opcional

1. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Integrantes:
García Tovar Erika
Pinillos Alarcón Oriana
Quintania Rodríguez Maryuris
Ramírez Juvinao Luisa
Romero Algarín Elis

2. Introducción
Durante mucho tiempo la imagen del sector de
las relaciones públicas se asocia exclusivamente
con la organización de eventos y el diseño de
regalos promocionales. Aún así, hoy por hoy, los
profesionales de RRPP también ejecutan como
consultores de comunicación.

3. ¿Por qué razón organizar un evento?
Los motivos para organizar un evento pueden ser
variados y tener un sentido dependiendo de los objetivos
de comunicación de la organización.
Pero sin duda, puede servir para crear oportunidades
informativas.
Con relación a este, un ejemplo que plantea Cavia, J. &
Huertas, R. en su libro Redacción en Relaciones
Públicas (2011) es: “puede ser la presentación de una
organización en un escenario diferente donde seria
normal encontrársele, como una exposición cultural para
una industria agroalimentaria o un banco sobre ruedas.

4. Diferencia
El aspecto noticioso es el corazón de todo evento, todo cuanto rodea la organización del mismo es un
componente que influye en la comunicación del conjunto.
Pero hay que lograr diferencia en lo que respecta entre los miles de eventos que se realizan todos los días, el
punto clave es la creatividad.
Para hacerlo hay que innovar, puesto que ello dará realce a la noticia y para sorprender a los invitados; es
un reto al que sólo se puede hacer frente con ideas.
Issac, O. (2008) Relaciones Públicas: la eficiencia de la influencia, plasma que:
Hay individuos y organizaciones que algunas veces van demasiado lejos y realizan
microeventos, conocidos en ingles como Stunts, para llamar la atención de los medios de
comunicación sobre una causa determinada.
El abuso de este tipo de eventos acaba acostumbrando a la gente, por lo que su poder
la atención y lograr transmitir un mensaje es cada vez más limitado. (p.196)
para llamar
Stunts: se le denomina como un microevento que explota estrategias llamativas y creativas para
manifestar una posición sobre un evento o causa determinada. Ejemplo: personas vestidas de superhéroes
enmascarados en edificios; a escaladores colocando pancartas en los rascacielos; activistas esposados a las
vías de un tren para evitar el paso de un cargamento indeseable, etc.

5. Importancia de los actos u eventos en
relaciones públicas y su organización
La organización de eventos es una práctica de
relaciones públicas por la que entidades
organizadoras de los actos y acontecimientos
pretenden establecer una comunicación con sus
públicos y crear una imagen de marca o de la
organización favorable, y transmitir mensajes
corporativos mediante sus actuaciones (Cavia,
2001, p.267).

6. Importancia de los actos u eventos en
relaciones públicas y su organización
En la actualidad nadie discute la importancia de los
eventos de relaciones publicas para trasmitir valores y
crear una imagen por medio de las experiencias vividas
por los participantes de los actos. Así pues, se puede
considerar que estos acontecimientos de RRPP como
Comunicación experiencial. (Jiménez, 2007, p.11), ya
que la percepción directa del público que participa es
fundamental para crear sus propias imágenes.
Igualmente, todo evento y acontecimiento de RRPP,
independientemente de su complejidad, requiere de una
previa planificación y organización, que resulta
fundamental para su éxito, a esta se le denomina: Plan
estratégico de gestión de eventos.

