Découvrez les 10 premières étapes pour démarrer avec notre logiciel de planning. Sa prise en main facile vous permettra de gérer l'emploi du temps de vos salariés, les rendez-vous, les interventions, les clients, etc.

1. Target Skills - Editeur de logiciels
PlanningPME
Planifiez en toute simplicité
A la découverte de
PlanningPME
Les 10 premières étapes
TARGET SKILLS
39 rue Michel Ange
91026 EVRY
FRANCE
Tel: +33 (0)1 69 47 10 00
Fax: +33 (0)1 69 47 11 81
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2. Target Skills - Editeur de logiciels
Planifiez en toute simplicité: suivez, collaborez, coordonnez et gérez en temps réel
votre activité et vos ressources avec PlanningPME.
PlanningPME est un planning dédié aux petites et moyennes entreprises mais aussi aux
Grands Comptes tous secteurs confondus. Il accompagnera parfaitement la croissance de votre
activité. Dès lors que vous avez un accès à Internet, il permet une lecture directe de
l’information par tous vos collaborateurs.
PlanningPME est un produit intuitif, fiable où la prise en main est facilitée par une ergonomie
soignée.
Découvrez le logiciel PlanningPME grâce à ce mémento qui vous accompagnera étape
par étape. Apprenez les bases de PlanningPME en vous laissant guider doucement !
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3. Target Skills - Editeur de logiciels
1ère étape : Comment faire pour tester ?
Pour tester PlanningPME, allez sur notre site Web :
http://www.planningpme.com/InfosTelechargements.asp
Elle est limitée à 30 utilisations et à la création de 200 tâches et 50 clients.
Un assistant de configuration vous guidera dans le paramétrage de PlanningPME.
2ème étape : Comprendre les termes utilisés dans le logiciel
Qu’est ce qu’une ressource humaine ?
Une ressource humaine correspond à une personne physique: un employé, un technicien, un
formateur, un ingénieur, …
Qu’est ce qu’une ressource matérielle ?
Une ressource matérielle peut correspondre à des ressources diverses et variées : une salle,
un véhicule, un ordinateur, une machine ou tout autre matériel que vous souhaitez gérer.
Qu’est ce qu’une tâche ?
Une tâche est une mission, un travail à accomplir par une ressource humaine ou matérielle.
Une tâche est représentée par un rectangle de couleur sur le planning.
Une tâche peut correspondre à : un rendez-vous, une réservation de salles, une formation ou
toute activité spécifique à votre métier.
Qu’est ce qu’une indisponibilité ?
Une indisponibilité est une absence, une période pendant laquelle une ressource n’est pas
disponible.
Une indisponibilité peut correspondre à : des vacances, des congés, des arrêts maladie…
Qu’est ce qu’une ressource « A planifier » ?
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4. Target Skills - Editeur de logiciels
La ressource « A planifier » sert de pense-bête. Chaque tâche assignée à une ressource « A
planifier » apparaîtra sur le planning quel que soit le mode de visualisation (journalier,
hebdomadaire…) et la date.
Qu’est ce qu’un service ?
Un service est un regroupement de ressources humaines et/ou matérielles.
Un service peut correspondre au service commercial d’une entreprise, au service technique,…
Vous pourrez ensuite filtrer le planning par service afin de ne faire apparaître que les
ressources d’un seul service sur votre écran.
Aperçu du planning :
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3ème
étape : Première configuration
L’assistant de configuration vous aide à paramétrer le logiciel. Il comporte plusieurs étapes.
Cliquez sur « Suivant ».
Il s’agit ici du paramétrage
global : Jours et heures
d’ouverture habituels de votre
société.
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1- Ressources humaines :
Indiquez le nombre d’employés
que vous souhaitez gérer sur le
planning
2- Ressources matérielles :
Indiquez le nombre de
ressources matérielles (salles,
équipements divers) que vous
souhaitez gérer sur le planning
1- Avez-vous une base de
données clients ?
