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1. PAIE : CONFORMITÉ,
MODE D’EMPLOILE RESPECT DE LA CONFORMITÉ EST AU CŒUR DE VOTRE RÉUSSITE
Paie
& RH
Guide pratique
1

2. La conformité reste l’un des principaux défis de la gestion des ressources
humaines. Le droit français édicte des obligations nombreuses et
complexes pour les entreprises. Leur non-respect peut se traduire pour
celles-ci par de lourdes pénalités, des poursuites au civil, voire au pénal.
L’employeur ou son DRH doit s’assurer que les lois touchant à la paie,
à la protection sociale, aux conditions de travail des salariés sont bien
respectées. À lui également de conserver la trace de tous les éléments
susceptibles d’être demandés par l’administration, pour assurer la preuve
de la conformité.
Bien sûr, la gestion des ressources humaines n’a pas pour seule vocation
de veiller au respect des obligations formelles ; elle vise avant tout
à développer les compétences, la politique de formation, stimuler
l’engagement des salariés, bref à valoriser le capital humain de l’entreprise.
Mais rien de tout cela n’est possible en l’absence d’une maîtrise rigoureuse
de la conformité. C’est la condition sine qua non d’une politique RH
dynamique et efficace, qui puisse transformer les contraintes légales en
opportunité.
Dans ce guide, nous vous proposons 10 conseils et quelques repères
légaux pour vous assurer la sérénité d’une conformité légale optimale, plus
particulièrement en matière de processus de paie.
Introduction
| Paie : conformité, mode d’emploi2

3. 1. Maintenir des données personnelles exactes et à jour
Les données personnelles des collaborateurs sont la matière première
du système de paie. Leur qualité à l’instant « t » doit être irréprochable,
et leur exactitude relève de votre responsabilité. Un passage au statut
cadre, un changement de poste, un départ en congé maternité ou
en retraite… tous ces événements doivent être connus et traduits
immédiatement dans la paie qui les suit. C’est une mécanique qui doit
tourner de façon précise et sûre. Pas question de se laisser dépasser par
les événements !
2. Suivre l’actualité juridique
Si les données personnelles sont la matière première, le logiciel de
paie est la machine qui va les transformer. Les données légales sont
les réglages de cette machine. Bien sûr, un bon logiciel est censé
avoir les bons réglages. Encore faut-il les comprendre et les appliquer
conformément à une législation (lois, réglementation, conventions
collectives) qui évolue en permanence. Selon le cabinet Atequacy,
80 % des entreprises ont reçu un contrôle Urssaf entre 2012 et 2015. Et
en 2015, la moitié des sociétés contrôlées ont été redressées.
Les 10 commandements de la conformité paie
| Paie : conformité, mode d’emploi3

4. 3. Sensibiliser les collaborateurs
Les salariés sont vos partenaires et vos alliés dans la tenue d’une paie
exacte et conforme. Remettre en temps et en heure les justificatifs de
remboursement de frais ; renvoyer dans les délais l’avis d’arrêt de travail
à l’assurance maladie ; tracer et renseigner congés, RTT, télétravail…
La conformité de votre paie dépend en partie de l’acquisition par les
collaborateurs des bons réflexes procéduraux. À vous de veiller à ce que
les formalités soient bien connues, bien comprises, bien modélisées et
faciles à mettre en œuvre.
4. Être attentif aux retours des collaborateurs
Il est essentiel de rester à l’écoute des salariés sur le fonctionnement
des procédures RH. Les plaintes et remontées des collaborateurs
sont une chance : elles permettent, par l’analyse des processus
incriminés, de détecter des dysfonctionnements, des failles, des
goulets d’étranglement, des risques qui n’avaient pas été identifiés.
Les managers peuvent ainsi déceler et corriger les problèmes avant
qu’ils ne prennent des proportions trop importantes. Cette démarche
d’écoute permet en outre de renforcer la confiance de vos équipes.
5. Privilégier une approche en « self-service »
La paie implique un échange de données entre les collaborateurs et le
service paie. Courir après les documents et les informations peut s’avérer
une tâche fastidieuse et chronophage. Adopter un modèle « self-service »
responsabilise les salariés vis-à-vis de leurs propres données, et présente
au moins deux avantages : les collaborateurs y gagnent en autonomie
et maîtrisent mieux leur côté de la « supply chain » de l’information,
plutôt que d’être sollicités en urgence au mauvais moment. Le ou les
collaborateurs paie, de leur côté, dégagent un temps précieux pour des
actions à plus forte valeur ajoutée. Un système en « self-service » qui
tourne bien sécurise et fluidifie les processus RH liés à la paie.
| Paie : conformité, mode d’emploi4

