Pengantar organisasi dan manajemen perusahaan industri. Download slide di http://rumah-belajar.org

1. ORGANISASI dan
MANAJEMEN PERUSAHAAN INDUSTRI

2. Download slide di http://rumah-belajar.org
2

3. MATERI PENGANTAR
Konsep Dasar Manajemen:
Persoalan Dasar Manajemen, Kinerja Manajemen, Pendekatan
Manajemen, Tingkat Manajemen, Keterampilan Manajer, Tugas
dan Fungsi Manajer, Peran Manajer, Atribut Manajemen
Fungsi-fungsi Manajemen: Planning, Organizing, Actuacting,
Controling
Evolusi Teori Manajemen: Teori Klasik, Teori Neo-Klasik,
Teori Modern
3

4. PENGANTAR
Persoalan Dasar Manajemen:
 Ketidakpastian: informasi yang tidak lengkap mengenai
masa depan
 Keterbatasan: keterbatasan sumber daya
Kinerja Manajemen (Drucker):
Eficiency:
hubungan input-output  menghasilkan dengan
sumber-sumber yang ekonomis (doing things right)
Efectiveness:
kemampuan untuk menentukan tujuan serta
kemampuan untuk mencapainya (doing the right things)
4

6. PENGANTAR
Level Management:
 First line manager (foremen, supervisor) : memerintahkan
para pelaksana
 Middle manager : memerintah first line manager, menjabarkan
strategi & kebijaksanaan perusahaan dalam kegiatan operasional
 Top manager : bertanggung jawab atas seluruh manajemen
perusahaan, merumuskan strategi & policy perusahaan
6

7. KETERAMPILAN MANAJER (KATZ, 1955 & MANN, 1965)
Keterampilan Konseptual (Conceptual skill) : analitik, berpikir
logis, membuat konsep, hubungan kompleks, ambiguous,
pemecahan masalah, analisa/antisipasi perubahan
Keterampilan Interpersonal (Human skill) : perilaku manusia,
proses interpersonal, memahami perasaan, sikap, motif orang
lain, berkomunikasi, membuat hubungan kooperatif
Keterampilan Teknis (Technical skill) : metoda, proses,
prosedur, menggunakan alat, mengoperasikan peralatan
7

8. KETERAMPILAN MANAJER (KATZ, 1955 & MANN, 1965)
CONCEPTUAL
TOP SKILL
MANAGER
MIDDLE HUMAN
SKILL
MANAGER
SUPERVISOR TECHNICAL
SKILL
8

9. TUGAS DAN FUNGSI MANAJER
Memahami misi, visi perusahaan (arah dan ruang gerak bisnis)
Mengantisipasi keadaan dan persoalan masa depan
Menentukan tujuan
Menentukan alternatif tindakan
Memastikan ketersediaan sumber daya
Mengendalikan penggunaan sumber daya
Siap menghadapi kontingensi (ketidakpastian)
9

10. PERAN MANAJER (MINTZBERG)
Peran Interpersonal: meningkatkan efektivitas kelompok
Figure head: memiliki peran untuk tampil pada acara formal atau
melaksanakan tugas sosial
Leader: bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengarahkan
bawahan
Liasion: menjaga hubungan dengan pihak yang terkait dan
menyediakan informasi
10

11. PERAN MANAJER (MINTZBERG)
Peran Informasional: menerima dan mengkomunikasikan
informasi
Desiminator: menyalurkan informasi kepada yang
membutuhkan (informasi yang dikirimkan dapat saja telah
ditafsirkan oleh manajer ybs.)
Monitor: mencari dan menerima informasi
Spoke person: menyampaikan tentang kebijakan strategi serta
rencana perusahaan
11

12. PERAN MANAJER (MINTZBERG)
Peran Pengambilan Keputusan: menentukan pilihan &
mengambil tindakan
Entrepreneurs: mencari peluang bisnis untuk memulai proyek baru atau
proyek perbaikan untuk perubahan
Disturbance Handler: mengambil tindakan koreksi bila terjadi penyimpangan
Resources Allocator : menentukan alokasi sumber daya, menyusun jadwal
dan anggaran, menentukan prioritas
Negosiator: melakukan proses negosiasi (kontrak, penjualan, pembelian,
anggaran)
12

