Dokumen tersebut membahas tentang analisis jabatan, yang merupakan proses pengumpulan informasi terkait tugas, tanggung jawab, dan persyaratan pekerjaan. Analisis jabatan digunakan untuk menentukan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, serta untuk keperluan seleksi, kompensasi, penilaian kinerja, dan pelatihan karyawan. Terdapat dua jenis analisis jabatan yaitu tradisional dan berorientasi pada hasil. Anal

1. BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pembelajaran Analisa Jabatan (Job Analysis)
Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi
menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum
organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki
jabatan yang baru, maka manajer sumber daya manusia perlu mengetahui dan
mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan
bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang bagaimana yang
layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu
menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan,
dan pengalaman yang diperlukan.
Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan dan
siapa yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis
terhadap pekerjaan itu sendiri yang disebut sebagai analisa jabatan (job
analysis). Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat
digunaan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang
yang akan menduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan
tersebut dapat berupa deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi
jabatan (job specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis
yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi
kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi
jabatan merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan
melakukan pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan terutama
menyangkut keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu.
1

2. 1.2 Tujuan dan Manfaat Analisa Jabatan (Job Analysis)
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya
Manusia sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis
jabatan. Oleh karena itu, informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk
kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Untuk keperluan penarikan dan seleksi.
Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen
sudah mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik
pekerjaaan. Dengan memahami karakteristik pekerjaan maka akan dapat
ditetapkan siapa personel yang tepat untuk memangku jaabatan tertentu
tersebut.
2. Untuk keperluan kompensasi.
Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang
mereka lakukan dalam organisasi. Bagi karyawan yang memiliki
keterampilan dan pendidikan yang tinggi tentu akan memperoleh gaji yang
lebih besar disbanding dengan karyawan yang hanya memiliki
keterampilan dan pendidikan terbatas.
3. Untuk keperluan penilaian kinerja.
Dalam analisis jabatan, setiap pekerjaan ditetapkan standar-standar kinerja.
Untuk mengetahui apakah kaaryawan berprestasi atau tidak, manajer
cukup membanding antara kinerja actual dengan kinerja standar yang
ditetapkan.
4. Untuk keperluan pelatihan.
Apabila karyawan yang diterima belum cukup keterampilannya untuk
melaksakan tugas, maka manajer dapat memutuskan untuk segera
memberikan pelatihan tambahan.
2

3. BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Analisa Jabatan (Job Analysis)
Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan
menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan
dengan masing-masing jabatan secara sistematis dan teratur, yaitu :
Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut
Apa wewenang dan tanggung jawabnya
Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan
Bagaimana cara melakukannya
Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan
pekerjaannya
Besarnya upah dan lamanya jam bekerja
Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan, dan
Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan
pekerjaan tersebut
Dessler (1997), mengungkapkan bahwa analisa jabatan merupakan
prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan
dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam
pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi
pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan.
Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis
pekerjaan sebahai berikut; A Systematic may to gather and analyze
information about the content and the human requirements of jobs, and the
context in which jobs are performed. (analisis jabatan merupakan cara
sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi dan
personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya dengan
prestasi jabatan). Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan antara jabatan
(jobs) dan posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok
3

4. tugas, kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan position diartikan sebagai
prestasi jabatan yang dilakukan oleh seseorang.
Menurut Malayu (2005;28) Job Analisis (analisis pekerjaan) adalah
menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan,
bagaimana pekerjaannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan.
Menurut Umar (2005:6) bahwa analisis pekerjaan adalah merupakan
suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan
orang lain untuk tujuan manajemen.
Menuurt Gomes (2003;91) analisis jabatan adalah proses pengumpulan
informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja, yang
dilaksanakan dengan mengamati atau mengadakan interview pada pekerjaan,
dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Benandin & Russell dalam
Gomes (2003:91) mengatakan analisis pekerjaan ini akan menghasilkan daftar
uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja
dan bisa juga mencakup standar kualifikasi, yang merinci pendidikan dan
penglaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk
melaksanakan kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.
Secara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk
mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) dan
persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Stephen Robbin (1993) mendefinisikan
analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari
tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan
dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang
pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan
karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif.
“Job analisis is involves developing a detailed description of the tasks
involve in a job, determining the relationship of a given job to other jobs, and
ascertain the knowledge, skills, and abilities necessary for an employee to
successfully perform the job” (Robbin, 1993).
4

