Presentazione allo IA Summit 2009 con Andrea Fiacchi

1. Architettura informativa e
usabilità nella riscrittura di un
manuale d'uso: il caso
dell'quot;Impresa in un giornoquot;

2. Il progetto
Committente
InfoCamere S.C.p.A.
Enti coinvolti
CCIA - INPS - INAIL - Agenzia delle Entrate
Obiettivi
Realizzare una guida a supporto della procedura
di apertura di un’impresa che rendesse tangibile
la semplificazione normativa e burocratica
alla base del progetto ”Impresa in un giorno”.
Tempi
dal 20 Febbraio al 21 Marzo 2008
2

3. La pianificazione
Progetto Guida ComUnica - Febbraio - Marzo 2008
19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Analisi dei materiali
19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Progetto editoriale A
A
19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Progetto grafico A
A
19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Preparazione contenuti
19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Impaginazione
19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Revisioni
19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Produzione e consegna
3

4. Analisi dei materiali
4

5. La guida provvisoria
Guida alla Comunicazione Unica Guida alla Comunicazione Unica
Adempimenti della Comunicazione Unica
Indice
Introduzione .....................................................................................................................................4
Elenco adempimenti
Generalità...................................................................................................................................... 4
Riferimenti ..................................................................................................................................... 4 L’articolo 5 della bozza di DPCM (già sottoscritto dai competenti Ministeri e in corso di approvazione)
enuncia gli adempimenti assolti con la Comunicazione Unica, i quali sono:
Contenuto del documento ............................................................................................................. 5
Cosa è la Comunicazione Unica ................................................................................................... 5
a) dichiarazione di inizio attività, variazione dati o cessazione attività ai fini IVA, ai sensi dell’articolo
35 del decreto del Presidente della Repubblica, n. 633 del 1972;
Adempimenti della Comunicazione Unica.....................................................................................6
b) domanda d’iscrizione di nuove imprese, modifica, cessazione nel Registro Imprese e nel R.E.A.,
Elenco adempimenti...................................................................................................................... 6 con esclusione dell’adempimento del deposito del bilancio;
c) domanda d’iscrizione, variazione, cessazione dell’impresa ai fini INAIL
Dettaglio adempimenti per l’INAIL................................................................................................. 6
d) domanda d’iscrizione, variazione, cessazione al Registro Imprese con effetto per l’INPS
Dettaglio adempimenti per l’INPS ................................................................................................. 7 relativamente alle imprese artigiane ed esercenti attività commerciali, ai sensi dell’Articolo 44,
Dettaglio adempimenti per l’Agenzia delle Entrate........................................................................ 7 comma 8, decreto legge 269/2003
e) domanda di iscrizione e cessazione di impresa con dipendenti ai fini INPS
Indicazioni sulla fase di primo avvio della Comunicazione Unica: 19 febbraio 2008 .................... 8
f) variazione dei dati d’impresa con dipendenti ai fini INPS in relazione a
Gli Adempimenti e la Modulistica .................................................................................................. 8 1. Attività esercitata
2. Cessazione attività
Gli adempimenti ComUnica caso per caso ................................................................................. 10
3. Modifica denominazione impresa individuale
1.1.1 Iscrizione impresa/società con inizio contestuale dell'attività economica tipica .......... 10
4. Modifica ragione sociale
5. Riattivazione attività
1.1.2 Costituzione impresa/società senza avvio immediato di attività economica tipica
6. Sospensione attività
(attività limiatata al compimento di atti di organizzazione dell'impresa) .................................. 10
7. Modifica della sede legale
1.1.3 Inizio attività per impresa/società già iscritta al Registro Imprese............................... 11 8. Modifica della sede operativa
g) domanda di iscrizione, variazione e cessazione di impresa agricola ai fini INPS
1.1.4 Variazione ................................................................................................................... 11
h) domanda di iscrizione, variazione e cessazione di impresa artigiana nell’albo delle imprese
artigiane.