13. PERAN MANAJER MODERN ULRICH, 1997
A Multiple-Role Model for Human Resources
Management
Manager as Business partner includes:
Strategic partner
Administrative expert
Employee champion
Change Agent
Two Dimensional:
People - process
Operational - strategic
13

14. PERAN MANAJER MODERN ULRICH, 1997
Strategic Partner:
Activity: Aligning HR & business strategy: “Organizational
diagnosis”
Outcome: Executing strategy (interaksi yang konsisten
antara individu dengan perencanaan strategi)
Role: Management of Strategic Human Resources
Administrative Expert:
Activity: Reengineering Organization Process: “Shared
services”
Outcome: Building an efficient infrastructure (“re-engineering”
proses kerja dan “managing” infrastruktur)
Role: Management of Firm Infrastructure
14

15. PERAN MANAJER MODERN ULRICH, 1997
Employee Champion:
Activity: Listening & responding to employees: “Providing
resources to employees”
Outcome: Increasing employee commitment & capability
Role: Management of Employee Contribution
Change Agent:
Activity: Managing transformation and change: Ensuring
capacity for change
Outcome: Creating a renewed organization (pengembangan
“trust”, pemecahan masalah dan perencanaan program
pelaksanaan)
Role: Management of Transformation and Change
15

16. PERAN MANAJER MODERN ULRICH, 1997
16

17. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Penetapan Tujuan: Proses paling awal, tujuan: spesifik,
menantang, realistik (bisa dicapai), terukur, berbatas waktu
 Perencanaan: Pemilihan informasi dan asumsi tentang keadaan di
masa datang untuk merumuskan kegiatan dalam mencapai tujuan
 Pengorganisasian: Koordinasi sumber daya: rentang kendali,
hierarkhi, kesatuan komando
 Pengarahan: Mobilisasi sumber daya dalam satu kesatuan sesuai
arah yang ditetapkan dalam tujuan
 Pengendalian: Memeriksa bahwa organisasi bergerak sesuai arah
yang telah ditetapkan: pengukuran kinerja, pembandingan dengan
standar, tindakan perbaikan
20

18. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
INPUT OUTPUT
PROSES
21

19. Bagaimana Rasanya Menjadi Manajer ?
 Jane adalah seorang General Manager pada sebuah hotel
berbintang 5.
 07.30 : Jane tiba di ruang kerja & mulai menyusun jadwal kerja
hariannya
 07.37 : Seorang Manajer Pemasaran, Morgan, berhenti di ruangan
Jane untuk mendiskusikan tindak lanjut acara makan malam dengan
perwakilan Travel Agent yang akan menjadi rekan bisnisnya. Mereka
meninjau analisis biaya-manfaat dari proposal perancangan Sistem
Booking online & penawaran paket wisata.
 07.45 : Sekretaris Jane, Patrice, memberi isyarat pada Jane untuk
mengangkat telepon dari bagian Operasional : “Jane, ada kerusakan
pipa air di Grand Ballroom, sebuah pipa patah & menyebabkan
kerugian sebesar Rp 50 juta. Segala sesuatu akan kembali pulih
dalam waktu 3 hari, saya pikir Anda harus tahu.”
22

20. Bagaimana Rasanya Menjadi Manajer ?
 08.00 : Patrice membawa masuk surat-surat. Dia juga meminta
instruksi untuk mengetik laporan yang diberikan Jane kemarin.
 08.14 : Jane mendapat telepon dari Manajer Akuntansi untuk
membalas teleponnya pada hari sebelumnya. Mereka mendiskusikan
persiapan laporan keuangan yang akan dipresentasikan ke jajaran
Direksi.
 08.25 : Mrs. Nancy, seorang pelanggan hotel diantar masuk. Dia
mengeluh bahwa salah seorang staf penjualan telah salah
memperlakukan karyawannya & sesuatu harus dilakukan. Jane harus
menyusun kembali jadwalnya & menyelidiki keluhannya.
 09.00 : Jane kembali pada surat-surat. Sebuah surat datang dari
seorang pelanggan yang marah. Jane mendiktekan sebuah balasan
yang membantu & menenangkan.
23