5. Menurut Milkovich & Newman (1999) analisis jabatan adalah proses
pengumpulan informasi secara sistematik terhadap berbagai informasi
terpercaya dan relevan, berhubungan dengan pekerjaan, dan asal-usul dari
suatu jabatan tertentu (“job analisis is the systematic process of collecting
relevant, work-related information related to the nature of a specific job”).
Hal senada juga dikemukan oleh Bernardin & Russel: “job analisis is the
process of gathering information about a job” (Bernardin & Russel, 1993).
Berdasarkan batasan-batasan di atas maka menurut penulis analisis
pekerjaan memiliki arti yang sama dengan analisis jabatan, yaitu proses
pengumpulan inforamsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan
seorang pekerja secara sistematis
Jenis analisis jabatan menurut Gomes (2003;95-101) membagi dua
jenis analisis jabatan, yaitu analisis jabatan tradisional (traditional job
description) dan analisis jabatan yang berorientasikan hasil (result-oriented
job description).
1. Traditional Job analysis
Analisis jabatan secara tradisonal yaitu dengan mencari informasi
melalui tiga aspek, yaitu: (1) tanggung jawab (responsibilities), (2)
merinci unit organisasi agar pekerja bertanggung jawab, tunduk kepada
pengarah dan bagian pengendali pelaksana; kewajiban-kewajiban (duties)
umum seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan;dan (3)
kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai
kelayakan.
Kelemahan dari analisis jabatan tradisional adalah perhatian
perusahaan tidak ditujukan pada sifat-sifat pekerjaan secara spesifik, tidak
ada syarat-syarat bagi pelaksanaan suatu pekerjaan, tidak ada standar-
standar performansi minimal yang dapat diterima bagi seorang pekerja,
tidak merinci kualitas dan kuantitas serta ketepatan waktu dari suatu
pelayanan yang diinginkan, tidak memikirkan output analysis sehingga
tidak bermanfaat bagi perencana SDM yang memerlukannya.
5

6. 2. Result-Oriented Job Description (RODs)
Analisis yang berorientasi hasil ini juga dinamakan output-oriented
job description, dan ini merupakan suatu kehidupan kecil dalam program-
oriented budgets. Uraian pekerjaan yang berorientasikan hasil
menguraikan harapan-harapan organisasi yang jelas kepada para pekerja
dan sekaligus mendorong para supervisor dan pekerja untuk mengetahui
bahwa baik standar maupun imbalan tergantunng pada persyaratan
tertentu. Analisis jabatan jenis ini memuat pertanyaan-pertanyaan tentang
tasks, conditions, standards, SKAs, qualification.
Kelebihan dari model Result-Oriented Job Description (RODs)
adalah bahwa model ini menyediakan sarana untuk menghubungkan input
personil dan output organisasi bagi para perencana program, menyediakan
sarana untuk memperkenalkan pada para pekerja baru atas harapan dan
tujuan yang ditetapkan untuk evaluasi terhadap performansi pekerja bagi
para manajer, memberikan gambaran yang jelas mengenai harapan
performansi, kualifikasi minimal yang dibutuhkan untuk promosi dan
penempatan para pegawai, dan meningkatkan dampak bagi para manajer
kepegawaian terhadap produktifitas organisasi. Selain kelebihan yang
telah dipaparkan, model analisis hasil juga mempunyai beberapa
kelemahan yaitu perubahan dalam syarat dan standar harus dilakukan
peninjauan kembali atas RODs, setiap kedudukan memerlukan RODs
tersendiri, dan beberapa kedudukan tidak mempunyai standar performansi
yang tidak dapat diukur.
Analisis Jabatan mencakup 2 (dua) elemen, yaitu : 1. Uraian
Jabatan (Job Description) dan 2 Spesifikasi Jabatan (Job Spesification)
atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)
Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunaan
untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan
menduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapat
berupa deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job
specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang
6

7. menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja
dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan
merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan
pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut
keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu.
2.2 Peranan dan Alasan Perlu Dilaksanakan Analisa Jabatan (Job Analysis)
Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi
untuk tetap melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi dapat berjalan
dengan lancar. Terdapat enam alasan penting mengapa analisa jabatan sangat
diperlukan dalam sebuah organisasi :
1. Organisasi baru dibentuk
Uraian jabatan pada hakikatnya sama pentingnya dengan alasan mengapa
organisasi itu dibentuk. Setiap organisasi yang baru muncul atau dibentuk
tentu akan memiliki jenis pekerjaan yang berbeda dengan organisasi lain
yang telah terbentuk. Karena organisasi itu baru dibentuk, maka penting
sekali untuk menjelaskan atau menguraikan pekerjaan-pekerjaan apa saja
yang akan dilakukannya
2. Pembentukan suatu pekerjaan baru
Alasan ini mengadu pada munculnya jenis pekerjaan yang baru dan sama
sekali tidak ada hubungannya dengan pekerjaan sebelumnya. Bila
organisasi yang baru dibentuk tidak memunculkan jenis pekerjaan yang
baru, maka uraian jabatan tidak perlu dilakukan.
3. Karyawan tidak paham terhadap pekerjaannya
Ada sebagian karyawan, terutama yang baru diterima tidak memahami apa
yang akan dikerjakannya nanti. Walaupun dalam iklan lowongan
pekerjaan mereka sudah tergambarkan jenis pekerjaan apa yang
dibutuhkan. Uraian pekerjaan sangat penting untuk menyamakan
pandangan terhadap jenis pekerjaaan yang akan dilakukan.
4. Tumpang tindih dan konflik
7

8. Antara karyawan yang satu dengan yang lainnya seringkali melakukan
pekerjaan yang sama meskipun mereka berada dalam bidang berbeda.
Kondisi ini dapat mengakibatkan salah paham atau konflik terutama dalam
hal pertanggungjawaban atas pekerjaan. Hal ini tentu disebakan oleh
belum jelasnya pekerjaan masing-masing karyawan.
5. Arus kerja tidak lancar
Dalam arus kerja, pekerjaan yang satu tentu berhubungan dengan
pekerjaan yang lainnya. Apabila satu pekerjaan belum memahami keana
pekerjaan itu diteruskan maka kondisi itu dapat mengakibatkan terhentinya
proses pada pekerjaan yang lain.
6. Sistem penggajian tidak konsisten
Uraian jabatan akan memberikan batasan-batasan terhadap pekerjaaan
yang akan dilakukan. Semakin banyak jenis pekerjaan yang dilakukan
tentu akan semakin besar kompensasi (gaji) yang diperoleh.
Ketidakjelasan terhadap jenis pekerjaan yang dilakukann akan
menyebabkan tidak adanya konsistensi dalam hal pemberian imbalan gaji.
2.3 Informasi yang Diperlukan Dalam Pelaksanaan Analisa Jabatan (Job
Analysis)
Informasi yang diperlukan dalam melakukan kegiatan analisa jabatan yang
dilakukan oleh seorang penyelia atau spesialisasi sumber daya manusia ialah
sebagai berikut:
Aktivitas kerja
Informasi biasanya dikumpulkan pada kegiatan kerja sesungguhnya yang
dilaksanakan, seperti pembersihan, penjualan, kegiatan mengajar, atau
pengecatan. Daftar seperti itu biasa juga menunjukkan bagaimana,
mengapa dan kapan seorang pekerja menjalankan setiap aktivitas.
Perilaku manusia
Informasi tentang perilaku manusia seperti merasakan,
mengkomunikasikan, mengambil keputusan dan menulis bisa juga
8

