1. GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO Prof. Rodrigo Poblete Julio, 2009 poblete.rodrigo@gmail.com

2. ÍNDICE OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN ¿QUÉ ES GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO? PROCESO DE ABASTECIMIENTO ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DE GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO? ETAPA 1: DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTO ETAPA 2: SELECCIÓN DEL MECANISMO DE COMPRA ETAPA 3: LLAMADO Y RECEPCIÓN DE OFERTAS ETAPA 4: EVALUACIÓN DE OFERTAS poblete.rodrigo@gmail.com

3. ETAPA 5: ADJUDICACIÓN OFERTA 1. EJEMPLO ACTA DE ADJUDICACIÓN ETAPA 6: RECEPCIÓN DE PRODUCTO O SERVICIO ETAPA 7: SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA COMPRA ACTIVIDAD GRUPAL poblete.rodrigo@gmail.com

4. I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN “Entregar una visión amplia y general del proceso de Gestión de Abastecimiento presentando algunos aspectos claves que permitirán mejorar la gestión y transparencia en su accionar” poblete.rodrigo@gmail.com

5. II. ¿QUÉ ES GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO? Es la acción de buscar mejoras permanentes al realizar compras públicas utilizando los recursos de que disponemos en forma eficaz y efectiva, con el propósito de conseguir aquellos bienes y servicios que necesita la institución para su funcionamiento. poblete.rodrigo@gmail.com

6. INICIO Dependerá del mecanismo de compra III. “PROCESO DE ABASTECIMIENTO” Definición de requerimiento 1 Publicación de Acta y aviso a proveedor adjudicado Selección del mecanismo de compra 2 Llamado y recepción de ofertas 3 Formalización de la compra Elaboración Bases de Licitación Evaluación de ofertas 4 Convenio Marco Licitación Pública Licitación Privada Compra Directa Adjudicación oferta 5 Criterios de evaluación Recibo de producto o servicio 6 FIN Seguimiento y monitoreo de la compra 7 Garantía , servicio técnico y satisfacción cliente interno poblete.rodrigo@gmail.com

7. IV. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO? ETAPA 1 1. Hacer partícipe a quienes necesitan bienes o servicios claves en la organización. 2. Apoyarse en expertos en la materia cuando sea necesario. Definición de requerimiento 3. Especificar lo mejor posible lo que deseo comprar y para qué lo deseo. 4. Realizar bases de Licitación precisas y claras. poblete.rodrigo@gmail.com

8. IV. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO? Definir qué mecanismo utilizaremos TRATO DIRECTO ETAPA 2 CONVENIOS MARCO LICITACIONES PRIVADAS LICITACIONES PÚBLICAS 1. También es un mecanismo excepcional contemplado en la ley. Art. 8 Ley de Compras Públicas y art. 10 del reglamento. 2. Puede ser abierto, cerrado o comprar directamente a un proveedor. 3. Importante fundar muy bien la resolución de esta compra. 1. Es un mecanismo excepcional contemplado en la ley. Art. 8 Ley de Compras Públicas y art. 10 del reglamento. 2. En esta Licitación concursan sólo los proveedores invitados por la institución. 1. Sistema pensado especialmente en compras habituales. 2. La mayoría de las adquisiciones debe realizarse por esta vía. 3. El procedimiento entrega amplias garantías de eficacia, eficiencia y transparencia. 4. Según la Ley es la primera opción de compra. 1. Se utiliza cuando el bien o servicio no se encuentra en el catálogo electrónico 2. Es un llamado abierto. 3. Es la regla general según la Ley cuando el bien no está en Convenio Marco. Selección del mecanismo de compra poblete.rodrigo@gmail.com

9. IV. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO? 1. Los tiempos dependerán del mecanismo de compra elegido. ETAPA 3 2. Revisar que las bases se ajusten a lo solicitado. Llamado y recepción de ofertas 3. Gestión con proveedores anterior al cierre de la compra (Ej. Contacto con proveedores. De esta forma llegarán más ofertas). 4. Verificar el cumplimiento de todos los hitos del proceso. 5. Extender el plazo de las bases en caso de modificarlas. poblete.rodrigo@gmail.com

