Vereinsarchiv Detmold August 2017

Workshop „Vorbei und
vergessen? Die Lösung: Das
Vereinsarchiv!“
Thomas Wolf
Detmold, 24. August 2017

Gliederung
• Allgemeine Einführung
• Aufgaben des Archivs
• Erhalt des Archivguts
• Erhalt des digitalen Archivguts
• Literatur/Links/Kontakt
23.08.2017Kreis Siegen-Wittgenstein2

Allgemeine Einführung
„Ordentliche Unordnung “

Definition:
„Archive sind Einrichtungen, deren
Aufgabe die systematische Übernahme,
Erfassung, Ordnung, dauerhafte
Aufbewahrung und Erschließung von
Schrift-, Bild- und Tonträgern sowie
elektronischen Speichermedien ist.“

Funktion des Archivs:
• 1) Rechtssicherheit
• 2) Öffentlichkeitsarbeit (Nutzung:
Vereinsgeschichte)
• 3) Identitätsbildung (Publikation,
Veranstaltung, Jugend, ….)

Lösung:
• Aufbau des Vereinsarchivs:
• verantwortliche Betreuung durch eine/n
Archivar/in
• Tipp: Kooperation mit hauptamtlich
besetzten Archiven

Ressource Raum:
• möglichst zentrale Lagerung:
- Verein, der 25 Jahre lang aktiv ist, über
Material von mindestens 1 Regalmeter

Archivischer Super-“Gau“:
• Vereinsauflösung
• unklare Nachfolgeregelung
Was ist zu tun?

• Vorstandsbeschluss zur Regelung,
wohin mit dem Archivgut.
• Kontakt zum für Sie zuständigen Archiv!

• Sichtung der vorhandenen Unterlagen
• Sammlung der neuen Unterlagen
• Vernichtung der überflüssigen
Unterlagen
• Ordnung
• Verzeichnung
• Bereitstellung der Archivalien zur
Nutzung und Auswertung
Aufgaben des Archivs

• Dokumente um die Vereinsgründung
• Verträge, Satzungen,
Geschäftsordnungen
• sämtliche Protokolle
• Vorstands- und Mitgliederlisten
• Finanz- und Haushaltspläne, Beitrags-
und Kassenbücher
• Rechnungsbelege der letzten 10 Jahre,
ausgewählte Beispiele
Aufgaben des Archivs: Sichtung

• Unterlagen zur Entwicklung des Vereins
und zum Vereinsleben (z. B.
Übungsangebot, Geräteverzeichnis,
Wettkämpfe, Festschriften, Noten usw.)
• Vereinszeitungen
• Fotos, Videoaufzeichnungen usw.
• Homepages, sonstige Webauftritte

• Zeitaufwand: mindestens 1 Woche

Zweck:
• Lücken schließen
• Überlieferung mit hoher Informations-
dichte: Zeitungsausschnittsammlung)
bilden
Aufgaben des Archivs: Sammlung

• Doppelexemplare,
• Rechnungsbelege (können nach 10
Jahren weggeworfen werden),
• Dokumente anderer Organisationen,
Verbände und Institutionen, wenn sie nur
zur Kenntnisnahme zugeschickt
Aufgaben des Archivs: Vernichtung

• Exkurs: Paläographie
Aufgaben des Archivs: Ordnung

• Exkurs: Paläographie
• 4 Tipps:
- Buchstaben schreiben
- Komplizierte Wörter von hinten lesen
- Üben, Üben, Üben
- Lesekurse besuchen

• Analyse der vorhandenen Unterlagen
• Behalten Sie die vorgefundene Ordnung
bei!

Beispiel-Gliederung:
• 1. Vereinsgründung
• 2. Verträge, Satzungen,
Geschäftsordnungen
• 3. Protokolle
• 4. Vorstands- und Mitgliederlisten
• ……..

Archivgutbeschreibung:
- Gliederungspunkt
- eindeutige Signatur
- Titel
- Laufzeit
Aufgaben des Archivs: Verzeichnung

• Womit?
• Tabellenkalkulation (oder
Textverarbeitung)
• oder
• MidosaXML (Archivschule Marburg)?