21. Bagaimana Rasanya Menjadi Manajer ?
 09.15 : Jane menerima telepon dari Larry, Manajer Personalia,
melaporkan bahwa tingkat turnover karyawan semakin tinggi karena
reward yang diberikan kepada karyawan kurang bersaing dengan
hotel-hotel lainnya.
 ...
 Peran apa saja yang dilakukan Jane?
 Fungsi apa saja yang dilakukan Jane?
24

22. Rewards and Challenges of Being A Manager
Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 25

23. EVOLUSI SISTEM MANAJEMEN
1. Management by control (of performance)
Change is slow
System and procedure manuals
Financial control
2. Management by exploration
Change are accelerated, but the future could be predicted
Operations budgeting
Capital budgeting
Long range planning
3. Management by anticipation
Discontinuities of changes
While rapid, changes are slow enough to permit timely anticipation
and response
Periodic strategic planning
Strategic posture management
4. Management by flexible/rapid respond
Changes develop too rapidly to permit timely anticipation
Strategic issue management
26

24. EVOLUTION OF MANAGEMENT THEORY
Classical Management Theory
Classical
Assumption: People are part of or exist due to
machine/equipment. People are economic
rational
Neo-Classical Management Theory
Modern
Assumption: People are psycho-social
Modern Management Theory
Assumption: People are part of a group.
Post-
Organization is an open system
Modern
27

25. TEORI MANAJEMEN KLASIK
Classical Industrial Revolution (UK)
Management
Theory Taylor - Scientific
Management
Division of work, time
Assumption: People are part
of or exist due to machine/ study, One Best Method
equipment. People are
economic rational
Fayol – Administrative
theory
Weber – Theory of
Bureaucracy
28

26. TEORI MANAJEMEN KLASIK
Revolusi Industri (1780 - Inggris): permasalahaan pada
industri
Permasalahan:
Subsitusi tenaga manusia oleh mesin  kapasitas pabrik
Perluasan Persoalan pasar  Perluasan daerah jajahan
Pertumbuhan perusahaan dan akumulasi sumber daya
Kurang manajer dan tenaga trampil
Organisasi dan Manajemen  Kompleks
Teori manajemen klasik: Organisasi Mekanistik
Karakteristik: Sentralisasi tinggi, Spesialisasi tugas, Disiplin,
Aturan, Supervisi ketat
29

27. TEORI MANAJEMEN KLASIK
Pemikiran awal: Charles Babbage (Profesor Matematik -
Inggris)
Prinsip ilmiah:
Pembagian tugas: setiap pekerjaan harus dipecah sehingga
keterampilan yang terlibat dapat dipisahkan
Spesialisasi pekerjaan: efisiensi penggunaan tenaga kerja
Lintas assembli modern: karyawan bertanggung jawab atas
tugas repetitif yang berbeda dan spesialistis
30

28. LATAR BELAKANG PENEMUAN
Pidato presiden Roosevelt Penelitian di Scientific
“Efisiensi Negara” Bethlehem Steel
Manajemen
Peningkatan Produktivitas
Peningkatan Penurunan jumlah Penurunan Biaya Penurunan Harga Peningkatan jumlah
pendapatan pekerja pekerja Produksi Produk permintaan
Revisi target produksi
Perencanaan dan
pengendalian
Peningkatan skill pekerja Penambahan jumlah Penetapan sistem insentif Evaluasi Metode Kerja
lama pekerja
Proses Beban Waktu
Pelatihan dan Seleksi dalam Rekruitment Kerja kerja Kerja
pengembangan

29. 4 prinsip Scientific Management Taylor
1. Mengganti metode kerja praktis dengan metode kerja yang
dirancang dan dikembangkan berdasarkan hasil studi dan
analisis secara ilmiah  standar kerja yang lebih baik
2. Secara ilmiah memilih, melatih, dan mengembangkan potensi
setiap pekerja  menempatkan pekerja pada pekerjaan
yang tepat
3. Membangun komunikasi dan kerja sama antar para pekerja
(adanya kebersamaan)  evaluasi pelaksanaan standar
kerja
4. Pembagian tugas yang jelas antara manajer dan pekerja 
perencanaan dan pengendalian dapat dilakukan dengan
maksimal