10. IV. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO? ETAPA 4 1. Analizar si las ofertas se ajustan a lo solicitado, tanto en la forma como en el fondo. 2. Evaluar las ofertas sólo según los “Criterios de Evaluación” establecidos en las Bases de Licitación, creando un cuadro comparativo de las ofertas. Evaluación de ofertas 3. Hacer participar al usuario interno de la decisión de compra . poblete.rodrigo@gmail.com

11. IV. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO? ETAPA 5 1. En esta etapa se cierra y decide a quien se comprará. 2. En esta etapa deben formalizarse los acuerdos de facturación, garantías, pago, servicio técnico, etc. Adjudicación oferta 3. La adjudicación debe ser documentada y publicada oportunamente (Ver ejemplo letra A: Acta de Adjudicación). poblete.rodrigo@gmail.com

12. 1. EJEMPLO ACTA DE ADJUDICACIÓN PARTE I “DATOS ASISTENTES Y NOMBRE DE LICITACIÓN” poblete.rodrigo@gmail.com

13. PARTE II “CUADRO OFERTAS PRESENTADAS” poblete.rodrigo@gmail.com

14. PARTE III “CRITERIOS DE EVALUACIÓN” poblete.rodrigo@gmail.com

15. CRITERIO 1: Precio 40 % CRITERIO 2: Experiencia en el rubro 30 % CRITERIO 3: Porcentaje de profesionales con Diplomado en Gestión de Abastecimiento 30 % PARTE IV: PROCESO DE EVALUACIÓN. “CUADRO PONDERACIÓN OFERTAS PRESENTADAS” poblete.rodrigo@gmail.com

16. PARTE V: “CONCLUSIÓN Y ADJUDICACIÓN” Conforme a lo anterior, se concluye que de las ofertas evaluadas la oferta presentada por EMPRESA B obtiene el mayor puntaje ponderado, cumpliendo por tanto con los requisitos para su adjudicación. Firmas de responsables del proceso poblete.rodrigo@gmail.com

17. IV. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO? ETAPA 6 1. Recibo del bien o servicio según lo acordado en las Bases de Licitación. 2. Recordar colocar en las bases no sólo la necesidad de compra, sino instalación, soporte y servicio post venta, según el producto adquirido. Recibo de producto o servicio 3. Pago a 30 días seguidos desde la recepción conforme del producto. Recordar que existe un tiempo antes de aceptar la factura y la compra, en el cual se debe revisar muy bien que el producto que se solicitó sea el que se requirió en las Bases de Licitación. poblete.rodrigo@gmail.com

18. IV. ¿CÓMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO? ETAPA 7 1. Evaluación de los proveedores (Ej: cumplimiento en la entrega, calidad del producto, servicio post venta, etc). 2. Revisar periódicamente las fechas de término y renovación de contratos. Seguimiento y monitoreo de la compra 3. Tener claro los mecanismos de garantías establecidos en las Bases de Licitación durante el tiempo que dure el contrato y hacerlos efectivos. 4. Ordenar y tabular la información relevante para futuras compras. poblete.rodrigo@gmail.com

19. ACTIVIDAD GRUPAL EN UNA HOJA ESCRIBIENDO EL NOMBRE DE LOS INTEGRANTES Y LA INSTITUCIÓN EN LA CUAL TRABAJA, INDIQUE LA ETAPA DEL “PROCEDIMIENTO DE COMPRA” EN LA CUAL USTED TIENE MAYORES PROBLEMAS, Y EXPLIQUE QUÉ PROBLEMA. CONVERSE CON SU GRUPO DE TRABAJO Y ESCRIBA LA MEJOR EXPERIENCIA. poblete.rodrigo@gmail.com