FULL ENJOY Call Girls In Majnu Ka Tilla, Delhi Contact Us 8377877756
Group 2 setting-up_a_ledger3
1. Grou
LOGO
p2
Setting up a
Ledger
ERP677: Enterprise Resource
Planning Workshop I
2. Agenda
Setting up
a Ledger
Explain the elements Show set up steps for
of Ledger -How to create Accounting Calendar
-How to enable currency for Functional Currency
-How to create Chart of Account
-How to create a Ledger
-How to assign a Ledger to Responsibility
-How to open 1st period
3. Elements of Ledger
Explain the elements of Ledger
Chart of
Accounts Accounting
calendar
Subledger
4Cs
Accounting
(SLA) Functional
currency
www.themegallery.com
4. Show set up steps
2 How to enable currency for Functional Currency
3 How to create Chart of Account
4 How to create a Ledger
5 How to assign a Ledger to Responsibility
6 How to open 1st period
5. How to create Accounting Calendar
You create a calendar to define an accounting your
and the period it contains.
6. How to create Accounting Calendar
Define a Period Type
(N) Setup > Financials > Calendars > Types
7.
8. How to create Accounting Calendar (cont)
Define the Accounting Calendar
(N) Setup > Financials > Calendars > Accounting
9. How to create Accounting Calendar (cont)
Define the Accounting Calendar
(N) Setup > Financials > Calendars > Accounting
10. How to create Accounting Calendar (cont)
Define the Accounting Calendar
(N) Setup > Financials > Calendars > Accounting
11. How to create Accounting Calendar (cont)
Video Define the Accounting Calendar
www.themegallery.com
12. How to create Accounting Calendar (cont)
View Calendar Audit Report
(M) View > Requests >> (B) Find >> (B) Refresh Data until the request completes
13. How to create Accounting Calendar (cont)
View Calendar Audit Report
Select the Other – Calendar Validation request >> (B) View Output
14. Show set up steps
2 How to enable currency for Functional Currency
3 How to create Chart of Account
4 How to create a Ledger
5 How to assign a Ledger to Responsibility
6 How to open 1st period
15. How to enable currency for Functional Currency
You must enable a currency before you can enter
transactions or record balances in that currency
16. How to enable currency for Functional Currency
Verify Functional Currencies are Enabled
(N) Setup > Currencies > Define
[F11] to enter query mode – Scroll over to the far right and check the Enabled box.
[Ctrl+F11] to execute the query and verify the THB currency is enabled
(If ‘THB’ is functional currency)
18. Show set up steps
2 How to enable currency for Functional Currency
3 How to create Chart of Account
4 How to create a Ledger
5 How to assign a Ledger to Responsibility
6 How to open 1st period
19. How to create Chart of Account
Your chart of accounts is a list of Accounting Flexfields
you create to identify general ledger accounts
•This flexible structure is made up of subfields of segments
•Each segment has a name and a set of values
20. How to create Chart of Account (Cont)
Chart of
Account
Define Value Sets Define Segment Values
1.Branch 1.Enter Values
2.Department 2.Define Parent Accounts
3.Account.
Define an Accounting Key
Flexfield Strucure
1.Query the Accounting Key Flexfield Structure
2.Create a New Accounting Key Flexfield
Structure
3.Define the Acounting Key Flexfield Structure
4.Freeze the Flexfield definition
www.themegallery.com
22. How to create Chart of Account (Cont)
Define Value Sets
(N) Setup > Financials > Flexfields > Validation > Sets
23. How to create Chart of Account (Cont)
Define Value Sets
24. How to create Chart of Account (Cont)
Define a Accounting Key Flexfield Structure
www.themegallery.com
25. How to create Chart of Account (Cont)
Define a Accounting Key Flexfield Structure
Query the Accounting Key Flexfield Structure
(N) Setup > Financials > Flexfields > Key > Segments
26. How to create Chart of Account (Cont)
Define a Accounting Key Flexfield Structure
Create a New Accounting Key Flexfield Structure
Select any of the existing structures and selecting(I) New.
