Oracle Workflow allows modeling of business processes and routing of tasks. It has a 3-tier architecture with a workflow engine, directory services and database. Key components include the workflow definition file, workflow builder, worklist and notification system. An example diagram showed a requisition approval process with steps for creating, approving, rejecting or completing a requisition routed to appropriate users.
TrustArc Webinar - Stay Ahead of US State Data Privacy Law Developments
Workflow bis17
1. SHARE IDEAS
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
2. Contents
1 Useful of Oracle Workflow
2 Architecture of Oracle Workflow
3 Components of Oracle Workflow
4 Workflow Diagram (Case Study)
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
3. USEFUL OF ORACLE WORKFLOW
1. Useful of Oracle
Workflow
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
4. USEFUL OF ORACLE WORKFLOW
What is Workflow in Oracle?
Business process diagram
process
Activity
Responsibility for workflow is
Workflow
administrator web application”
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
5. USEFUL OF ORACLE WORKFLOW
INTERNET Integration Hub Bank
Supplier
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
6. USEFUL OF ORACLE WORKFLOW
Oracle E-Business Suite or Application
Event-Based
Business Event System Workflow
Oracle Workflow Process
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
7. USEFUL OF ORACLE WORKFLOW
Connect
Point-to-point Messaging Distributed
Hub
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
8. USEFUL OF ORACLE WORKFLOW
Add Personalized Integrate with trading
trading partner rules Partner systems
Validate self-
Step through daily
service Can Use Transaction flows
transactions
Achieve closed loop Approve standard
Business Intelligence Business documents
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
9. USEFUL OF ORACLE WORKFLOW
D R I V E
TEXT
N
Define Streamline Route Capture Build Adapt
and the entire information exceptions continuous your
implement
process and take improveme processes
your
Business action nts directly as your
policies into the business
process changes
definition
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
10. USEFUL OF ORACLE WORKFLOW
Oracle Workflow can help save time by :
• Reducing repetitive data entry
11. tasks
• Automating approval
22. hierarchies
• Automatically delivering notifications and
33. reminders of work to be done
• Providing self-service
44.
monitoring capabilities
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
11. ARCHITECTURE OF ORACLE
WORKFLOW
2. Architecture
of Oracle Workflow
1.
2.
3.
4.
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
12. ARCHITECTURE OF ORACLE
WORKFLOW
Workflow is available in two versions
1.
Standalone Embedded in Oracle
E-Business Suite
-With the Oracle
Database(both Standard
2. -Self-service applications
Edition and Enterprise -Professional applications
Edition)
-With the Oracle
3.
Application Server
-With the Oracle
Collaboration Suite
4.
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
13. ARCHITECTURE OF ORACLE
WORKFLOW
3-Tiers Architecture
1.
2.
3.
4.
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
14. ARCHITECTURE OF ORACLE
WORKFLOW
1 2 3 1
Web Advanced
Queuing Directory Services Workflow
Worklist
XML Loader
Users Roles
1.
Web Workflow
Monior Oracle
Builder
HTTP
Server Business
Event System Workflow
2. Engine
Workflow Workflow
Manager Definition
Loader
Notification
System
3.
