Presentazione del Webcast organizzato da DeltaPhi University del 28 Settembre 2011

1. Andrea Innocenti

2. " Digitalizzazione, una nuova
opportunità di Business
In collaborazione con SIAV Sistemi Digitali

3. Agenda:
Un mercato in espansione
Potenzialità del mercato della dematerializzazione
Analisi dei benefici
Aree aziendali di interesse
Il ritorno dell’investimento
Cenni normativi e terminologia
Archiviazione Digitale / Conservazione Sostitutiva
Fatturazione Digitale / Fatturazione Elettronica
Posta Elettronica Certificata
Case History Ekaf (Caffè Cellini)

4. Digitalizzazione
Un nuovo mercato
per i partner DeltaPhi
Amerigo Roncallo

5. Enterprise Information
Management
Un business in crescita
Dati Assinform 2010

6. Assinform – Osservatorio EIM
(Enterprise Information Management)
In collaborazione con
• Indagine sul campo (metà 2010)
• 70 aziende fornitrici
• 270 aziende/organizzazioni utilizzatrici
• supporto di aziende leader del settore (Siav,
Infocert, Olivetti e Cbt)

7. Assinform – Osservatorio EIM
Prospettive di crescita (2010 – 2015):
• Esprimerà il 15% del
mercato italiano del software
e dei servizi
• dai € 1,2 miliardi attuali ai
€ 2 miliardi
• crescita media annua +10%
• Interesse crescente PMI

8. Assinform – Osservatorio EIM
Impatto sulle aziende:
• 74% delle aziende ha già
adottato o prevede di adottare
soluzioni EIM entro il 2011.
• Solo la fatturazione elettronica
farebbe risparmiare alle
aziende italiane 17 miliardi di
euro.

9. Assinform – Osservatorio EIM
Propensione all’investimento:
• 100% Banca e P.A. hanno
investito o investiranno in EIM
• 64% Industria
• 70% Distribuzione
• 71% Sanità

10. Assinform – Osservatorio EIM
Aree aziendali:
Amministrazione
Contabilità (77%)
Comunicazione interna (51%)
Gestione del personale (31%)
Supporto alle vendite (30%)
Contrattualistica (18%)

11. Assinform – Osservatorio EIM
Fattori frenanti:
• Ristrettezza budget (31%)
• Complessità
organizzativa (15%)
• Tempi di progetto e di
realizzazione (6%)

12. Assinform – Osservatorio EIM
La struttura dell’offerta:
Forte concentrazione: il 28% dei fornitori generano l'80% del mercato
Piattaforme
software 64%
Le preferenze di
chi sceglie Applicazioni ad
hoc 21%
soluzioni di EIM
Servizi in
outsourcing 23%

13. Conclusioni
• Crescita media annua +10% (800 MIO in 5 anni)
• Interesse crescente PMI
• Necessità di conoscenze e competenze
specifiche
• Rapidità di delivery

14. Business Process
Management
Aree aziendali di interesse

15. Dove agire…
Documenti Amministrativi
Sistemi Qualità
Pratiche di Leasing
Cartelle Cliniche
Fascicoli del Personale
Posta in Ingresso e Uscita

16. Documenti amministrativi
Esigenza
Necessità di lavorare su:
Fatture Passive,
Fatture Attive,
D.D.T.,
Disposizioni Bancarie.

17. Documenti amministrativi
Soluzioni proposte
Gestione documentale per la registrazione on line dei documenti cartacei.
Integrazione con sistemi ERP.
Import automatico degli spool di stampa relativi a Fatture Attive, Ordini, Solleciti, etc.
Service per il recupero dello storico.
Pubblicazione via WEB per la consultazione On Line dei documenti.
Firma digitale e spedizione automatica spool per la composizione personalizzata dei
messaggi e la scelta del metodo di trasporto (fax, mail, carta, postel,…).
WorkFlow per la benestariazione delle fatture passive.

18. Fascicoli del Personale
Esigenza
Accedere in tempi rapidi a tutti i documenti contenuti nei fascicoli del personale.
Con una gestione cartacea tutte le informazioni vengono gestite in fascicoli
procedendo a materializzazione anche dei documenti prodotti tramite sistemi
informatici.
I cedolini vengono stampati e recapitati su supporto cartaceo con tempi e costi
elevati.
Necessità di accedere con facilità agli archivi storici.