9. dikumpulkan. Termasuk disini adalah informasi yang berhubungan dengan
tuntutan jabatan manusia seperti mengangkat berat dan menempuh jarak.
Mesin, alat perlengkapan dan bantuan kerja yang dipergunakan
Termasuk di sini adalah informasi sehubungan dengan produk yang
dibuat, bahan-bahan yang diproses, pengetahuan yang dihadapi atau
diterapkan seperti keungan atau hukum, dan jasa yang disumbangkan
seperti penyuluhan dan perbaikan.
Standar kinerja
Informasi juga dikumpulkan sehubungan dengan standar kerja, misalnya
dilihat darri segi kuantitas, kualitas, atau kecepataan untuk setiap tugas
jabatan, berdasarkan mana seorang karyawan dalam jabatan ini akakn
dinilai.
Konteks jabatan
Termasuk di sini informasi tentang bahan-bahan deperti kondisi kerja
fisikal, jadwal kerja, dan konteks social dan organisasi sebagai contoh,
dilihat dari segi jumlah orang dengan siapa karyawan akan secara normal
harus berinteraksi. Juga mungkin termasuk disini informasi yang
berhubungan dengan insentif untuk melaksanakan pekerjaan.
Tututan manusiawi
Informasi ini biasanya dihimpun sehubungan dengan tuntutan manusiawi
dari jabatan, seperti pengetahuan atau keterampilan terkait, pendidikan dan
pengalaman kerja, dan menuntut atribut personal, keerdasan, karakteristik
fisik, kepribadian, dan minat.
2.4 Metode yang Dipergunakan Dalam Analisa Jabatan (Job Analysis)
Joseph E. Morsh dalam As’ad (2004) memperbincangkan beberapa
motode dalam analisis jabatan. Metode-metode tersebut adalah metode dengan
Questionaire (angket), metode dengan “Check-List”, dengan wawancara
individual, pengamatan, wawancara kelompok, technical conference, catatan
9

10. harian, metode dengan ikut bersama-sama kerja dan yang terakhir adalah
metode teknik critical incident
1. Wawancara
Wawancara harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Pro dan Kontra.
Wawancara kiranya metode yang paling banyak digunakan untuk tugas
dan tanggung jawab jabatan, dan penggunaannya yang luas
mencerminkan keunggulan.
b. Pertanyaan – pertanyaan yang Khas.
Meskipun ada kekurangan-kekurangannya, wawancara itu digunakan
secara luas.
c. Pedoman Wawancara.
2. Kuesioner
Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas
yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah satu
cara lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.
3. Observasi
Observasi langsung khususnya bermanfaat nila jabatan-jabatan terutama
terdiri dari kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik.
4. Buku Harian (diary/log)
10

11. Pendekatan yang lain adalah meminta karyawan membuat buku harian
(diary/log) atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari. Untuk
setiap kegiatan yang terlibat di dalamnya. Kegiatan tersebut (bersama
dengan waktunya) dicatat oleh karyawan itu dalam sebuah buku harian.
Analisis jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data dari
internal organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen visi
misi perusahaan, dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian kerja
bersama, dokumen prosedur operasi yang sudah distandardisasikan, dan
dokumen lain yang dapat memberikan histori jabatan yang akan dianalisa.
Selanjutnya analis jabatan (sebutan untuk orang yang melakukan analisa
jabatan) akan mempelajari dokumen tersebut dan menggali informasi
mengenai suatu jabatan.Setelah mendapatkan informasi dari data yang sudah
ada, analis jabatan akan terjun ke lapangan mengadakan 1) Penyebaran
questioner, 2) Wawancara dengan pemangku jabatan/incumbent,
atasan/superior, rekan/peer, dan bawahan/subordinate, 3) Observasi. Proses
terjun di lapangan ini dilakukan untuk organisasi yang proses bisnisnya sudah
berjalan. Artinya sudah ada kegiatan yang dilakukan. Di lapangan ini, analis
jabatan akan menggali mengenai: tanggungjawab dan wewenang jabatan,
tugastugas yang dijalankan, prosedur standar dalam operasionalisasi, kendala
dan hambatan, pihak yang biasa terlibat dalam penanganan pekerjaan (stake
holders).
Analis jabatan sebelum mengadakan wawancara, biasanya akan
menyebarkan questioner yang berisi pertanyaan seputar hal tersebut di atas.
Ketika pulang dari lapangan, analis jabatan akan menggenggam informasi
11