Mail
Application Workflow
Notification Definition
Mailer Oracle Workflow Enabled Application Files
Workflow
End-User 4.Application
Oracle Database Server Development
Client Server
Client
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
15. ARCHITECTURE OF ORACLE
WORKFLOW
Applications Client Oracle Server
• Workflow Engine
• Oracle HTTP Server • Workflow Builder
• Notification System
• Notification Mailer • Workflow Definition
Files • Directory Service
• Mail Applications
• Workflow Definition • Business Event
• Web Work list Loader System :BES
• Web Monitor • Advance Queuing
• Workflow Manager • Oracle Workflow
Enabled Application
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
16. COMPONENTS OF ORACLE
WORKFLOW
3. Components of
Oracle Workflow
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
17. COMPONENTS OF ORACLE
WORKFLOW
Workflow Definition File/Loader
Workflow Workflow
Loader
Workflow Engine
Builder Workflow
Loader
Oracle Database
Process
Definition
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
18. COMPONENTS OF ORACLE
WORKFLOW
Workflow XML Loader
Workflow
XML Loader
Event
Manager
XML
BES Object Oracle Database
Definition
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
19. COMPONENTS OF ORACLE
WORKFLOW
Workflow Engine
• Embedded in the Oracle Database
• Use the process definition to coordinate the
routing of activity for the process (Oracle
Workflow Builder)
• Monitor the state of each activity
(Workflow process)
• Guarantee consistency between application
and the workflow state (Oracle Database
transactional integrity)
• Use PL/SQL or Java APIs to changes any
status in the workflow
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
20. COMPONENTS OF ORACLE
WORKFLOW
Notification System
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
21. COMPONENTS OF ORACLE
WORKFLOW
Work list Web Pages
In oracle E-Business Suite, the following version
of the Work list are available:
Advanced Work list
Personal Work list
Includes additional
Work list Provides the most information as well
Shows basic detailed option for
as additional
information searching for and
displaying options for
about
notifications displaying and
notifications
administering
notifications
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
22. COMPONENTS OF ORACLE
WORKFLOW
Directory Services
WF_USERS
Directory Services
WF_ROLES
WF_USER_ROLES
WF_ROLE_ASSIGNMENTS
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
23. COMPONENTS OF ORACLE
WORKFLOW
Business Event System : BES
WF_ROLE_ASSIGNMENTS
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
24. COMPONENTS OF ORACLE
WORKFLOW
Advance Queuing : AQ
WF_ROLE_ASSIGNMENTS
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
25. COMPONENTS OF ORACLE
WORKFLOW
Advance Queuing : AQ (Cont.)
WF_ROLE_ASSIGNMENTS
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
26. COMPONENTS OF ORACLE
WORKFLOW
Workflow Monitor Web Pages
WF_ROLE_ASSIGNMENTS
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
27. COMPONENTS OF ORACLE
WORKFLOW
Workflow Manager Web Pages
WF_ROLE_ASSIGNMENTS
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
