1. Intranet:
Toda la Comunicación de su empresa a su alcance.
Autor: Sergio Escobar
Ya que Internet se ha convertido hoy en día en un medio de
comunicación que está modificando y alterando la manera de interactuar
al hombre con el mundo que lo rodea; por ejemplo en la vida social,
¿acaso usted pensó alguna vez conocer gente del otro lado del mundo,
poder platicar con ellos e incluso verlos (webcam) y compartir cualquier
tipo de vivencias sin la necesidad de viajar, es más sin la necesidad de
moverse de su casa? ¿Tuvo alguna vez la inquietud de adquirir algún
producto que solo existía en el mercado extranjero y que antes lo que
parecía imposible de conseguir ahora está a su alcance con un simple
click del Mouse?
Son condiciones o aspectos de nuestra vida que en la actualidad son
posibles gracias al Internet. Ahora bien, incursionando en el mundo
empresarial se han presentado cambios sustanciales en la manera de
como se desarrollan los procesos organizacionales de cualquier
industria, solo que para ser más específico y preciso en lo que Internet a
aportado hacia las empresas, me referiré puntualmente en este artículo
al uso de esta herramienta tecnológica en aspectos organizacionales y
comunicacionales, o sea lo que se conoce como Intranet.
Primeramente será importante determinar lo que es Intranet; según
Salvador Sánchez Gutiérrez, presidente de la Asociación Mexicana de
Comunicadores Organizacionales (AMCO) en el periodo 1992-1993,
“Intranet es la resultante de la implantación y uso de tecnologías de
Internet en el ámbito organizacional con fines de comunicación interna”.
Esto es, el desarrollo de una red informacional en la que solo las
personas que pertenecen a la organización tienen acceso a ella y en
algunos casos los proveedores y clientes (Extranet) a través de un
password.
Esta herramienta tecnológica ofrece interesantes beneficios que pueden
ayudar a cualquier empresa a mejorar significativamente todo lo
relacionado con su comunicación interna, los cuales pueden ser:
• Velocidad de respuesta y de actualización que ningún otro medio
de comunicación interna puede tener.
• Facilidad para administrar, organizar y difundir cualquier tipo de
información que se quiera dar a conocer.
• Mejores resultados en la relación costo/beneficio.

2. • Ser un medio atractivo y de interés para sus empleados.
Ahora bien, quisiera aclarar, como lo hice en un artículo anterior (Las
empresas comunicadas, Líder Empresarial, Marzo 2004) no basta con
aplicar un programa o herramientas de comunicación para que de
manera inmediata todos los males de su empresa desaparezcan y
tampoco busco crear la imagen de que Intranet es el último grito de la
moda tecnológica, es importante que tenga muy en claro que todos
estos beneficios anteriormente mencionados son planteados a largo
plazo y además necesita hacer modificaciones en la cultura corporativa.
Como puede observar no es una situación fácil al principio de su
implantación, pero yo le aseguro que los beneficios son realmente de
considerarse y eso lo confirma empresas que en su momento fueron
pioneras en el uso de esta tecnología.
Una vez hechas las aclaraciones, será importante establecer la siguiente
interrogante: ¿Qué necesita para desarrollar un servicio de Intranet en
su empresa? Existen dos aspectos primordiales para su adecuada
implantación, desarrollo y funcionamiento, uno de ellos es lo informático
y otro lo comunicacional.
Lo informático requiere de un análisis detallado del sistema de redes
computacionales, esto es, el desarrollo de Hardware y Software para el
funcionamiento de la red, la instalación del servidor y sus terminales
ubicadas estratégicamente (los especialistas en sistemas
computacionales podrán orientarlo sobre esta temática). Ahora bien en
lo que corresponde a lo comunicacional, se debe trabajar en conjunto
los aspectos de diseño gráfico, estructura de navegación, el diseño y
publicación de contenidos, así como el establecimiento de personas
responsables de la administración de toda la información que se
publique en la Intranet, en este caso pueden ser personas que formen
parte de la empresa o sino contar con los servicios especializados de
asesores de comunicación para que ellos lo orienten y sean los
responsables de la información que deba publicarse, desarrollen el
diseño de contenido para que sea atractiva y funcional para sus
empleados y que mantengan dicha información en constante
actualización.
La Intranet puede ofrecerle un gran número de opciones para facilitar
los procesos comunicaciones y de flujo de información, su estructura
está diseñada (esa debiera ser la propuesta ideal) permitiendo:
• Casi en tiempo real dar a conocer información referida al
crecimiento y desarrollo que la empresa ha tenido en un periodo
determinado de tiempo ¿esto en que beneficia?, que sus

3. empleados se sientan más comprometidos con sus labores
realizadas, además de que mejoraría la autoestima de estos ya
que quedaría demostrado que su desempeño es bien proyectado
en beneficio de la organización.
• Para los empleados que acaban de ingresar a la empresa, se
pueden acercar a la Intranet en donde conocerán más de la
organización, la ubicación de las diferentes áreas que la
conforman, un directorio (que se actualiza en cualquier momento)
de los directores o jefes de área, pueden acceder al manual de
ingreso de la empresa; en general, la Intranet da oportunidad a
que el nuevo empleado se sienta más integrado y por
consecuencia esté mejor informado de todo lo que concierne con
la empresa.
• Mejorar y acrecentar la comunicación en toda la organización,
gracias a la utilización de un buzón de sugerencias, también a
través de un tablero electrónico de mensajes, los cuales son
publicados automáticamente.
Esto demuestra la versatilidad y la amplitud de beneficios que otorga la
Intranet para su empresa, incluso en este momento se cuenta con
tecnologías para acceder a bases de datos (clientes, proveedores,
precios, productos, etc.), la descarga y aplicación de software específico,
etc.
Es por ello que le propongo que este abierto a los beneficios que la
tecnología puede tener para usted y para su empresa y que en
combinación con la comunicación (Intranet) logre incrementar el valor
de todos y cada uno de sus colaboradores para hacer de su negocio un
organismo fortalecido y verdaderamente integrado.
Publicado
Revista Líder Empresarial (Abril, 2005)
Revista Dirección Estratégica ITAM (Agosto, 2006)