5. 6. Conserver rigoureusement l’historique des transactions
La paie est souvent une course contre la montre, ancrée dans le
présent et rythmée par l’urgence. Mais elle doit également tenir compte
du temps long, et conserver scrupuleusement la trace de tous les
documents, les données et les opérations qu’elle traite. En cas de
contrôle, il faut pouvoir exhumer rapidement le justificatif correspondant
à tel remboursement de frais inhabituel, ou expliquer telle embauche
en contrat court, etc. Un archivage rigoureux de l’historique ne sert pas
seulement en cas de contrôle : un investisseur, une banque, un acheteur
en cas de transmission de l’entreprise pourront l’exiger.
7. Surveiller ses obligations en matière d’avantages de rémunération
En fonction de certains critères, notamment la taille de l’entreprise
ou sa situation géographique, les obligations et les possibilités en
matière d’avantages salariaux évoluent : intéressement, participation,
épargne retraite, transports, prise en charge du déjeuner… D’autres
s’imposent à toutes les entreprises, comme la complémentaire maladie.
Surtout, surveillez les avantages en nature ! Ils sont la première cause
de redressement des entreprises par l’Urssaf. Avoir une vision claire
des avantages non-salariaux permet à la fois de prévenir les risques de
non-conformité et d’avoir une meilleure perception de la rémunération
globale.
8. Demander aux experts
Les enjeux d’une paie conforme sont si importants qu’il ne faut pas
hésiter à se faire accompagner lorsque nécessaire. L’expert-comptable,
le consultant paie, le chargé de clientèle du service Saas sont des
interlocuteurs qui peuvent vous aider à rester au courant de la
législation, à saisir les opportunités offertes par la régulation, à affronter
des changements d’envergure comme la DSN (déclaration sociale
nominative) ou le bulletin de paie clarifié. Les sites gouvernementaux
et certains sites juridiques spécialisés peuvent également s’avérer utiles.
9. Bien connaître les législations étrangères
Si votre entreprise est présente dans plusieurs pays, l’exercice se
complique ! Chaque pays réglemente, taxe et encadre à sa façon les
salaires, chacun a son droit du travail et ses règles de reporting, chacun
est engagé à son rythme dans la dématérialisation des données paie,
sociales et fiscales. À vous de vous tenir au courant de cette diversité de
législations et de ses évolutions. Et hors zone euro, les problématiques
de change viennent encore accroître cette complexité !
10. Respecter les délais !
La paie, et plus généralement la gestion des ressources humaines, sont
rythmées par des échéances régulières – mensuelles, trimestrielles,
annuelles. Leur non-respect peut occasionner des coûts que l’on
regrettera d’autant plus qu’ils sont parfaitement évitables. Le ou
les responsables ont tout intérêt à établir un calendrier annuel des
obligations et de se tenir à ce planning. C’est en maîtrisant au maximum
tout ce qui est prévisible que l’on peut gérer au mieux l’imprévisible,
quand il se présente !
| Paie : conformité, mode d’emploi5

6. | Paie : conformité, mode d’emploi6

7. Conformité Paie & RH : principaux repères
8 Les formalités d’embauche
9 Le contrat de travail
10 Le bulletin de paie
11 La déclaration sociale nominative (DSN)
12 Épargne d’entreprise et épargne retraite
13 Le temps de travail
14 Les congés
14 Maladie et maternité
15 Compter les effectifs – les seuils
16 Conditions de travail, santé au travail, pénibilité
17 Le recrutement
La non-conformité peut coûter très cher à votre entreprise. Nous vous proposons ici une liste non-exhaustive d’obligations, textes et repères à connaître
pour maîtriser ce risque, en nous concentrant sur les éléments qui impactent la paie.
| Paie : conformité, mode d’emploi7