28. COMPONENTS OF ORACLE
WORKFLOW
Background Engines
Background engines handle :
- Activities deferred by the Workflow Engine
- Timed out activities
- Stuck process
To run a background engines :
- Oracle E-Business Process Suite - Submit the
Workflow background Process concurrent
program
WF_ROLE_ASSIGNMENTS
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
29. COMPONENTS OF ORACLE
WORKFLOW
Oracle Workflow Builder
Development tool for Oracle Workflow
- Graphically (GUI) define and customize workflow definitions
Oracle Workflow Builder consists of 2 parts:
- Navigator Tree
- Process Diagram
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
30. WORKFLOW DIAGRAM (CASE STUDY)
4. Workflow Diagram
(Case Study)
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
31. WORKFLOW DIAGRAM (CASE STUDY)
File name: WFDEMO.WFT
Process: Requisition Approval
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
32. WORKFLOW DIAGRAM (CASE STUDY)
Create flow by Oracle Workflow Builder
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
33. WORKFLOW DIAGRAM (CASE STUDY)
Create flow by Oracle Workflow Builder
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
34. WORKFLOW DIAGRAM (CASE STUDY)
Create flow by Oracle Workflow Builder
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
35. WORKFLOW DIAGRAM (CASE STUDY)
Create flow by Oracle Workflow Builder
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
36. WORKFLOW DIAGRAM (CASE STUDY)
Create flow by Oracle Workflow Builder
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
37. WORKFLOW DIAGRAM (CASE STUDY)
Create flow by Oracle Workflow Builder
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
38. WORKFLOW DIAGRAM (CASE STUDY)
Create flow by Oracle Workflow Builder
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
39. WORKFLOW DIAGRAM (CASE STUDY)
Create flow by Oracle Workflow Builder
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
40. WORKFLOW DIAGRAM (CASE STUDY)
Create flow by Oracle Workflow Builder
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
41. WORKFLOW DIAGRAM (CASE STUDY)
Create flow by Oracle Workflow Builder
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
42. WORKFLOW DIAGRAM (CASE STUDY)
Create flow by Oracle Workflow Builder
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
43. WORKFLOW DIAGRAM (CASE STUDY)
Create flow by Oracle Workflow Builder
EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
44. EBT Enterprise Resources Planning Workshop I LOGO
การเชื่อมต่อระหว่าง systemBusiness Event System หรือ BES คือ ระบบที่เข้ามาช่วยคอยจัดการเรื่องการติดต่อระหว่างOracle E-Business Suite Or Applicationกับฝั่งของ OracleWorkflowProcess ให้สามารถทำงานร่วมกันได้ ซึ่งลักษณะการทำงานจะทำงานแบบ Subscription-Based Processing ซึ่งมีหน้าที่การทำงานดังนี้- เป็น Subscription Based Processing คล้ายๆ ตัว Trigger หรือต่อสั่งให้ทำงานของ Event นั้นๆ ให้Run Application ที่ต้องการ- และ Application ต้องมีการ Register ไว้กับ Event ที่ต้องการก่อนเสมอ- อย่างเช่นเกิดเหตุการณ์ไฟไหม้ ก็จะมี Action ที่ List เอาไว้ว่าจะต้องทำอะไรบ้างที่ได้กำหนดเอาไว้ตามขั้นตอน สามารถเรียกให้ Process อื่นๆ ขึ้นมาทำงานก็ได้ หรือจะไปทำงานอื่นๆ ก็สามารถทำได้เช่นเดียวกัน สามารถทำงานได้หลายงาน ในกรณีที่งานแต่ละ process ไม่ต้องรอผลลัพธ์จาก Process ก่อนหน้า จะสามารถทำงานคู่ขนานกันไปได้- ไม่จำเป็นต้องมี Subscription เดียว สามารถมีได้หลายๆ Subscription สำหรับเหตุการณ์ (Event) เดียว สามารถเรียกใช้ หยุด แก้ไข Subscription ได้ตลอดเวลา เช่น Event นึงทำ 4 Subscription แต่ว่าตอนหลังไม่เอา Subscription ก็สามารถตัดออกไปได้เลยโดยไม่กระทบต่อ App
