pelaksanaan perkantoran modern

1. by Abdul Main
PELAKSANAAN
PERKANTORAN MODERN
Oleh:
Drs. Abdul Main, SS., M.Hum.
2

2. by Abdul Main
Data adalah hal, peristiwa atau kenyataan lainnya
apapun yg mengandung suatu pengertian untuk
dijadikan dasar menyusun suatu keterangan,
pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan
(The Liang Gie)
Data, bahan baku informasi, didefinisikan sebagai
kelompok teratur simbol-simbol yg mewakili
kuantitas, tindakan, benda, dsb. Data yg terbentuk dari
huruf dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol
khusus seperti *, $, dan /. Data disusun untuk diolah
dalam bentuk struktur data, struktur file, dan data
base. (Gordon B. Davis).
DATA DAN INFORMASI

3. by Abdul Main
Informasi adalah data yg telah diolah
menjadi sebuah bentuk yg berarti bagi
penerimanya dan bermanfaat dalam
mengambil keputusan saat ini atau yg
akan datang (Gordon B. Davis).
Information is the aggregation or processing
of data to provide knowledge or
intelligence (Burch & Strater)
DATA DAN INFORMASI

4. by Abdul Main
FAKTA, DATA, INFORMASI DAN
PENGETAHUAN
 FAKTA: BERARTI NYATA, ADA (BISA DIOBSERVASI)
 DATA: BERARTI SEPERANGKAN FAKTA TENTANG
SESUATU KEJADIAN, KENYATAAN ATAU KEADAAN.
 INFORMASI : ADALAH DATA YANG SUDAH DIROSES
DALAM BENTUK YANG BERATI BAGI PENERIMANYA.
(Lembaga Administrasi Negara, 2001)
 PENGETAHUAN ADALAH INFORMASI YANG
TEREKAM DALAM SYARAF SENSORY STORAGE
(KOGNITIF) DAN MEMPENGARUHI PEMILIKNYA
UNTUK MELAKUKAN TINDAKAN TERTENTU

5. by Abdul Main
ALVIN TOFFLER :
“ Future Schock “
8000 SM
Agraris
Renewable
Resources
Rev. Industri
1700 M 1970 M
Rev.Komunikasi
1980 M
Rev. Digital
MENGAPA INFORMASI ITU PENTING?MENGAPA INFORMASI ITU PENTING?

6. by Abdul Main
PERBANDINGAN TIGA TAHAPAN MASYARAKAT
KARAKTERISTI
K KUNCI
MASY AGRARIS MASY INDUSTRI MASY INFORMASI
PERIODE 10.000 TAHUN SM
DAN BERLANJUT TERUS
DI SEBAGIAN BESAR
NEGARA DUNIA KE-3
MULAI SEKITAR 1750 M (DI
INGGRIS)
MULAI TAHUN 1955 (DI AS)
SUMBERDYAYA DASAR MAKANAN ENERGI INFORMASI
PEKERJAAN UTAMA PETANI PEKERJA PABRIK PEKERJA INFORMASI
INST. SOSIAL PERTANIAN PABRIK UNIVERSITY/ RISET
TEKN. DASAR KERJA TANGAN MESIN UAP KOMPUTER
SIFAT KOMUNIKASI MEDIA CETAK SEARAH MEDIA CETAK
ELEKTRONIK
MEDIA INTERAKTIF
SUMBER: ROGERS, 1986

7. by Abdul Main
INFORMATION EXPLOTION
MARSHALL MC.LUHAN
:
GLOBAL VILLAGE
BILL GATES :
“ Informations at your finger tips “
JOHN NAISBITT
MEGA TRENDS :TEN DIRECTIONS
TRANSFORMING OUR LIVES

8. by Abdul Main
MENGAPA INFORMASI PENTING?
 Informasi merupakan bagian vital bagi setiap
organisasi
 Menjadi bagian penting untuk mendukung proses
kerja administartif
 Tanpa ketersediaan informasi pelaksanaan fungsi
manajemen tidak dapat dilaksanakan dengan baik
 Birokrasi menghadapi perubahan situasi dan kondisi
yang berkembang dengan cepat
 Pemilikan dan pelayanan Informasi menjadi bagian
yang tidak terpisahkan dari kemampuan kompetitif
(best performance) suatu organisasi sehingga
mampu bersaing dengan yang lain

9. by Abdul Main
1. Informasi sangat esensial dlmkehidupan
modern : perorangan, organisasi, lembaga,
masyarakat, negara.
2. Sebagai alat untkmengerjakan dan
meningkatkan pengelolaan agarlebih cepat,
efisien, lebih produktif dan dpt dipercaya.
3. Ketersediaan informasi dlm dunia modern
merubah cara berpikirdan kinerja hidup.
4. Informasi dipandang sbg energi dan alat
memberdayakan manusia modern.
MANFAAT INFORMASI DLM DUNIA
MODERN

