1. 聯合勸募
數 位 應 ⽤用 輔 導 計 畫
數位 應 ⽤用課程
電⼦子 郵件 管理 -以 Gm a il為 例
主辦 單位 ：中 華社 會福利聯合勸募協會
執⾏行 單位 ：社 團法 ⼈人臺灣數位⽂文化協會

2. 前言
何謂Gmail?
Gmail是Google公司於2007年所推
出之免費電⼦子郵件服務，⺫⽬目前Gmail
⽤用⼾戶可以享有超過7.5GB的儲存空
間，並且以⼤大約每月10MB的速度增
加，Gmail最令⼈人稱道的就是她的使
使⽤用Gmail的期待
⽤用介⾯面，不但容易使⽤用⽽而且速度快。
學習完本次課程後你(妳)將能夠：
收發多重信箱(Yahoo , Hinet等)
利⽤用會話群組檢視郵件
利⽤用篩選器分類郵件
標記 / 移除標記 垃圾信件
為何要轉換⾄至Gmail
⼀一切只是改變的開始。在不久的未
使⽤用巢狀標籤分類信件
現有通訊錄匯出/匯⼊入
來，打開信箱映⼊入眼簾的只有需要⽴立
設定多重簽名檔
即處理的郵件。出⾨門在外，智慧型⼿手
機同步更新通訊錄，即時通訊。使⽤用
提⽰示休假⾃自動回信
筆記型電腦、平板電腦可以隨時收發
開啟 / 關閉研究室功能
任何消息，更以郵件帳號為基礎進⾏行
開啟並設定多重帳號登⼊入
雲端表單，試算表，⽂文件共⽤用，有效
降低資料彙整時間，提昇⼯工作效率。
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3. 何謂電子郵件?
POP3跟SMTP郵件伺服器
電⼦子郵件的組成
POP3全名是
現今每個⼈人都有⼀一組以上的電⼦子郵
件信箱，為了要有效管理每個信箱，
<Post Office Protocol - Version 3>
我們要先來了解電⼦子郵件的組成。了
中⽂文稱作第三代協郵局協定
解組成之後我們將要來利⽤用Gamil信箱
SMTP全名是
代收各種其他不同的信箱。
<Simple Mail Transfer Protocol>
Puncar @ adct . org . tw
中⽂文稱作簡單郵件傳輸協定
使⽤用者名稱 ⼩小⽼老⿏鼠 郵件伺服器
顧名思義，我們在收信的時候需要
郵件伺服器各位可以想做是我們的
⽤用到POP3協定，⽽而寄信的時候會⽤用到
郵局，負責收送各位的電⼦子郵件信
SMTP協定。通常你的電⼦子郵件⼩小⽼老
箱。⼩小⽼老⿏鼠”＠”的意思就是”在“，英
⿏鼠後⾯面的郵件伺服器就會提供以上這
⽂文唸作”at”。最右邊的郵件伺服器稍
兩種服務，不過既然要特別提出來就
後將獨⽴立介紹。整個位址從左邊念過
因為我們會碰到例外...囧rz。常遇到的
來的意思就是：Puncar這個使⽤用
問題是有些電⼦子郵件服務供應商會為
者”在“
了讓郵件伺服器更容易被記住，⽽而設
adct.org.tw這個郵件伺服器。
定了轉址。導致E-mail實際上送達的
的POP3伺服器跟各位所認知的E-mail
不同，稍後會為各位準備⼀一張對照
表。
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4. 萬事起頭難，咱們開始”動手”吧！
第⼀一階段⺫⽬目標：
思考哪些信箱要使⽤用Gmail進⾏行代收
‣組織官⽅方統⼀一信箱千千萬萬不要收到你個⼈人的信箱
設定Gmail代收現有信箱
‣了解⾃自⼰己的信箱的POP3與SMTP伺服器
‣根據不同電⼦子郵件信箱設定的POP3伺服器
‣若必要時要設定SMTP伺服器
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5. 海納百川，有容乃大
puncar@ms52.hinet.net
puncar@pchome.com.tw
TP
SM
TP
SM
第三方郵件程式
puncar@yahoo.com.tw
P3
PO
PO
P3
puncar@hotmail.com
IMAP
Gmail
我們建議透過Gmail作為新的信件中央控管中⼼心，統籌
Hotmail、Hinet、Yahoo等信箱的信件收發，不⽤用拋棄原本
的信箱，⽽而且可以減少檢查多個信箱的時間。
如果原本使⽤用的是Outlook、Outlook Express或Mozilla
Thunderbird等的信件收發軟體，則可以利⽤用IMAP協定將已
經收下來在電腦內的信件在與Gmail做同步，網路上有現成
的教學⽂文件如下：
http://tinyurl.com/outlookimap2gmail
待設定完IMAP同步後可以⽤用複製的⽅方式將原本的Outlook
郵件存放在Gmail信箱。
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6. 設定使用Gmail代收其他信箱
登⼊入Gmail信箱後再畫⾯面右上⾓角左鍵點選
「⿒齒輪」圖⽰示，之後選擇「設定」
點選「帳⼾戶和匯⼊入」分⾴頁，幾個重要功能：
匯⼊入郵件及聯絡⼈人：提供信箱搬家服務，將現有聯絡⼈人以及信件⼀一次打包。