30. TEORI MANAJEMEN KLASIK
Administrative Management Theory: FAYOL (Industrialis Perancis,
1916)
Administration Industrielle Generale: 5 elemen administrasi:
Planning, Organization, Command, Coordination, Control
Prinsip Manajemen:
1. Pembagian tugas: spesialisasi tugas
2. Kekuasaan dan tanggung jawab:
Kekuasaan: hak memberikan perintah dan kekuatan untuk menjamin
kepatuhan
Kekuasaan harus diimbangi dengan tanggung jawab
3. Disiplin: supaya aktivitas bisnis berjalan lancar
35

31. TEORI MANAJEMEN KLASIK
Prinsip Manajemen:
4. Kesatuan perintah: perintah dari seorang atasan
5. Kesatuan pengarahan : aktivitas-aktivitas serupa
dikelompokkan di bawah seorang pemimpin
6. Subordinasi kepentingan pribadi: kepentingan pribadi
dibawah kepentingan organisasi
7. Remunerasi: gaji harus adil dan memberikan kepuasan
kepada karyawan dan perusahaan
8. Sentralisasi: pengambilan keputusan, wewenang
9. Rantai skalar: rantai kekuasaan dari kekuasaan tertinggi
sampai terendah
10. Keteraturan: posisi orang harus diatur (a place for everyone
and everyone in his place)
11. Keadilan: gaji, status, fasilitas
36

32. TEORI MANAJEMEN KLASIK
Prinsip Manajemen:
12. Stabilitas: karyawan perlu menyesuaikan diri pada tugas &
lingkungannya
13. Insitiatif : karyawan bebas mengeluarkan pendapat
14. Esprit de corps: spirit teamwork, pemeliharaan hubungan
personil
Karakteristik Organisasi:
Struktur piramida, Implementasi rantai skalar
Pembatasan rentang kendali
Pendelegasian kekuasaan
37

33. TEORI MANAJEMEN KLASIK
Model Birokratis: Weber (sosiologi modern, akhir abad ke 19)
Gagasan:
Organisasi Birokratis  Read tape and inefficiency
Kekuasaan resmi dan legal
Posisi seseorang diorganisasikan menurut hirarkhi
kekuasaan
Organisasi diatur dan dioperasikan berdasarkan peraturan
Penugasan didasarkan pada kompetensi teknis
Kompensasi dalam bentuk gaji tetap
38

34. Weber’s Ideal Bureaucracy
Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 39

35. NEO-CLASSICAL MANAGEMENT THEORY
Neo-Classical Mayo - Hawthorne
Experiment (1924)
Management Human relation
Theory Behavioral approach:
Maslow – Hierarchical
Assumption: People are needs
psycho-social
Mc Gregor – Theory X&Y of
human
Herzberg – Two factor
theory
Leadership Theory:
Likert, Lewin, Hersey &
Blanchard’s, Managerial
Grid
42

36. TEORI MANAJEMEN NEO-KLASIK
Menyempurnakan pendekatan klasik dalam hal perhatian
terhadap manusia
Tujuan organisasi tidak saja meliputi efesiensi-ekonomis,
tetapi mencakup mencakup pula kepuasan manusia
Asumsi: Teori manajemen ilmiah (karyawan adalah mahluk
rasional – ekonomis)
43

37. Relay Assembly Test Experiments
1927-1929
 Western Electric wanted more information
 Harvard researchers brought in to analyze the results – Elton Mayo & Fritz Roethlisberger
 Group of 6 Women – (5) Assemblers and (1) Layout Operator
 One Observer – Explained every incremental change and recorded results
 Manipulated factors of production to measure effect on output:
 Pay Incentives
 Length of Work Day & Work Week
 Use of Rest Periods
 Company Sponsored Meals
 Management Visits / Special Attention
 Result – Most changes resulted in higher output and reported greater employee satisfaction
 Conclusions:
 Experiments yielded positive effects even with negative influences – workers’ output will
increase as a response to attention
 Strong social bonds were created within the test group. Workers are influenced by need for
recognition, security and sense of belonging

