ISO 9001 formazione sezione 4 Eticonsult Bergamo

1. Corso di Introduzione alla Norma ISO 9001:2000 per la Certificazione dei Sistemi per la Gestione della Qualità. SEZIONE 4: REQUISITI DEL SISTEMA PER LA GESTIONE DELLA QUALITA’

6. La misurazione dei processi A questo punto l'Azienda deve essere in grado di valutare come le sue diverse aree si muovano: deve cioè misurare i processi . Per questo proposito si creano normalmente degli indicatori sintetici di performance (indici) che permettano di avere una lettura dell'andamento dell'azienda la più oggettiva possibile. E' sempre meglio utilizzare almeno due indici per ogni processo: in questo modo la distorsione viene diminuita notevolmente. Se questa percentuale è bassa può essere per il numero basso di ordini, per l'acquisto di una nuova macchina, per le troppe ore di manutenzione straordinaria e non pianificata… Consegno mediamente in tempo. I pochi ordini in ritardo subiscono fortissimi ritardi. Molto probabilmente sono ordini speciali o interrotti per ragioni concordate con il cliente, occorre indagare. Errori medi % in produzione dovuti a scarti, rilavorazioni… Efficienza dell'Ufficio Commerciale… Saturazione capacità produttiva Livello di Servizio offerto al cliente Livello di Servizio offerto al cliente Utilizzando i due indicatori : basso Alto

7. La pianificazione dei risultati dei processi Una volta definiti gli indici che devono identificare le performance dei diversi processi, l'azienda si pone ovviamente degli obiettivi. Identificando la % di mercato coperta dai prodotti come indice di penetrazione del mercato, stante la prima rilevazione al 10%, è naturale che l'azienda si ponga come obiettivo quello di incrementare la quota al 20%, 30%, 40% in due, cinque, dieci anni. Allo stesso modo l'Azienda, tramite la pianificazione e il monitoraggio degli indici di performance dei processi può tracciare le linee di sviluppo dei singoli processi. Pianificando ci si pone degli obiettivi… Gli obiettivi devono essere ragionevolmente raggiungibili e verificabili nel tempo con continuità, cioè misurabili con misure oggettive. In questo modo le 'sensazioni' determinate dall'esperienza vengono supportate da numeri verificabili in qualsiasi momento. La pianificazione è proprio questo: porsi degli obiettivi misurabili e monitorabili per verificare che l'azienda e tutte le sue singole parti si stiano movendo in modo coordinato e sincronizzato nella stessa direzione. CON L’EVOLUZIONE DELL'AZIENDA ANCHE GLI OBIETTIVI SI DEVONO EVOLVERE. SI MIGLIORA SOLO QUELLO CHE SI MISURA

10. I processi: scheda riassuntiva L’Azienda è un insieme sinergico ed olistico di processi intercorrelati fra loro. Per poter controllare l’azienda, bisogna controllare le sue parti. Per controllare i processi bisogna conoscerli e metterli in relazione tra loro. Gli indici di performance mostrano in modo oggettivo l’andamento dei singoli processi e dell’azienda. In questo modo possiamo monitorare i processi. Per migliorare quello che misuriamo servono obiettivi . Fissare degli obiettivi vuol dire PIANIFICARE la vita dell’azienda Nel fissare gli obiettivi si possono identificare necessità di sviluppo e miglioramento . La PIANIFICAZIONE aziendale permette di identificare il cammino dell’azienda. Pianificare Applicare Controllare Verificare Migliorare Aggiornare la Qualità

11. I processi: conclusione. La Norma porta l’Azienda a dotarsi di un SISTEMA DI CONTROLLO DI GESTIONE , cioè di un insieme di indicatori che garantiscano alla Direzione dell’Azienda di avere sotto controllo l’effettivo andamento dell’azienda e di pianificare gli interventi a fronte d egli obiettivi da raggiungere. E’ nell’interesse dell’azienda individuare le metodologie e gli indicatori più adatti a monitorare i processi per rendere efficace il Sistema introdotto, oltre che puntare alla Certificazione. In questo modo è possibile DELEGARE SENZA PERDERE IL CONTROLLO DELL’AZIENDA , ottimizzando l’utilizzo delle risorse e migliorando il flusso delle informazioni in azienda.

