1. Standard
Operating Procedures
(S.O.P)
&
Logistics Plan for Stockpile
Handling
Logistics Division

2. 1

3. 2

4. 3

5. STANDARD OPERATING PROCEDURE
Pengadaan Barang
DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH NOMOR STANDARD OPERATING
SOP.
DIVISI DIREKTUR
REVISI : 1
LOGISTIK UTAMA
TANGGAL EFEKTIF
DEFINISI
Pengadaan Barang adalah kegiatan penyediaan barang yang dibiayai dengan Keuangan
Perusahaan, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang.
TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan pengadaan
barang / peralatan sesuai dengan kebutuhan yang diminta oleh masing-masing bagian
kepada Divisi Logistik dan pejabat struktural terkait untuk disediakan, guna menunjang
kelangsungan proses produksi.
PROSEDUR
1. Pada saat User membutuhkan barang, User menyiapkan Material Issue Voucher (MIV)
atau Material Requisition (MR) rangkap dua. Lembar yang asli diberikan kepada Divisi
Logistik dan salinannya diarsipkan oleh User.
2. Divisi Logistik akan mengecek persediaan barang di gudang sesuai dengan MR atau MIV
yang diberikan User.
3. Jika barang tersedia, barang akan diberikan ke User beserta salinan MIV.
4. Jika barang tidak tersedia, MR akan diberikan ke Divisi Keuangan guna pengecekan
anggaran. Jika anggaran tersedia, Divisi Keuangan akan menandatangani MR dan
dikembalikan ke Divisi Logistik.
5. Divisi Logistik memberikan MR yang telah ditandatangani Divisi Keuangan ke Direktur
Utama untuk persetujuan. Berikutnya, Divisi Logistik akan memproses pengadaan
barang.
4

6. Proses pengadaan barang antara lain :
•Cash and Carry / Pembelian Langsung
•Tunjuk Langsung Logistik
•Keagenan
•Lelang Terbatas
Tim Lelang
•Lelang Terbuka
Perusahaan swasta dalam proses pengadaan barang tidak diatur secara langsung oleh
Keputusan Presiden (Kep. Pres.) tentang pengadaan barang dan jasa. Namun, jiwa dari
Kep. Pres. tersebut tetap diperhatikan.
6. Ketika barang telah diterima Divisi Logistik, barang dapat langsung
diberikan ke User (Direct Charge) atau disimpan di Gudang (Stock Item), tergantung
klasifikasi pembebanannya.
5

7. 6

8. STANDARD OPERATING PROCEDURE
Sub Proses Pengadaan 1
(Pembelian Langsung & Tunjuk Langsung)
DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH NOMOR STANDARD OPERATING
SOP.
DIVISI DIVISI DIREKTUR
REVISI : 1
LOGISTIK HR & GA UTAMA
TANGGAL EFEKTIF
Pembelian Langsung (Cash and Carry) & Tunjuk Langsung
Pembelian Langsung (Cash and Carry) dapat diartikan barang mudah didapatkan di lokal dan ke
satu sumber penjual. Sedangkan Tunjuk Langsung dapat diartikan pembelian dilakukan
hanya kepada satu Perusahaan / Badan Usaha.
Prosedur :
1. User mengajukan permintaan dengan menggunakan MR yang sudah di approve oleh Kepala
Dept. / Divisi dengan mencantumkan Perkiraan Harga (Owner Estimate), jumlah, unit
barang, dan spesifikasi yang lengkap, antara lain : Brand, Part Number, dll.
2. Jika barang yang dibutuhkan adalah ATK, RTK, dan RTP, maka yang melakukan pembelian
adalah Bagian / Divisi HR & GA. Jika barang yang dibutuhkan adalah penunjang produksi,
maka yang melakukan pembelian adalah Bagian / Divisi Logistik.
3. Divisi Logistik meyakinkan bahwa barang tidak ada dalam stock (Nil Stock / NS) atau tidak
pernah stock (non stock).
4. MR dikirimkan ke Bagian / Divisi Keuangan untuk pengecekan anggaran. Bagian / Divisi
Keuangan memverifikasi dan menyetujui pengeluaran dana / Bon Gantung (BG) / Panjar
Kerja.
5. MR dan BG dikembalikan ke Bagian / Divisi HR & GA / Logistik untuk pembelian.
6. Bukti pembelian yang asli diserahkan ke Keuangan, barang diserahkan ke User / Stock.
7