Sélectionnez « OUI » si vous
souhaitez gérer vos rendez-vous
et autres interventions
chez/avec vos clients.
2- En cochant « NON » pour la
deuxième question, vous aurez
un message d’alerte quand vous
essayerez d’assigner une tâche
à une ressource déjà occupée
ailleurs.
1- Pour un meilleur affichage,
sélectionnez « OUI » et
choisissez un nombre de
ressources qui apparaîtront à
l’écran de 15 par exemple.
2- Changez la police d’écriture si
vous le souhaitez.
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7. Target Skills - Editeur de logiciels
Vous avez fini de paramétrer le logiciel. Voici alors le planning qui apparaît sur votre écran :
Vous pouvez changer le mode de visualisation en jouant avec le menu déroulant se trouvant à
gauche de la date en haut du planning.
Sur cet exemple, le mode de visualisation est hebdomadaire, mais vous pouvez avoir toutes
sortes de vue du planning : journalière, mensuelle, annuelle…
Sur le planning, une ligne représente le planning d’une ressource. Nous allons vous expliquer
comment créer le planning de vos ressources simplement.
4ème
étape : Personnalisation des ressources
Pour commencer, nous allons personnaliser les ressources. Pour cela, double-cliquez sur la
« Ressource humaine 1 ».
La fiche personnelle de la ressource apparaît :
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Choisissez si la ressource est humaine, matérielle ou « A planifier ».
Changez le libellé en mettant le nom de votre ressource : Paul par exemple
Changez la couleur de fond : rouge par exemple
Visualisation des changements sur le planning :
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De la même façon, vous pourrez personnaliser toutes vos autres ressources.
Personnaliser 2 ou 3 ressources sur le planning.
Pour en savoir plus sur la gestion des ressources, vous pouvez télécharger la fiche suivante :
-> Fiche n°1 : Gestion des ressources
http://www.planningpme.com/ftp/fiches/FR/FR1-Gestion_des_ressources.pdf
5ème
étape : Création des tâches sur le planning
Sur le planning, une tâche sera représentée par un rectangle de couleur.
Différentes possibilités s’offrent à vous pour créer une tâche sur le planning :
- Dessinez un rectangle sur le planning à l’aide de votre souris
- Double-cliquez sur un espace vierge du planning
- Placez-vous sur un espace vierge du planning, cliquez sur le bouton droit de la souris et
choisissez « Nouvelle tâche »
Dans ces trois cas, la fenêtre « Tâche » apparaît alors :
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Entrez un libellé pour votre tâche : rendez-vous par exemple.
Choisissez la ou les ressources assignées à cette tâche.
Choisissez les dates et heures pour cette tâche.
Puis validez.
La tâche « Rendez-vous » a ainsi été affectée à la ressource « George ».
Créez de la même façon une autre tâche sur le planning : formation assignée à la ressource
« Laure » dans l’exemple ci-dessous.
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11. Target Skills - Editeur de logiciels
Vous pouvez ainsi créer vos tâches directement sur le planning. Au fur et à mesure, une liste
de tâches s’enregistre et vous pouvez en sélectionner une dans la liste déroulante suivante
plutôt que de saisir un autre libellé:
Comme vous pouvez le constater, par défaut, les tâches apparaissent en bleu sur le planning.
Nous allons personnaliser cet affichage.
6ème étape : Personnalisation des tâches
Allez dans le menu « Données » -> « Tâche ».
Vous retrouvez les libellés des tâches créées auparavant.
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12. Target Skills - Editeur de logiciels
Pour changer la couleur, sélectionnez une tâche avec la souris et choisissez la couleur de fond
parmi la palette de couleurs proposée.
A partir de cette fenêtre, vous pouvez compléter votre liste de tâches en cliquant sur le bouton
« Ajouter ».
