Mejoras en la productividad logística mediante negociación online

MEJORAS EN LA PRODUCTIVIDAD LOGÍSTICA
MEDIANTE NEGOCIACIÓN ONLINE

Rafael Trucios Maza

Gestión de compras y abastecimiento
La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso
de adquisición y almacenamiento de productos que
pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas,
etc, desde los proveedores hasta el cliente.

La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso de
adquisición y almacenamiento de productos que pueden ser
materias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde los
proveedores hasta el cliente.

Gestión de compras y abastecimiento

Nuevo enfoque hacia la integración del aprovisionamiento
a la estrategia global de la empresa.
Existe la necesidad de su diseño sea flexible, sincronizada
con los sistemas de producción, control y reducción de
costos y desarrollo de herramientas analíticas y de
control para el logro de objetivos.

Objetivos de compras

Continuidad del abastecimiento
Negociar precios convenientes
Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros
Definir nivel de inventarios evitando rotura de stocks y mermas
Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro
en función a nuevos procesos productivos
Mantener costos de adquisición y mantenimiento de stocks a
niveles adecuados, acorde a la estructura de operación

Acciones

Desarrollar la estrategia de compras
Implementar la estrategia de compras
Seguimiento de actividades
Medición de objetivos

Mejoras en la productividad logística mediante negociación online Rafael Trucíos M.

KPI´s en nuestra gestión

Tiempo – Plazo de entrega
Planificación - Optimizar el flujo de materiales
Stock - Disminuir el nivel de inventarios
Calidad – En el servicio
Costos – Obtener mejores precios en nuestras
adquisiciones (sin sacrificar calidad y garantía)

¿Quién es responsable?

¿A quien necesito?

¿Dónde están mis proveedores?

Socio Estratégico de Negocios


Socio Estratégico –> Abastecimiento Estratégico

• Redefinir • Introducir cambios en el
especificaciones con proceso de compras (ej.
clientes internos TI, e-procurement)

Ámbito Interno

Ámbito Externo
• Ampliar la base
de proveedores
• Realizar cambios en - cantidad
la relación con los - geografía
proveedores
• Negociar mejores
términos de compras
>>> Acción: Calificar SEN


Generar portafolio de proveedores pre-calificados

• Identificación de criterios • Identificación de criterios • Identificación de criterios
básicos para identificación de de aceptabilidad para precalificación
proveedores

• Generar lista de proveedores • Análisis de información • Pedidos de información
- actuales pública específicos
- alternativos • Envío de RFI • Visitas y reuniones con los
- no tradicionales clientes

¿Qué estamos comprando? - ¿A quien?


Visión de compras

Desarrollo de Proveedores
Los proveedores mejoran más cuando los clientes son exigentes y sistemáticos.


Objetivos

Dimensión Objetivos Métrica Áreas potenciales de negociación

Precio Reducción del precio % reducción en costo total Descuento por volumen
de abastecimiento Descuentos por ítems / Promociones
Soluciones integrales (producto y servicio)
Compra de materia prima por organización
Costos de transporte
Términos de pago

Oferta Cumplir con entregas % entregas a tiempo Tiempo de entrega
programadas Frecuencia de entrega
Mínimo volumen por entrega
Tipo de equipo de transporte

Mantener bajos inventarios Rotación de mercadería Inventarios en consignación
Mantenimiento del proveedor del inventario

Productos / Cumplir con los requerimientos Productividad Especificaciones de desempeño
Servicios / de calidad Rediseño del producto / servicio
Especifica- Modularidad de componentes
ciones Envases
Soporte técnico


Esquema inicial

Analizar
respuestas Acuerdo
contractual
¿ Aceptable ?