9. 8

10. STANDARD OPERATING PROCEDURE
Sub Proses Pengadaan 2
(Keagenan / Distributor)
DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH NOMOR STANDARD OPERATING
SOP.
DIVISI DIREKTUR
REVISI : 1
LOGISTIK UTAMA
TANGGAL EFEKTIF
Agen / Distributor
Pembelian ke Agen / Distributor adalah pembelian / pengadaan barang oleh Bagian / Divisi
Logistik, baik Site Lahat atau HO, kepada Agen resmi atau Distributor resmi terhadap
barang-barang khusus atau Recommended Brand.
Prosedur :
1. User mengajukan permintaan dengan menggunakan MR yang sudah di approve oleh
Kepala Dept. / Divisi dengan mencantumkan Perkiraan Harga (Owner Estimate). MR
diajukan ke Divisi Logistik.
2. Divisi Logistik meyakinkan bahwa barang tidak ada dalam stock (Nil Stock / NS) atau
tidak pernah stock (non stock)
3. MR akan diberikan ke Divisi Keuangan guna pengecekan anggaran. Jika anggaran
tersedia, Divisi Keuangan akan menandatangani MR dan dikembalikan ke Divisi
Logistik.
4. Divisi Logistik memberikan MR yang telah ditandatangani Divisi Keuangan ke Direktur
Utama untuk persetujuan.
5. Berikutnya, Divisi Logistik menerima MR yang sudah di approve, lalu melakukan
sourcing dengan maksud mencari sumber harga dan barang.
6. Logistik mengirimkan SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga) kepada Agen /
Distributor.
7. Agen / Distributor mengirimkan / mengajukan Penawaran Harga / Quotation.
8. Quotation ditampilkan dalam lembar Evaluasi Penawaran yang diajukan ke Pimpinan /
Dirut untuk keputusan.
9

11. 9. Penerbitan Purchase Order (PO).
10. PO dikirimkan ke Agen / Distributor. Kemudian Agen / Distributor menyiapkan barang
beserta dokumen pendukung.
11. Barang beserta dokumen pendukung di kirimkan ke Divisi Logistik.
12. Ketika barang telah diterima Divisi Logistik, barang dapat langsung diberikan ke User
(Direct Charge) atau disimpan di Gudang (Stock Item), tergantung klasifikasi
pembebanannya.
Untuk proses pengadaan yang tidak dapat dilakukan oleh Site Lahat, maka pengadaan
material dapat diajukan untuk proses oleh Logistik HO.
10

