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Architettura informativa e usabilità nella riscrittura di un manuale d'uso

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Presentazione allo IA Summit 2009 con Andrea Fiacchi

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Architettura informativa e usabilità nella riscrittura di un manuale d'uso

  1. 1. Architettura informativa e usabilità nella riscrittura di un manuale d'uso: il caso dell'quot;Impresa in un giornoquot;
  2. 2. Il progetto Committente InfoCamere S.C.p.A. Enti coinvolti CCIA - INPS - INAIL - Agenzia delle Entrate Obiettivi Realizzare una guida a supporto della procedura di apertura di un’impresa che rendesse tangibile la semplificazione normativa e burocratica alla base del progetto ”Impresa in un giorno”. Tempi dal 20 Febbraio al 21 Marzo 2008 2
  3. 3. La pianificazione Progetto Guida ComUnica - Febbraio - Marzo 2008 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Analisi dei materiali 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Progetto editoriale A A 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Progetto grafico A A 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Preparazione contenuti 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Impaginazione 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Revisioni 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Produzione e consegna 3
  4. 4. Analisi dei materiali 4
  5. 5. La guida provvisoria Guida alla Comunicazione Unica Guida alla Comunicazione Unica Adempimenti della Comunicazione Unica Indice Introduzione .....................................................................................................................................4 Elenco adempimenti Generalità...................................................................................................................................... 4 Riferimenti ..................................................................................................................................... 4 L’articolo 5 della bozza di DPCM (già sottoscritto dai competenti Ministeri e in corso di approvazione) enuncia gli adempimenti assolti con la Comunicazione Unica, i quali sono: Contenuto del documento ............................................................................................................. 5 Cosa è la Comunicazione Unica ................................................................................................... 5 a) dichiarazione di inizio attività, variazione dati o cessazione attività ai fini IVA, ai sensi dell’articolo 35 del decreto del Presidente della Repubblica, n. 633 del 1972; Adempimenti della Comunicazione Unica.....................................................................................6 b) domanda d’iscrizione di nuove imprese, modifica, cessazione nel Registro Imprese e nel R.E.A., Elenco adempimenti...................................................................................................................... 6 con esclusione dell’adempimento del deposito del bilancio; c) domanda d’iscrizione, variazione, cessazione dell’impresa ai fini INAIL Dettaglio adempimenti per l’INAIL................................................................................................. 6 d) domanda d’iscrizione, variazione, cessazione al Registro Imprese con effetto per l’INPS Dettaglio adempimenti per l’INPS ................................................................................................. 7 relativamente alle imprese artigiane ed esercenti attività commerciali, ai sensi dell’Articolo 44, Dettaglio adempimenti per l’Agenzia delle Entrate........................................................................ 7 comma 8, decreto legge 269/2003 e) domanda di iscrizione e cessazione di impresa con dipendenti ai fini INPS Indicazioni sulla fase di primo avvio della Comunicazione Unica: 19 febbraio 2008 .................... 8 f) variazione dei dati d’impresa con dipendenti ai fini INPS in relazione a Gli Adempimenti e la Modulistica .................................................................................................. 