19. Fascicoli del Personale
Soluzioni proposte
Gestione documentale dei documenti cartacei mediante acquisizione a mezzo
scanner.
Gestione documentale con import automatico degli spool di stampa dei documenti
prodotti dai sistemi informativi (Cedolini, Tabulati Inail, …)
Pubblicazione via WEB per la consultazione on-line dei Cedolini.
Service per il recupero dello storico.
Crittografia dei documenti in rete

20. Sistemi Qualità
Esigenza
Produrre la documentazione relativa al manuale della qualità ed alle procedure
operative, seguendo iter precisi per l’approvazione e la modifica dei documenti.
Le normative prodotte devono essere condivise e rese reperibili a tutti i collaboratori.
Le procedure stabilite danno origine ad attività sequenziali con scadenze precise che
danno garanzia di trasparenza ed efficienza dell’azienda nei confronti dell’utente.

21. Sistemi Qualità
Soluzioni proposte
Gestione documentale per la registrazione on line dei documenti cartacei o
elettronici.
Pubblicazione via WEB per la consultazione on-line del manuale e delle procedure.
WorkFlow per la generazione e revisione delle procedure.
WorkFlow per la messa in linea dei processi aziendali.

22. Pratiche di Leasing
Esigenza
Raccolta di tutta le documentazione necessaria alla delibera del Leasing.
Le varie filiali e la sede per poter deliberare un finanziamento hanno la necessità di
valutare documentazione di varia natura, talvolta ripetitiva (es. Bilanci e certificazioni)
per la stessa realtà richiedente.
Le pratiche cartacee relative alla documentazione vengono costituite nelle filiali ed
inviate alla sede che in caso di necessità chiede le opportune integrazioni con i
documenti mancanti.

23. Pratiche di Leasing
Soluzioni proposte
Gestione documentale per la registrazione on line dei documenti cartacei o elettronici.
Ottimizzazione dei processi di approvazione tramite il WorkFlow.
Integrazione del sistema documentale con i sistemi informativi ed ottimizzazione delle
registrazioni, integrando automaticamente le chiavi di ricerca con elementi già noti
all’azienda.

24. Posta in Ingresso e Uscita
Esigenza
Diverse tipologie di comunicazioni (fax, e-mail, PEC, lettere, …) in
entrata e in uscita da condividere

25. Posta in Ingresso e Uscita
Soluzioni proposte
Tutte le comunicazioni possono venire acquisite in formato elettronico e condivise
tramite la gestione documentale.
WorkFlow collaborativo o di processo.
Service per il recupero dello storico.

26. Cartelle Cliniche
Esigenza
I medici chiedono un rapido e sicuro accesso agli esami ed ai referti contenuti nelle
cartelle cliniche.
In passato si ricorreva alla microfilmatura per garantire una copia conforme, ma il
supporto non consentiva facili consultazioni da parte di tutti gli interessati.
Conservazione dello storico.

27. Cartelle Cliniche
Soluzioni proposte
Gestione documentale per la registrazione on line dei documenti cartacei o
microfilmati.
Indicizzazione dei documenti in base al codice nosologico e le ulteriori chiavi di
ricerca possono essere ricostruite automaticamente importandole dai sistemi
informativi esistenti.
Service di scansione ed indicizzazione di referti ed esami contenuti nelle cartelle
cliniche, nelle cartelle radiologiche, nelle pratiche di pronto soccorso, etc., in
outsourcing presso la sede dell’ente o presso i centri servizi Siav.

28. Business Process
Management
Analisi dei benefici
Dati Politecnico di Milano 2011

29. La Fatturazione elettronica conviene
Conservazione dell’attivo Fatturazione elettronica
Benefici: tra 1 e 3€ a documento
non strutturata
Tempo di payback: < 1 anno Benefici: tra 4 e 5€ a fattura
Fonte beneficio: spazio, materiali Tempo di payback: < 2 anni
Fonte beneficio:
FORNITORE Trasmissione, spazio, materiali,
ricerche documenti
Casi di studio
Sistema
Allineamento
c.a. 130 Bancario Fatturazione elettronica
Casi
strutturata
dati
approfonditi ORDINE CONSEGNA FATTURAZ. PAGAMENTO
Benefici: tra 8 e 12€ a fattura
c.a. 120 Tempo di payback: < 1 anno
Quick ROI Fonte beneficio:
Assessment
Produttività del personale
CLIENTE
Completa integrazione
Conservazione (scansione) del passivo dematerializzazione
Benefici: tra 1 e 2€ a documento Benefici: tra 30 e 80€ a ciclo
Tempo di payback: < 2 anni Tempo di payback: < 1 anno
Fonte beneficio: spazio, materiali, ricerche Fonte beneficio: produttività del
personale, maggiore accuratezza
Fonte: Politecnico di Milano
Dipartimento di Ingegneria Gestionale