BES เข้ามา Support การเชื่อมต่อ ซึ่งมี 3 รูปแบบ ดังนี้1. Point-to-point : เชื่อมระหว่างจุด 2 จุด หรือ ระหว่างสาขาเพื่อติดต่อสื่อสารกัน2. Messaging Hub: มีตัวกลางในการเชื่อมต่อ เพื่อกระจายสัญญาณให้กับสาขาต่างๆ กรณีมีมากกว่า 2 สาขาเพื่อประหยัดการเชื่อมต่อแบบ point to point3. Distributed: การเชื่อมต่อแบบมี Server สำรองหรือ Master Copy ใน 1 Site ประกอบไปด้วย 2 Server โดยจะอยู่ในที่เดียวกันหรืออยู่คนละที่ก็ได้ส่วนใหญ่จะไม่นิยมไว้ในที่เดียวกัน ซึ่งจะนำมาใช้ในกรณีที่ระบบ Down ไม่ได้
สิ่งที่อยากให้ Workflow เข้ามาช่วยในกระบวนการทำงานของธุรกิจ (Business)Add Personalized trading partner rules :ต้องการให้เข้ามาช่วยธุรกิจที่มีลักษณะการทำงานแบบเฉพาะ เช่น มี process ในการอนุมัติเอกสารหลายขั้นตอน Validate self-servicetransactions :เข้ามาช่วยในการตรวจสอบการทำงานของแต่ละ process ว่าถูกต้องหรือไม่ มี Process ใดที่ผิดพลาด, errorAchieve closed loop Business Intelligence : เข้ามาช่วยในprocess ที่มีลักษณะการทำงานแบบวนซ้ำ ๆ และแจ้ง message เตือนกรณีมี process ซ้ำเกิดขึ้นเพื่อให้ทำการ take actionApprove standard Business documents : เข้ามาช่วยในProcess ที่มีการอนุมัติเอกสารได้เช่น อนุมัติการขอลาStep through daily Transaction flows : เข้ามาช่วยใน Process ที่มีการทำงานเป็น Step การทำงานเป็นลักษณะแบบเดียวกันเป็นประจำ เช่น เมื่อพนักงานต้องการขอลากิจ จะต้องผ่านกระบวนการ ทำเอกสารขอลา > ส่งหัวหน้างานอนุมัติ > ทำการอนุมัติ > ถ้าอนุมัติ ลาได้ ถ้าไม่อนุมัติไม่สามารถลาได้ ซึ่งเมื่อเกิดเหตุการณ์แบบนี้จะต้องทำ process แบบเดียวกันนี้ทุกครั้งไป ก็จะนำ work flow มาช่วยในการจัดการ6. Integrate with tradingPartner systems : เข้ามาช่วยในการเชื่อมต่อกับระบบอื่น หรือของpartner ได้ เพื่อให้กระบวนการทำงานเป็นไปในทิศทางเดียวกัน
WF Driven Bus Process# สิ่งที่ Workflow สามารถทำงานDefine and implement your Business policies : มีTools ที่เข้ามาช่วยสร้างข้อกำหนดให้กับกระบวนการทำงานของธุรกิจได้2. Streamline the entire processRoute information : สามารถช่วยให้ process แต่ละprocess สามารถส่งข้อมูลหากันได้ โดยใช้Notification4. Capture exceptions and take action : ช่วยในการตรวจจับ ตรวจหาข้อผิดพลาม error ของแต่ละขั้นตอนใน Flow การทำงานได้5. Build continuous improvements directly into the process definition : Process สามารถทำงานได้เองอย่างต่อเนื่องตามDiagram ที่ได้กำหนดไว้ให้อย่างถูกต้อง6. Adept your processes as your business changes : กรณีที่ Business มีการเปลี่ยนแปลงบ่อย ๆ ซึ่ง Workflow มีความสามารถในการปรับเปลี่ยน Process ใน Workflow ได้ง่าย รองรับธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลงบ่อย และไม่ส่งผลกระทบต่อ process อื่นที่เกี่ยวข้อง
Notification Systemช่วยในการขั้นตอนการส่ง notification ให้กับ user เพื่อแจ้งถึงข้อมูลที่ต้องทำงานโดยเราสามารถ set up ได้ว่าจะให้ส่ง notification อะไร เช่น e-mail ก็ใช้ SMTP outbound และ IMAP inboundถ้าจะเปิดดู notification ก็ใช้ program เหมือนเปิดดู e-mail ทั่วๆไปหรือเราสามารถ set ได้ว่าให้ส่งผ่านตัว work list ก็เปิดดู notification ได้จาก web pageโดย work list จะ show ว่ามี subject อะไร ส่งมาจากใคร