10. by Abdul Main
WISDOM
KNOWLEDGE
INFORMATION
DATA
FACTS
Sumber: Diadaptasi dari Rosenberg (1999); Husseini (1999); Daihani (2001).
DATA
MANAGEMENT
NEWS
MANAGEMENT
INFORMATION
MANAGEMENT
KNOWLEDGE
MANAGEMENT
BRAINWARE
MANAGEMENT
1. Menerima
2. Merekam
3. Mengatur
4. Memberi
5. Disseminas
i
6. Melindungi

11. by Abdul Main
KELENGKAPAN
KUALITAS
INFORMASI
KETEPATAN
MAKNA
KEJELASAN
AKTUAL: DAPAT DIPEROLEH/
DISAJIKAN PADA SAAT DIPERLUKAN
JELAS BENTUK PENYAJIANNYA
KETEPATAN
WAKTU
FLEKSIBILITAS
KETELITIAN
AKSESIBILITAS
MUDAH DIAKSES DARI SISTEM
PENYIMPANAN
DIPERLUKAN KETELITIAN
DALAM PROSES PENGOLAHAN
ADA KESESUAIAN DENGAN
KEBUTUHAN PEMAKAI
ISI INFORMASI LENGKAP
SESUAI DENGAN HARAPAN
DATA DASAR BISA DIOLAH
SESUAI KEBUTUHAN

12. by Abdul Main
SISTEM INFORMASI
FAKTA, DATAFAKTA, DATA
• PENCATATAN
• VERIVIKASI
• KLASIFIKASI
• PERINGKASAN
• KALKULASI
• PENYIMPANAN
• PENGAMBILAN
• PELAPORAN
• PENYEBARAN
INFORMASIINFORMASI
PROSES
OUTPUT
Model Input-Output dalam Sistem Informasi (Prof. Dr. Dadan Umar Daihani, 2001)
INPUT

13. by Abdul Main
ORGANIZING
CONTROLLING
PLANNING
ACTUATING
SISTEM
INFORMASI
•PEMERINTAH
•KONSUMEN
•MASYARAKAT
•DAN STAKEHOLDER LAINNYA
PIHAK EKSTERNAL
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

14. by Abdul Main
TIPOLOGI SISTEM INFORMASI
BERDASARKAN TINGKATAN MANAJEMEN
MANAJER
STRATEGIS
MANAJER TAKTIS
MANAJER OPERASIONAL
Sumber : Diadaptasi dari Prof. Dr. Dadan Umar Daihani, (2001)
1. KEPUTUSAN JANGKA
PANJANG
2. INFORMASI RINGKAS
3. INFO INTERNAL DAN
EKTERNAL
1. KEPUTUSAN JANGKA
MENENGAH
2. INFORMASI AGAK
TERINCI
3. MEMBUTUHKAN
INFORMASI INTERNAL
1. KEPUTUSAN HARIAN
2. INFORMASI TERINCI
DAN SPESIFIK
3. INFORMASI
INTERNAL

15. by Abdul Main
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SISTEM MANUSIA-MESIN YANG
TERPADUKAN UNTUK MENYAJIKAN
INFORMASI GUNA MENDUKUNG FUNGSI
OPERASI, MANAJEMEN DAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM
SUATU ORGANISASI.
(Gordon B. Davis, 2001)

16. by Abdul Main
PERANAN
SISTEM
INFORMASI
BAGI
MANAJEMEN
PENGETAHUAN (KNOWLEDGE)
PERKIRAAN (ESTIMATION)
PERTIMBANGAN (JUDGEMENT)
KEPUTUSAN (DECISION)

17. by Abdul Main
CONTOH SISTEM PENDUKUNG
EKSKUTIF
SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN
SISTEM
PENDUKUNG
EKSKUTIF
SISTEM INFORMASI
KEPEGAWAIAN
EKSKUTIF

18. by Abdul Main
PRINSIP SIM
 BAGIAN-BAGIAN SIM SALING BERKAITAN, SALING
MEMPENGRUHI, SALING MELENGKPI DAN TERPADU
 PEMBAKUAN UNTUK KETERPADUAN
 BERORIENTASI UNTUK MENCAPAI TUJUAN
 HASIL SISTEM LEBIH BESAR DIBANDING HASIL BAGIAN-
BAGIAN BAIK DARI SEGI MUTU ATAU JUMLAH
 SUBSISTEM MEMILIKI TUJUAN SEBAGAI BAGIAN DARI
TUJUAN ORGANISASI
 MEMPUNYAI MANFAAT YANG JELAS
 MEMPUNYAI MEKANISME KEAMANAN YANG DAPAT
DIANDALKAN
(Lembaga Administrasi Negara, 2001)