8 1. Attività esercitata 2. Cessazione attività Gli adempimenti ComUnica caso per caso ................................................................................. 10 3. Modifica denominazione impresa individuale 1.1.1 Iscrizione impresa/società con inizio contestuale dell'attività economica tipica .......... 10 4. Modifica ragione sociale 5. Riattivazione attività 1.1.2 Costituzione impresa/società senza avvio immediato di attività economica tipica 6. Sospensione attività (attività limiatata al compimento di atti di organizzazione dell'impresa) .................................. 10 7. Modifica della sede legale 1.1.3 Inizio attività per impresa/società già iscritta al Registro Imprese............................... 11 8. Modifica della sede operativa g) domanda di iscrizione, variazione e cessazione di impresa agricola ai fini INPS 1.1.4 Variazione ................................................................................................................... 11 h) domanda di iscrizione, variazione e cessazione di impresa artigiana nell’albo delle imprese artigiane. 1.1.5 Cessazione attività ...................................................................................................... 12 1.1.6 Cancellazione dal Registro Imprese............................................................................ 12 L’elenco sopra riportato può essere suddiviso per enti e porta ad una corrispondenza con gli adempimenti oggi pubblicati dalle singole amministrazioni: Firmatari ...................................................................................................................................... 12 Esempio di modello di dichiarazione Unica................................................................................. 13 Novità relative all’inizio attività per il Registro delle Imprese....................................................... 14 Dettaglio adempimenti per l’INAIL Ricevute della Comunicazione Unica.......................................................................................... 14 In questo paragrafo sono descritti gli adempimenti previsti per l’INAIL nell’ambito della Strumenti per la Comunicazione Unica .......................................................................................16 comunicazione unica. E’ possibile consultare la versione cartacea (non utilizzabile per la Sito dell’Ufficio del Registro Imprese........................................................................................... 16 comunicazione unica) dei modelli direttamente sul sito dell’INAIL, così come la relativa manualistica nella sezione “Assicurazione/Modulistica” Adobe Reader ............................................................................................................................. 17 Java Runtime .............................................................................................................................. 17 Descrizione Quadri Strumenti per le pratiche Registro Imprese e INPS (commercio, artigiani)................................. 17 Quadro A Denuncia di iscrizione Ditta - Dati Anagrafici Software per preparare e spedire pratiche di Comunicazione Unica: ComUnica ....................... 18 Quadro A1 Denuncia di iscrizione Ditta - Dati Anagrafici Quadro B Denuncia di iscrizione- Sede dei lavori –(N.B. Deve essere Modelli Agenzia delle Entrate per ComUnica Impresa................................................................ 18 denunciata almeno una PAT in una impresa) Modelli INAIL in ComUnica Impresa ........................................................................................... 19 (da usare anche per apertura di posizioni assicurative territoriali successive alla prima denuncia) Modello INPS DM 68 (imprese con dipendenti) in ComUnica Impresa....................................... 19 Quadro C Denuncia di iscrizione - Assicurazione lavoratori dipendenti Strumenti per la spedizione della pratica: Telemaco..................................................................... 1 assimilati descrizione dell'attività Strumenti per la firma digitale delle distinte................................................................................... 