以這個地址寄送郵件：僅提供信件代送服務，不包含收信。
從其他帳⼾戶檢查郵件：⽇日後新信件會直接由Gmail統籌管理，並且也可設定
透過該信件名義寄出。
※千萬記住不要把組織的官⽅方信箱匯⼊入到你個⼈人的信箱。
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7. 新增您的POP3郵件帳戶
輸⼊入要新增的電⼦子郵件信箱，之後點選「下⼀一步」
註：若這個視窗沒
有出現，請檢查瀏
覽器彈出式視窗設
定，或是換⽤用
Google瀏覽器
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8. 設定是否用該組信箱傳送信件
點選「下⼀一步」，準備設定使⽤用該組信箱來傳送郵件
輸⼊入「姓名」、設定以這個信箱寄出郵件之寄件⼈人姓名。
點選「下⼀一步」
※指定不同的「回覆⾄至」可以應⽤用在組織外部信件管理。
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9. 設定寄送郵件方式
若無特殊需求，建議直接點選「下⼀一步」
※需要特別設定的情況：
若發現寄信過去給對⽅方卻發現對⽅方常常（每次）都收不到信
的時候，可以合理懷疑對⽅方的信件伺服器跟Google的信件伺服
器可能發⽣生了⼋八字不合的現象。（⽐比如被封鎖或寄很久才到）
點選「傳送驗證」，之後請登⼊入Hotmail的信箱收取認證信
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10. 回到原本信箱收取確認信
你可以點選「關閉
視窗」，請(最後⼀一
次)「⼿手動」登⼊入你的
Hotmail信箱，收取
確認信。
點選信件中所描述之「認證網址」，Google會⾃自動完成認證
程序。
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11. 「以一擋五」同時收送五個信箱
確認成功！
※若代收公務信箱，可以考慮勾選，「來⾃自和郵件傳送地址相
同位置回覆」，以避免不⼩小⼼心⽤用錯誤的⾝身分回覆信件。
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12. 常用POP3/SMTP郵件伺服器對照表
@電⼦子郵件伺服器
POP3伺服器
smtp伺服器
電腦家庭@pchome.com.tw
pop3.pchome.com.tw
smtp.pchome.com.tw
義守@isu.edu.tw
mail.isu.edu.tw
smtpgw.isu.edu.tw
第⼀一@ccms.nkfust.edu.tw
ccms.nkfust.edu.tw
無
中華電信@msxx.hinet.net
msxx.hinet.net
msxx.hinet.net
遠傳/資策會@seed.net.tw
seed.net.tw
seed.net.tw
Hotmail@livemail.tw
pop3.live.com
smtp.live.com
Hotmail@hotmail.com
pop3.live.com
smtp.live.com
美和@meiho.edu.tw
mail.meiho.edu.tw
mail.meiho.edu.tw
⼤大仁@stmail.tajen.edu.tw
stmail.tajen.edu.tw
stmail.tajen.edu.tw
⾼高雄⼤大學@mail.nuk.edu.tw
mail.nuk.edu.tw
mail.nuk.edu.tw
※如果你在設定信件收發沒有發⽣生問題，那這⾴頁完全不⽤用看！
Gmail通常可以⾃自動設定收發信件的伺服器，如果無法成功設
定，通常問題出在信箱提供者可能與信箱位址使⽤用不同的POP3及
SMTP伺服器，如上⽅方的Pchome跟義守⼤大學，第⼀一科⼤大甚⾄至沒有
提供寄信的伺服器。
當你不知道你的信箱的POP3伺服器設定的時候，問問Google⼤大
神吧！
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13. 自動化與分類標籤
第⼆二階段⺫⽬目標：
利⽤用標籤將所有的信件分⾨門別類
⼀一封郵件可以擁有很多標籤
Step 1：
利⽤用下⼀一⾴頁的表格規劃信件標籤分類。
Step 2：
根據⾃自⼰己的標籤分類設定巢狀標籤
Step 3：
使⽤用搜尋框建⽴立篩選器
Step 4：
分類標記信件並且淨空收件匣
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14. 利用巢狀標籤分類信件
⺟母標
籤
⼦子標籤
特定寄件者
特定收件者
聯合新聞網
電⼦子
報
內⽂文包含關
鍵字
聯合新聞網
IKEA
中華電信
特定主旨
IKEA
中華電信
聯合勸募
公務
信
聯合勸募
胖卡志⼯工營
志⼯工營
andyjuang
@adct.org.