12. yang akan diramu menjadi uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Dia akan
membuat draf atas informasi tersebut. Draf uraian jabatan dan persyaratan
jabatan tersebut selanjutnya akan dikonsultasikan kembali dengan atasan dan
pemangku jabatan, sebelum disetujui oleh atasan dan pemangku jabatan.
2.5 Proses Pelaksanaan Analisa Jabatan (Job Analysis)
Mathis and Jackson (2000), mengembangkan lima tahapan dalam proses
analisa jabatan yang harus diadakan dengan suatu cara yang efektif. Lima
tahapan itu nampak dalam bagan berikut:
PLANNING THE JOB ANALYSIS
A. Identify objective of job analysis
B. Obtain top management support
↓
PREPARING AND COMMUNICATION THE JOB ANALYSIS
A. Identify job and methodology
B. Review existing job documentation
C. Communicate process to manager and employees
↓
CONDUCTING THE JOB ANALYSIS
A. Gather job analysis data
B. Review and compile data
↓
DEVELOPING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION
A. Draft job descriptions and specification
B. Review draft with manager and employees
C. Identify recommendations
D. Finalize job/description and recomendations
↓
MAINTANNING AND UPDATING JOB DESCRIPTION AND JOB
SPECIFICATION
A. Update job description and specifications as organization changes
B. Periodically review all jobs
1. Planning the Job Analysis
Sebelum mengumpulkan data dari para manajer dan karyawan, adalah
penting untuk melakukan proses perencanaan terhadap analisis jabatan.
12

13. Permasalahan utama dalam perencanaan analisis pekerjaan adalah
menjawab dan mengidentifikasi sasaran dan analisis pekerjaan itu.
Selanjutnya perencana meminta persetujuan dan dukungan dari
manajemen puncak untuk menghindari munculnya keresahan dan resisensi
manajerial dan karyawan.
2. Preparing and Communication the Job Analysis
Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan analisis
pekerjaan dan metode yang akan digunakan harus diidentifikasi. Apakah
mereka yang dilibatkan itu termasuk kelompok pegawai harian, untuk
salah satu divisi, atau seluruh pegawai yang ada dalam organisasi.
Kegiatan lain dalam tahap ini adalah mengkaji dokumentasi pekerjaan
yang ada, baik menyangkut struktur organisasi maupun sumber daya yang
tersedia. Terakhir adalah mengkomunikasikan proses kepada para manajer
dan pegawai untuk menghindari keresahan tadi.
3. Conducting the Job Analysis
Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang
diperlukan dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan
sebuah surat yang menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan
mengembalikan angket analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul,
kegiatan berikutnya adalah melakukan pemilahan (sortir) menurut
kelompok atau unit-unit. Bila perlu untuk mencocokan data perlu
digunakan wawancara atau pertanyaan tambahan.
4. Developing Job Descriptions and Job Specifications
Apabila data yang dikumpulkan sudah sesuai, maka selanjutnya
menyiapkan draft uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Begitu draft
tersebut rampung diisi, selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer. Setelah
selesai ditinjau oleh manajer, uraian pekerjaan kemudian didistribusikan
oelh bagian SDM ke para manajer, supervisor, dsn pegawai.
5. Maintaining and Updating Job Description and Job Specification
13

14. Begitu uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan ditinjau
ulang oleh semua individu yang sesuai, sebuah system harus
dikembangkan untuk menjaga keakuratannya. Satu cara efekitf untuk
menjamin terjadinya tinjauan ulang yang akurat adalah menggunakan
uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dalam aktivitas SDM lainnya.
Misalnya, setiap kali terjadi kekosongan, uraian dan spesifikasi pekerjaan
harus ditinjau ulang dan direvisi secara tepat sebelum kegiatan perekrutan
dan seleksi dimulai.
2.6 Uraian Pekerjaan (Job Describtion) dan Persyaratan Jabatan (Job
Specification)
Berdasarkan keterangan yang diperoleh dari hasil analisa jabatan dapat
disusun deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan (job description and job
specification). Sebuah deskripsi jabatan merupakan satu pertanyaan tertulis
tentang apa yang sesungguhnya dilakukan pemegang jabatan, bagaimana dia
melakukannya, dan dalam kondisi apakah pekerjaan itu dijalankan.
Deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang suatu jabatan, akan
tetapi juga menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung
jawabnya, wewenang dan sebagainya. Dengan demikian, diharapkan setiap
karyawan/pegawai yang memangku jabatan tersebut akan memahami batas-
batas antara lain dari tugas-tugas, tanggung jawab serta wewenangnya. Hal ini
tentu untuk menghindari terjadinya overlapping antara jabatan yang satu
dengan jabatan yang lainnya.
Agar deskripsi jabatan yang dibuat dapat merupakan landasan atau
pedoman pelaksanaan tugas secara efektif dan efisien, maka deskripsi jabatan
yang dibuat haruslah sedemikian rupa sehingga tidak terjadi penetapan tugas-
tugas antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain dapat menimbulkan
kesimpangsiuran atau overlapping. Oleh karena itu, maka penyusunan
deskripsi jabatan untuk suatu jabatan tertentu tidak lepas dari format standar
yang harus dipenuhi.
14