1 Quadro C1 Denuncia di iscrizione - Assicurazione lavoratori dipendenti e assimilati - dati retributivi Posta Elettronica Certificata (PEC) per l’impresa.......................................................................... 1 Quadro D Denuncia di iscrizione - Assicurazione artigiani descrizione dell'attivita' Guida alla utilizzo dell’applicativo ComUnica Impresa ..............................................................22 Quadro D1 Denuncia di iscrizione - assicurazione artigiani Creare una pratica con l'applicativo ComUnica .......................................................................... 22 dati anagrafici e retributivi Modificare una pratica ................................................................................................................. 22 Quadro P Denuncia di iscrizione - Assicurazione soci e familiari - dati anagrafici e retributivi Chiudere una pratica (prepararla per l’invio) ............................................................................... 22 Quadro V Denuncia di variazione ditta - dati anagrafici 30 Gennaio 2008 Bozza vers. 0.6 pag. 2 di 29 30 Gennaio 2008 Bozza vers. 0.6 pag. 6 di 29 5
  6. 6. Le istruzioni sul sito 6
  7. 7. Chiamate al call center 7
  8. 8. Risultati dell’analisi dei materiali Informazioni disponibili Target primario e secondario Operazioni consentite dalla procedura Adempimenti burocratici Informazioni mancanti Passi da seguire per completare la procedura Come prevenire ostacoli e difficoltà 8
  9. 9. Architettura informativa 9
  10. 10. Struttura di I livello 10
  11. 11. Struttura di II livello 11
  12. 12. Architettura finale 12
  13. 13. Capire ComUnica: il “coached walkthrough” 13
  14. 14. Il Coached Walkthrough Cos’é? Una prova software con l’assistenza di un esperto (J. Nielsen “Usability Engineering”, pp 199-200, Academic Press, 1993) Perché è stato usato? Per apprendere velocemente la procedura e capirne a fondo le caratteristiche e le criticità Strumenti Techsmith Morae 14
  15. 15. Video 15
  16. 16. Scrivere i contenuti 16
  17. 17. Tre fonti di informazione Registrazione della sessione sperimentale Descrizione della procedura Testo della vecchia guida Sezione “Adempimenti di legge” Indicazioni per gli esperti Domande al call center Sezioni “Appendice” e “FAQ” Analisi del lessico degli utilizzatori 17
  18. 18. Box “Per gli esperti” PER GLI ESPERTI La dichiarazione di inizio attività e attribuzione del Codice Fiscale/Partita IVA dell’Agenzia delle Entrate deve essere fatta compilando digitalmente i modelli: I AA7 - per soggetti diversi dalle persone fisiche I AA9 - per imprese individuali tramite il software fornito dall’Agenzia delle Entrate. ComUnica permette di effettuare le: I comunicazioni previdenziali per Artigiani e Commercianti. Durante la fase sperimentale, la procedura ComUnica sarà utilizzata dalle imprese esercenti attività commerciali per la sola iscrizione. Nel frattempo continuerà ad essere valida anche l’iscrizione presso la Camera di Commercio, che ha efficacia anche ai fini previdenziali, così come per la variazione e la cancellazione dell’impresa, per artigiani e commercianti (articolo 44, comma 8 legge 24 novembre 2003/326 e successive modifiche). All’interno della procedura ComUnica sono previste le integrazioni per l’eventuale iscrizione dei soci e coadiutori familiari. I comunicazioni per le aziende con dipendenti che sono oggi effettuate tramite il modello cartaceo DM 68, ovvero il documento con cui si apre una posizione contributiva ai fini previdenziali e assistenziali per le aziende con dipendenti. I comunicazioni per le aziende agricole che sono oggi effettuate tramite il modello cartaceo o telematico DA (Denuncia di assunzione). Il modulo sarà disponibile nella procedura ComUnica successivamente alla fase iniziale. 18
  19. 19. Suggerimenti e scorciatoie SUGGERIMENTO: la pratica da allegare è creata tramite il software Fedra. Per configurare in maniera corretta la cartella, utilizzare il percorso mostrato nella figura 12. ATTENZIONE: se necessario, selezionare la cartella corretta in cui sono salvate le pratiche. Fig. 12 19
  20. 20. Impaginazione dei contenuti: il progetto grafico 20