7. Plan estratégico de gestión de eventos (PEGE)
Todo evento u acto de RRPP que realizan las organizaciones debe estar previamente estudiado,
planificado y redactado. Resulta importante esto porque de dichos actos se consignan los objetivos
comunicacionales deseados de forma coherente con el resto de las actividades comunicativas
Por tanto, el plan estratégico está conformado por las siguientes fases:
Fases para la creación de un plan estratégico de gestión de eventos
(PEGE)
1. Definición de los objetivos de comunicación del evento o eventos que deseen
realizar.
2. Definición de los públicos objetivo a los cuales se dirigen los eventos.
3. Definición del presupuesto global.
4. Calendario o cronograma.
5. Definición de los escenarios donde tendrán lugar los diferentes actos.
6. Operativa de los actos paso a paso.
7. Acciones a posteriori: auditoria financiera, seguimiento y control, informe final.
(Jiménez, 2007, p.33)

8. Plan estratégico de gestión de eventos (PEGE)
Utilidades del PEGE
• Supone una visualización del futuro acto y de toda su organización.
• Facilita que los directivos de las empresas acepten su presupuesto y realización.
• Facilita que los miembros de la organización y el resto del personal necesario en la
realización del evento tengan conocimiento de sus objetivos, funciones y calendario.
• Ayudar a la evaluación posterior del acto para comprobar su correcta implementación.
• Descubrir si se cumplió con los objetivos en él presupuesto
¿Quién elabora el documento?
Lo elaboran los profesionales de las RRPP de una organización en el departamento de
comunicación propia de la empresa o se puede encargar como un servicio externo a una
empresa de relaciones públicas, alguna de las cuales están especializadas en gestión de
eventos.
En caso de la externalización de este documento será necesario que la organización redacte un
briefing o brief sobre la compañía (producto/servicio, objetivos que desean conseguir con
el acto, etc.) para que la consultora tenga bases sobre la cual trabajar.

9. Estructura del texto
1. Definición del evento: debe describir brevemente en que consiste el acto, finalidad, objetivos
comunicativos, lugar, los días en los que se celebrará, asistentes, y la agencia organizadora.
2. Definición de los objetivos de la comunicación del evento o eventos:
los objetivos del acto dan sentido y que mensaje quiere transmitir el mismo.
3. Operativa o cronograma: descripción y cronología detallada de cada una de las acciones que se
van a realizar.
En el cronograma se debe abarcar:
-las actividades previas a su realización, preparación y realización de invitaciones.
-Las acciones durante la celebración del acto.
-Clara temporalizarían de cada una de las acciones y la indicación de quien debe realizarlas para que
estos sepan cuando deben actuar.
4. Documentación necesaria: todo lo que respecta a documentación interna o administrativa,
pero también requiere documentación de relaciones publicas (invitaciones, saludas, programas,
boletines de inscripción, comunicados de prensa.
5. Medios personales: expresan el personal necesario para la realización del acto, ya sean
especialistas (conserjes, ascensorista, etc,) y personal de protocolo o de relaciones publicas. Suele ser
el personal de la organización.
6. Recursos: todo el material necesario, incluye desde vehiculos, instalaciones, mobiliario, carteles,
etc.
7. Presupuesto: detalle de todos los gastos e ingresos, como patrocinios, inscripciones en
congreso o ventas de publicaciones.

10. Formato y Estilo
El formato de este documento, es como un
proyecto.
En el primará el índice, la estructura, y la fácil
localización de los diversos apartados, en lugar del
diseño y la calidad de la impresión.
El estilo se basa en una redacción muy
esquemática e impersonal. Cada uno de los
apartados del documento requiere de una redacción
fragmentada, con utilización mayoritaria de
numeración y viñetas, la idea es destacar la
información clave. (Cavia, 2001, p.267).

11. Claves para organizar un evento exitoso
Issac, O. (2008) Relaciones Públicas: la eficiencia de la influencia,
cap. Herramientas y tácticas de RRPP, imparte pautas basadas en:
•
•
•
•
•
•
Encontrar un lugar apropiado.
Convocar bien y a tiempo.
Preparar todo al detalle.
Repartir bien el trabajo.
Realizar todo según lo planeado.
Dar seguimiento.