27. How to create Chart of Account (Cont)
Define a Accounting Key Flexfield Structure
Define the Acounting Key Flexfield Structure - Branch
(B) Segment
28. How to create Chart of Account (Cont)
Define a Accounting Key Flexfield Structure
Define the Acounting Key Flexfield Structure - Branch
(B) Open
29. How to create Chart of Account (Cont)
Define a Accounting Key Flexfield Structure
Define the Acounting Key Flexfield Structure - Branch
(B) Flexfield Qualifiers >> Freeze the Flexfield Definition = Checked
30. How to create Chart of Account (Cont)
Define a Accounting Key Flexfield Structure
Freeze the Flexfield definition
(B) Compile, (B) OK
31. How to create Chart of Account (Cont)
www.themegallery.com
32. How to create Chart of Account (Cont)
Define Segment Values
Enter Values - Department
(N) Setup > Financials > Flexfield > Key >Values
33. How to create Chart of Account (Cont)
Define Segment Values
Enter Values - Department
34. How to create Chart of Account (Cont)
Define Segment Values
Enter Values - Account
35. How to create Chart of Account (Cont)
Define Segment Values
Define Parent Accounts - Department
(B) Define Child Ranges
36. How to create Chart of Account (Cont)
Define Segment Values
Define Parent Accounts - Account
(B) View Hierachies
37. Show set up steps
2 How to enable currency for Functional Currency
3 How to create Chart of Account
4 How to create a Ledger
5 How to assign a Ledger to Responsibility
6 How to open 1st period
38. How to create a Ledger (cont)
Define a Legal Entity
(N) Setup > Financials > Accounting Setup Manager > Accounting Setups
(B) Create Accounting Setup
39. How to create a Ledger (cont)
Define a Legal Entity
(B) Create Legal Entity
40. How to create a Ledger (cont)
Define a Legal Entity
(B) Create Legal Entity
44. Show set up steps
2 How to enable currency for Functional Currency
3 How to create Chart of Account
4 How to create a Ledger
5 How to assign a Ledger to Responsibility
6 How to open 1st period
45. How to assign a Ledger to Responsibility
(N) Security > Responsibility > Define
46. How to assign a Ledger to Responsibility
(N) Profile > System >> (B) Find
47. How to assign a Ledger to Responsibility
Attach the Responsibility to Your User
48. Show set up steps
2 How to enable currency for Functional Currency
3 How to create Chart of Account
4 How to create a Ledger
5 How to assign a Ledger to Responsibility
6 How to open 1st period
49. How to open 1st period
Open the First Accounting Period
(N) Setup > Open/Close
50. How to open 1st period (cont.)
Open the First Accounting Period
Navigate back to the Open and Close Periods window
Find to find all periods.
Calendar: - ข้อมูลที่ใช้บอกระบบว่าใน 1 ปีการเงินของธุรกิจนั้น ต้องประกอบไปด้วยกี่งวดบัญชี หรือกี่ period - ข้อกำหนดของการกำหนด Accounting Calendar อาจได้มาจากการตอบคำถามของ User ดังต่อไปนี้ > Q1) ระยะเวลา 1 ปีของธุรกิจต้องการปิดยอดบัญชีบ่อยแค่ไหน บางธุรกิจอาจปิดยอดบัญชีทุกเดือนซึ่งก็คือ การกำหนด Accounting Calendar ให้มีค่าเท่ากับ 12 periods แต่ทว่าบางธุรกิจ เช่น ธุรกิจธนาคารมักจะปิดยอดบัญชีบ่อยกว่า โดยจะมีการปิดยอดบัญชีทุกๆวัน ซึ่งก็คือการกำหนดค่าดังกล่าวเป็น 365 periods นั่นเอง > Q2) ข้อจำกัดบางอย่างทางด้านการบัญชี เช่น ผู้ตรวจสอบบัญชี (Auditor) สามารถเพิ่มข้อความที่เป็นประโยชน์ในส่วนที่เรียกว่า Adjusting Periods ได้ ทั้งนี้ เพื่อสามารถใช้ปรับยอดบัญชีได้ในภายหลังและปรับรายละเอียดของรายการต่างๆ ให้ตรงตามกฎเกณฑ์หรือกฎหมายที่กรมสรรพากรของประเทศนั้นได้กำหนดไว้ ซึ่ง