8. Les formalités d’embauche
Code du Travail, art. L1221-10 à L1221-12-1/R1221-1 à R1221-2
Lors d’un recrutement, vous êtes tenu d’envoyer la déclaration préalable à
l’embauche (DPAE) à l’Urssaf (ou à la MSA pour les entreprises agricoles)
au minimum 8 jours avant que le nouveau salarié ne commence à travailler
pour votre entreprise.
Cette déclaration se fait en ligne. Elle permet d’informer les organismes de
protection sociale (Sécurité sociale, Pôle emploi, santé au travail) du début
d’un nouveau contrat de travail. Elle ne comprend pas cependant l’affiliation
aux régimes complémentaire de santé (mutuelle) et de retraite (Arrco Agirc) :
ce sont des démarches distinctes.
Le non-respect de l’obligation d’envoyer une DPAE est passible d’amende,
voire de poursuites pour travail dissimulé. Des délais tenus, en revanche,
permettent d’intégrer rapidement le salarié dans le système de paie et
d’éviter les difficultés futures.
| Paie : conformité, mode d’emploi8

9. Le contrat de travail
Code du Travail, 1re
partie, livre II
Comme tout contrat, le contrat de travail sert avant tout quand la relation
tourne mal. C’est une des raisons pour lesquelles il faut lui prêter une
attention particulière, mais ce n’est pas la seule. Un contrat bien rédigé,
sans ambiguïtés ni écarts par rapport à la loi facilite la gestion quotidienne
des données paie et RH du salarié.
Parmi les points de vigilance, mentionnons :
- La nature du contrat, bien sûr : le contrat à durée indéterminée
est « la forme normale et générale de la relation de travail ». Par
défaut, il est à temps plein. Pour recourir à un autre type de contrat
(à durée déterminée, d’intérim, à terme précis, à temps partiel, de
professionnalisation, d’apprentissage…), il faut le préciser, pouvoir le
justifier et respecter les règles particulières propres à chacun.
- La période d’essai (différente suivant le statut).
- La dénomination du poste, la convention collective, le statut (cadre ou
non-cadre), éventuellement l’exposition à des facteurs de pénibilité…
éléments qui auront un impact sur la rémunération et les obligations en
matière de paie.
- La définition du temps de travail, qui influera sur le niveau de
rémunération, la gestion des congés et des absences…
- La rémunération, avec ses différentes composantes (salaire de base,
primes, avantages). Elle a de nombreuses conséquences en matière
fiscale et sociale (calcul des cotisations, allègements Fillon, CICE…), en
fonction notamment du niveau du salaire brut relativement au Smic et
au plafond de la Sécurité sociale.
- Les conditions particulières d’exercice du travail ou de rupture du
contrat : elles sont à rédiger avec prudence : éviter les conditions
invalides !
Le contrat et ses éventuels avenants sont à archiver scrupuleusement. Ils
forment, avec le code du Travail et la convention collective, le cadre légal
intangible de la relation de travail.
9 | Paie : conformité, mode d’emploi

10. Le bulletin de paie
Code du Travail (art. L3243-1 à L3243-5, R3243-1 à R3243-6)
Le bulletin de paie récapitule l’ensemble des éléments de rémunération
et les prélèvements effectués sur ceux-ci au cours d’un mois donné. La
plupart des caractéristiques de la situation de travail du collaborateur ont
une traduction sur ce document essentiel. C’est un peu le « produit fini » du
service paie. Parmi les obligations qui l’entourent, citons :
- L’obligation de remettre un bulletin de paie à chaque versement de
salaire.
- L’archivage. En principe, pendant 5 ans par l’employeur.
- La dématérialisation. Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur peut opter
pour le bulletin de paie électronique, si le salarié ne s’y oppose pas.
- Les mentions obligatoires. Le nouveau bulletin clarifié, qui s’impose
à toutes les entreprises à partir du 1er
janvier 2018 (2017 pour les
300 salariés et plus), réduit le nombre de lignes et standardise la
présentation.
| Paie : conformité, mode d’emploi10

11. La déclaration sociale nominative (DSN)
Code de la Sécurité sociale (art. L133-5-3), notamment
Depuis le 1er
janvier 2017, pour toutes les entreprises, la quasi-totalité des
données transmises par la paie aux organismes sociaux (Sécurité sociale,
organismes complémentaires, Pôle emploi, prévoyance) doit transiter par
une déclaration mensuelle unique réalisée en ligne. Il s’agit de la fameuse
déclaration sociale nominative (DSN), qui remplace et synchronise la
mosaïque de démarches différentes qu’il fallait réaliser auparavant de façon
séparée.
La DSN contient l’essentiel des données de la paie, pour chaque
collaborateur : identité de l’entreprise et du salarié, caractéristiques du
contrat, cotisations acquittées, changements intervenus dans le mois… Elle
simplifie considérablement le travail du responsable de paie, à condition
d’être correctement mise en place, remplie et paramétrée, naturellement !
| Paie : conformité, mode d’emploi11