  21. 21. Sommario Da oggi è possibile espletare tutti gli adempimenti per aprire un’impresa con una singola comunicazione al Registro delle Imprese. Questa comunicazione contiene tutte le informazioni fiscali, previdenziali e assicurative che fino ad oggi dovevano essere inviate ad enti diversi con differenti modalità. La nuova procedura è esclusivamente telematica e prevede l’utilizzo del software ComUnica. ComUnica compone la pratica firmata digitalmente e la invia al Registro delle Imprese, che a sua volta smista le varie pratiche agli enti di competenza. La guida accompagna l’utente nella configurazione e nell’utilizzo del software per tutte le operazioni connesse all’apertura di un’impresa, alla modifica dei suoi dati e alla sua chiusura. Che cos’è la Comunicazione Unica 3 PRIMA DI INIZIARE I Guida alla configurazione 5 I Cosa si deve sapere APRIRE UN’IMPRESA I Guida agli adempimenti 10 Come farlo con ComUnica I Guida all’uso 12 Cosa si deve sapere MODIFICARE I DATI Guida agli adempimenti 33 DI UN’IMPRESA I Come farlo con ComUnica I Guida all’uso Cosa si deve sapere CHIUDERE I Guida agli adempimenti 34 UN’IMPRESA Come farlo con ComUnica I Guida all’uso Enti destinatari di ComUnica 35 APPENDICI I Cos’è la Posta Elettronica Certificata 36 I Cos’è la firma digitale 37 I Domande frequenti 38 I 2 Versione 1 del 28/03/08 - Rev. 1 GUIDA alla COMPILAZIONE della Comunicazione Unica d’Impresa 21
  22. 22. Prima di iniziare PRIMA DI INIZIARE 3. Per redigere e inviare una pratica di Comunicazione Unica si utillizza l’applicati- vo ComUnica Impresa. 4. Per poter leggere i file PDF contenenti le distinte delle varie modulistiche, è necessario installare Adobe Reader, scaricabile sul sito di Adobe (www.adobe.it) nella sezione dei Prodotti. 5. Per eseguire alcuni dei software indicati è necessario scaricare ed installare Java SUGGERIMENTO: per eseguire il software dell’Agenzia delle Runtime Machine, messo a disposizione dalla Sun sul sito http://java.sun.com/ Entrate è necessario installare Java Runtime Machine esclusivamente nella versione 3. Scaricare e installare ComUnica 1.3.1.13, reperibile: sul sito di Java della Sun nella 1. Premere su AVVIA L’APPLICAZIONE nella prima schermata (vedi fig. 2). sezione dei prodotti archiviati sul sito dell’Agenzia delle Entrate nella sezione Strumenti/Software/Dichiarazioni. Fig. 2 Viene scaricato il software ComUnica e i suoi aggiornamenti. 2. Cliccare su INSTALLA per aggiornare la Java Runtime Machine e seguire il pro- cesso di installazione descritto. 7 Versione 1 del 28/03/08 - Rev. 1 GUIDA alla COMPILAZIONE della Comunicazione Unica d’Impresa 22
  23. 23. Aprire un’impresa APRIRE UN’IMPRESA APRIRE UN’IMPRESA Cosa si deve sapere Come farlo con ComUnica 14. Salvare le modifiche. La scheda INAIL è compilata correttamente. Guida agli adempimenti PER GLI ESPERTI I Il modulo telematico è una semplificazione del modulo cartaceo utilizzato fino ad Aprire un’impresa comporta 4 semplici passi: oggi. Per la compilazione di questa sezione è quindi possibile riferirsi alla procedura di compilazione già nota. 1. richiedere l’attribuzione del Codice Fiscale/ Partita IVA all’Agenzia delle Entrate; 2. iscrivere l’impresa nel Registro delle Imprese e nel R.E.A.; 3. assolvere gli adempimenti INPS ai fini previdenziali; 4. assolvere gli adempimenti INAIL ai fini assicurativi. Nel caso sia necessario creare la pratica INPS, seguire il procedimento indicato di seguito. L’apertura di un’impresa può comportare tre alternative: 1. L’impresa viene costituita e comincia immediatamente la propria attività eco- 15. Inserire i dati richiesti nella scheda INPS. nomica. Per la corretta compilazione del modulo vedere la figura 19. 2. L’impresa viene costituita ed inizia l’attività solo in un secondo momento. SUGGERIMENTO: in ogni Un esempio di questo secondo caso è la costituzione di un’attività alberghiera che, momento è possibile verificare lo stato della pratica selezionando prima di partire, necessita della costruzione/ristrutturazione dell’immobile, del rila- la voce CONTROLLA dal menu scio dell’autorizzazione amministrativa, etc. STRUMENTI, per avere un 3. Un impresa già iscritta nel Registro delle Imprese inizia la propria attività eco- riscontro sulle parti mancanti da nomica. compilare. È il caso dell’albergo descritto sopra che, una volta ricevute le autorizzazioni e completati i lavori di ristrutturazione, avvia la propria attività. Nel secondo e terzo caso la comunicazione dell’inizio attività avviene in un momento successivo a quello della costituzione. Vediamo, per ogni alternativa, gli adempimenti e i passi necessari per espletarli. 