12. 11

13. 12

14. STANDARD OPERATING PROCEDURE
Sub Proses Pengadaan 3
(Lelang Terbatas)
DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH NOMOR STANDARD OPERATING
SOP.
DIVISI DIREKTUR
REVISI : 1
LOGISTIK UTAMA
TANGGAL EFEKTIF
Lelang Terbatas
PT. Golden Great Borneo dapat menentukan perusahaan mana dan berapa perusahaan yang
dapat diundang sebagai peserta lelang.
Lelang Terbatas hanya dilakukan di HO, kecuali jika Sub Bidang pekerjaan dan kualifikasi
perusahaan terdapat di lokal, maka Site Lahat dapat mengajukan Ijin Prinsip ke Pusat
untuk proses lelang terbatas dilakukan di Site Office.
Prosedur :
1. MR diajukan oleh User ke Divisi Logistik. Divisi Logistik meyakinkan bahwa barang tidak
ada dalam stock (Nil Stock / NS) atau tidak pernah stock (non stock).
2. Kemudian MR dikirim ke Divisi Keuangan guna pengecekan anggaran. Jika anggaran
tersedia, Divisi Keuangan akan menandatangani MR dan dikembalikan ke Divisi Logistik.
3. Divisi Logistik mengajukan MR yang telah ditandatangani Divisi Keuangan ke Direktur
Utama untuk persetujuan proses lelang.
4. Kemudian dilakukan tender oleh Tim Lelang, minimal terdiri dari unsur-unsur Logistik,
Keuangan, Legal, dan User.
5. Panitia / Tim Lelang mengirimkan SPPH kepada para Peserta Lelang Terbatas,
menentukan tanggal akhir pengajuan Penawaran Harga, dan tanggal pembukaan
Penawaran Harga yang dapat dihadiri oleh peserta Lelang Terbatas, jika dianggap perlu.
6. Pada tanggal yang dijadwalkan, Panitia akan membuka penawaran yang masuk.
Penawaran yang dinyatakan lulus akan dievaluasi.
7. Tim Lelang menandatangani Berita Acara Lelang Terbatas.
13

15. 8. Lembar evaluasi akan diajukan ke Direktur / Dirut untuk keputusan pemenang lelang.
9. Pemenang Lelang akan diumumkan atau lewat pemberitahuan.
10. Penerbitan Purchase Order.
11. PO dikirimkan ke Vendor. Kemudian Vendor menyiapkan barang beserta dokumen
pendukung.
12. Barang beserta dokumen pendukung di kirimkan ke Divisi Logistik.
13. Ketika barang telah diterima Divisi Logistik, barang dapat langsung diberikan ke User
(Direct Charge) atau disimpan di Gudang (Stock Item), tergantung klasifikasi
pembebanannya.
14

16. STANDARD OPERATING PROCEDURE
Sub Proses Pengadaan 4
(Lelang Terbuka)
DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH NOMOR STANDARD OPERATING
SOP.
DIVISI DIREKTUR
REVISI : 1
LOGISTIK UTAMA
TANGGAL EFEKTIF
Lelang Terbuka
Lelang Terbuka dapat diumumkan secara luas melalui media elektronik dan/atau media
cetak. Lelang Terbuka hanya dapat di lakukan di Head Office.
Prosedur :
1. MR diajukan oleh User ke Divisi Logistik. Divisi Logistik meyakinkan bahwa barang
tidak ada dalam stock (Nil Stock / NS) atau tidak pernah stock (non stock).
2. Kemudian MR dikirim ke Divisi Keuangan guna pengecekan anggaran. Jika anggaran
tersedia, Divisi Keuangan akan menandatangani MR dan dikembalikan ke Divisi
Logistik.
3. Divisi Logistik mengajukan MR yang telah ditandatangani Divisi Keuangan ke Direktur
Utama untuk persetujuan proses lelang.
4. Kemudian dilakukan tender oleh Tim Lelang, minimal terdiri dari unsur-unsur Logistik,
Keuangan, Legal, dan User.
5. Panitia / Tim Lelang mengirimkan SPPH kepada para Peserta Lelang Terbuka,
menentukan tanggal akhir pengajuan Penawaran Harga, dan tanggal pembukaan
Penawaran Harga yang dapat dihadiri oleh peserta Lelang Terbuka.
6. Pada tanggal yang dijadwalkan, Panitia akan membuka penawaran yang masuk.
Penawaran yang dinyatakan lulus akan dievaluasi.
7. Tim Lelang menandatangani Berita Acara Lelang Terbatas.
8. Lembar evaluasi akan diajukan ke Direktur / Dirut untuk keputusan pemenang lelang.
9. Pemenang Lelang akan diumumkan atau lewat pemberitahuan.
15

17. 10. Penerbitan Purchase Order.
11. PO dikirimkan ke Vendor. Kemudian Vendor menyiapkan barang beserta dokumen
pendukung.
12. Barang beserta dokumen pendukung di kirimkan ke Divisi Logistik.
13. Ketika barang telah diterima Divisi Logistik, barang dapat langsung diberikan ke User
(Direct Charge) atau disimpan di Gudang (Stock Item), tergantung klasifikasi
pembebanannya.
16