12. Épargne d’entreprise et épargne retraite
La rémunération globale (le salaire de base et tout ce qu’on peut lui
ajouter) est un outil très efficace de fidélisation des collaborateurs. Mais
là encore, des obligations de plusieurs natures s’imposent à l’employeur.
En voici quelques-unes :
- La participation aux bénéfices est obligatoire dans les entreprises de
50 salariés et plus ; l’intéressement est facultatif.
- Quand il n’y a aucun dispositif d’épargne salariale dans l’entreprise,
l’employeur doit engager chaque année une négociation avec les
salariés sur le sujet.
- Ces différents systèmes bénéficient d’avantages fiscaux, dont les
conditions et les plafonds obéissent à des règles complexes, qu’il est
important d’avoir en tête.
| Paie : conformité, mode d’emploi12

13. Le temps de travail
Code du Travail, 3e
partie, livre 1er
, titre II
Les règles du temps de travail, et notamment celles qui concernent la
rémunération des heures supplémentaires, font partie des paramètres les
plus importants de la paie. La loi Travail du 8 août 2016 a entièrement réécrit
cette partie du code du Travail.
Le temps de travail est en principe de 35 heures par semaine. Le temps
maximal est de 10 heures par jour (jusqu’à 12 sur accord collectif) et
48 heures par semaine, avec cette limite : pas plus de 44 heures en
moyenne sur 12 semaines (46 heures sur accord collectif).
C’est l’accord d’entreprise, et non plus l’accord de branche, qui a la priorité
pour décider d’un dépassement des 10 heures par jour et des 44 heures par
semaine. Il peut également fixer la majoration des heures supplémentaires
à seulement 10 %.
À ces règles s’ajoutent celles du forfait jour, des RTT (réduction du temps
de travail), des récupérations d’heures perdues, du travail de nuit, à temps
partiel, intermittent… Toutes informations qui doivent être collectées et
traitées conformément aux textes.
| Paie : conformité, mode d’emploi13

14. Les congés
Code du Travail, 3e
partie, livre 1er
, titre IV
La gestion des congés est une fonction à part entière des ressources
humaines. Les règles en ont également été légèrement modifiées par la
loi Travail. Du point de vue de la paie, leur décompte et leur traitement est
essentiel :
- Les congés payés : le nombre de jours peut varier suivant certains
critères (âge, ancienneté, handicap), selon la convention collective ou
l’accord d’entreprise. Les règles de décompte peuvent se compliquer
pour les salariés à temps partiel.
- Les congés exceptionnels : le code du Travail en liste une bonne
quinzaine, du congé pour événement familial (mariage, décès,
naissance…) au congé de proche aidant, en passant par le congé pour
catastrophe naturelle. Chacun de ces congés doit faire l’objet d’une
traduction rigoureuse en paie, qu’il y ait maintien de salaire (total
ou partiel, limité dans le temps…) ou prise en charge par un autre
organisme (directe ou sous forme de remboursement).
Maladie et maternité
Code de la Sécurité sociale, livre 3, titres II et III
Les périodes d’absence liées à la maladie, à la maternité, à l’éducation
des enfants obéissent à des règles très spécifiques de déclaration, de
rémunération, de protection de l’emploi. Là encore, le non-respect des
obligations peut entraîner des sanctions sévères et des coûts imprévus.
Les formalités sont de plusieurs ordres :
- Déclaratives : il faut respecter certains délais et déclarations pour
que les périodes en question soient prises en charge par l’Assurance
maladie, par le biais des indemnités journalières (IJ)
- Conventionnelles : les accords collectifs peuvent fixer des règles plus
favorables, par exemple pour ce qui est des jours de carence ou de la
prise en charge du congé maternité
- Légales : un(e) salarié(e) en arrêt maladie ou en congé maternité
bénéficie de certaines protections et avantages en matière de carrière,
formation, respect de la vie privée… Il faut en connaître précisément
le cadre.
| Paie : conformité, mode d’emploi14