38. TEORI MANAJEMEN NEO-KLASIK
Kecenderungan Kearah Hubungan Antar Manusia: Elton
MAYO (Eksperimen Hawthorne,1924)
Studi: hubungan antar tingkat pencahayaan (iluminasi) ruangan
kerja dengan produktivitas (efisiensi) kerja karyawan
Efek Hawthorne: pengaruh kinerja karyawan dengan situasi
kerja
Barnard: Peran individu pada lingkungan kerja
Keinginan individu untuk berkontribusi  Compliance (pekerja
mengorbankan kepentingan pribadi) dengan diberikan insentif
(finansial dan non finansial)
Zone of diffirrence: daerah dimana perintah akan ditaati
Struktur organisasi: sistem komunikasi dan struktur pengambilan
keputusan
45

39. TEORI MANAJEMEN NEO-KLASIK
Pendekatan Behavioral:
Mc. GREGOR: Teori Pandangan terhadap Manusia (teori X dan teori Y)
MASLOW: Hierarkhi Kebutuhan (Physical need, Safety need, Social need,
Esteem need dan Self actualization need)
HERZBERG: Teori dua faktor (Hygiene factor dan Motivator)
Rensis LIKERT: Sistem 4
46

40. TEORI MANAJEMEN NEO-KLASIK
Theory of human types (McGregor)
47

41. TEORI MANAJEMEN NEO-KLASIK
Hierarchy of human needs (Maslow)
Challenging job, creative task
Self demands, achievement in work
actualization
High status job title, responsibility,
Esteem important job
Social Compatible work group,
friendships at work
Safety Safe working condition, Job
security
Physical Basic salary, working
condition
Level of human needs Human needs in
workplace
48

42. TEORI MANAJEMEN NEO-KLASIK
Two factors “motivator” theory (Herzberg)
Feel satisfy Feel not satisfy
No dissatisfaction Dissatisfaction
Work satisfaction factors: Work dissatisfaction factors :
• Achievement recognition •Company policy
•Responsibility •Method of evaluation & control
•Involvement, opportunity to •Working condition, safety feeling
improve •Human relation (vertical,
•Challenge horizontal)
•Growth, development •Wage, position
Motivator (Satisfier): Hygiene factor (dissatisfier):
Factors related to job content Factors related to job context
49

43. TEORI MANAJEMEN NEO-KLASIK
Two factor “motivator” theory (Herzberg)
Motivator Theory and Maslow’s hierarchical
needs
Motivator
factors
Self
actualization
Esteem need
need
Social need
Safety need
Physical Hygiene
need factors
50

44. TEORI MANAJEMEN NEO-KLASIK
Rensis LIKERT: Sistem 4
Sistem 1: Exploritave Authoritative
Pemimpin menentukan dan memerintahkan semua hal
Standard, metode dan hasil kerja ditentukan pimpinan
Kegagalan mencapai tujuan yang ditetapkan oleh pimpinan,
diancam dengan hukuman
Sistem 2: Benevolent Authoritative
Pimpinan masih tetap sumber keputusan dan perintah, tetapi
bawahan diperbolehkan memberikan komentar
Bawahan memperoleh sejumlah kebebasan untuk
menyelesaikan tugas dalam batas-batas (limitasi) yang telah
ditentukan
51

45. TEORI MANAJEMEN NEO-KLASIK
Rensis LIKERT: Sistem 4
Sistem 3: Consultative
Pimpinan mengambil keputusan dan mengeluarkan perintah
setelah didiskusikannya dengan bawahan
Pimpinan dapat memutuskan bagaimana melaksanakan
tugas mereka
Sistem 4: Participative
Tujuan dan keputusan-keputusan yang berkaitan dengan
tugas ditentukan secara bersama-sama dalam kelompok
52