Beispielliste (Tabellenkalkulation):

Aufgaben des Archivs: Nutzung

Quelle: Siegener Zeitung, 13. April 2017
Aufgaben des Archivs Nutzung

• Allen – auch externen - Interessenten
Zugang zum Archivgut.
• Persönlichkeits- sowie Urheberrechte und
der Datenschutz bei (lebenden) Personen
sind zu wahren.
• Orientierung am Archivgesetz NRW
Aufgaben des Archivs: Nutzung

Erhalt des Archivguts

Schutz gegen:
- Wasser, Feuer, Staub
- Tageslicht
- Unkontrollierte Entnahmen (z.B.
Diebstahl)
-Vandalismus
Erhalt des Archivguts:
Raumbedingungen

• Temperatur: Kühl: 16-18° C
• Luftfeuchte: 50 %
• Schwankungen: +- 2 Grad, +- 10 %
Erhalt des Archivguts:
Klimabedingungen

Verpacken!Verpacken!Verpacken!

• Kein Metall
• Keine Klebestreifen, kein Kleben
• Keine Fotoecken
• Keine Plastikeinlagen

Versicherung?
• nur: Wiederherstellungskosten nach
einem Schadensfall

Erhalt des digitalen Archivguts

Formate:
• Möglichst unkomprimiert
• Langzeitarchivfähig zertifiziert

Formate:
• Standard:
- Text, Tabellen, Präsentationen: PDF/A
- Bilder: TIFF (+ jpeg für Webauftritt)

Formate:
- Audio: WAV
- Filme: mp4

Ordnerstruktur (wie analog)

• Sammeln, Archivieren, Auswerten. Ein Leitfaden für
Vereinsarchive, Festschriften und
Jubiläumsausstellungen. Maulbronn: Institut für
Sportgeschichte Baden-Württemberg e.V., 2010, ISBN
978-3-933486-72-1
• Praktische Archivkunde : ein Leitfaden für
Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste -
Fachrichtung Archiv / hrsg. im Auftrag des LWL-
Archivamtes für Westfalen von Norbert Reimann;
Red.: Wolfgang Bockhorst und Hans-Jürgen
Höötmann. - 3. aktual. Aufl. - Münster: Ardey-Verl.,
2014. - 370 S. - ISBN 978-3-87023-366-2.
Literatur/Links/Kontakt:

• http://www.rheinisches-
schuetzenmuseum.de/joomla/images/stories/files/tipps2.pdf
• http://www.vibss.de/vereinsentwicklung/lebendiges-
vereinsarchiv/sinn-und-zweck-eines-lebendigen-
vereinsarchivs/
• http://www.vitaminb.ch/static/files/arbeitshilfen/Vereinsarchiv.p
df
• http://www.dfb.de/vereinsmitarbeiter/abteilungsleiterin-
fussball/artikel/anlegen-und-pflege-eines-vereinsarchivs-1455/
• http://de.slideshare.net/Stadtarchiv/vergangenheit-fr-die-
zukunft-sicherung-der-vereinsgeschichte-im-archiv

• http://de.slideshare.net/StadtASpeyer/grun
dlagen-der-archivierung
• http://www.forum-bestandserhaltung.de/
• http://bestandserhaltung.eu/home.html
• http://www.lwl.org/LWL/Kultur/Archivamt/F
achinformationen/versicherung
• http://de.wikipedia.org/wiki/Archivgesetz_N
ordrhein-Westfalen

• Universität Zürich:
http://www.adfontes.uzh.ch/1000.php
• Digitale Schriftkunde der staatlichen
Archive Bayerns:
http://www.gda.bayern.de/DigitaleSchriftku
nde/
• http://de.slideshare.net/Stadtarchiv/vergan
genheit-fr-die-zukunft-festschrift-und-
chronik

• Bei Rückfragen:
Thomas Wolf
Telefon: 0271/333 15 10
E-Mail: t.wolf@siegen-wittgenstein.de
Blog: http://www.siwiarchiv.de
Literatur/Links/Kontakt

Vielen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit!

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