ADCT.org.t
w
tw
捐⾎血中⼼心
Facebook
Facebook
通知
信
⾏行事曆通知
“暫時接受”
“更新的邀
請”
Yahoo
幫忙轉寄
Hotmail
幫忙轉寄
外部
信
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不包含關鍵
字

15. 利用巢狀標籤分類信件
⺟母標
籤
⼦子標籤
特定寄件
者
特定收件
者
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特定主旨
內⽂文包含
關鍵字
不包含關
鍵字

16. 建立標籤及巢狀標籤
•
點選「建⽴立新標籤」後依照剛剛各位規劃的標籤內容依序
建⽴立⺟母標籤，例如：電⼦子報。
•
所有⺟母標籤建⽴立完成後接下來建⽴立⼦子標籤。
建⽴立⼦子標籤實際得要勾選「於下⽅方標籤底下建⽴立巢狀標籤」
並且選擇昱下屬之⺟母標籤。
以這張圖為例，我建⽴立了⼀一個IKEA⼦子標籤隸屬於電⼦子報。
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17. 通訊錄管理
在Gmail主畫⾯面切換到「通訊錄」，管理
畫⾯面，在這裡可以簡單新增刪除聯絡⼈人，
在此不多提，我們要使⽤用的是匯⼊入通訊錄
功能。
通訊錄的匯出匯⼊入通常使⽤用的格式為
CSV，各位可以從⾃自⼰己的各種線上信箱，
電⼦子郵件軟體，進⾏行匯出。
⾄至於如何匯出？由於各種各樣軟體、網站介⾯面皆不相同，我
們只能⾒見招拆招，最簡單的⽅方式
當然就是詢問Google⼤大神!
待各位取得CSV檔案
之後接下來就只要將
檔案上傳並且匯⼊入就
可以了。
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18. 建立篩選器
在郵件主畫⾯面
點選「建⽴立篩
選器」
參考上⼀一⾴頁各位完成的標籤分類表，配合另⼀一項⼯工具
「我們的⼤大腦」，交叉使⽤用各種關鍵字進⾏行「測試搜
尋」，待搜尋到適合的郵件後點選「下⼀一步」。
以下是幾個搜尋的⼩小技巧：
•利⽤用 OR 來增加搜尋⺫⽬目標種類，如：hotmail OR flickr
•利⽤用雙引號 ”” 來指定完全符合的字組
•利⽤用減號 - 來過濾特定關鍵字
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19. 建立篩選器
•
勾選「略過收件匣」，這樣同類型的新郵件就不會出現在
收件匣中。
•
•
勾選「套⽤用標籤」，選擇標籤，完成分類動作
勾選「同時套⽤用篩選器到以下 xx 個會話群組」，會將郵
件從收件匣中移出。
•
完畢後點選「建⽴立篩選器」
請努⼒力認真、奮⾾鬥不懈、⼀一⿎鼓作氣、再接再厲的把所有郵件利
⽤用篩選器過濾並且分類到各個標籤，淨空郵件匣，只留下需要
處理的信件。
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20. 開啟多重帳號功能
(1) 我們設定完⾃自⼰己的信箱之
後若有許多Gmail信箱要管
理，⽐比如說組織的官⽅方統⼀一
信箱，我們可以啟⽤用
Google提供的多重帳⼾戶功
能，⾸首先點選畫⾯面右上⾓角的
「倒三⾓角形」符號，選擇
「帳⼾戶設定」
(2)在帳⼾戶設定⾴頁⾯面點選
「多重帳⼾戶登⼊入」後⾯面的
「編輯」
(3)點選「開啟」之後勾選
下列四個核取⽅方塊最後按
儲存。
(4)之後回到第⼀一步，點
選「切換帳⼾戶」就可以設
定多重帳⼾戶同時登⼊入，我
們可以利⽤用此⼀一⽅方法收發
組織官⽅方信箱代表帳號。
(需使⽤用Gmail)
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21. 其他設定
點選畫⾯面右上⾓角左鍵點選「⿒齒輪」圖⽰示，
之後選擇「郵件設定」
調整「⾴頁⾯面⼤大⼩小上限」
設定⼀一律使⽤用「HTTPS」加密連線
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22. 其他設定
依個⼈人需求調整「⾃自動新增其他聯絡⼈人」功能。
依不同帳⼾戶需求設計簽名檔。
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23. 其他設定
依個⼈人需求調整「休假回覆」以及「進階附件」功能。
設定完畢後記得要點選「儲存變更」
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24. 標籤設定
標籤整理完畢後，我們希望進⼀一步調整標籤顯⽰示的時機，
請依照⾃自⼰己的喜好設定各個標籤的顯⽰示時機，
勾選「有未讀郵件時顯⽰示標籤」，可以進⼀一步讓畫⾯面更加乾
淨清爽。
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25. 其他研究室功能
標籤整理完畢後，我們希望進⼀一步讓我們的信箱更好⽤用，
研究室中有提供更多功能讓我們⽤用起來更順⼿手，更便利。
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26. 試著寄一封信出去吧！
建⽴立新郵件時可⼿手動選擇寄件⾝身分，並且⾃自動調整簽名檔。
電⼦子郵件會依照通訊錄內容⾃自動跳出候選資料。
依照收件者的類型⾃自動建議其他收件者。
拖曳上傳附件功能....這就要提到Google瀏覽器了...
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