Desarrollar
Generar y Negociación
Plan de
distribuir RFQ
Negociación
Obtener
información
adicional
Feedback a Eliminar proveedores
proveedores no competitivos

Acabas de homologar a tus proveedores con sólo seguir las
pautas del abastecimiento estratégico

Proceso de abastecimiento tradicional

Volumen de Tratamiento Tipo de
Compras Diferenciado Negociación
$
Productos Contratos
80% 5% Servicio Fijación de Precios
Críticos
Frecuencia de Consumo
Productos Servicio + Plazo Determinado
15% 15% Estratégicos Precio
Basado en:
5% 80% Productos Concurso de Precios
Precio
Varios Compras históricas
Q
Nro. Proveedores
Número de Ítems
y carga administrativa


Proceso tradicional aplicando ebusiness

Volumen de Tipo de
Compras Negociación e-business

$
Contratos Reaprov. Electrónico
80% 5% Fijación de Precios Integrando Información
Frecuencia de Consumo electrónica
Plazo Determinado Envío/Aceptación OC - CAP
15% 15%
Basado en:
5% 80% Concurso de Precios Subasta Electrónica
Compras históricas
Q
Nro. Proveedores
Número de Ítems


Concursos de Precios Tradicional

Imprimir
Usuario Generar Petición de
Requerimiento Oferta Responden Ofertas
Opciones actuales
Scaneo de Fax de Petición
Crea Petición
Petición de de Oferta 1.-Fax
de Oferta

Mail Petición Confirmación
2.-Mail
de Oferta telefónica
3.-Courier

Tipeo de 4.-Blackberry
Ofertas messenger

Recepción de
documento
Evaluación de
Ofertas

Colocación de
O/C
Envio de mail o fax
Proveedor

Flujo de Abastecimiento utilizando medios electrónicos

Proveedor
ERP
Compras
Usuario Responde Ofertas

PROV X

PROV Y
Integración con
Sistema Comercial.
PROV Z
WEB del cliente
ERP Emarket place

Compras
ERP Proveedor

b2b
Cliente Proveedor

Automatización de procesos

B2B

CLIENTES Integración a la Cadena de Valor PROVEEDORES

Registro online de proveedores
Envío de Cotizaciones – RFQ´s
Recepción de Ordenes de Compra
Envío de Guías y Facturas
Visualización de Estado de Facturas
Impresión de Comp. de Retención
Opción de Financiamiento (e-factoring)

Principales Beneficios

1. Disminución de precios y tiempo: negociación con los proveedores.
2. Reducción del costo de ordenar: simplificación y desburocratización.
3. Disminución de errores, por la disminución del componente manual.
4. Disminución del tiempo del ciclo de compra, facilitando la comparación de
productos en un catálogo homogéneo, la verificación del precio y la
disponibilidad.
5. Reducción de inventarios: mayor coordinación con los proveedores.
6. Liberación de tiempo del encargado de Compras; puede dedicarse a tareas
de valor estratégico: negociar con proveedores.
7. Mayor transparencia en el proceso: descentralización y mayor información
disponible.
8. Mayor control de proveedores y empleados: transacciones únicamente con
proveedores autorizados, reduciendo así las compras fuera de contrato.


Proceso tradicional aplicando ebusiness

Volumen de Tipo de
Compras Negociación e-business

$
Contratos Reaprov. Electrónico
80% 5% Fijación de Precios Integrando Información
Frecuencia de Consumo electrónica
Plazo Determinado Envío/Aceptación OC - CAP
15% 15%
Basado en: Subasta Electrónica
5% 80% Concurso de Precios
Compras históricas
Q
Nro. Proveedores
Número de Ítems


Subasta Electrónica
Es una convocatoria a empresas, para la compra o
venta de bienes o servicios de mediante una
negociación online.

La objetivo final de una subasta electrónica es la
generación de ahorros o ganancias importantes
mediante procesos totalmente transparentes y
auditables.

Subasta Inglesa Inversa

Esta Subasta es utilizada para la
adquisición de un bien o servicio.
Partiendo de un precio base, el
postor ganador es aquel que realiza
la puja más baja. La subasta
permanece abierta durante un
tiempo determinado, una vez
finalizado el tiempo de la subasta,
esta se cierra y se da a conocer el
ganador de la misma.