15. Walaupun tidak terdapat format standar yang baku dan berlaku untuk
semua organisasi, namun secara umum deskripsi jabatan memuat hal-hal
sebagai berikut :
a. Identifikasi jabatan.
Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama
jabatan, kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen
apa.
b. Ringkasan jabatan.
Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan,
yaitu berupa fungsi dan kegiatan utamanya.
c. Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban.
Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak
atau bagian lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-
batas tanggung jawab serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu
dijelaskan.
d. Wewenang dari pemegang jabatan.
Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk
wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya.
e. Standar kinerja.
Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh
karywan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi
jabatan.
f. Kondisi kerja.
Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang
tercakup pada jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan
suhu udara dalam ruang pekerjaan.
Langkah-langkah Pelaksanaan Job Description
Ada beberapa langkah yang harus ditempuh dalam analisis jabatan.:
15

16. 1. Tentukan lebih dulu tugas-tugas pokok yang harus ada dalam jabatan itu,
termasuk didalamnya perilaku dan aktivitas yang melekat pada jabatan itu.
2. Mengidentifikasi knowledge, abilities, skills, dan other characteristics
(KASOCs) yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas itu.
a. Knowledge berarti seperangkat informasi yang ada di dalam prosedur
yang harus diterapkan dalam pekerjaan itu.
b. Abilities berarti kompetensi untuk menghasilkan hasil yang bisa
diamati. Misalnya: kemampuan seorang pengetik yang baik adalah
menghasilkan ketikan yang rapi dan tidak banyak salahnya.
c. Skill berarti kompetensi untuk melakukan tindakan yang bisa
dipelajari, baik yang sifatnya motorik, verbal, manual, atau melakukan
pengolahan mental yang menyangkut data, orang atau barang.
d. Other characteristics meliputi faktor kepribadian, sikap, atau watak
yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Laporan analisa
jabatan untuk seorang perwira patroli jalan raya mungkin berupa
pengetahuan hukum, komunikasi lisan yang baik, kemampuan
menyopir yang trampil, dan keterandalan untuk melaksanakan
tugasnya dengan cukup baik.
Persyaratan jabatan atau lebih dikenal dengan spesifikasi jabatan (job
specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan factor-
faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko : 1996). Spesifikasi pekerjaan
(job specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab
pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dan yang
lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan
baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan
direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.
Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum
orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik
dan kompeten
16

17. Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang
jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu.
Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal
berikut:
1. Tingkat pendidikan pekerja.
2. Jenis kelamin pekerja.
3. Keadaan fisik pekerja.
4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja.
5. Batas umur pekerja.
6. Nikah atau belum.
7. Minat pekerja.
8. Emosi dan temperamen pekerja.
9. Pengalaman pekerja
Kaitan antara Job Analysis, Job Description dan Job Spesification
Kaitan antara Job Analysis, Job Description dan Job Spesification adalah
job analysis merupakan proses mencari informasi sampai denngan analisis
untuk penyususunan uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi
pekerjaan atau persyaratan apa/siapa dari masing-masing jenis pekerjaan harus
dikerjakan.
Uraian yang diperoleh dari analisis pekerjaan diharapkan benar-benar
diperoleh sesuai dengan kebutuhan oraganisasi atau lembaga sehingga ada
efektitifias dan efisiensi SDM.
Analisis pekerjaan juga dibutuhkan untuk job specification (spesifikasi
pekerjaan sehingga pekerjaan yang ada benar-benar dapat dikerjaan oleh orang
yang profesional. Jika pekerjaan dikerjaan orang yang profesional maka
17

18. diharapkan akan menghasil produk yang dapat bersaing dengan organisasi
atau lembaga lain.
18

19. BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Pembahasan di atas dapat simpulkan sebagai berikut:
1. Analisis pekerjaan/jabatan yaitu proses pengumpulan informasi yang
berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja secara
sistematis. Hasil dari analisis pekerjaan adalah uraian pekerjaan (job
description) dan spesifikasi pekerjaan (Job specification)
2. Job description atau uraian pekerjaan adalah Dokumen formal organisasi
yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk
memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain
dalam suatu organisasi. Uraian pekerjaan tersebut biasanya berisi:
a. Identifikasi pekerjaan atau jabatan
b. Hubungan tugas dan tanggung jawab
c. Standar wewenang dan pekerjaan
d. Syarat kerja/Stndar Kerja
e. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, dan
f. Spesifiksi Pekerjaan
3. Spesifiksi Pekerjaan (Job spesification) adalah uraian persyaratan kualitas
minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan
dengan baik dan kompeten. Job spesification berisi:
a. Tingkat pendidikan pekerja
b. Jenis kelamin pekerja
c. Keadaan fisik pekerja
d. Pengetahuan dan kecakapan pekerja
e. Batas umur pekerja
f. Nikah atau belum
g. Minat pekerja
h. Emosi dan temperamen pekerja, dan
i. Pengalaman pekerja
19

20. 3.2 Saran
Tanggung jawab Human Resource Department (HRD) dalam pembuatan
Job Describtion dan recruitment lebih banyak kea rah mengolah proses atau
aktivitasnya. Selain pengetahuan pengolahan SDM yang mendalam, akan
lebih baik bila staff HRD juga memiliki pengetahuan umum mengenai
pekerjaan yang dilakukan oleh masing-masing divisi, misalnya proses umum
produksi atau keuangan, namun pengetahuan teknis yang mendalam dari suatu
pekerjaan tertentu akan tergantung pada divisi-divisi. Tidak semua dapat
diketahui oleh HRD, sehingga mereka lebih banyak berperan di dalam
pengelolaan prosesnya.
20

21. DAFTAR PUSTAKA
Dessler, Gery, 1993, Manajemen Sumber Daya Manusia. Human Ressouce
Management 7 c, Edisi Indonesia, Jilid 2, Jakarta: Prenhaliindo.
Fini, 2011, Pengertian Analisis Jabatan, (diakses 7 Agustus 2012)
http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/2167290-pengertian-analisis-
jabatan/#ixzz25w2C51cm
Handoko dan Tjiptono, 1996, KepemimpinanTransformasional dan
Pemberdayaan, (Dimuat dalam Jurna Ekonomi dan Bisnis Indonesia.
Fakultas Ekonomi Universitas Gajah Mada
Hasibuan, H.Malayu S.P. 2005; Manajemen Sumber Daya Manusia; Jakarta:
Bumi Aksara.
Jackson, Susan E., dkk, 2009, Managing Human Resources, Canada: Cengage
Learning Products
Kumar, Raj, 2011, Human Resources Management: Strategic Analysis Text and
Cases, New Delhi: I.K. International Ptd. Ltd.
Manulang, 1981, Manajemen Personalia, Medan: Ghalia Indonesia.
Mathis, Robert L. dan John H Jackson, 2001, Manajemen Sumber Daya Manusia,
Jakarta: Salemba Empat.
Muskamal, 2012, Analisis Beban Kerja, Makasar: (diakses pada 7 Agustus 2012)
http://www.scribd.com/doc/62801442/4/Manfaat-dan-fungsi-analisis-jabatan
Nitisemito, Alex S., 1996, Manajemen Personalia (Manajemen Sumber Daya
Manusia) Edisi Ketiga, Kudus: Ghalia Indonesia.
Purnawanto, Budi, 2010, Manajemen SDM Berbasis Proses, Jakarta: Grasindo
Rachmawati, Ike Kusdyah, 2007, Manajemen Sumber Daya Manusia,
Yogyakarta: ANDI
Saydam Gouzali , 1996, Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Djambatan.
Siagian, Sondang P., 1991, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Bumi
Aksara.
Umar, Husein, 2005, Riset Sumber Daya Manusia dalam Organisasi, Jakarta:
Gramedia Pustaka Utama.
21