1.1.5 Cessazione attività ...................................................................................................... 12
1.1.6 Cancellazione dal Registro Imprese............................................................................ 12 L’elenco sopra riportato può essere suddiviso per enti e porta ad una corrispondenza con gli
adempimenti oggi pubblicati dalle singole amministrazioni:
Firmatari ...................................................................................................................................... 12
Esempio di modello di dichiarazione Unica................................................................................. 13
Novità relative all’inizio attività per il Registro delle Imprese....................................................... 14 Dettaglio adempimenti per l’INAIL
Ricevute della Comunicazione Unica.......................................................................................... 14
In questo paragrafo sono descritti gli adempimenti previsti per l’INAIL nell’ambito della
Strumenti per la Comunicazione Unica .......................................................................................16
comunicazione unica. E’ possibile consultare la versione cartacea (non utilizzabile per la
Sito dell’Ufficio del Registro Imprese........................................................................................... 16 comunicazione unica) dei modelli direttamente sul sito dell’INAIL, così come la relativa manualistica
nella sezione “Assicurazione/Modulistica”
Adobe Reader ............................................................................................................................. 17
Java Runtime .............................................................................................................................. 17
Descrizione
Quadri
Strumenti per le pratiche Registro Imprese e INPS (commercio, artigiani)................................. 17 Quadro A Denuncia di iscrizione Ditta - Dati Anagrafici
Software per preparare e spedire pratiche di Comunicazione Unica: ComUnica ....................... 18 Quadro A1 Denuncia di iscrizione Ditta - Dati Anagrafici
Quadro B Denuncia di iscrizione- Sede dei lavori –(N.B. Deve essere
Modelli Agenzia delle Entrate per ComUnica Impresa................................................................ 18
denunciata almeno una PAT in una impresa)
Modelli INAIL in ComUnica Impresa ........................................................................................... 19 (da usare anche per apertura di posizioni assicurative territoriali successive
alla prima denuncia)
Modello INPS DM 68 (imprese con dipendenti) in ComUnica Impresa....................................... 19
Quadro C Denuncia di iscrizione - Assicurazione lavoratori dipendenti
Strumenti per la spedizione della pratica: Telemaco..................................................................... 1 assimilati descrizione dell'attività
Strumenti per la firma digitale delle distinte................................................................................... 1 Quadro C1 Denuncia di iscrizione - Assicurazione lavoratori dipendenti e
assimilati - dati retributivi
Posta Elettronica Certificata (PEC) per l’impresa.......................................................................... 1
Quadro D Denuncia di iscrizione - Assicurazione artigiani
descrizione dell'attivita'
Guida alla utilizzo dell’applicativo ComUnica Impresa ..............................................................22
Quadro D1 Denuncia di iscrizione - assicurazione artigiani
Creare una pratica con l'applicativo ComUnica .......................................................................... 22 dati anagrafici e retributivi
Modificare una pratica ................................................................................................................. 22 Quadro P Denuncia di iscrizione - Assicurazione soci e familiari - dati
anagrafici e retributivi
Chiudere una pratica (prepararla per l’invio) ............................................................................... 22
Quadro V Denuncia di variazione ditta - dati anagrafici
30 Gennaio 2008 Bozza vers. 0.6 pag. 2 di 29 30 Gennaio 2008 Bozza vers. 0.6 pag. 6 di 29
5

6. Le istruzioni sul sito
6

7. Chiamate al call center
7

8. Risultati dell’analisi dei materiali
Informazioni disponibili
Target primario e secondario
Operazioni consentite dalla procedura
Adempimenti burocratici
Informazioni mancanti
Passi da seguire per completare la procedura
Come prevenire ostacoli e difficoltà
8

9. Architettura
informativa
9

10. Struttura di I livello
10

11. Struttura di II livello
11

12. Architettura finale
12

13. Capire ComUnica:
il “coached walkthrough”
13

14. Il Coached Walkthrough
Cos’é?
Una prova software con l’assistenza di un esperto
(J. Nielsen “Usability Engineering”, pp 199-200, Academic Press, 1993)
Perché è stato usato?
Per apprendere velocemente la procedura
e capirne a fondo le caratteristiche e le criticità
Strumenti
Techsmith Morae
14

