Este documento presenta una introducción al Sistema de Expediente Electrónico Apia. Explica que Apia es una herramienta que administra documentos electrónicos, flujos de trabajo y firmas digitales dentro de una estructura jerárquica determinada por el organigrama de la organización. También describe los requisitos para acceder al sistema, como tener una cuenta de usuario, certificado digital instalado y navegador web compatible. Finalmente, brinda instrucciones sobre cómo ingresar y navegar dentro de la interfaz de Apia.

1. INICIANDO APIA Esta presentación toma como base el manual Apia Documentum e integra diapositivas utilizadas en los procesos de formación para la implantación del Sistema de Expediente Electrónico en AGESIC y en el Instituto Nacional de Colonización.

2. Para iniciar este recorrido recordemos brevemente… Expediente electrónico – Firma digital – Estructura jerárquica

3. Es una herramienta informática que administra los documentos utilizados en la organización. Provee el ingreso, almacenamiento, actualización, clasificación, consulta y búsqueda de documentos. La información es soportada por un Documento Electrónico (DE). El trámite es soportado por un sistema de Flujo de Trabajo (FT). El flujo de trabajo determina la ruta que va siguiendo el expediente y las actuaciones que se van realizando. Las actuaciones son firmadas digitalmente. EL SISTEMA DE EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

5. Se compone de grupos de usuario que están ordenados según el organigrama de la organización, donde cada unidad u oficina del organigrama está representada por un grupo de usuarios en el sistema. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL AMBIENTE De esta manera se establece los diferentes órdenes jerárquicos entre grupos de usuarios en la organización También existirán grupos de usuarios que ejecuten tareas similares o las compartan, aunque no pertenezcan a una misma oficina

6. Ingreso al Sistema - Última versión de Mozilla Firefox - Adobe Flash instalado - Certificado Digital instalado REQUISITOS:

7. El sistema puede ser accedido desde cualquier PC de la institución usando UN navegador (Firefox Mozilla, etc.). Es necesario conocer la dirección donde está instalado , tener usuario y contraseña definidos en la aplicación y tener un certificado digital instalado en el equipo desde donde se trabaja. Una vez que esté instalado en la institución, el sistema podrá accederse guardando la dirección como un favorito, escribiendo la dirección en el explorador o creando previamente un acceso directo en el PC. ASPECTOS PREVIOS

8. Puede quitarse la protección ó puede habilitarse expresamente el sitio del expediente electrónico para que acepte ventana emergentes. El sistema requiere que el Explorador permita abrir ventanas emergentes (pop-ups).

9. 1 Abrir el navegador 2 Ingresar la dirección http://<dirección del sistema en servidor> 3. Seleccionar: “Apia Classic” 4. Ingresar usuario y contraseña 5.Seleccionar el ambiente: “Formas Documentales” INGRESO AL SISTEMA

10. 3 En esta pantalla puede elegirse el idioma (español, inglés o portugués). Haga clic en el ícono “Apia Classic”. 4 Ingrese el usuario, contraseña. 5 Seleccione “Formas Documentales y haga clic en el botón “Login”. 1 Ingrese al navegador 2 Ingrese la dirección

11. PANTALLA PRINCIPAL Pantalla o ventana de trabajo Barra de encabezado Menú de opciones

12. MENÚ DE MÓDULOS DEL SISTEMA