3. La auditoría es una herramienta de mejora de la gestión

4. METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS

6. AUDITORÍA Es el proceso por el que se realiza la verificación del comportamiento de la organización en alguno o varios aspectos de su desempeño.

8. MEDIR Verificar el cumplimiento de requisitos definidos y objetivos DESVIACIÓN = CORRECCIÓN AUDITAR Comprobar que los procesos cumplen con los procedimientos definidos y que los resultados alcanzan lo previsto para detectar y solucionar incumplimientos y oportunidades de mejora del sistema DESVIACIÓN = ACCIÓN CORRECTIVA ACCIÓN DE MEJORA INSPECCIÓN vs AUDITORIA

13. ¿ POR QUÉ AUDITAR ? Para CONOCER una realidad compleja, buscando un criterio objetivo y basándose en unos principios generalmente aceptados. Para IDENTIFICAR debilidades de nuestro sistema Para MEJORAR

14. MEDIR ES UNA CONDICIÓN NECESARIA PERO NO SUFICIENTE PARA MEJORAR La gestión moderna de procesos y el espíritu de la U.E. caminan hacia LA MEJORA CONTINUA SISTEMAS PREVENTIVOS

18. IMPLICACIÓN DE LA DIRECCIÓN Cultura de mejora continua DIRECCIÓN Liderazgo firme y sostenido Asignación de recursos Participación activa en el proyecto

20. Cuando el Sistema de Gestión opera de manera eficaz, los responsables de la administración tienen la seguridad de que: Se está cumpliendo con los requisitos, la legislación y los reglamentos correspondientes. Las políticas y los procedimientos del sistema están claramente definidos y se conocen en la organización. Los procesos son conocidos y están controlados. La organización ha asignado los recursos adecuados para la realización de las diversas tareas. IMPLICACIÓN DE LA DIRECCIÓN

22. Preparación In situ Seguimiento REVISIÓN DE DOCUMENTOS INICIO DE LA AUDITORIA PLAN DE AUDITORIAS TRABAJO DE CAMPO REUNIÓN DE APERTURA REUNIÓN DE CIERRE FINALIZACIÓN DE AUDITORIA INFORME DE AUDITORIA ACCIONES CORRECTIVAS Y SEGUIMIENTO ETAPAS DE AUDITORIA

26. ¿Cubre todas las áreas y actividades? ¿En qué fecha tendrán lugar la auditoría? ¿Quién es el responsable de la actividad auditada? ¿Qué actividades deben ser auditadas? ¿Cuándo se llevará a cabo la auditoría? ¿Duración de la auditoría? ¿Grupo auditor? Preparación In Situ Seguimiento INICIO DE AUDITORIA

34. Debe ser previa la preparación del plan de auditoria RESULTADOS DE LA REVISIÓN Entender el sistema de gestión Temas para desarrollar el trabajo de campo Preparación In Situ Seguimiento REVISIÓN DE DOCUMENTOS La revisión de documentos...

39. 3.1. Elaboración de la checklist 3.2. Realización de la agenda Revisión de la información obtenida 3. Preparación In Situ Seguimiento PLAN DE AUDITORIAS 7. Metodología para la realización de auditorias Preparación In Situ Seguimiento PLAN DE AUDITORIAS

42. Para elaborar listas de chequeo siempre recuerde los seis amigos del Auditor 3.1. Elaboración de la checklist Preparación In Situ Seguimiento PLAN DE AUDITORIAS 7. Metodología para la realización de auditorias CÓMO ? DÓNDE CUÁNDO QUIÉN QUÉ POR QUÉ Preparación In Situ Seguimiento PLAN DE AUDITORIAS

67. CÓMO NO DEBE ACTUAR UN AUDITOR CARACTERISTICAS NO DESEABLES POLÉMICO CONDESCENDIENTE SUBJETIVO CÍNICO QUISQUILLOSO PARCIAL CREDULO

70. CÓMO DEBE ACTUAR UN AUDITOR PROFESIONAL HONESTO COMUNICATIVO ANÁLITICO METÓDICO OBJETIVO ASERTIVO CARACTERISTICAS DESEABLES CONSTANTE PACIENTE

73. Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables pertinentes a la disciplina Los auditores deberían poseer conocimientos y habilidades en las siguientes áreas: Es decir : Los códigos, leyes y reglamentos locales, regionales y nacionales Los contratos y acuerdos Los tratados y convenciones internacionales Otros requisitos a los que se suscriba la organización...

75. Los auditores deberían haber completado formación como auditor que contribuya al desarrollo de los conocimientos y habilidades anteriores. Esta formación podría ser proporcionada por la propia organización a la que pertenece la persona o por una organización externa.

76. Los auditores deberían tener una experiencia en auditorias previas. Esta experiencia debería haber sido obtenida bajo la dirección y orientación de un equipo auditor con competencia como líder del equipo auditor en la misma disciplina.

77. EVALUACIÓN Enjuicia y comenta CONSEJO Propone acciones AYUDA Tranquiliza INTERPRETACIÓN Comportamiento mixto Utiliza confirmaciones COMPRENSIÓN Comportamiento mixto Utiliza reformulaciones INVESTIGACIÓN “ Curiosidad” del auditor CÓMO DEBE ACTUAR UN AUDITOR

90. Ejemplo de Informe Preparación In Situ Seguimiento INFORME DE AUDITORIA

93. 3.2.1. Algunas definiciones No conformidad (s/UNE-EN ISO 8402): Incumplimiento de un requisito especificado (separación o ausencia, en relación a los requisitos especificados), de uno o más elementos del sistema. No conformidad (una descripción más completa): Descripción clara de un hecho en un momento dado y en un entorno que informa acerca del grado de incumplimiento frente a la norma de referencia, y que sirve al auditado para conocer claramente su estado de conformidad y tomar acciones correctoras. LAS NO CONFORMIDADES

94. No conformidad mayor a) Es la ausencia o fallo general de un sistema para satisfacer un elemento o subelemento de la norma de referencia. b) Un conjunto de no conformidades menores en contra de un elemento o subelemento que pueda representar un fallo general del sistema en el cumplimiento de dicho elemento c) Cuando exista falta tanto de definición como de implantación del sistema de gestión en parte del alcance propuesto para la certificación. d) Cuando sea una no conformidad repetitiva sin acción correctora emprendida por la organización.