30. E conviene ancora di più
se è un progetto di sistema
Integrazione Orizzontale
(tra più fasi)
FORNITORE Dall’allineamento Anagrafiche…
… all’Archiviazione dell’Estratto
Conto
Integrazione Verticale
(tra clienti e fornitori)
Sistema Trasferimento di
Bancario dati/documenti relativi al
ciclo dell’ordine
Processamento delle
CLIENTE informazioni e gestione dei
documenti associati al ciclo
dell’ordine
Fonte: Politecnico di Milano
Dipartimento di Ingegneria Gestionale

31. E conviene ancora di più
se è un progetto di sistema
I Benefici crescono in
100 modo superadditivo,
€ /ciclo con l’aumento del
Benefici a progetto grado di integrazione
(attualizzati)
Grado di
Conservazione Fatturazione Integrazione Completa
Sostitutiva Elettronica Ordine-Fattura Integrazione Integrazione
Fonte: Politecnico di Milano
Dipartimento di Ingegneria Gestionale

32. Business Process
Management
Il ritorno dell’investimento
Dati Politecnico di Milano 2011

33. Fonte: Politecnico di Milano
Dipartimento di Ingegneria Gestionale
La misura della reddittività:
il tempo di payback (anni)
0 <PBT (anni) 1 Azienda con attività amministrativa
Fatturazione Elettronica
2 <PBT (anni)
1 <PBT (anni) 2 Limitata Media Elevata
Digitalizzazione e
conservazione del passivo 1,8 0,5 0,1
Conservazione dell’attivo 0,9 0,2 0,1
Fatturazione elettronica pura 1,0 0,7 0,6
Completa integrazione e
dematerializzazione 0,7 0,5 0,4
Integrazione del ciclo
ordine- pagamento 0,6 0,5 0,4
Integrazione del ciclo ordine- fattura 0,6 0,5 0,4
dematerializzazione
Integrazione e
Integrazione del ciclo fattura -
pagamento 1,2 0,7 0,5
Integrazione dei pagamenti/incassi 0,7 0,1 0,1
Scambio unilaterale delle fatture 3,9 0,9 0,1
Scambio unilaterale degli ordini 1,0 0,3 0,1

34. Archiviazione digitale
Conservazione sostitutiva

35. Conservazione Sostitutiva: 3 cose da sapere
TUTTI I DOCUMENTI
La Conservazione Sostitutiva AZIENDALI FISCALI Alcuni documenti
dei documenti analogici e
elettronici si realizza con NON UNICI si hanno bisogno
l’apposizione di: possono Conservare dell’intervento di un
FIRMA DIGITALE in forma Sostitutiva PUBBLICO UFFICIALE
+ senza la presenza di per essere Conservati
MARCA TEMPORALE un PUBBLICO in forma Sostitutiva
UFFICIALE

36. Definizione di documento
Documento informatico “La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente
rilevanti”
“Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume
Documento analogico valori continui , come le tracce su carta (esempio :documenti
cartacei) , come le immagini su film (esempio: pellicole mediche,
microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio
:cassette e nastri magnetici audio e video)”
Documenti analogici in copia Documenti analogici in originale
Si può risalire al loro contenuto
attraverso altre scritture o
documenti di cui siano
Documenti analogici in originale Documenti analogici in
obbligatorie la tenuta e la
non unico (fatture, lettere e originale unico
conservazione.
telegrammi spediti e ricevuti)

37. Documenti Conservabili in forma Sostitutiva
Documenti Amministrativi
• Fatture;
• Lettere e telegrammi;
• Libro giornale e inventario;
• Registri IVA;
• Scritture ausiliarie;
• Scritture ausiliarie di magazzino;
• Registro beni ammortizzabili;
• DDT;
• Lettera di vettura, polizza di carico;
• Distinta meccanografica di fatturazione;
• Dichiarazione dei redditi;
• Contratti.

38. Documenti Conservabili in forma Sostitutiva
Documenti Bancari
• Assegni bancari;
• Moduli richiesta assegni;
• Ordini prelevamento;
• Distinte di versamento;
• Ordine di bonifico;
• Deleghe F23/F24;
• Pratiche fido;
• Contratti;
• Specimen di firma;
• Lettere di manleva;
• Pratiche mutuo;

39. Documenti Conservabili in forma Sostitutiva
Sanità
• Cartelle cliniche;
• Referti;
• Fascicolo sanitario;
• Documentazione del personale;
• Delibere, determine, ordini del giorno;
• Bandi gara;
• Documenti inerenti il protocollo informatico.

40. Documenti Conservabili in forma Sostitutiva
Assicurazioni
• Polizze assicurative;
• Attestati di rischio;
• Contratti;
• Contenziosi;
• Libri assicurativi.