15. Video
15

16. Scrivere i contenuti
16

17. Tre fonti di informazione
Registrazione della sessione sperimentale
Descrizione della procedura
Testo della vecchia guida
Sezione “Adempimenti di legge”
Indicazioni per gli esperti
Domande al call center
Sezioni “Appendice” e “FAQ”
Analisi del lessico degli utilizzatori
17

18. Box “Per gli esperti”
PER GLI ESPERTI
La dichiarazione di inizio attività e attribuzione del Codice Fiscale/Partita IVA
dell’Agenzia delle Entrate deve essere fatta compilando digitalmente i modelli:
I AA7 - per soggetti diversi dalle persone fisiche
I AA9 - per imprese individuali
tramite il software fornito dall’Agenzia delle Entrate.
ComUnica permette di effettuare le:
I comunicazioni previdenziali per Artigiani e Commercianti. Durante la fase
sperimentale, la procedura ComUnica sarà utilizzata dalle imprese esercenti attività
commerciali per la sola iscrizione. Nel frattempo continuerà ad essere valida anche
l’iscrizione presso la Camera di Commercio, che ha efficacia anche ai fini
previdenziali, così come per la variazione e la cancellazione dell’impresa, per artigiani
e commercianti (articolo 44, comma 8 legge 24 novembre 2003/326 e successive
modifiche). All’interno della procedura ComUnica sono previste le integrazioni per
l’eventuale iscrizione dei soci e coadiutori familiari.
I comunicazioni per le aziende con dipendenti che sono oggi effettuate tramite il
modello cartaceo DM 68, ovvero il documento con cui si apre una posizione
contributiva ai fini previdenziali e assistenziali per le aziende con dipendenti.
I comunicazioni per le aziende agricole che sono oggi effettuate tramite il modello
cartaceo o telematico DA (Denuncia di assunzione). Il modulo sarà disponibile nella
procedura ComUnica successivamente alla fase iniziale.
18

19. Suggerimenti e scorciatoie
SUGGERIMENTO: la pratica da
allegare è creata tramite il
software Fedra. Per configurare
in maniera corretta la cartella,
utilizzare il percorso mostrato
nella figura 12.
ATTENZIONE: se necessario,
selezionare la cartella corretta in
cui sono salvate le pratiche.
Fig. 12
19

20. Impaginazione
dei contenuti:
il progetto grafico
20

21. Sommario
Da oggi è possibile espletare tutti gli adempimenti per aprire un’impresa con una
singola comunicazione al Registro delle Imprese. Questa comunicazione contiene
tutte le informazioni fiscali, previdenziali e assicurative che fino ad oggi dovevano
essere inviate ad enti diversi con differenti modalità.
La nuova procedura è esclusivamente telematica e prevede l’utilizzo del software
ComUnica.
ComUnica compone la pratica firmata digitalmente e la invia al Registro delle
Imprese, che a sua volta smista le varie pratiche agli enti di competenza.
La guida accompagna l’utente nella configurazione e nell’utilizzo del software per
tutte le operazioni connesse all’apertura di un’impresa, alla modifica dei suoi dati e
alla sua chiusura.
Che cos’è la Comunicazione Unica 3
PRIMA DI INIZIARE I
Guida alla configurazione 5
I
Cosa si deve sapere
APRIRE UN’IMPRESA
I Guida agli adempimenti 10
Come farlo con ComUnica
I Guida all’uso 12
Cosa si deve sapere
MODIFICARE I DATI
Guida agli adempimenti 33
DI UN’IMPRESA I
Come farlo con ComUnica
I Guida all’uso
Cosa si deve sapere
CHIUDERE
I Guida agli adempimenti 34
UN’IMPRESA
Come farlo con ComUnica
I Guida all’uso
Enti destinatari di ComUnica 35
APPENDICI I
Cos’è la Posta Elettronica Certificata 36
I
Cos’è la firma digitale 37
I
Domande frequenti 38
I
2
Versione 1 del 28/03/08 - Rev. 1
GUIDA alla COMPILAZIONE della
Comunicazione Unica d’Impresa
21