95. No conformidad menor: Es un incumplimiento puntual de requisitos del sistema de gestión que no esté categorizado como una no conformidad mayor.

100. “ no se presenta evidencia de .....” “no se ha podido verificar ......”, “ en los registros analizados .....” en vez de “en ningún registro .....” “ no se ha aportado ..” “no disponen de ..” ACEPTADO RECHAZADO

104. MEJORA CONTINUA CONTROL DEL PROCESO REDISEÑO DEL PROCESO MEJORA CONTINUA Dar autonomía y responsabilidad al equipo Multidisciplinar “ Empowerment” Control y mejora del proceso:

105. DO ACT CHECK PLAN Planificar Planes de acción con objetivos a alcanzar Hacer mejor las cosas Recoger datos de los resultados Evaluar Repetir una y otra vez el ciclo de mejora Buscar la causa de las desviaciones en los resultados Actuar Eliminar las causas de errores La mejora continua del proceso se basa en la evaluación continua, a través de la aplicación del Ciclo de Shewart (Plan, Do, Check, Act), MEJORA CONTINUA

106. TIPOS CONCRETOS DE PREGUNTAS La pregunta resumen: Formularla cuando se está seguro que al final de una secuencia de preguntas, éstas se han comprendido. Así pues, en éste caso, Vd. hace esto, eso y ..., ¿No es cierto? A esto, el auditado contestará haciendo las correcciones necesarias. Es un MECANISMO de AUTOCOMPROBACIÓN para el auditor

107. Un auditor debe ser sensible a la personalidad y humores de los auditados, siendo capaz de que se relajen y comuniquen de forma fluida.

108. 6.3. TÉCNICAS DE RECOGIDA DE INFORMACIÓN TIPOS CONCRETOS DE PREGUNTAS Verificación: Ningún auditor puede permitirse dar por buena la palabra de cualquiera. “ Perfecto, creo que lo comprendo pero, ahora, por favor, ENSÉÑEMELO ” El auditor debe tener mucho cuidado de verificar todos los hechos, comprobar que lo que se le ha dicho responde a la realidad. “ Enséñeme cómo se hace” La operación debe ser realizada por la persona que lo hace habitualmente. 6. Habilidades de un auditor

109. 6.3. TÉCNICAS DE RECOGIDA DE INFORMACIÓN TIPOS CONCRETOS DE PREGUNTAS Verificación: LAS AUDITORIAS NO VERIFICADAS NO TIENE VALOR DEBEN MOSTRARLE EL MODO NORMAL, REAL Y ACTUAL DE OPERAR LA RAZÓN DE LA VERIFICACIÓN ES OBTENER LA ... EVIDENCIA OBJETIVA 6. Habilidades de un auditor

110. La auditoria finaliza cuando: Actividades del plan de auditoria finalizadas. Informe de auditoria finalizado y distribuido. Los documentos que pertenecen a la auditoria deben conservarse o destruirse de común acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoria y con los requisitos legales o contractuales aplicables Salvo requisito legal, el equipo auditor y los responsables de la gestión del programa de auditoria, no deben revelar el contenido de los documentos, cualquier otra información obtenida durante la auditoria, o el informe de la auditoria, a ninguna otra parte sin la aprobación explícita del cliente de la auditoria y, cuando sea apropiado, del auditado. Preparación In Situ Seguimiento FINALIZACIÓN DE AUDITORIA

111. Las conclusiones de la auditoria pueden indicar la necesidad de Acciones correctivas Acciones preventivas Acciones de mejora Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad DETECTADA Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad POTENCIAL Acción tomada para mejorar el proceso definiendo objetivos alcanzables. Preparación In Situ Seguimiento ACCIONES CORRECTIVAS Y SEGUIMIENTO

112. PAPEL DE SUPERVISIÓN DE LA AGENCIA DE CALIDAD Dentro de la Administración General del Estado, la Agencia de Calidad del Sistema Nacional de Salud, órgano dependiente del Ministerio de Sanidad y Consumo, es la responsable de la elaboración de los elementos de la infraestructura de la calidad, en colaboración con las comunidades autónomas. Estos elementos estarán a disposición de las propias comunidades y de los centros sanitarios públicos y privados, con la finalidad de contribuir a la mejora de la calidad de los servicios que prestan a los pacientes. Agencia de Calidad

113. PAPEL DE SUPERVISIÓN DE LA AGENCIA DE CALIDAD Tiene como competencias el fomento de la auditoria externa periódica de los centros y servicios sanitarios, en garantía de su seguridad y de la calidad de dichos servicios. Agencia de Calidad

114. SITUACION REAL MARCO DE REFERENCIA Diferencias Conformidad o No Conformidad Auditoria

117. “ NO TODO LO QUE IMPORTA PUEDE MEDIRSE FÁCILMENTE. NO TODO LO QUE PUEDE MEDIRSE IMPORTA REALMENTE”

118. Gracias