Practice 3-3: Define an Accounting Calendar Define a Period Type Total period = Normal Period + Adjusting Period เช่นปิด period ทุกเดือน + adjusting รายไตรมาส นั่นคือ 12+4 = 16 -Calendar/ Fiscal (Calendar คือปฏิทินปกติ 1 มกราคม – 31 ธันวาคม , Fiscal คือรอบบัญชี 12 เดือน แต่อาจจะไม่ได้เริ่มยอดบัญชีที่วันที่ 1 ก็ได้ อาจจะเป้นวันที่ 15 ขอดือนก็ได้ ) -Periods/Year เป็นการกำหนดว่า ภายใน 1 ปีธุรกิจของเราจะมีกี่ period นั่นเอง =================== (N) Setup > Financials > Calendars > Types Period Type = XXMonth Period per Year = 12 Year Type = Calendar Description = 12 Periods 3.(I) Save
Video create Calendar type
You will be converting balances into the last period of the prior year. 5.Navigate to the Calendar definition window (N) Setup > Financials > Calendars > Accounting Name = XXAccounting Description = XXAccounting Calendar 6.Define periods according to the following table (Replace X with the last digit of the prior calendar year and replace Y with the last digit of the current year. Also, make sure February has the correct number of days): 7.(I) Save 8.Close the Accounting Calendar window 9.Validate the current calendar, by selecting the (B) Current in the pop-up window. 10.Note your concurrent request ID. 11.(M) View > Requests 12.(B) Find 13.(B) Refresh Data until the request completes 14.Select the Other – Calendar Validation request 15.(B) View Output 16.Verify No Violations are found
You will be converting balances into the last period of the prior year. 5.Navigate to the Calendar definition window (N) Setup > Financials > Calendars > Accounting Name = XXAccounting Description = XXAccounting Calendar 6.Define periods according to the following table (Replace X with the last digit of the prior calendar year and replace Y with the last digit of the current year. Also, make sure February has the correct number of days): 7.(I) Save 8.Close the Accounting Calendar window 9.Validate the current calendar, by selecting the (B) Current in the pop-up window. 10.Note your concurrent request ID.
ตัวอย่างกรณีที่เกิด over lap ตอนที่กำหนด period ระบบจะไม่ยอมให้เกิด overlap สำหรับ period ปกติ แต่สำหรับ adjusting period สามารถทำได้
Video Create Accounting Calendar
11.(M) View > Requests 12.(B) Find 13.(B) Refresh Data until the request completes 14.Select the Other – Calendar Validation request 15.(B) View Output 16.Verify No Violations are found
Video 15.(B) View Output 16.Verify No Violations are found Note: Once a calendar has been opened, you cannot amend the periods. If budgets are going to be defined for multiple years, then the calendar must exist for that number of years. All financial programs and sub-ledgers (except Fixed Assets) use the calendar created in General Ledger, although the opening and closing of the periods is maintained within each application.
ตัวอย่างของการกำหนด Canadian Dollar เป็น “ Functional Currency” ของระบบ Chapter 3 Page 61
Video for Functional Currencies are Enabled
ตัวอย่างของการกำหนด Canadian Dollar เป็น “ Functional Currency” ของระบบ Chapter 3 Page 61
ใช้การควบคุมลักษณะของแต่ละ segment โครงสร้างทางธุรกิจ segment ย่อยๆ เอามาต่อกัน แต่ละ segment มีความของ value ได้มากถึง 25 ตัวอักษร มี segment ได้สูงสุด 30 segment รวมแล้ว ยาวได้ไม่เกิน 240 ตัวอักษร - แนะนำ -- ใน Value set นี้ควรจะเลือก format เป็น char เพราะว่าใส่ได้ทั้งตัวอักษรและตัวเลข
การ create value set เอาไว้ ใช้การควบคุมลักษณะของแต่ละ segment ซึ่งควบคุมดังนี้ 1 format ว่า value จะให้มีลักษณะอย่างไร ใส่ตัวอักษร ตัวเลข รึว่าตัวตัวเลขอย่างเดียว 2 Maximum size ขนาดข้อมูลที่จะให้ใส่ได้สูงสุด 3 security type เอาไว้ใช้สร้าง security rule นันหมายถึง หากต้องการกำหนด SVR ก็ต้องมีกำหนดจุดนี้ด้วย 4 validation type บอกว่า value ที่เราจะเอามาใช้ มันจะถุกตรวจสอบอย่างไร independent มีค่าอะไรในระบบก็เรียกขึ้นมาใช้ อย่างอิสระ ไม่ขึ้นตรงกับเงือนไขอื่น dependent คือ ต้องขึ้นอยู่กับส่วนใดสักอย่างนึงที่เกี่ยวของ สัมพันธ์กัน เช่น มีอยู่ 2 segment คือ segment สีรถ และ segment ยี่ห้อรถ หากต้องการรู้ว่า รถยี่ห้อ honda มีสีอะไร ก็ต้องเลือกยี่ห้อก่อนเป็นต้น นั่นหมายถึง segment สีรถ และ segment ยี่ห้อรถเป็น dependent กัน