Cuando la diferencia de las propuestas (precios) es < al 10% es
sugerido usar esta modalidad de subasta


Ejemplos – Subasta Inglesa Inversa

Producto o Servicio Precio Base Precio Final Ahorro Ahorro %

Cisternas y Tanques Elevados S/. 70,000.00 S/. 42,000.00 S/. 28,000.00 40.00%

Tarjetas PVC - Línea de Crédito S/. 35,274.52 S/. 21,360.00 S/. 13,914.52 39.45%

Formatería S/. 120,914.90 S/. 77,114.00 S/. 43,800.90 36.22%

Folletería Un Color S/. 636,946.39 S/. 475,000.00 S/. 161,946.39 25.43%

Pernos y afines $310,000.00 $235,000.00 $75,000.00 24.19%

Obra Agencia Gamarra S/. 3,030,000.00 S/. 2,370,000.00 S/. 660,000.00 21.78%

Gorros Merchandising de Agencia S/. 45,336.23 S/. 38,330.00 S/. 7,006.23 15.45%

Folletería Full Color y Marketing S/. 704,014.27 S/. 600,000.00 S/. 104,014.27 14.77%


Subasta Holandesa Inversa

adquisición de un bien o servicio.
Se inicia con un precio determinado,
inferior a todas las ofertas, y el
subastador va subiendo por etapas.
Gana el postor que primero acepta
un precio.

Cuando la diferencia de las propuestas (precios) es > al 12% es
sugerido usar esta modalidad de subasta


Subasta Holandesa Inversa - Ejemplos

Producto o Servicio Precio Base Precio Tope Precio Final Ahorro Ahorro %

Ups Transformadores Estabilizadores y Baterías para Ups S/. 101,965.07 S/. 160,100.00 S/. 101,965.07 S/. 58,134.93 36.31%

Mantenimiento Preventivo de Aire Acondicionado S/. 316,082.77 S/. 402,798.57 S/. 316,082.77 S/. 86,715.80 21.53%

Servicio de Recarga de Extintores S/. 65,291.31 S/. 82,000.00 S/. 65,291.31 S/. 16,708.69 20.38%

Obra Agencia Huaraz II S/. 944,376.15 S/. 1,180,000.00 S/. 944,376.15 S/. 235,623.85 19.97%

Obra Agencia Cajamarca S/. 1,250,621.64 S/. 1,500,000.00 S/. 1,302,188.30 S/. 197,811.70 13.19%

Útiles de Oficina S/. 280,404.99 S/. 320,000.00 S/. 280,404.99 S/. 39,595.01 12.37%

Servicio de Agentes de Vigilancia Red de Agencias S/. 4,355,366.63 S/. 5,223,842.06 S/. 4,627,500.69 S/. 596,341.37 11.42%

Obra CC. Piura S/. 500,434.12 S/. 599,000.00 S/. 530,619.59 S/. 68,380.41 11.42%


Subasta Inglesa Directa

Esta Subasta se emplea para la
venta de algún producto o servicio.
Consiste en partir de un precio
base y los postores deben ingresar
sus ofertas de forma ascendente,
ganando quien ofrezca el precio
mayor.


Subasta Inglesa Directa - Ejemplos

Producto o Servicio Precio Base Precio Final Ganancia Ganancia %

CAMIONETA JEEP CHEROKEE SPORT $5,000.00 $9,700.00 $4,700.00 94.00%
Cajeros S/. 1,000.00 S/. 1,850.00 S/. 850.00 85.00%
CAMIONETA PICK UP $8,500.00 $14,100.00 $5,600.00 65.88%
Baja de Activos Almacén Canta Mobiliario S/. 2,000.00 S/. 2,900.00 S/. 900.00 45.00%
CAMIONETA MITSUBISHI L200 4X4 2.5 C/D TD GL M/T $8,500.00 $11,700.00 $3,200.00 37.65%


Subasta Holandesa Directa

venta de un bien o servicio.
Se inicia con un precio determinado,
superior a todas las ofertas, y el
subastador va bajando por etapas.
Gana el postor que primero acepta
un precio.


