Presentació de la gestió documental. Més manuals a: http://www.exabyteinformatica.com

1. Más manuales en: http://www.exabyteinformatica.com/manuales-y-apuntes-freeware
(C) Roger Casadejús Pérez | http://www.exabyteinformatica.com/tienda/
Presentació de la gestió documental
En la recerca de donar a conèixer la gestió documental, no des de el punt de vista actual, sinó
aconseguint mostrar una mica el seu origen, podem comentar la importància que té
actualment dins i fora de les organitzacions públiques i privades. No només en l'ordenació i
correcte ús de les operacions d’arxiu, sinó també en facilitar la difusió de les fonts d’arxiu als
seus usuaris directes.
Poden enumerar una sèrie de conceptes relacionats amb la gestió documental que el que es
busca és situar-nos en el context del tema que tractarem al llarg d'aquest article.
Podem dir llavors que la gestió documental avarca el cicle de vida complet dels documents, és
a dir, el tractament seqüencial i coherent que es dóna als documents des de que es produeixen
o es reben en les diferents unitats fins al moment en què són eliminats o guardats, en funció
del seu valor testimonial o històric fins a una font paralèl·la al coneixement de la seva
trajectòria.
D'altra banda, es comenta que la gestió documental avarca des de l'elaboració dels documents
fins al seu servei, passant per la seva organització i descripció.
La gestió documental és un conjunt d'activitats administratives i tècniques amb tendència a la
planificació, gestió i organització de la documentació produïda i rebuda per les entitats, des de
el seu origen fins a la seva destinació final, amb l’objectiu de facilitar la seva utilització i
conservació.
Podem dir doncs, que la gestió documental consisteix, en el tractament i conservació que se'ls
hi dóna als documents, des de el principi del seu cicle de vida, és a dir, la producció del mateix,
fins a la seva eliminació o conservació permanent, tot això seguint les diverses etapes que
constitueixen el cicle de vida dels documents, i per descomptat respectant el principi d'ordre
original i el principi de procedència.
Per a qualsevol organització la gestió documental, és un gran repte, que tard o d'hora hauran
d'enfrontar, tret que vulguin ser organitzacions obsoletes i poc actualitzades. És un repte
difícil, ja que és necessari realitzar tasques com l’auditoria d'informació i gestió electrònica de
documents, entre d’altres, per a això molt poques persones estan capacitades.
La gestió documental o gestió de documents va ser concebuda a Estats Units, al voltant de la
dècada dels 50, i va ser molt acceptada en aquell moment i va ser reconeguda de forma oficial
a mitjans del segle XX. La gestió documental va revolucionar tota la pràctica d’arxivar
documentació que es realitzava fins llavors, ja que introdueix el cicle vital dels documents, la
qual cosa no es coneixia fins a aquest moment, demostra un camí, una interconnexió entre les
diverses etapes o procediments que s'apliquen als arxius personals o institucionals.
En finalitzar la segona guerra mundial com tots sabeu, es va produir una explosió d'informació
a causa de la recerca de superioritat tecnològica per part de varis països, principalment Estats
Units i l'extingida Unió Soviètica. Aquesta explosió va arribar a tal punt que varen sorgir