41. Documenti Conservabili in forma Sostitutiva
Qualità
• Reclami;
• Non Conformità;
• Modulistica varia;
• Haccp.

42. Documenti Conservabili in forma Sostitutiva
Marketing
• Listini;
• Brochure;
• Studi per nuovi prodotti, bozze e lanci
pubblicitari;
• Offerte e trattative;
• Piano attività;

43. Il responsabile
Chi è il responsabile
Chi può fare il
della conservazione responsabile?
sostitutiva?
Può essere una persona fisica
È il responsabile o giuridica sia interna che
dell’archivio digitale esterna all’azienda, purché
dell’azienda. venga nominato da un organo
decisionale dell’azienda

44. Il responsabile della conservazione
Cosa fa?
• Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione;
• Organizza il contenuto dei supporti di memorizzazione e gestisce le
procedure di sicurezza e di tracciabilità; archivia e rende disponibili,
informazioni relative ai documenti e al loro contenuto, eventuali copie;
• Gestisce il sistema nel suo complesso e garantisce l’accesso alle informazioni;
• Verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi utilizzati;
• Predispone le misure di sicurezza del sistema, al fine di garantire la sua
continua integrità;
• Richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui è previsto il suo
intervento;
• Definisce e documenta le procedure da rispettare per l’apposizione del
riferimento temporale;
• Verifica, con periodicità non superiore ai cinque anni, che i documenti
conservati siano leggibili provvedendo al riversamento diretto o sostitutivo.

45. Le nostre referenze per la conservazione
sostitutiva
Sixty Group
Benetton Gruppo
Assicurazioni Generali
Banca d’Italia
Euronics
Coop Nord Ovest
Pam Gruppo
SBA BCC (60 banche)
GE Money
Sinv (Valentino)
Loropiana
Conad Gruppo

46. Le nostre referenze per la conservazione
sostitutiva
Costa Crociere
Bartolini Trasporti
Volkswagen Bank
Giunti Editore
Faber
Az. San. San Raffaele
Alpitel
Bormioli Rocco
Miroglio
Rana Pastificio
Juventus
Molinari
Montebovi

47. Posta
Elettronica
Certificata

48. La PEC - Che cos’è?
La Posta Elettronica Certificata è il sistema attraverso il quale è possibile
inviare email con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta
di ritorno come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).
Ciò che rende la trasmissione PEC valida agli effetti di legge, sono le ricevute
elettroniche che i Gestori PEC emettono, “certificando”:
che il messaggio è stato spedito
che il messaggio è stato consegnato
che il messaggio non è stato alterato

49. Cosa dice la legge…
Obbligatoria per aziende in fase di costituzione. Con il
nuovo decreto legge n. 2 del 28/01/2009 è scattato l'obbligo,
per Società, Professionisti e Pubbliche Amministrazioni, di
creare e comunicare una propria sede "virtuale", identificata
da un indirizzo Pec , da affiancare alla sede fisica.
Per tutte le imprese esistenti alla data del
29/11/2008, a data ultima per la comunicazione è il
29/11/2011

50. Come funziona
Busta di trasporto firmata
Dominio di posta certificata Dominio di posta certificata
MITTENTE DESTINATARIO
3
Gestore di PEC del Gestore di PEC del
mittente destinatario
2 5
6 4
1
mail
Ricevuta di
accettazione Ricevuta di
mail avvenuta
consegna
Mittente mailbox Destinatario
mailbox

51. Case History
EKAF

52. Un caso di successo…
Ekaf – Cellini Caffè
L’azienda nasce nel 1925 da Amleto Pieri che
inizia la sua attività di broker di caffè verde sul
mercato italiano.
Cellini nasce formalmente nel 1985 dalla fusione
della “Columbia” con altri due marchi.
Dal Settembre 2005 è operativo il nuovo
stabilimento produttivo a Genova.
Fatturato 20 mln di euro,
Dipendenti 50 (4 amministrativi, 1 addetto
all’informatica, 8 personal computer)

53. Il progetto di dematerializzazione
Gestione Ciclo Passivo:
Barcode su fatture in arrivo,
Scansione e inserimento nel documentale
Approvazione
Registrazione/inserimento ERP
Trasferimento chiavi su documentale
Pagamento

54. Il progetto di Conservazione Sostitutiva
In conservazione:
Ciclo Attivo (tentata vendita..)
Ciclo Pass
Libri Fiscali (Libro giornale, Libri IVA, Libro Cespiti),
Schede di mastro
Scritture ausiliarie di magazzino
DDT
Contratti

55. I prossimi passi
LUL e fascicolo personale
Gestione pratica negozi (finanziamento, progetti edilizi e
piantine)
Marketing - campagna pubblicitaria con filmati, prove
campioni casting
Gestione fidelizzazione
Gestione dei documenti di certificazione (Hacpp, trattamento
in filiera, brevetti)

56. Grazie per l’attenzione
amerigo.roncallo@siavsistemi.it