XI.1 CHAPTER 2

1. Mata Pelajaran
KKPI (Keterampilan Komputer dan Pengolahan
Informasi
Pengajar : Syaputri Artami S.S.Pd.,S.E
Chapter 2
XI.1

2. Melakukan entry data aplikasi
dengan keyboard
Dasar-dasar Microsoft Access
Microsoft Access merupakan salah satu program
pengolah data base yang canggih yang digunakan
untuk mengolah berbagai jenis data dengan
pengoperasian yang mudah
Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika
bekerja dengan microsoft Access diantara dapat
melakukan proses penyortiran pengatturan data,
pembuatan label data serta laporan pembuatan data
kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar
pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain
sebagainya.

3. Memahami Prosedur Pengoperasian
Aplikasi Microsoft Access
Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya
hampir sama antara Task bar Windows umumnya yaitu
dimulai dengan tombol Start – All Program –
Microsoft Office – Microsoft Acces 2007
Sebagai ilustrasi dapat dilihat pada gambar berikut

5. Lanjutan
Pada saat Anda pertama kali menjalankan
microsoft Access 2007 maka akan tampil kotak dialog
dimana memungkinkan Anda dapat membuat data
base dengan 4 (empat) cara (alternatif) :
1. Klik Blank Database – lalu menuliskan nama file – lalu
klik Create.
2. Klik salah satu icon pada Featured Online Templates.
3. Klik Local Templates – lalu pilih salah satu proyek kerja
4. Membuka file yang ada : klik shortcut pada Open
Recent Database, apabila file yang dimaksud tidak ada
maka bisa klik More….

7. Lanjutan
Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak
dialog MS Access 2007

8. Apabila Anda mengklik New Blank Database,
maka akan muncul kotak dialog seperti ini :

9. Tampilan Jendela MS Access 2007

10. MEMBUKA FILE DATABASE
Membuka file database Ms. Access berarti
membuka file yang pernah dibuat dan disimpan
sebelumnya, selain membuka jendela database yang
pernah dibuat sebelumnya Anda bisa membuka jendela
database baru yang masih kosong caranya dengan
memberi perintah Klik office button – pilih New atau
pada Toolbars klik tombol new.
File database yang pernah Anda buat dan
disimpan dapat dibuka kembali pada saat dibutuhkan
apabila Anda membuka jendela database baru, maka
jendela database yang terbuka sebelumnya akan
ditutup karena pada Ms. Access tidak dapat membuka
lebih dari satu file database.

11. Lanjutan

12. MENUTUP FILE DATABASE
Bila Anda telah selesai bekerja dengan file
database MS Access maka sebelum menutup file
simpan seluruh data yang pernah Anda buka untuk
menutup file database salah satu langkah. Berikut ;
1. Klik Menu File pilih Close
2. Klik office button yang terletak disudut kiri atas pilih
Close
3. Klik ganda pada office button yang terletak di bagian
sudut kiri atas dari jendela database.
4. Tekan tombol kombinasi shorcut Key Alt + F4 atau Ctrl
+ W
5. Tekan Tombol Close yang ada dibagian sudut kanan
atas dari jendela database

13. Lanjutan

14. MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN
DATA MASUKAN.
Aturan yang ada dalam sistem manajemen basis
data menyebutkan bahwa untuk memasukkan (entry)
data ke dalam suatu basis data sesbaiknya dilakukan
melalui suatu form.
Selain mudah dan praktis, penggunaan form
dimaksudkan untuk menghindaari adanya duplikasi
data.
Untuk entry data dapat menggunakan mouse dan
keyboard, namun dari kedua alat tersebut, penggunaan
keyboard lebih dominan perannya.

15. PRAKTIKUM

16. Membuat Data Akademik SMK
Penerbangan Hasanuddin
1. Buka aplikasi Microsoft Access
2. Pilih Blank Database
3. Tulislah nama file database lalu klik Create
Membuat Tabel
4. Buat tabel dengan klik kanan pada table lalu pilih
design view

17. 5. Masukan nama-nama field
dan properties-nya

18. 6. Tentukan primary Key (Contoh : NIS)
7. Setelah itu klik close pada pojok kanan atas
8. Klik yes, lalu beri nama tabel (contoh : daftar Data Akademik)
kemudian klik OK

19. Membuat Form
9. Klik menu Create
10. Klik toolbar Form Design, akan terlihat seperti gambar
dibawah ini :

20. 11. Untuk membuat Judul, caranya : klik kanan pada detail
Form, lalu pilih Form Header and Footer, lalu berilah
label dan atur judul form tersebut.

