Besonderheiten und kritische Erfolgsfaktoren bei der Einführung einer Personalkostenplanung

HR Analytics heute
Besonderheiten und kritische Erfolgsfaktoren bei der Einführung
einer Personalkostenplanung

Ihr heutiger Moderator
Alexander Bätz
Projekt Manager
Alexander.Baetz@ibsolution.com
© IBsolution GmbH 2

Agenda
❑ Besonderheiten der Personalkostenplanung
❑ Typische Stolpersteine im Projekt
❑ Empfehlungen und Best Practise

Besonderheiten der Personalkostenplanung
Was macht den Prozess so besonders, was ist zu beachten?
▪ Kurze Einleitung
▪ Zentrale oder dezentrale Planung
▪ Stellengenaue Planung vs. Mengenplanung
▪ Unterschiede Kennzahlen- und Stammdatenplanung
▪ Zugriff Mitarbeiter-Gehaltsdaten und Attribute (Berechtigungen)
▪ Versetzungsszenarien mit Workflows
▪ Datenintegration und Datentransformation

▪ Kombination individueller Annahmen zu
Mitarbeitern und Planstellen (FTE,
Gehälter, Boni, Elternzeiten, etc.)
▪ Pauschale Annahmen für
Mitarbeitergruppen oder
Unternehmensbereiche
▪ Personalplanungen basieren i.d.R.
▪ auf einer einheitlichen Datenbasis
▪ hohem Detaillierungsgrad
▪ mit Auswirkungen auf Folgeperioden
▪ Grundlage Hochrechnung & Simulation
▪ Geg. Einsatz von Predictive Features
Herausforderungen der Personalkostenplanung
Zeithorizont und Treiber
Heut e
( 1 . 7 . )
IST FC Plan Mitte l fr i s t p l a n u n g
Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4
Q 3 Q 4
A b r e c h n u n g s -
e r g e b n i s s e
H o c h r e c h n u n g
I n d i v i d u e l l e
P l a n u n g
S t r a t e g i s c h e
P l a n u n g
G e n a u i g k e i t S t r a t e g i s c h e R e l e v a n z
V e r t r a g l i c h e
R e a l i t ä t
A b r e c h n u n g

Übersicht Mengenplanung
Der Ansatz basiert auf den Ergebnissen der Produktionsplanung (als wesentlichen Treiber)
Ableitung FTE und Kosten anhand angeforderter Produktionsstunden und Kostensätze

Übersicht stellengenaue Planung
Der Ansatz basiert auf der Ausplanung expliziter Stellen und Mitarbeiter
Kosten können anhand von Maßnahmen und Zeitereignissen detailliert hochgerechnet werden

▪ Validierung auf Mitarbeiter- und Stellenebene
▪ Höhere Genauigkeit, Transparenz, Akzeptanz
▪ Rückt Mitarbeiter in den Fokus!
▪ Höherer Ressourceneinsatz
▪ Höhere Abstimmungsaufwände
Stellengenaue Planung vs. Mengenplanung
Was sind die wesentlichen Vorteile?
Vorteile einer stellengenauer Planung Vorteile Mengenplanung
▪ Geringerer Ressourceneinsatz
▪ Fokus auf signifikanten Kostentreibern
▪ Weniger Abstimmungsaufwände
▪ Keine Sicht auf Mitarbeiter- und Stellen
▪ I.d.R. Geringere Genauigkeit
Eine Personalplanungsanwendung sollte beide Planungsansätze unterstützen!
Nachteile einer stellengenauer Planung Nachteile Mengenplanung

▪ Einbezug von Wissen der Führungskräfte,
das noch nicht im HCM-System abgebildet ist
▪ Unterstützt Kultur der Delegation und
Verantwortungsübernahme (Incentivierung)
▪ Erhöht Transparenz und Akzeptanz
▪ Definition Rollen und Verantwortlichkeiten
▪ Abstimmungsprozesse im Planungsturnus
▪ Budgetkultur im Unternehmen
Zentrale oder dezentralen Planung?
Was sind die Erfolgsfaktoren?
Vorteile einer dezentralen Planung Vorteile zentraler Planungsansätze
▪ Umgehung organisatorischer Hürden
▪ Umgehung Komplexität Versetzungsszenarien
▪ Geringerer Ressourceneinsatz
Erfolgsfaktoren