Aperçu des changements de couleur sur le planning :
Pour en savoir plus sur les fonctions disponibles lors de la création de tâches, vous pouvez
télécharger les fiches suivantes :
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-> Fiche n°2 : Création de tâches
http://www.planningpme.com/ftp/fiches/FR/FR2-Creation_de_taches.pdf
-> Fiche n°3 : Autres options pour la tâche
http://www.planningpme.com/ftp/fiches/FR/FR2-Creation_de_taches.pdf
7ème étape : Création des indisponibilités
Sur le planning, une indisponibilité sera représentée par un rectangle de couleur hachuré.
Différentes possibilités s’offrent à vous pour créer une indisponibilité sur le planning :
- Dessinez un rectangle sur le planning à l’aide de votre souris en maintenant la touche
« CTRL » appuyée
- Placez-vous sur un espace vierge du planning, cliquez sur le bouton droit de la souris et
choisissez « Nouvelle indisponibilité »
Dans tous les cas, la fenêtre « Indisponibilité » apparaît alors.
Le principe pour créer des indisponibilités est le même que pour la création de tâches.
Vous retrouvez la liste de vos indisponibilités à partir du menu « Données » ->
« Indisponibilité ».
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Aperçu des indisponibilités sur le planning :
Par la suite, vous pouvez suivre les indisponibilités de chacune de vos ressources à partir de
leur fiche personnelle dans l’onglet « Indisponibilités ».
Aperçu :
Pour en savoir plus sur la gestion des indisponibilités, vous pouvez télécharger la fiche
suivante :
-> Fiche n°6 : Gestion des ressources
http://www.planningpme.com/ftp/fiches/FR/FR6-Gestion_des_conges.pdf
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8ème étape : Création de services
Depuis votre planning entier, vous allez pouvoir extraire le planning d’un seul service pour une
meilleure visibilité.
Depuis PlanningPME, allez dans le menu “Données” -> “Service”
La fenêtre « Service » apparaît alors.
Cliquez sur « Ajouter ».
Donnez un nom à votre service, par exemple, service commercial.
Ensuite, enregistrez.
La fenêtre suivante apparaît :
Double cliquez alors sur le nouveau service créé. La fenêtre suivante apparaît :
Vous allez alors pouvoir choisir toutes les
ressources de ce service à partir de cette
fenêtre.
Dans cet exemple, nous avons affecté les
ressources Paul, George, Laure et Salle A
dans le service commercial.
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Résultats sur le planning :
En sélectionnant « Service commercial » dans le menu déroulant ci-dessous, les ressources du
service commercial apparaissent sur le planning.
9ème étape : Quelles sont les autres fonctions qui pourraient
vous intéresser ?
Vous avez maintenant les bases essentielles à savoir pour manipuler PlanningPME.
Facile d’utilisation, PlanningPME permet de gérer vos ressources et vos tâches simplement et
efficacement.
A présent, selon votre activité et vos besoins, il vous reste à définir les autres fonctions qui
vous intéressent dans le logiciel.
De la documentation très détaillée est à votre disposition sur notre site Internet à cette
adresse : www.planningpme.com/documentation.htm.
Ces fiches de fonctionnalités vous permettront de maîtriser rapidement notre logiciel.
Liste des fiches :
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Les 10 premières étapes
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10ème étape : Les diverses aides
-> Gagnez du temps en manipulant directement un exemple de planning
correspondant à vos besoins!
Selon votre secteur d’activité, un exemple est peut-être téléchargeable sur notre site :
http://www.planningpme.com/liste_exemples.htm
Cette liste d'exemple n'est pas exhaustive. Nous avons sûrement un exemple correspondant à
votre activité ! Contactez-nous!
-> N’hésitez pas à nous solliciter !
Nous vous proposons également de réaliser gratuitement votre maquette avec
PlanningPME à partir de vos besoins, sans aucun engagement:
http://www.planningpme.com/planning_gratuit.htm
Notre équipe est à votre disposition pour toute question sur le logiciel ou pour une
démonstration en ligne ou sur site : +33 (0)1 69 47 10 00
Service commercial : contact@planningpme.com
Service technique : support@planningpme.com
Nos revendeurs à travers le monde : http://www.planningpme.com/reseller.htm