21. 12. Memberi field pada lembar detail, caranya adalah : klik
Add Existing Fields pada kelompok menu Design.

22. 13. Masukkan field ke area detail satu per satu.
14. Aturlah letak field sedemikian rupa, sehingga menarik
dan enak dilihat.
15. Untuk mewarnai background, baik pada detail maupun
pada header, caranya meng-klik kanan, lalu pilih
properties.

23. 16. Rubahlah back color sesuai selera.
17. Untuk membuat button atau tombol perintah,
pastikan toolbar Using Wizard aktif. Tanda aktif adalah
toolbar tersebut berwarna orange.

24. 18. Klik button, lalu gambarkan button dengan men-drag
pointer di area detail.
19. Ikuti langkah-langkah yang dituntunkan oleh Wizard,
yaitu :
a. Menentukan Categories dan Actions

25. Lanjutan
b. Menentukan display button, apakah gambar atau text ?

26. Lanjutan
c. Memberi nama perintah, agar lebih komunikatif.
d. Klik cancel bila membatalkan, klik back bila ingin kembali, klik next
bila akan melanjutkan, dan klik Finish bila akan mengakhiri
pembuatan button.

27. Lanjutan
20. Pada kolom Jumlah masukan rumus penjumlahan,
caranya adalah :
a. Klik kanan pada detail, bila properties belum muncul.
b. Klik pada kotak field jumlah.
c. Klik Control Source, lalu klik pada dropdown (titik-
titik).
d. Tulislah rumus Jumlah pada Expression Builder.

28. Lanjutan

29. Lanjutan
21. Untuk menuliskan rumus cukup dengan mengklik 2 x
nama field yang berada di form. Lalu klik OK.

30. Lanjutan
22. Demikian pula dengan rumus rata-rata. Lalu klik OK.

31. Lanjutan
23. Setelah semua rumus selesai, klik Close. Lalu klik Form
yang baru dibuat.
24. Sekarang kita dapat memasukan data yang ada dari
Form.

32. Input Data
Setelah mengatur semua ketentuan dalam sebuah
desain table adalah memasukan data Record yang
dapat dilakukan dengan melalui tabel dan melalui
Form, selain itu dapat juga melakukan proses Editting
dengan menyunting data yaitu proses penambahan
data record, memindah data Record, menyalin Data
Record ataupun menghapus data record.

33. 1. Memasukan data Record
melalui Tabel
Prosedur yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Pada panel All Tables pilih salah satu nama tabel yang
datanya ingin anda masukan .
2. Untuk membuka jendela Data Sheet dari tabel tersebut
perintahnya adalah :
a. Klik kanan pada nama tabel, lalu klik Open, atau
b. Double klik pada nama tabel.
3. Setelah Anda jalankan salah satu perintah tersebut
diatas maka akan tampil jendela data Sheet dari tabel
yang Anda maksud.

34. Lanjutan
4. Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai
dengan tatanan yang telah Anda berikan pada jendela
desain View
Field Jumlah dan Rata-rata tidak perlu diisi data, field tersebut dapat
di-entry menggunakan Rumus dan secara otomatis menghitung
sendiri.

35. 2. Memasukan data Record
melalui Form
Prosedur yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Pada panel All Tables pilih salah satu nama Form yang
datanya ingin anda masukan .
2. Untuk membuka Form tersebut perintahnya adalah :
a. Klik kanan pada nama Form, lalu klik Open, atau
b. Double klik pada nama Form.
3. Setelah Anda jalankan salah satu perintah tersebut
diatas maka akan tampil jendela data Sheet dari tabel
yang Anda maksud.
4. Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai
dengan tatanan yang telah Anda berikan pada jendela
desain View

36. SELESAI
SELAMAT BELAJAR
semoga bermanfaat