Video Create Value Sets
กำหนดลำดับ segment ว่าจะกำหนดอะไรก่อน กำหนดแล้วแก้ไขไม่ได้ กำหนด value set ว่าต้องการลักษณะอย่างไร ระบุ flexfield qualified ให้ segment ด้วย Click Open เข้าไปเพื่อกำหนดรายละเอียด
Security Enable : เลือกไว้เพื่อกำหนด security rule ( ซึ่งต้อง set ทั้งใน value และใน segment ด้วย )
ถ้าเป้น segment ทั่วไปจะมี Qualifiers แค่ 2 อัน -Allow Budgeting สามารถตั้งงบประมาณให้ account นี้ได้ -Allow Posting สามารถ post/ update balance ได้ แต่ในส่วนของ segment ที่กำหนด flexfield Qualifiers ให้เป็น natural account นั้นจะมี Qualifiers ให้กำหนดเยอะ 1 account type ต้องกำหนดประเภทให้ด้วย ว่าอะไรคือหมวดอะไร เช่น asset เอาไปอยู่หมวด revernue ค่าต่างๆก็จะ post ไปผิด ค่ามันคนละเครื่องหมายกัน 2 Third Party Control Account เป็นตัวกำหนดว่า ค่า value นี้ต้องมาจาก sub ledger หรือ sub module รึเปล่า เช่น รายได้ต้องมาจาก AR ไม่ให้ GL key ข้อมูลเข้ามาตรงๆ ต้องมาจาก AR เท่านั้น 3 Reconcile กระทบยอด ถ้าเราเลือก yes นั่นคือ ค่าที่อยู่ใน value นี้ ค่าจะต้องเป้น 0 ถ้าปิดบัญชีปุ๊บค่า value นี้ก็จะเป้น 0 เช่นเวลาเราบันทึกบัญชี ค่า debit / credit ต้องเท่ากัน แต่บางครั้งมันไม่เท่ากัน เราก็ set ค่าส่วนต่างนี้เอาไปเก๋บใน value นี้ก่อน แล้วค่อยมาเคลียร์ทีหลังว่ามันคืออะไร ดังนั้นเราจึงต้องเลือก yes เอาไว้ เพื่อการันตีความถูกต้องว่าค่าต้องไปอยู่ที่ใดที่ไม่ใช่ค่านี้ เพราะค่ามันเองคือ 0 ===
ตัว T ใน oracle สามารถทำ summary ได้ เพราะถ้ำไม่กำหนดเป้น char ก็จะระบุค่า T ไม่ได้ Enable คือกำหนดว่าให้ใช้ได้งาน value นั้นได้รึเปล่า ถ้าสร้างแล้วไม่ใช้ก็ disable หรือระบุ from date – to date ไว้ก็ได้
Solution 3-7: Create a Responsibility for the Controller 1.Responsibility = System Administrator 2.Navigate to the Responsibilities window (N) Security > Responsibility > Define Responsibility = XX Controller Application = General Ledger Responsibility Key = XX CONTROLLER Fill in Data Group Details 3.Fill in Data Group details Name = Standard Application = General Ledger Assign a Menu 4.Assign a menu. Menu = GL_SUPERUSER Fill in Request Group Details 5.Fill in request group details. Name = GL Concurrent Program Group Application = Oracle General Ledger 6.Save 7.Close windows until you are back at the Navigator.
Solution 3-7: Create a Responsibility for the Controller Associate a Ledger with the Responsibility 5.Navigate to the System Profile Options window (N) Profile > System 6.(B) Find 7.Click in Responsibility field 8. Save
Attach the Responsibility to Your User 9.Navigate to the Define Users window (N) Security > User > Define 10.Query your user 11.Add the XX Controller responsibility with a security group of Standard 12.Save 13.Switch your responsibility. (M) File > Switch Responsibility Responsibility = XXController Note: When you enter the new ledger, the Enter Journals screen ((N) Journals > Enter) will display the short name of the ledger in parentheses in the title bar.
Practice 3-10: Open the First Accounting Period You will convert summary balances into December of the prior accounting year and detail balances for each period until cutover. The cutover period will be the current calendar month. Open the appropriate periods. Note: Translation and revaluation cannot be completed in the first open period. 1. Responsibility = XXController 2.Navigate to the Open and Close Periods window (N) Setup > Open/Close Period = The first December in your calendar (There will be two. Be careful to choose the correct one.) 3.(B) Find 4.(B) Open 5.(B) Yes in the Decision window 6.Close the Open/Close periods window and monitor the concurrent request until it completes (Hint: Use (M) View/Requests). 7.Navigate back to the Open and Close Periods window 8.Click (B) Find to find all periods.