22. Prima di iniziare
PRIMA DI INIZIARE
3. Per redigere e inviare una pratica di Comunicazione Unica si utillizza l’applicati-
vo ComUnica Impresa.
4. Per poter leggere i file PDF contenenti le distinte delle varie modulistiche, è
necessario installare Adobe Reader, scaricabile sul sito di Adobe (www.adobe.it)
nella sezione dei Prodotti.
5. Per eseguire alcuni dei software indicati è necessario scaricare ed installare Java
SUGGERIMENTO: per eseguire il
software dell’Agenzia delle Runtime Machine, messo a disposizione dalla Sun sul sito http://java.sun.com/
Entrate è necessario installare
Java Runtime Machine
esclusivamente nella versione
3. Scaricare e installare ComUnica
1.3.1.13, reperibile:
sul sito di Java della Sun nella 1. Premere su AVVIA L’APPLICAZIONE nella prima schermata (vedi fig. 2).
sezione dei prodotti archiviati
sul sito dell’Agenzia delle
Entrate nella sezione
Strumenti/Software/Dichiarazioni.
Fig. 2
Viene scaricato il software ComUnica e i suoi aggiornamenti.
2. Cliccare su INSTALLA per aggiornare la Java Runtime Machine e seguire il pro-
cesso di installazione descritto.
7
Versione 1 del 28/03/08 - Rev. 1
GUIDA alla COMPILAZIONE della
Comunicazione Unica d’Impresa
22

23. Aprire un’impresa
APRIRE UN’IMPRESA APRIRE UN’IMPRESA
Cosa si deve sapere Come farlo con ComUnica
14. Salvare le modifiche.
La scheda INAIL è compilata correttamente.
Guida agli adempimenti
PER GLI ESPERTI
I Il modulo telematico è una semplificazione del modulo cartaceo utilizzato fino ad
Aprire un’impresa comporta 4 semplici passi: oggi. Per la compilazione di questa sezione è quindi possibile riferirsi alla procedura
di compilazione già nota.
1. richiedere l’attribuzione del Codice Fiscale/ Partita IVA all’Agenzia delle Entrate;
2. iscrivere l’impresa nel Registro delle Imprese e nel R.E.A.;
3. assolvere gli adempimenti INPS ai fini previdenziali;
4. assolvere gli adempimenti INAIL ai fini assicurativi. Nel caso sia necessario creare la pratica INPS, seguire il procedimento indicato di
seguito.
L’apertura di un’impresa può comportare tre alternative:
1. L’impresa viene costituita e comincia immediatamente la propria attività eco- 15. Inserire i dati richiesti nella scheda INPS.
nomica. Per la corretta compilazione del modulo vedere la figura 19.
2. L’impresa viene costituita ed inizia l’attività solo in un secondo momento. SUGGERIMENTO: in ogni
Un esempio di questo secondo caso è la costituzione di un’attività alberghiera che, momento è possibile verificare lo
stato della pratica selezionando
prima di partire, necessita della costruzione/ristrutturazione dell’immobile, del rila-
la voce CONTROLLA dal menu
scio dell’autorizzazione amministrativa, etc.
STRUMENTI, per avere un
3. Un impresa già iscritta nel Registro delle Imprese inizia la propria attività eco- riscontro sulle parti mancanti da
nomica. compilare.
È il caso dell’albergo descritto sopra che, una volta ricevute le autorizzazioni e
completati i lavori di ristrutturazione, avvia la propria attività.
Nel secondo e terzo caso la comunicazione dell’inizio attività avviene in un
momento successivo a quello della costituzione.
Vediamo, per ogni alternativa, gli adempimenti e i passi necessari per espletarli.
1. Iscrizione di un’impresa o di una società che avvia immediatamente la
propria attività economica
In questo caso è necessario compilare:
SUGGERIMENTO: nell’applicativo
I (obbligatorio) i moduli dell’Agenzia delle Entrate per la denuncia di inizio atti-
ComUnica, si deve indicare
l’adempimento “ Costituzione
vità ai fini IVA;
nuova impresa con immediato
I (obbligatorio) i moduli per l’iscrizione al Registro delle Imprese tramite FedraPlus
inizio attività economica”.
o programmi compatibili;
I (se l’impresa è soggetta ad iscrizione INPS) la modulistica informatica di compe-
tenza INPS - artigiani e commercianti - tramite FedraPlus o programmi compatibi-
li secondo le ultime specifiche della modulistica RI);
I (se è necessaria l’apertura di posizione assicurativa INAIL) la modulistica infor-
matica di competenza INAIL con l’applicativo ComUnica. Fig. 19
25
Versione 1 del 28/03/08 - Rev. 1
GUIDA alla COMPILAZIONE della
10
Versione 1 del 28/03/08 - Rev. 1
GUIDA alla COMPILAZIONE della
Comunicazione Unica d’Impresa
Comunicazione Unica d’Impresa
23