Producto o Servicio Precio Tope Precio Base Monto Final Ganancia %

Venta de Refiles y Mermas de Etiquetas S/. 68,250.00 S/. 54,600.00 S/. 55,650.00 1.92%

Venta de Materiales Plásticos Reciclados Paquete I
S/. 14,150.00 S/. 12,800.00 S/. 14,150.00 10.55%
(Polietileno Tereftalato )
Venta de Materiales Plásticos Reciclados Paquete II
S/. 49,800.00 S/. 44,400.00 S/. 49,800.00 12.16%
(Polipropileno de alta densidad)
Venta de Materiales Plásticos Reciclados Paquete IV
S/. 4,800.00 S/. 4,350.00 S/. 4,800.00 10.34%
(PVC compactado)


Subasta Sobre Cerrado

Esta Subasta es aquella en la que los
postores presentan su oferta en una
sola ocasión.
El ganador es quien presente la mejor
oferta para el Cliente.

Esta modalidad permite no mostrar la
cantidad de postores que compiten,
así como mantener oculto quien ha
sido el postor ganador.
Cuando la diferencia de las propuestas es muy alejada se
puede usar este modalidad de adquisición


Subasta Sobre Cerrado - Ejemplos

Producto o Servicio Precio Base Precio Final Ahorro Ahorro %

Sobre Cerrado_Serviciode Fumigación_MIBANCO S/. 67,000.00 S/. 36,078.70 S/. 30,921.30 46.15%
MEDIDORES ELECTRÓNICOS TRIFÁSICOS $327,272.77 $245,605.00 $81,667.77 24.95%
CABLES DE CONTROL Y DE USO INDUSTRIAL $370,586.98 $319,645.41 $50,941.57 13.75%
MEDIDORES ELECTRÓNICOS MONOFÁSICOS $136,348.75 $119,925.00 $16,423.75 12.05%
TRANSFORMADORES DE CORRIENTE PARA BT CON BARRA PASANTE $43,519.08 $38,732.00 $4,787.08 11.00%
OBRAS CIVIL CHANCAY TANQUE DE COMBUSTIBLE - COPEINCA $85,000.00 $79,815.00 $5,185.00 6.10%
PASTORALES DE ACERO GALVANIZADO $138,409.95 $130,000.00 $8,409.95 6.08%
INSULADO DE E/P ALEJANDRA, CRISTINA Y MATTY $180,000.00 $172,500.00 $7,500.00 4.17%
MEDIDORES ELECTRÓNICOS TRIFÁSICOS $287,307.00 $277,581.69 $9,725.31 3.38%


Revisemos

Notificaciones a contribuyentes
• Papel continuo para emisión de OP
• Papel bond para notificaciones coactivas

Emisión de Impuesto Predial y Arbitrios
• Impresión y Formatos contínuos para PU, HR y DJ
• Servicio de courier con ensobrado y etiquetado

Papeletas de transito / Impuesto vehicular
• Formatos con código de barras
• Impresión y formatos continuos del Imp vehicular

Oficina
• Desde 135 a 210 bidones de 20 lt mensuales
• Útiles de oficina

Beneficios frente a la negociación
tradicional

AHORRO DE COSTES
Básicamente asociado a subastas, mayor
transparencia
Ya de salida (fase RFQ) se mejoran precios
respecto a negociación tradicional
PROCESO OPTIMIZADO
Basado en best practices
Ahorro de tiempo y esfuerzo
Independiente del tiempo y lugar (Internet)
Eliminación tareas que no aportan valor
AUTODOCUMENTACION
Unificación de respuestas proveedores
Registro de todo lo que pasa alrededor de
la negociación
Acceso al histórico


Pasos para ejecutar una Subasta
Electrónica

1. Identificación del Producto y/o Servicio a Subastar.
2. Selección de postores a participar.
3. Envío de Carta de Invitación:
- Bases detallando las especificaciones técnicas y reglas.
- Cronograma de la Subasta.
4. Consultas y absolución a las interrogantes de los postores
5. Recepción de las propuestas técnicas y económicas.
6. Evaluación de las propuestas técnicas por parte del Cliente.
7. Envío de cuadro comparativo con las propuestas económicas.
8. Definición de Modalidad de subasta a emplear
9. Capacitación a los postores.
10. Ejecución de la Subasta Electrónica.
11. Envío de Informe Final