▪ Kostenstellenplanung
▪ Kostenstellenverantwortliche planen i.d.R.
Beträge auf Kostenstellen und Kostenarten
▪ Erfinden keine Planungskombinationen
▪ Personalkostenplanung
▪ Personalverantwortliche planen FTE und Kosten
eher auf Organisationseinheiten, Kostenstellen,
Planstellen, Mitarbeitern
▪ Bei einer Mitarbeiterversetzung, benötigen
beide Planer (abgebender und aufnehmender
Bereich) Zugriff auf die betroffenen Mitarbeiter
Unterschiede von Kennzahlen- und Stammdatenplanung
Vergleich: Kostenstellenplanung vs. Personalkostenplanung
Bei Versetzungen müssen neue Plankombinationen erzeugt und berechtigt werden
Kostenstellenplanung Personalkostenplanung
Quantität
Grund e n t g e l t
Variables EK
SV-Beiträge
0,8 FTE
xx,- EUR
xx,- EUR
xx,- EUR
Aufnehmende Org.Einheit
1
Mitarbeiter / Stelle
Quantität
Grund e n t g e l t
Variables EK
SV-Beiträge
0,8 FTE
xx,- EUR
xx,- EUR
xxx,- EUR
Abgebende Org.Einheit 1
Mitarbeiter / Stelle
Kostenart 1
Kosten a r t 2
Kostenart 3
Kostenart 4
xx,- EUR
xx,- EUR
xx,- EUR
xxx,- EUR
Kostenstelle 1

▪ Daten zur Kontierung: Kostenstellen, Mitarbeiterkreise, Entgeltgruppen etc.
▪ Entgeltansprüche: Boni, Sonderzahlungen, SV-Beiträge etc.
▪ Geburtsdatum für Berechnung von Austritten, Pensionierungen, Altersstruktur
▪ Geschlecht für Genderberichte
Zugriff Mitarbeiter-Gehaltsdaten und Attribute
Welche Mitarbeiterinformationen muss ein Planer sehen?
Mitarbeiter-Zugriffe müssen prozessual und berechtigungsseitig geklärt sein

Zugriff Mitarbeiter-Gehaltsdaten und Attribute
Mitarbeiter-Zugriffe müssen prozessual und berechtigungsseitig geklärt sein
Achtung bei Freigabe von Inhalten von Stammdaten(Tabellen) im Versetzungsszenario!

▪ Mitarbeiter wechselt z.B. Kostenstelle oder Organisationseinheit von A nach B
▪ Zielbereich muss sehen, um welchen Mitarbeiter es sich handelt
▪ Versetzung freigegeben oder zurückweisen
▪ Szenario muss Berechtigungsseitig berücksichtigt werden
▪ Darstellung des Szenarios per Workflows oder organisatorisch?
Versetzungsszenarien mit Workflows
Zuständigkeitswechsel mit Sicht auf Mitarbeiter berücksichtigen
Versetzungsszenarien müssen von vornherein in der Planungslösung mitgedacht werden!

Datenintegration und Datentransformation
Wo integriere und transformiere ich meine Daten für die Personalkostenplanung?
▪ Daten müssen aus verschiedenen Quellen konsolidiert werden
▪ Daten aus SuccessFactors (EC), SAP HCM, HXM, Paisy, gegebenenfalls S/4
▪ Kostendaten müssen für ein Basisbudget hochgerechnet werden
Data
Integration
Data
Transformation
Operational
Planning

Datenintegration und Datentransformation
Wo integriere und transformiere ich meine Daten für die Personalkostenplanung?
• Datenintegration
• Daten Transformation
Data Warehouse als Punkt der Wahrheit
• Plandaten
• Ist-Daten
• 3rd. Party-Daten
SAC
HR Dashboarding
Live
Connection
HR Planung
Up- und Download
von Plandaten
S/4
SF Employee
Central
FlatFiles
FlatFiles
3rd. Party
▪ Daten müssen aus verschiedenen
Quellen konsolidiert werden
▪ Daten aus SuccessFactors (EC),
SAP HCM, HXM, S/4Paisy etc.
▪ Kosten müssen für Basisbudget
hochgerechnet werden
„Der Einsatz eines DataWarehouse ist in einer HR Analytics-Gesamtstrategie zu empfehlen!“

# Stolpersteine

Typische Stolpersteine im Projekt
Ist das Zielbild der Anwendung klar?
Planungsansätze nicht geschärft: „Machen wir später, ist schlecht!“
▪ Sind Zielgruppen, Planer und Berechtigungen bekannt?
▪ Welche Planszenarien werden benötigt?
▪ Möchte ich stellengenau oder mengenbasiert planen?
▪ Möchte ich zentral oder de-zentral planen
▪ Soll der Personalkosten-Planung Kosten für das Controlling genau treffen - oder möchte
ich Best Case/Worst Case-Szenarien planen?
▪ Was ist das führende System für Stammdaten?
▪ Woher kommen Bewegungsdaten?
▪ Werden Versetzungsszenarien mit Workflows benötigt?

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