Tot slot geeft het aspect Beveiliging weer of er serieus wordt omgegaan met de beveiliging van de gegevens in de planning. Een planning bevat namelijk vertrouwelijke persoonsgegevens die niet zomaar op straat mogen komen te liggen. En ook de klant zal het zeker niet waarderen als strategisch gevoelige projecten uitlekken, omdat het planningssysteem zo lek als een mandje is. Het planningsysteem moet minimaal beveiligd zijn met een gebruikersnaam en wachtwoord en bij voorkeur zelfs met Single Sign On (SSO) of 2 Factor Authentication (2FA). Om de planning veilig te delen moet je daarnaast altijd gebruik maken van een beveiligde verbinding. Het via de e-mail rondsturen van een spreadsheet met de volledige planning via de WiFi van de McDonalds is ontoelaatbaar. De functies in de software die iemand kan gebruiken en de gegevens die iemand kan zien, moet je kunnen beperken. Iemand mag bijvoorbeeld de planning alleen bewerken als dat nodig is voor zijn of haar functie. Daarnaast is het handig dat een collega alleen gegevens ziet die noodzakelijk zijn om het werk te kunnen doen. Werkt medewerkers nooit samen met die ene andere afdeling? Dan hoeven ze hun planning dus ook niet te zien. Zijn er projecten die zeer vertrouwelijk zijn en moet je toch de geplande informatie met collega’s delen? Overweeg dan om te werken met pseudoniemen. Je geeft je projecten dan een andere naam die alleen betekenis heeft voor de groep medewerkers die aan het project werken. Zo verklein je de kans dat vertrouwelijke informatie uitlekt. Lees meer op https://www.timewax.nl/blog/8-organisatie-aspecten-van-planning/