เป็นการแสดงของ Notifications โดยจะสามารถ set ให้ผ่าน Work list โดยเปิดดูตัว Notifications ได้จาก webpage ในหน้าจอ work list นั้น จะ show ว่ามี subject อะไร ส่งมาจากใครโดยจะแบ่งเป็น3 แบบ Work list จะแสดงข้อความแจ้งทั่วไปPersonal work list จะแสดงข้อความและมีข้อมูลให้เพิ่มเติมโดยสามารถเลือกเปิดดูได้Advanced work list จะแสดงข้อความ พร้อมข้อมูลและสามารถแก้ไข และดำเนินการกับ Activity ต่อได้ด้วยเลย
Directory Servicesnotification system นั้นจะทำงานได้ต้องมีการทำงานที่เกี่ยวข้องกับตัว directory service ทำตัวเป็นไปรษณีย์เก็บที่อยู่ จะส่ง notification ไปให้ใคร ก็ต้องมาดูที่ directory services ก่อน ประกอบด้วย 3 tables คือWF_USERS จะเก็บ user names , e-mail ต่างๆWF_ROLES จะเก็บว่า user คนนั้นๆ อยู่ใน role ไหนบ้างWF_USER_ROLES จะเก็บ ข้อมูลความสัมพันธ์ของ user และ role-WF_ROLE_ASSIGNMENTS จะเก็บ ข้อมูลของrole ที่ถูกตั้งไว้ให้user ไหนทำแทน* หมายเหตุ Roles คือ งานที่กำหนดไว้ให้หรือหน้าที่ เช่น อนุมัติใบลา หรือ ตรวจรับสินค้า เป็นต้น
เป็นหน้า web page ที่ใช้ในการ monitor status ของตัว workflowไว้ใช้ดูว่า workflow ต่างๆที่ทำงาน ทำงานมาถึง step ไหนแล้วActivity ต่างๆ ที่อยู่ใน diagram ทำงานเสร็จหรือยัง complete ,error หรือ in processหน้าจอจะเป็นแบบ graphic คลิกแล้วจะเห็นเส้นว่าทำงานถึงไหนแล้ว
ใช้สำหรับ monitor ว่า component ไหน up หรือ downใช้สำหรับ submit request ต่างๆ ,background engine ,purge หรือ clean up
Background Engines จะทำงานใน 3 กรณีนี้เท่านั้น-Activities deferred by the Workflow Engine Programmer สามารถที่จะกำหนดระยะดเวลาได้เลย ความสามารถที่กำหนดระยะเวลาไว้ได้เลยแล้วสั่งให้ process ต่างๆนั้นไป run background-Timed out activities กำหนดเวลาไว้ เช่น 1 วันให้ take action ออกมา ถ้าครบ แล้วก็จะทำงานตามที่กำหนดไว้อัตโนมัติ-Stuck process เกิดขึ้นในการเขียน diagram ไม่ดีเท่านั้น เช่น ได้เกรด A ให้ทำ activity นี้ ได้เกรด B ให้ทำ activity นี้ แต่ไม่ได้บอกไว้ว่าในกรณีที่ได้เกรดอื่นให้ไปทำอะไร ทำให้ไม่สามารถทำงานไปต่อได้ไม่ได้ run โดยอัตโนมัติต้องทำการ submit the Workflow background Process concurrent program
Oracle Workflow Builder เป็นเครื่องมือที่ใช้ create diagram ต่างๆเป็น GUI ไว้เขียน diagramสามารถรันบน Windows 98,2000,XP and NT สามารถ save workflow ที่ verify ผ่านแล้ว ขึ้นไปบน database ได้ แต่ถ้ายังไม่เสร็จก็สามารถ save ที่ Client ได้ Oracle Workflow Builder มี 2 หน้าจอ คือ- Navigator Tree- Process Diagram
ใช้ Oracle Workflow Builder ทำการสร้างflow ตามความต้องการของงานโดยเริ่มจากใช้Quick Start Wizard เพื่อความสะดวก ใส่ Internal Name ซึ่งจะเป็นตัวใหญ่เสมอ และใส่ Display Name เพื่อให้อ่านเข้าใจได้ง่ายๆ ตรงนี้ใช้ตัวเล็กหรือใหญ่ก็ได้
ใช้ Oracle Workflow Builder ทำการสร้างflow ตามความต้องการของงานจากนั้นทำการ Drag and Drop รายการที่ต้องการมาใส่ใน Flow หรือโดยการกดเมาส์ขวา เลือกว่าเป็น process , notification , function , event และ ทำการสร้างสายงานเชื่อมต่อกัน โดยใช้การกดเมาส์ขวาและลากไปยังขั้นตอนถัดไป ก็จะได้ Workflow ตามรูป
วิธีในการกำหนด Type ของแต่ละ Process ว่าต้องการ Result Typeเป็นอะไรบ้างควรกำหนดก่อนที่จะลากเส้นเชื่อมระหว่าง work node เพื่อให้เวลาลากถ้ามี Result Type จะมีหน้าจอแจ้งว่าเส้นที่ลากจะเป็นค่าใดเช่น Approve , Rejectเป็นต้น
