:
¿Qué ventajas tiene un Sistema de Gestión Documental
(SGD)?