17. Il controllo della documentazione Tutta la documentazione dell’Azienda (manuale, procedure, moduli, registrazioni) deve essere tenuta sotto controllo dall’organizzazione. In particolare “Deve essere predisposta una procedura documentata che stabilisca le modalità necessarie per … approvare … riesaminare, aggiornare … i documenti, … assicurare che vengano identificate le modifiche e lo stato di revisione … che le pertinenti versioni … siano disponibili sui luoghi di utilizzazione … assicurare che i documenti siano e rimangano leggibili … che i documenti di origine esterna siano identificati e la loro distribuzione sia controllata … prevenire l’uso involontario di documenti obsoleti…” La norma in pratica richiede che esista una PROCEDURA che stabilisca COME e CHI emette, modifica, conserva, distribuisce e controlla la documentazione (interna ed esterna) attiva in azienda. Una particolare attenzione viene rivolta alle REGISTRAZIONI per le quali la Norma richiede “ una procedura documentata per stabilire le modalità necessarie per l’identificazione, l’archiviazione, la protezione, la reperibilità, la definizione della durata di conservazione e le modalità di eliminazione delle registrazioni.” Questo particolare requisito nasce dalla peculiarità delle registrazioni: la prova di una attività va trattata in modo più oculato e conservata in modo da poterla utilizzare qualora ne insorga la necessità .

18. DOCUMENTAZIONE La documentazione: conclusioni La Norma richiede una procedura che identifichi come, chi e sotto quali responsabilità viene gestita tutti i documenti di origine interna ed esterna che influenzano il Sistema di Gestione per la Qualità Aziendale Oltre alla procedura per i documenti deve esistere una procedura che definisca le metodologie di gestione della vita delle registrazioni: dal modulo “nudo” alla registrazione completa fino alla archiviazione e successiva eventuale distruzione. REGISTRAZIONI DOCUMENTI E’ compito dell’Azienda creare una procedura snella ed adatta alle proprie esigenze come d’altra parte TUTTA LA MODULISTICA : questo per sfruttare al meglio le potenzialità. E’ compito dell’Azienda creare una procedura che meglio soddisfi le necessità: lo Stato per esempio ci fa conservare le registrazioni fiscali per dieci anni…

19. Fissiamo i punti principali. PROCESSI L’Azienda deve dimostrare di conoscere le metodologie applicate al suo interno per svolgere la sua attività. Inoltre i diversi processi che la compongono devono essere messi in relazione fra loro, misurabili e migliorabili. Monitorando i processi tramite gli indici si ha una fotografia costantemente aggiornabile dello stato dell’azienda in tutte le sua parti monitorate. In questo modo le ‘sensazioni’ sono supportate da valori oggettivi facilmente controllabili. Grazie agli indici si può controllare l’evolversi della situazione e pianificare il miglioramento tramite obiettivi di lungo e breve periodo. L’Azienda ha la possibilità in questo modo di introdurre un efficace Sistema di Controllo di Gestione e Delegare la responsabilità allocando meglio le risorse. DOCUMENTAZIONE L’Azienda non può lasciare che la documentazione al suo interno non segua metodologie e regole chiare e precise. Per questo deve introdurre procedure chiare per la gestione della documentazione. La documentazione di un Sistema per la Gestione della Qualità si divide in DOCUMENTI e REGISTRAZIONI. Per le registrazioni (documenti di particolare importanza) esiste la necessità di controllare anche la durata dell’archiviazione. Tutta la documentazione (interna ed esterna) che influenza il SGQ deve essere sottoposta alle regole fissate: in questo modo si ha pieno controllo dei documenti. La forma dei documenti dipende dalle esigenze dell’azienda e dalle necessità cui devono rispondere.

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