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Sistema de Monitoria de Rotina para
Cuidados e Tratamentos para HIV
Organização do Arquivo
1
 Os arquivos dos processos clínicos e das fichas mestras são arquivos
separados
 As fichas mestras são arrumadas em bolsas plásticas individuais e em
pastas de arquivo.
Organização do Arquivo
2
Quantas sub-divisões
tem este ficheiro?
Se fosse a recepcionista
conseguia arrumar bem
os processos no fim do
dia?
Organização do Arquivo
O sistema actual de arquivo dos processos clínicos
O sistema de arquivo das fichas mestras
Organização do Arquivo
 O arquivo não tem subgrupos - idade; em cuidados/ TARV; ano de início
de cuidados; ano de inscrição em GAAC; abordagem familiar, etc.
 As fichas mestras sâo arquivadas por ordem decrescente de NID
completo nos dois arquivos
 Cada pasta tem espaço para cerca de 100 a 120 fichas mestras.
 Quando a pasta está cheia abre uma nova pasta.
 Se a pasta está cheia, escreve na lombada o NID maior e o NID menor
da pasta – para facilitar a localização e arrumação da ficha mestra.
Organização do Arquivo
5
 Organizar dois arquivos para as fichas mestras:
 Um arquivo para os pacientes activos em cuidados, Pré TARV ou TARV;
 Um arquivo para os pacientes inativos- transferidos para, abandonos, óbitos.
 ATENÇÂO! - Para a elaboração do relatório de coortes tem de utilizar os
dois arquivos, o arquivo de ativos e o arquivo de inativos!!
Organização do Arquivo
6
NID –
Digitos predefinidos e fixos
Digitos variáveis
Digitos predefinidos e fixos:
 2 numeros – PAÍS - 01
 2 numerous – PROVINCIA - Nampula - 03
 2 numeros – DISTRITO - Nampula - 01
 2 numeros – UNIDADE SANITARIA - 02
 2 numeros - SERVIÇO TARV - 01
Codigo Individual do Doente
Digitos variaveis:
 4 numeros – ANO - 2019
 1 a 5 numeros – ENTRADA DO DOENTE 01
EXEMPLO – Primeiro Doente de Janeiro de 2019 - 01 - 03 – 01 - 02 – 01 / 2019 / 01
O código completo é OBRIGATÓRIO:
● Cartão Individual do paciente;
● Ficha mestra;
● Guia de transferência
7
Organização do Arquivo
11 Maputo Cid.
10 Maputo Prov
09 Gaza
08 Inhambane
07 Sofala
06 Manica
05 Tete
04 Zambezia
03 Nampula
02 Cabo Delgado
01 Niassa
8
 Arrumar por ordem decrescente de NIDs –
 O que fica em cima? È o NID maior ou é o NID menor?
 0111010901 / 2018 / 0999
 0111010901 / 2018 / 1001
 0111010901 / 2019 / 0001
 0111010901 / 2017 / 0001
Organização do Arquivo
9
 Arrumar por ordem decrescente de NIDs –
 O que fica em cima? È o NID maior ou é o NID menor?
 0111010901 / 2018 / 0999  3.º
 0111010901 / 2018 / 1001  2.º
 0111010901 / 2019 / 0001  1.º
 0111010901 / 2017 / 0001  4.º
Organização do Arquivo
10
 Arrumar por ordem decrescente de NIDs
 O que fica em cima?
 È o NID maior ou é o NID menor?
 Fazer cartões com os NIDs para organizar
Organização do Arquivo
11
Organização do Arquivo
0111030401 2018 0002
0111010901 2012 0245
0110080901 2018 1002
0111010901 2007 0067
0111040101 2018 0999
0111010901 2019 1230
0110060801 2018 1001
0111010901 2019 0065
0111010301 2018 0998
0111010901 2018 0601
0111010901 2019 0921 12
Organização do Arquivo
13
0111040101 2018 0999 1.º
0111030401 2018 0002 2.º
0111010901 2019 1230 3.º
0111010901 2019 0921 4.º
0111010901 2019 0065 5.º
0111010901 2018 0601 6.º
0111010901 2012 0245 7.º
0111010901 2007 0067 8.º
0111010301 2018 0998 9.º
0110080901 2018 1002 10.º
0110060801 2018 1001 11.º
 ARQUIVO de ATIVOS –
 É mais fácil manejar um arquivo de ativos que organizou pastas
separadas dos pacientes transferidos de outras unidades sanitárias:
 1. Em cima - pasta para as fichas mestras de pacientes transferidos de
US com códigos maiores que o código da unidade sanitária;
 2. No meio - pasta com as fichas mestras dos pacientes que iniciaram
os cuidados para o HIV nesta unidade sanitária - A maioria;
 3. Em baixo - pasta para as fichas mestras de pacientes transferidos de
US com códigos menores que o código da unidade sanitária.