2. Más manuales en: http://www.exabyteinformatica.com/manuales-y-apuntes-freeware
(C) Roger Casadejús Pérez | http://www.exabyteinformatica.com/tienda/
problemes relacionats amb la gran quantitat de documents, de papers, que s'estaven produint,
és arran d'això que la gestió documental es va poder posicionar més ràpidament en el
epicentre de les organitzacions a Estats Units i d’altres països que patien d'excés de
documents, la qual cosa va permetre reduir i organitzar, tota aquesta documentació, partint
del cicle vital dels documents i respectant sempre el principi d'ordre original i el principi de
procedència.
Per implementar la gestió documental dins de qualsevol organització, és necessari comptar
amb un programa de gestió documental que ens permeti aconseguir aquesta transició sense
masses dificultats, per als treballadors, i per a l'organització.
En un programa d’implementació de gestió documental, es defineix el programa de gestió
documental com el conjunt d'instruccions en el s que es detallen les operacions per al
desenvolupament dels processos de la gestió documental a l'interior de cada entitat, tals com
la producció, recepció, distribució, tràmits d’organització, consulta, conservació i disposició
final dels documents.
És a dir, un programa de gestió documental pot ser entès com un conjunt d'instruccions que
se'ls indiquen a cada departament dins de l'organització, aquestes instruccions estan
relacionades amb la correcta implementació de les operacions d’arxiu que es realitzen a cada
departament, amb la finalitat de que en línies generals, si gestionen els documents d'igual
forma en els diferents departaments empresarials, faciliten així la gestió documental dins de
l'organització.
En implementar o elaborar un programa de gestió documental el que es busca és aconseguir
una sèrie d'objectius, entre els quals es poden esmentar:
· Tenir en compte la importància que tenen els documents d'arxius dins de qualsevol institució
pública o privada.
· Buscar la racionalització i control de la producció documental, basant-se en els procediments
d’arxiu, amb la finalitat d'evitar la producció de documents innecessaris o que documents
intranscendents siguin conservats per més temps del necessari o el reglamentari.
· Crear una metodologia en quant al tipus de materials i suports de qualitat que s'emprin,
destinada a la recerca de la preservació del medi ambient.
· Permetre la recuperació d'informació d'una forma molt més ràpida, efectiva i exacte.
· Aconseguir que els arxius siguin vistos dins i fora de l'organització com a veritables unitats
d'informació útils no només per complaure l'administració sinó també per a la cultura.
Per a la posada en marxa d'un programa de gestió documental és necessari tenir unes
consideracions bàsiques que podem resumir en tres tipus de consideracions:
· Administratives: s'enfoquen en la administració de l'empresa en aspectes com la
transparència, el aprofitament de materials i l'eficiència de l'administració.

3. Más manuales en: http://www.exabyteinformatica.com/manuales-y-apuntes-freeware
(C) Roger Casadejús Pérez | http://www.exabyteinformatica.com/tienda/
·Econòmiques: es refereix a l'avaluació de l'estalvi que genera la gestió de documents, en
evitar la conservació de documents innecessaris i a el bon ús dels recursos destinats a la gestió
documental.
· Diagnòstic: són necessaris una sèrie d'aspectes en quant al pla de creació d'aquest programa
de gestió documental, entre els quals cal destacar els requisits tècnics i els requisits
administratius. Entenem per diagnòstic com la cerca i identificació de problemes, oportunitats
i objectius, així com l'anàlisi i l'avaluació de les necessitats d'informació i manteniment del
programa, a més a més de plans de millora i plans de contingència.
Els requisits tècnics, es refereixen als instruments que s'expliquen per dur a terme aquest
programa de gestió documental, com poden ser manuals de processos i procediments,
manuals de funcions, taules de valoració documental i taules de retenció documental entre
d’altres.
Quins avantatges obtenim d’una bona implementació d’un sistema de gestió documental?
L'aplicació d'un programa de gestió documental permet un increment exponencial de la
productivitat empresarial, ja que facilita la ubicació i la gestió de la informació afegint que
redueix en gran mesura, l'excés de documents que generalment es conserven en les
organitzacions i que no són importants per a la mateixa.
Resumint, alguns d'aquests avantatges podrien ser:
· Reducció del temps de consulta d'un document en paper.
· Reducció del temps de consulta de documents electrònics.
· Reducció dels costos d'arxiu.
· Reducció del temps de recuperació d'un document.
· Accés concurrent a un document.
· Millora d'atenció als clients.
· Reducció de costos legals.
· Reducció de costos d'accés a la documentació.
· Possibilitat d'integrar-se amb subsistemes de gestió documental específics.
· Increment en la satisfacció dels usuaris interns.