Dokumen ini membahas tentang kantor virtual atau kantor online sebagai alternatif dalam menjalankan bisnis di era kompetisi yang semakin ketat. Kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari mana saja dengan menggunakan teknologi seperti komputer dan internet. Kantor virtual pertama kali muncul pada 1994 dan sekarang banyak digunakan untuk menghemat biaya dan fleksibilitas dibanding menyewa ruang kant

1. Pengguna dan Pengembang Sistem
Nurli Hardianto (Mahasiswa Mercu Buana)
Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA (Dosen Pengampu)
Forum
Fenomena apa yang mengawali terbentuknya kantor maya dan bagaimana persepsi
saudara tentang kantor maya (atau lebih dikenal dengan kantor/toko online) didalam
menjalankan bisnisnya dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif saat ini.
Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia
internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk
melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha. Kantor virtual
merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja
secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan
pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan
teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada
penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan
lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang
signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor
virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang
bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja.
Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke kantor
secara cepat yang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual
yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.
Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph
Gregory mendirikan "Virtual Office, Inc", di Boulder, Colorado. Perusahaan ini diperluas di
seluruh Amerika Utara dan sekarang dikenal sebagai "Intelligent Office".
Kini dengan semakin banyaknya perusahaan yang menyediakan layanan Kantor Virtual,
memudahkan individu untuk mengembangkan usahanya tanpa harus memikirkan infrastruktur
otomasi perkantoran. Beberapa perusahaan kantor virtual telah menyediakan layanan dan bantuan
yang terkait dengan kantor fisik, seperti alamat kantor yang bergengsi, layanan

2. menjawab telepon profesional dan menyewakan ruang kantor dan ruang pertemuan, dan lain-
lain.
Kantor virtual saat ini bukan hanya sebagai pemanfaatan ”ruang kerja” di dunia maya, tetapi
juga merupakan aplikasi lengkap termasuk komunikasi profesional. Konsep kantor bersama ini
pun sesuai dengan program Kemenkop Bidik 49 Kampung Digital di 2017 atau secara informal
bisa menjadi tempat berkumpul para blogger, pekerja IT serta inkubator bisnis UKM.
Di Jakarta sudah banyak bertebaran kantor-kantor bersama atau proyek co-working space
seperti “Jakarta Digital Valley” di Gedung Telkom lantai 6, Jakarta, bahkan ada yang
menyediakan di beberapa area lokasi di Jakarta. Untuk kota-kota besar lain seperti Surabaya,
Bali dan Jogja juga sudah bermunculan ruang kantor – ruang kantor virtual ini.
Keberadaan bisnis co-working space atau kantor virtual ini karena adanya kebutuhan tempat
untuk bekerja tetapi penyewa tidak ingin modal terikat ke properti, biaya persiapan yang tinggi,
serta biaya layanan dan fasilitas ruang kantor. Kantor bersama seperti ini cocok untuk pekerja
“freelance”, UKM, usaha kecil micro atau para pekerja industri kreatif & IT. Adanya
komunitas informal di kantor bersama ini bertujuan untuk berbagi biaya sekaligus
berkolaborasi dan berkomunitas, selain interaksi untuk berbagi ide. Daftar Pustaka :
https://id.wikipedia.org/wiki/Kantor_virtual (22 September 2017, Jam 7:20)
Kuis
Jelaskan bidang aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation/OA) yang banyak di
implementasikan pada perkantoran modern saat ini dan atau bagaimana dengan Sistem
Informasi di kantor saudara implmentasi office Automation apa saja ?
Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat elektronik untuk
memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi
dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas. (Rantauld,
2012)
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui
perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula
otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processinguntuk
menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM
memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin
ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
(Rantauld, 2012)
Para pengguna OA :

3. • Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan, terutama SDM.
• Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan
sekertaris dan pegawai administrasi.
• Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti
menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
• Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti
mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.
Tujuan otomatisasi kantor
Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek jarak
dan waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor adalah:
1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin
atau alat-alat kerja.
2. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
3. Meningkatkan produksi.
Aplikasi Otomatisasi Kantor
 Pengolahan Kata (word Processing).
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang
diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.
contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll
 Surat Elektronik (electronik mail).
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan
menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
contoh: yahoo mail, google mail , dll.
 Voice Mail.
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital
dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
 Kalender Elektronik (electronik calendaring)

4. Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer.
Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan,
meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat
bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
 Konfrensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-
orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference
callmerupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
 Konfrensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara
geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
 Konfrensi Komputer
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah
masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
 Transmisi Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran
komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan
masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah
dan cepat.
 Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan.
 Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik.
Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor
1. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan
mempertimbangkan konferensi audio dan video.
2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada

5. konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.

6. 3. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya
OA yang tersedia dalam perusahaan.
Daftar Pustaka
1. Rantauld, 2012
https://rantauld.wordpress.com/2012/11/08/pemanfaatan-teknologi-informasi-dalam-
manajemen-kantor/ (24 September 2017, Jam 1:45)

7. 3. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya
OA yang tersedia dalam perusahaan.
Daftar Pustaka
1. Rantauld, 2012
https://rantauld.wordpress.com/2012/11/08/pemanfaatan-teknologi-informasi-dalam-
manajemen-kantor/ (24 September 2017, Jam 1:45)