19. by Abdul Main
KOMPONEN
SIM
HARDWARE
SOFTWARE
DATABASE
PROSEDUR
PETUGAS

20. by Abdul Main
PERKEMBANGAN SIM
1. SIM TRADISIONAL/MANUAL
2. SIM MEKANIK (MECHANICAL SYSTEMS)
3. SIM DENGAN DUKUNGAN ELECTRONIC DATA
PROCESSING
4. SIM BERBASIS KOMPUTER
5. SIM SEBAGAI PENUNJANG KEPUTUSAN
6. SIM SEBAGAI SISTEM AHLI

21. by Abdul Main
MANUAL
SYSTEMS
MECHANICAL
SYSTEMS
ELECTRONIC DATA
PROCESSING SYSTEMS
MANAGEMENT
INF. SYSTEMS
DECISION SUPPORT
SYSTEMS
EXPERT
SYSTEMS

22. by Abdul Main
TUNTUTAN BAGI PARA PIMPINAN
Para pimpinan dituntut untuk dapat: menciptakan,
mencari dan memanfaatkan informasi yang relevan
dari berbagai informasi yg membanjiri organisasi dan
membuat keputusan secara tepat berdasarkan informasi
tsb.

23. by Abdul Main
TEKNOLOGI INFORMASI
Penerapan cara-cara pengumpulan, perolehan, pencatatan, pemrosesan,
penyimpanan, pendistribusian, penyebaran, penyampaian informasi baik
dalam bentuk angka, huruf, gambar, suara dgn alat elektronik berdasarkan
kombinasi antara penghitungan (computing) dgn komunikasi jarak jauh
(telecommunication) :
- Paperless administration
- Electronic mail
- Diskette/CD/Hard disc filing
- Teleconference
- Desktop publication
- Online library
- Internet Service
- E- Governance

24. by Abdul Main
LINGKUP KEGIATAN PENANGANAN
INFORMASI PERKANTORAN
1. BANGUNAN & TATA
RUANG KANTOR
2. KORESPONDENSI
3. KEARSIPAN
4. PENGURUSAN
SURAT
5. PENGETIKAN
6. PENGGANDAAN
7. PENDIKTEAN/PELATINAN
8. PEREKAMAN
9. PENGHITUNGAN
10. PERFORMULIRAN
11. PERPUSTAKAAN DAN
DOKUMENTASI
12. PERALATAN/PERLENGKAPAN
13. PENGEPAKAN/PENGIRIMAN
14. PELAYANAN TELPON &
TELKOM. YG LAIN
15. PEN. TAMU & PENERANGAN
16. PENYIAPAN/PEL. RAPAT
17. KETERTIB.KEAMAN,K.KERJA
18. PERJALANAN

25. by Abdul Main
BANGUNAN KANTOR
 BANGUNAN KANTOR
LOKASI
BENTUK : ILCOB, T. H.
BERTINGKAT/TIDAK
 SUSUNAN TATA RUANG
CUBICAL : BERKAMAR- KAMAR
OPEN LAYOUT : TERBUKA
LANSCAPING :PANORAMIC
 TATA RUANG KANTOR :
JARAK PENDEK
MENGALIR,EFEKTIF,EFISIEN
PENGGUNAAN RUANGAN
KENYAMANAN
KESAN BAIK
MUDAH DIRUBAH
MUDAH DIAWASI

26. by Abdul Main
KONDISI FISIK & FAKTOR LINGKUNGAN
1. LOKASI
2.CAHAYA
Minimum 30 Watt
Cahaya langsung
Cahaya Tidak Langsung
3. WARNA : Krem, Kuning Muda, Biru Muda
4. UDARA : 19’ C – 21’C , 20’ C – 27’C,
5. DEKORASI : Memberi semangat ,ketenangan bekerja
6. SUARA : Kebisingan berpengaruh pada kelelahan .
M U S I K ?

27. by Abdul Main
PENUTUP
“INFORMATION IS POWER”
 “PEMENANG DI ERA INFORMASI INI ADALAH MEREKA
YANG MENGUASAI INFORMASI DAN MAMPU
MENYEBARKANNYA” (Bill Gates).
 INFORMASI MERUPAKAN SUMBERDAYA DASAR (BASIC
RESOURCES), KEDUDUKANNYA DALAM ORGANISASI
SETARA DENGAN ENERGI DAN MATERIAL.
 PENGELOLAAN INFORMASI YANG BAIK ADALAH KUNCI
KESUKSESAN ORGANISASI UNTUK BERTAHAN DAN
BERKEMBANG DI TENGAH PERSAINGAN GLOBAL.