Invitación a la
subasta


MITOS, ERRORES Y SOLUCIONES

“VALORAMOS A NUESTROS PROVEEDORES MAS QUE POR EL PRECIO”
Entendemos la subasta como una fase posterior a una RFQ
Existen subastas que admiten criterios no precio, tanto numéricos como no
numéricos
“EN ESTE MATERIAL CONCRETO TENEMOS MUY POCOS PROVEEDORES”
Uso de la Subasta Holandesa
“LOS PROVEEDORES BAJAN TANTO QUE DUDAMOS QUE PUEDAN
CUMPLIR”
Buenas especificaciones, cualificación de proveedores, formación
“CULTURALMENTE, NO ESTAMOS PREPARADOS PARA LAS SUBASTAS”
Temores: al cambio, a perder el control, incluso a parecer poco
competentes

Nuestra
Confianza

Nº MITO VERDAD
1 Es intangible Es real y se puede medir

2 Se construye despacio Se construye o destruye muy
rápido
3 Es independiente a otras áreas Es integral a otras áreas
4 Depende de la situación Se confía o no. No hay
término medio
5 Se reconstruye Es difícil y complicado
6 Es peligroso confiar Es más peligroso desconfiar

ETAPAS DE IMPLEMENTACIÓN
DE ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO

2
Refinar
estrategia de
abastecimiento

• Refinar la aplicabilidad
de las palancas de
1 abastecimiento 4 5 6
Refinar perfil Llevar a cabo Realizar
estratégico (gestión de Definir
del rubro proceso integración
requerimientos, proceso plan de acción
de selección operativa
de compras, mejorar
poder de compra y
• Desarrollar en detalle gestión de la cadena de • Verificar y realizar ajustes • Definir claramente los • Comunicar resultados del
las características del abastecimiento) a la aplicabilidad de la objetivos, métricas y proceso
rubro • Refinar los objetivos de estrategia de áreas potenciales de • Tratar temas operativos
• Confirmar los ahorro a ser logrados abastecimiento al negociación con los clientes finales y
requerimientos de los portafolio seleccionado • Encarar el proceso de con los proveedores
clientes – ¿qué se de proveedores negociación en forma
compra? • Desarrollar el plan de estructurada e iterativa
• Entender las 3 acción
Crear
características del portafolio - selección
mercado proveedor – de proveedores competitiva de
¿de quién se compra? proveedores
- desarrollo de
proveedores
• Determinar las
capacidades de los
proveedores
• Identificar proveedores
precalificados Monitoreo Estado de Avance


La conexión del liderazgo

Poder de negociación

YO
SEN

Desarrollo de Proveedores


CONCLUSIONES
EL USO DE LAS TIC ESTA ALINEADO CON LAS NECESIDADES DE LA LOGISTICA
ACTUAL
Ofrece una respuesta a cada necesidad concreta de negociación con
proveedores
Ahorros, mejora de procesos, autodocumentación – trazabilidad de la
negociación

LA NEGOCIACIÓN ONLINE VA MUCHO MAS ALLA DE LAS SUBASTAS INVERSAS
92% de negociaciones, tipo presupuesto / propuestas…
… aunque las subastas están totalmente orientadas hacia la reducción de
costes

FACIL IMPLEMENTACION / RESULTADOS A CORTO PLAZO
Sin cambios en los procedimientos, en pocas horas, resultados a corto plazo
Sin instalar software

NO SEA USTED EL FRENO: ¡PRUEBELO!

Finalmente

4 mensajes que transmite la negociación online :

Eficiencia

Negociación Transparencia
Online
Modernización

Ahorro


Casos de éxito


Gracias

@rtrucios

@ebizlatin

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