Alles wat u moet weten over het opzetten van een SSC of outsourcing.

1. SSC’s en Outsourcing DrsPeter.J.W. Ramakers RC 06-22283437

2. Herkent u zich in: Mijn gevoel zegt me dat het niet goed gaat op de (salaris)administratie Iedereen klaagt altijd over de administratieve ondersteuning Ze werken wel hard, maar doen ze wel de goede dingen? Ik word steeds van het kastje naar de muur gestuurd Volgens mij doen we op meerdere plekken in de organisatie hetzelfde werk Er zijn veel te veel extra controles nodig Het kan ook nooit in een keer goed gaan. Veel correcties. De boekhouding wordt altijd te laat geïnformeerd of betrokken bij iets De administratie krijgt altijd de schuld Het is altijd “wij” tegenover “zij” Veel ad hoc vragen van klanten Veel verstoringen van het dagelijks werk door telefoon, e-mail of anders 2

3. Vraagt U zich af: Hoe kan ik op verantwoorde wijze worden “ontzorgd” van mijn administratieve taken ? Hoe kan ik de overheadkosten verder reduceren? Zijn samenwerkingsvormen denkbaar op het gebied van administratief werk? Immers: Geen kerntaken Iedereen moet het doen Niet steeds het wiel opnieuw uitvinden Kan mijn administratieve overhead goedkoper worden uitgevoerd ? Hoe kan ik (verder) terug naar mijn “Core Competences”? Hoe kan de kwaliteit op een hoger plan komen ? 3 3

4. Waarom Shared Services ? Belangrijkste doelen van Shared Service Centers en/of SSC projecten: Verbetering kwaliteit van de dienstverlening Verhoging efficiency van de dienstverlening Betere klanttevredenheid Betere medewerker tevredenheid Professioneler werken ICT Facilities HR Accounting 4

5. Best of Both Worlds Flexibiliteit Bureaucratisch Hogere kosten Snelheid besluitvorming Gemeensch. Systemen en ondersteuning Geen BU control op overhead efficiency Maatwerk voor klant synergie Weinig betrokkenheid Erkenning locale prioriteiten Meervoudige inzet middelen Economies of scale Best Practices Niet flexibel in klantbehoeften vervullen Grote diversiteit systemen en processen Klantgericht Consistente standaarden Concentratie Centralized Shared Services Decentralized 5

6. 6 Centraliseren, Concentreren of Outsourcen Concern Noodzaak prijs/kwaliteit Noodzaak service, dienstverlening en kwaliteit Klant A Outsourcing Klant B Noodzaak van control Concentratie Centralisatie Regio 1 Klant C Shared Service Center Regio 2 Regio 3 Extern SSC Regio 1 Regio 3 Regio 2

7. 7 Scenario’s voor groei Concentratie in SSC: Intern klant denken introduceren Outsourcen: prijs/ kwaliteit denken Geïntegreerd werken dankzij systeem en procesinnovatie Geïntegreerd systeem Interne procesverbetering Outsourcing vanwege continuiteitsoverwegingen Outsourcing vanuit kosten en service overwegingen Traditioneel in zuilen georganiseerde ondersteuning 2 3 3 1 1

9. Prestatiemeting van processen

10. Heldere Service levels

11. Dienstencatalogus (Statements of Work)

12. Transparante prijsstelling

13. Integratie SSC en ketenpartners

14. Externe samenwerkings-verbanden

16. Vermindering dubbele uitvoering van taken

17. Schaalbaarheid resources en IT – infrastructuur

18. Standaard processen

20. Self Service Toepassingen

21. Harmonisatie afgedwongen door IT-applicaties

22. Hoger kennisniveau binnen SSC

23. Proces eigenarenServicegericht SSC Transactiegericht SSC Transactiegericht SSC Toegevoegde waarde van SSC 8

25. Klant – leveranciers relatie

26. Standaardisatie

27. Flexibiliteit

28. Communicatie

30. Duidelijkheid

31. Geen dubbelingen

33. Functiebeschrijving

34. Soc. Plan

35. Governance

36. Service

37. Sturing

38. Pricing

39. Training

41. Financiering

42. Project org.

43. Cultuur

44. Gedrag

45. StructuurPersoneel

46. PRIM&A in SSC’s Ruim 8 jaar ervaring in het ontwerpen, bouwen en implementeren van SSC organisaties Ruim 20 jaar managementervaring in ondersteunende dienstverlening Directievoering en management van SSC’s Advisering in (her)structurering van SSC’s Projectmanagement van SSC projecten Change management Training van medewerkers Communicatie rondom de implementatie Business cases Quick Scan 11

47. Wilt u meer weten ?Neem gerust vrijblijvend contact op 12 Drs Peter J.W. Ramakers RC M: 06-22283437 E: prima@ortler.nl W: www.ortler.nl