18. 17

19. 18

20. STANDARD OPERATING PROCEDURE
Penerimaan Barang
DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH NOMOR STANDARD OPERATING
SOP.
DIVISI DIREKTUR
REVISI : 1
LOGISTIK UTAMA
TANGGAL EFEKTIF
DEFINISI
Penerimaan Barang adalah proses pemeriksaan kesesuaian kualitas, kuantitas, spesifikasi,
dan garansi / masa purna jual barang dari rekanan / vendor dibandingkan dengan
spesifikasi barang dalam Purchase Order (PO). Menerima dan menyimpan barang
yang sudah sesuai ke gudang.
TUJUAN
Memastikan barang yang diterima dan yang akan disimpan ke gudang atau dikirim ke user
adalah barang yang sudah sesuai dengan ketentuan / persyaratan pada PO.
PROSEDUR
1. Vendor mengirimkan barang beserta dokumen pendukung ke Seksi Penerimaan
Logistik (Pen. Log.).
2. Seksi Pen. Log. menerima barang beserta Surat Jalan dan salinan PO dari Vendor.
3. Barang terlebih dahulu diperiksa oleh Seksi Pen. Log. Proses pemeriksaan barang
harus berpedoman pada spesifikasi dan persyaratan yang tercantum dalam PO.
4. Jika dari proses pemeriksaan barang terdapat ketidaksesuaian dengan PO, maka
barang beserta dokumen pendukung akan ditolak oleh Seksi Pen. Log. dan
dikembalikan kepada Vendor untuk diganti sesuai dengan yang seharusnya.
Penolakan dan pengembalian barang harus disertai dengan Berita Acara Penerimaan
Barang dan Surat Pengembalian Barang.
19

21. 5. Apabila barang yang diperiksa oleh Seksi Pen. Log. telah sesuai dengan spesifikasi
sebagaimana tercantum dalam PO, maka Seksi Pen. Log. akan menerima barang yang
telah diperiksa. Surat Jalan harus diparaf oleh Seksi Pen. Log. Untuk dijadikan sebagai
lampiran Berita Acara Penerimaan Barang.
6. Barang beserta Surat Jalan dan PO yang telah diterima oleh Seksi Pen. Log., selanjutnya
diserahkan kepada Bagian Warehouse untuk disimpan di gudang dan dilakukan
perawatan. Penyerahan barang harus dituangkan dalam Berita Acara Penerimaan
Barang.
7. Berita Acara Penerimaan Barang asli akan diberikan ke Divisi Keuangan dan salinanya di
arsipkan di Seksi Pen. Log. dan Bagian Warehouse.
8. Vendor mengirimkan invoice ke Bagian Warehouse untuk ditindaklanjuti proses
pembayaran atas barang yang diterima.
9. PO asli, Berita Acara Penerimaan Barang asli, Invoice, Surat Jalan dan SP3 dikirimkan
oleh Bagian Warehouse ke Dirut untuk persetujuan pembayaran. Selanjutnya
disampaikan ke Divisi Keuangan untuk dilakukan proses pembayaran.
20

22. Dikirimkan beserta
Berita Acara
Penerimaan dan Surat
Pengembalian Barang
Dikirimkan
beserta Surat
Permintaan
Proses
Pembayaran
21