24. Appendici
APPENDICI
Cos’è la firma digitale
La firma digitale ha lo stesso valore legale della firma autografa, poiché è il risul-
tato di una procedura informatica che consente di attestarne:
I l’autenticità: la sicurezza dell’identità di chi firma;
I la paternità: l’impossibilità che il firmatario disconosca il documento sottoscritto;
I l’integrità: la certezza che il documento non sia stato modificato dopo essere
stato firmato digitalmente.
Può essere rilasciata da un Ente Certificatore Accreditato, che garantisce l’autenti-
cità della firma, conserva i codici generati dalla sottoscrizione dei documenti e
garantisce la verifica della validità della firma, seguendo gli standard di legge.
La firma digitale si può apporre su qualunque documento informatico: bilanci e
atti societari, fatture, notifiche, moduli per l’iscrizione a pubblici registri, comuni-
cazioni alla pubblica amministrazione.
Le pratiche da inviare agli enti ed il modello di Comunicazione Unica devono
essere firmati digitalmente.
DA SAPERE
Le Camere di Commercio mettono a disposizione, sul sito www.firma.infocert.it, le
informazioni e gli strumenti necessari per la gestione della firma digitale dei
documenti.
Per firmare digitalmente un documento si deve disporre di:
1. un dispositivo di firma digitale (Smart Card con certificato di firma a norma: CNS,
CRS, CIE);
2. lettore di Smart Card;
3. un applicativo di firma digitale a norma, (le Camere rendono disponibile il
software gratuito “Dike”)1.
Per semplificare la procedura di firma digitale le Camere di Commercio distribuiscono
il nuovo dispositivo Business Key, una chiavetta USB che integra Smart Card con CNS,
lettore e applicativo di firma, senza necessità di installare hardware e software.
Si ricorda che sono accettate le firme digitali apposte con certificati di tutti i
Certificatori Accreditati, la cui lista è disponibile presso il CNIPA (www.cnipa.it).
È possibile usare qualsiasi software di firma che rispetti le caratteristiche tecniche previste dalla
1
norma e dalle regole di interoperabilità tra i Certificatori.
37
Versione 1 del 28/03/08 - Rev. 1
GUIDA alla COMPILAZIONE della
Comunicazione Unica d’Impresa
24

25. Conclusioni
25

26. Pianificare per imbrigliare i tempi di approvazione
L’approccio “web based” per semplificare
Tecniche di usabilità per trasferire la conoscenza
Il linguaggio naturale per parlare ai cittadini
La grafica per dare forza ai contenuti
26

27. ?
Domande
27

28. Direzioni di progetto
Architettura informativa - Card sorting
Analisi e test di usabilità
stefano.dominici@usertestlab.it
andrea.fiacchi@usertestlab.eu
www.usertestlab.it
PER APPROFONDIRE
www.progettareperlepersone.it
Blog dedicato allo user-centered design
28