Organização do Arquivo
14

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01. Arquivo_FINAL.pdf

  • 1. Sistema de Monitoria de Rotina para Cuidados e Tratamentos para HIV Organização do Arquivo 1
  • 2.  Os arquivos dos processos clínicos e das fichas mestras são arquivos separados  As fichas mestras são arrumadas em bolsas plásticas individuais e em pastas de arquivo. Organização do Arquivo 2
  • 3. Quantas sub-divisões tem este ficheiro? Se fosse a recepcionista conseguia arrumar bem os processos no fim do dia? Organização do Arquivo O sistema actual de arquivo dos processos clínicos
  • 4. O sistema de arquivo das fichas mestras Organização do Arquivo
  • 5.  O arquivo não tem subgrupos - idade; em cuidados/ TARV; ano de início de cuidados; ano de inscrição em GAAC; abordagem familiar, etc.  As fichas mestras sâo arquivadas por ordem decrescente de NID completo nos dois arquivos  Cada pasta tem espaço para cerca de 100 a 120 fichas mestras.  Quando a pasta está cheia abre uma nova pasta.  Se a pasta está cheia, escreve na lombada o NID maior e o NID menor da pasta – para facilitar a localização e arrumação da ficha mestra. Organização do Arquivo 5
  • 6.  Organizar dois arquivos para as fichas mestras:  Um arquivo para os pacientes activos em cuidados, Pré TARV ou TARV;  Um arquivo para os pacientes inativos- transferidos para, abandonos, óbitos.  ATENÇÂO! - Para a elaboração do relatório de coortes tem de utilizar os dois arquivos, o arquivo de ativos e o arquivo de inativos!! Organização do Arquivo 6
  • 7. NID – Digitos predefinidos e fixos Digitos variáveis Digitos predefinidos e fixos:  2 numeros – PAÍS - 01  2 numerous – PROVINCIA - Nampula - 03  2 numeros – DISTRITO - Nampula - 01  2 numeros – UNIDADE SANITARIA - 02  2 numeros - SERVIÇO TARV - 01 Codigo Individual do Doente Digitos variaveis:  4 numeros – ANO - 2019  1 a 5 numeros – ENTRADA DO DOENTE 01 EXEMPLO – Primeiro Doente de Janeiro de 2019 - 01 - 03 – 01 - 02 – 01 / 2019 / 01 O código completo é OBRIGATÓRIO: ● Cartão Individual do paciente; ● Ficha mestra; ● Guia de transferência 7
  • 8. Organização do Arquivo 11 Maputo Cid. 10 Maputo Prov 09 Gaza 08 Inhambane 07 Sofala 06 Manica 05 Tete 04 Zambezia 03 Nampula 02 Cabo Delgado 01 Niassa 8
  • 9.  Arrumar por ordem decrescente de NIDs –  O que fica em cima? È o NID maior ou é o NID menor?  0111010901 / 2018 / 0999  0111010901 / 2018 / 1001  0111010901 / 2019 / 0001  0111010901 / 2017 / 0001 Organização do Arquivo 9
  • 10.  Arrumar por ordem decrescente de NIDs –  O que fica em cima? È o NID maior ou é o NID menor?  0111010901 / 2018 / 0999  3.º  0111010901 / 2018 / 1001  2.º  0111010901 / 2019 / 0001  1.º  0111010901 / 2017 / 0001  4.º Organização do Arquivo 10
  • 11.  Arrumar por ordem decrescente de NIDs  O que fica em cima?  È o NID maior ou é o NID menor?  Fazer cartões com os NIDs para organizar Organização do Arquivo 11
  • 12. Organização do Arquivo 0111030401 2018 0002 0111010901 2012 0245 0110080901 2018 1002 0111010901 2007 0067 0111040101 2018 0999 0111010901 2019 1230 0110060801 2018 1001 0111010901 2019 0065 0111010301 2018 0998 0111010901 2018 0601 0111010901 2019 0921 12
  • 13. Organização do Arquivo 13 0111040101 2018 0999 1.º 0111030401 2018 0002 2.º 0111010901 2019 1230 3.º 0111010901 2019 0921 4.º 0111010901 2019 0065 5.º 0111010901 2018 0601 6.º 0111010901 2012 0245 7.º 0111010901 2007 0067 8.º 0111010301 2018 0998 9.º 0110080901 2018 1002 10.º 0110060801 2018 1001 11.º
  • 14.  ARQUIVO de ATIVOS –  É mais fácil manejar um arquivo de ativos que organizou pastas separadas dos pacientes transferidos de outras unidades sanitárias:  1. Em cima - pasta para as fichas mestras de pacientes transferidos de US com códigos maiores que o código da unidade sanitária;  2. No meio - pasta com as fichas mestras dos pacientes que iniciaram os cuidados para o HIV nesta unidade sanitária - A maioria;  3. Em baixo - pasta para as fichas mestras de pacientes transferidos de US com códigos menores que o código da unidade sanitária. Organização do Arquivo 14