23. STANDARD OPERATING PROCEDURE
Penyimpanan Barang
DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH NOMOR STANDARD OPERATING
SOP.
DIVISI DIREKTUR
REVISI : 1
LOGISTIK UTAMA
TANGGAL EFEKTIF
DEFINISI
Fungsi dari penyimpanan adalah menyelenggarakan pengurusan barang / material agar
setiap waktu diperlukan dapat melayani dengan tepat, cepat dan aman digunakan
dengan cara yang efisien. Sesuai dengan jenis barang. Prinsip dasar dalam penyimpanan
barang / material adalah tepat tempat, tepat waktu, tepat mutu, tepat jumlah dan
tepat nilai.
LINGKUP
SOP ini meliputi penyimpanan barang di tempat penyimpanan / gudang (Warehouse) PT.
GGB HO dan Lahat.
TUJUAN
Prosedur pengoperasian standar ini dimaksudkan agar:
1. Kesempurnaan pengurusan, penyimpanan dan pengawasan dapat berjalan secara tertib
administrasi.
2. Tercapainya pengelolaan dan pengawasan yang efektif terhadap keuangan / kekayaan
perusahaan, dalam hal ini adalah material dalam stock.
3. Perawatan dan pemeliharaan inventarisasi stock barang milik perusahaan agar dapat
dipakai secara : tepat waktu, tepat mutu, tepat jumlah dan tepat nilai ekonomis dalam
jangka waktu lama.
22

24. PROSEDUR
1. Setelah Bagian penerimaan menerima barang sesuai Daftar Penyerahan Barang,
selanjutnya Bagian inventory (penyimpanan) harus memasukkan seluruh data barang
tersebut satu per satu ke dalam sistem pencatatan stock barang. Sistem pencatatan
stock barang dapat berupa pencatatan secara manual maupun dengan sistem (on line).
Di mana sistem pencatatan secara on line sudah disiapkan oleh bagian Sistem Informasi.
2. Setelah dilakukan pencatatan data barang pada sistem pencatatan secara manual dan
sistem, selanjutnya Bagian inventory (penyimpanan) melakukan proses penyimpanan
barang pada tempat yang telah disediakan dengan mengklasifikasikan masing-masing
item barang, sehingga dapat mempermudah proses identifikasi barang dan proses
pencarian barang apabila akan didistribusikan. Setelah seluruh barang disimpan, maka
pada setiap kelompok barang yang sudah diklasifikasikan, harus tersedia kartu stock
barang yang di dalamnya menunjukkan nama barang, spesifikasi barang, tanggal
penerimaan barang, jumlah barang, tanggal pengeluaran barang dan sisa akhir barang.
3 Bagian inventory (penyimpanan) harus senantiasa memiliki data yang valid dan akurat
mengenai posisi barang, khususnya menyangkut : jumlah seluruh barang yang ada
dan jenis barang apa saja yang ada di persediaan. Di mana data ini harus tercatat
dengan baik pada sistem pencatatan stock barang secara on line, sistem pencatatan
stock barang secara manual serta kartu stock barang. Ketiga media pencatatan tersebut
harus terintegrasi dan menunjukkan data yang sesuai dengan kenyataan stock barang
yang ada.
4. Apabila ada permintaan dari User akan sejumlah barang tertentu, maka Bagian
inventory (penyimpanan) mengeluarkan barang sesuai dokumen / form permintaan
(MIV), untuk selanjutnya diserahkan kepada seksi Distribusi. Bagian / user yang meminta
barang harus menandatangani bon permintaan / bon pengeluaran barang (MIV) yang
dibuat oleh bagian inventory (penyimpanan).
5. Setelah proses penyerahan barang berakhir, selanjutnya bagian inventory
(penyimpanan) harus menyimpan dokumen pengeluaran barang dalam 1 (satu) file,
yang terdiri dari : Tanda Terima Barang, MIV yang sudah di tanda tangan oleh user.
6. Berdasarkan dokumen pengeluaran barang tersebut, selanjutnya bagian inventory
(penyimpanan) harus melakukan posting / entry data pengeluaran barang pada sistem
pencatatan stock barang. Langkah pertama, dilakukan posting / entry data stock barang
pada sistem pencatatan barang secara manual, dilanjutkan dengan posting / entry data
stock barang pada sistem on line dan yang terakhir merubah posisi stock barang pada
kartu stock barang.
23

25. 24

26. 25

27. 26

28. 27

29. 28

30. 29

31. 30

32. 31

33. 32

34. 33

35. 34

36. 35