15. Compter les effectifs – les seuils
Code du Travail – art. L1111-2 et L1111-3
Les obligations des entreprises peuvent varier considérablement en
fonction de leurs effectifs. Selon qu’elles ont plus ou moins de 10, 20, 50 ou
300 salariés (pour prendre les principaux seuils), leurs cotisations sociales,
leurs contraintes en matière de dialogue social, de formation, d’emploi de
personnes handicapées, ou encore leurs obligations déclaratives peuvent
changer. Il est donc important de savoir à tout moment où l’on se situe à ce
point de vue.
C’est d’autant plus difficile que suivant les seuils et les types d’obligations,
les effectifs ne se calculent pas toujours de la même façon. Quelques
règles générales :
- Pour un mois donné, on compte tous les salariés en CDI, qu’ils soient
en congés/arrêt ou non ; les salariés en contrat court ou à temps partiel
sont comptés au prorata de leur temps de travail dans l’entreprise.
- Les apprentis, les contrats de professionnalisation, les contrats
d’insertion, les stagiaires ne comptent pas, sauf pour la réglementation
accidents du travail et maladies professionnelles.
- On ne compte pas de la même façon pour ce qui relève du code de la
Sécurité sociale (effectif au 31 décembre) et pour ce qui relève du code
du Travail (effectif moyen annuel).
| Paie : conformité, mode d’emploi15

16. Conditions de travail, santé au travail, pénibilité
L’entreprise a une « obligation de moyens renforcée » vis-à-vis de la santé au
travail et de la sécurité des collaborateurs. La réglementation est complexe
et change régulièrement. Les dernières réformes notables sont celles de
2011-2012 pour la santé au travail, amendée par la loi Travail du 8 août 2016 ;
et la création du compte de prévention de la pénibilité (C3P) par la réforme
des retraites du 20 janvier 2014.
L’employeur doit tenir à jour un document unique d’évaluation des risques
professionnels, et évaluer pour chaque salarié le degré d’exposition à l’un ou
plusieurs des 10 facteurs de pénibilité identifiés par la législation (avec l’aide
des référentiels de sa branche lorsqu’ils existent).
L’exposition aux facteurs a des conséquences administratives pour le
salarié, qui cumule des points sur son C3P et peut s’en servir pour se
former, travailler à temps partiel ou partir en retraite. Elle a aussi des
conséquences sur le bulletin de paie, les salariés exposés donnant lieu à
un prélèvement supplémentaire (en plus des 0,01 % que paient toutes les
entreprises).
Par ailleurs, la réglementation des accidents du travail/ maladies
professionnelles prévoit des cotisations plus élevées pour les entreprises et
les branches dont le taux d’accidents est le plus élevé.
Mais c’est surtout la responsabilité civile et pénale de l’employeur qui peut
être engagée en cas de manquement à ses obligations en matière de santé
et sécurité au travail.
16 | Paie : conformité, mode d’emploi

17. Le recrutement
Le recrutement est un moment délicat dans la vie de l’entreprise comme
dans celle des candidats. Les conséquences d’une erreur de casting
peuvent être importantes. Mais l’embauche est surtout très encadrée par le
code du Travail, et requiert des formalités précises, dont le non-respect est
sanctionné.
Une question à se poser
Certains de vos salariés, voire de vos ex-salariés, sont-ils prioritaires à
l’embauche ? Les différentes situations sont disséminées dans le code
du Travail… et aussi dans la convention collective dont vous dépendez !
Peuvent être prioritaires les salariés à temps partiel, en télétravail ou
menacés par un licenciement économique, les travailleurs de nuit…
Les questions à ne surtout pas poser
Ce sont toutes celles qui n’ont pas trait, strictement, aux compétences
requises pour l’emploi à pourvoir (L.1221-6 du code du Travail). Un candidat
éconduit pourra se retourner contre vous pour discrimination à l’embauche
si vos questions dépassent de ce cadre.
| Paie : conformité, mode d’emploi17

18. Les femmes et les hommes demeurent la principale ressource de votre
entreprise. Quelle que soit la taille de votre organisation, Sage vous
apporte des solutions pour fiabiliser votre paie, fluidifier la circulation
des informations, sécuriser vos données et créer les conditions d’une
conformité sans faille à la législation. Une paie 100 % fiable est le premier
secret d’une gestion dynamique des ressources humaines, génératrice de
satisfaction pour les collaborateurs et de performance pour l’entreprise.
Conclusion
Découvrez la solution de Paie RH qui
conviendrait le mieux à vos besoins.
| Paie : conformité, mode d’emploi18

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