12. Tipos de eventos
Son eventos de relaciones publicas:
1)
Exposiciones o exhibiciones
Suele ser de carácter divulgativo sobre aspectos culturales o
científicos que pueden complementarse con actividades paralelas
para lograr una mayor interacción con el público.
Ej:
En el marco del lanzamiento de una película de cine animado para
niños, la productora del filme monta una exhibición con dibujos de
diferentes escenas y coloca una mesa para que los pequeños
puedan colorear a su gusto reproducciones de los bocetos
expuestos.
Aquí el gran reto del profesional de RRPP se encuentra desde la
definición del concepto de una exhibición exitosa y la búsqueda de
un espacio adecuado para el montaje, hasta el diseño y realización
de todos los elementos físicos, de contenido de la exposición y su
difusión para que sea visitada.
Aunque el relacionista público es el responsable de los contenidos
que se incluirán en la exposición, siempre se debe contar con
especialistas que puedan aportar conocimiento sobre los temas
exhibidos.

13. Tipos de eventos
Según Issac, O. (2008) para que la exposición tenga éxito es imprescindible contar con una
guía que establezca claramente:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Fases temporales de elaboración de contenidos.
Fases temporales de confección de los elementos físicos.
Responsables de la preparación de cada elemento.
Responsables de aprobaciones y de la exposición en su conjunto.
Responsables de difusión e hitos para comunicar.
Necesidades de recursos humanos y materiales.
Necesidades de permisos y situación en torno a su obtención.
Presupuesto y ejecución presupuestaria.
Actividades complementarias.
Importante:
Las exposiciones también pueden ofrecer excelentes oportunidades informativas en
periodos en que la organización necesita reforzar su imagen y su reputación, pero sobre
todo en momentos en que el numero limitado de novedades que ofrecer al público.

14. Tipos de eventos
Hay ocasiones en que las organizaciones estiman necesaria la reunión de una serie de expertos
para que tema poco conocido, pero de interés estratégico, que alcance notoriedad pública.
Sin duda, los Congresos y seminarios especializados pueden dar acogida a un publico muy
heterogéneo.
Congresos
A pesar de que implica un esfuerzo de coordinación para organización que los convoca, trata
de reunir bajo un mismo techo expertos para que ofrezcan conferencias, participen en
coloquios o lideren las discusiones en grupos de trabajo.
Es importante que los congresos se lleven a cabo en espacios que puedan acoger cómodamente
a cientos de personas, pero también para realizar una serie de actividades de manera paralela.
Indiscutiblemente, los congresos atienden a un publico especializado pero bien pueden atraer
el interés de una audiencia mas amplia, difundiendo las conclusiones presentadas por los
expertos a través de los medios de comunicación.
Como cualquier evento es necesario contar con un documento que plantee todo detalle, para
realizar una gestión oportuna y coordinada,; la guía debe incluir como mínimo:
-
Temática.
Mecánica.
Programa general
Comunicación y protocolo
Logística, coordinación y presupuesto
Comité científico (expertos de reconocido prestigio a invitar, contacto e invitación oficial,
confirmación de su participación, etc).

15. Tipos de eventos
Seminarios especializados
Existen para explicar temas conocidos pero de difícil comprensión para periodistas no
especializados. Difieren de las ruedas de prensa en que no necesariamente lanza una noticia
inédita, si no que se trata de sesiones para la presentación de conceptos complejos que requieren
ser explicados entre los informadores de los medios generalistas. Ejemplo, en temas relativos a la
salud o tecnológicos.
Finalmente, los seminarios de trabajo implican que los profesiones de RRPP cuenten con
conocimiento especifico para entender la naturaleza del evento y cumplí con eficacia su labor.
Seminarios de turismo
Se realiza para atender las necesidades especificas del producto que se quiere promover, además
existen otros instrumentos que son los seminarios de trabajo especializados como Workshops.
Como su nombre lo indica, tiene un aspecto práctico en que se involucra tanto los representantes de
la organización como el personal invitado. Por tanto, no se trata de simples secciones de
información, si no de actividades que estimulan la participación conjunta de todos los
participantes.

16. Tipos de eventos
Jornada de puertas abiertas