1. Iscrizione di un’impresa o di una società che avvia immediatamente la propria attività economica In questo caso è necessario compilare: SUGGERIMENTO: nell’applicativo I (obbligatorio) i moduli dell’Agenzia delle Entrate per la denuncia di inizio atti- ComUnica, si deve indicare l’adempimento “ Costituzione vità ai fini IVA; nuova impresa con immediato I (obbligatorio) i moduli per l’iscrizione al Registro delle Imprese tramite FedraPlus inizio attività economica”. o programmi compatibili; I (se l’impresa è soggetta ad iscrizione INPS) la modulistica informatica di compe- tenza INPS - artigiani e commercianti - tramite FedraPlus o programmi compatibi- li secondo le ultime specifiche della modulistica RI); I (se è necessaria l’apertura di posizione assicurativa INAIL) la modulistica infor- matica di competenza INAIL con l’applicativo ComUnica. Fig. 19 25 Versione 1 del 28/03/08 - Rev. 1 GUIDA alla COMPILAZIONE della 10 Versione 1 del 28/03/08 - Rev. 1 GUIDA alla COMPILAZIONE della Comunicazione Unica d’Impresa Comunicazione Unica d’Impresa 23
  24. 24. Appendici APPENDICI Cos’è la firma digitale La firma digitale ha lo stesso valore legale della firma autografa, poiché è il risul- tato di una procedura informatica che consente di attestarne: I l’autenticità: la sicurezza dell’identità di chi firma; I la paternità: l’impossibilità che il firmatario disconosca il documento sottoscritto; I l’integrità: la certezza che il documento non sia stato modificato dopo essere stato firmato digitalmente. Può essere rilasciata da un Ente Certificatore Accreditato, che garantisce l’autenti- cità della firma, conserva i codici generati dalla sottoscrizione dei documenti e garantisce la verifica della validità della firma, seguendo gli standard di legge. La firma digitale si può apporre su qualunque documento informatico: bilanci e atti societari, fatture, notifiche, moduli per l’iscrizione a pubblici registri, comuni- cazioni alla pubblica amministrazione. Le pratiche da inviare agli enti ed il modello di Comunicazione Unica devono essere firmati digitalmente. DA SAPERE Le Camere di Commercio mettono a disposizione, sul sito www.firma.infocert.it, le informazioni e gli strumenti necessari per la gestione della firma digitale dei documenti. Per firmare digitalmente un documento si deve disporre di: 1. un dispositivo di firma digitale (Smart Card con certificato di firma a norma: CNS, CRS, CIE); 2. lettore di Smart Card; 3. un applicativo di firma digitale a norma, (le Camere rendono disponibile il software gratuito “Dike”)1. Per semplificare la procedura di firma digitale le Camere di Commercio distribuiscono il nuovo dispositivo Business Key, una chiavetta USB che integra Smart Card con CNS, lettore e applicativo di firma, senza necessità di installare hardware e software. Si ricorda che sono accettate le firme digitali apposte con certificati di tutti i Certificatori Accreditati, la cui lista è disponibile presso il CNIPA (www.cnipa.it). È possibile usare qualsiasi software di firma che rispetti le caratteristiche tecniche previste dalla 1 norma e dalle regole di interoperabilità tra i Certificatori. 37 Versione 1 del 28/03/08 - Rev. 1 GUIDA alla COMPILAZIONE della Comunicazione Unica d’Impresa 24
  25. 25. Conclusioni 25
  26. 26. Pianificare per imbrigliare i tempi di approvazione L’approccio “web based” per semplificare Tecniche di usabilità per trasferire la conoscenza Il linguaggio naturale per parlare ai cittadini La grafica per dare forza ai contenuti 26
  27. 27. ? Domande 27
  28. 28. Direzioni di progetto Architettura informativa - Card sorting Analisi e test di usabilità stefano.dominici@usertestlab.it andrea.fiacchi@usertestlab.eu www.usertestlab.it PER APPROFONDIRE www.progettareperlepersone.it Blog dedicato allo user-centered design 28

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