46. INTRODUCTION
MODERN MANAGEMENT THEORY
Modern Management Quantitative approach
Theory System approach
Assumption: People are
part of a group.
Organization is an open
system
53

47. TEORI MANAJEMEN MODERN
Pendekatan Kuantitatif:
Metoda OR: merubah persoalan manajemen menjadi metode
kuantitatif
Tujuan:
Mencari jawaban bagaimana sumber daya yang terbatas
seharusnya dialokasikan untuk mencapai tujuan
manajemen
Menunjukkan alternatif optimum
Instrumen OR: Model (representasi dari suatu keadaan,
objek atau sistem, baik yang sudah ada ataupun yang masih
berbentuk gagasan)
Fungsi model:
Mempelajari perilaku sistem untuk memperbaiki hasil
kerjanya
Mencari struktur sistem yang ideal
54

48. TEORI MANAJEMEN MODERN
Pendekatan Kuantitatif:
Jenis Model:
Model Kompleks: Representasi sistem yang akurat Pemecahan
sukar diperoleh
Model Sederhana: Representasi sistem yang kurang akurat
Pemecahan mudah diperoleh
Langkah-langkah pendekatan manajemen science :
1. perumusan masalah dengan jelas dan terperinci
2. penyusunan model matematika dalam pengambilan keputusan
3. penyelesaian model
4. pengujian model atas hasil penggunaan model
5. penetapan pengawasan atas hasil
6. pelaksanaan hasil dalam kegiatan implementasi
55

49. TEORI MANAJEMEN MODERN
 Pendekatan Kuantitatif:
 Contoh-contoh penerapan :
 Penjadwalan penerbangan pesawat dan krunya.
 Keputusan memilih lokasi yang tepat untuk menempatkan
fasilitas baru seperti gudang atau pabrik.
 Mengatur aliran air pada waduk.
 Mengidentifikasi pengembangan jalur di masa depan pada
industri telekomunikasi.
 Menentukan kebutuhan informasi dan system yang tepat untuk
menyediakan pelayanan kesehatan.
 Mengidentifikasi dan memahami strategi-strategi yang diambil
oleh perusahaan untuk sistem informasinya.
56

50. TEORI MANAJEMEN MODERN
KATZ & MANN:
Organisasi: Sistem terbuka yang menyesuaikan diri terhadap
lingkungan
5 Sub-sistem Organisasi:
Produksi: fabrikasi dan distribusi
Pemeliharaan: stabilitas dan prediktabilitas
Batasan: transaksi dengan lingkungan (marketing, advertising)
Adaptatif: rencana
Manajerial: koordinasi (sub sistem lain dan sumber eksternal),
resolusi konflik
57

51. TEORI MANAJEMEN MODERN
Pendekatan Sistem:
Sistem: kesatuan, bukan jumlah dari bagian-bagiannya,
sehingga membentuk totalitas dengan karakteristik tertentu
Karkteristik sistem tergantung pada kualitas dan keterkaitan di
antara bagian-bagiannya.
Fungsi sistem dapat menunjukkan karakteristik sistem
Kemampuan pendukung:
Kemampuan: Basic knowledge of facts, Basic knowledge
of principles, Ablility to analyze, Ability to evaluate
Kualitas: Kreativitas, Imajinasi, Sense of reality, Kualitas
Helicopter
58

52. The Organization as an Open System
Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 59

53. MANAJEMEN STRATEGIS
Manajemen strategis adalah:
Suatu seni dan ilmu dari pembuatan (formulating),
penerapan (implementing),dan evaluasi (evaluating)
keputusan-keputusan strategis antar fungsi-fungsi yang
memungkinkan sebuah organisasi mencapai tujuan-
tujuan masa datang.

54. Tahapan Manajemen Strategik
Audit Eksternal
Buat Membangun
Mem- Membangun Policy Menilai
Evaluasi &
bangun Objektif & Alokasi
Jangka & Evaluasi
Visi Memilih Kebijakan SD
Panjang Kinerja
strategi tahunan
Audit Internal
Formulasi Strategi Implementasi Evaluasi

55. Download slide di http://rumah-belajar.org
62