Fiksu hankejohtaminen intranet-projekteissa. Esitys Talentum Eventsin kaksipäiväisessä intranet-seminaarissa syksyllä 2011.

1. Fiksu hankejohtaminen Tiedonhallinta haltuun: intranet, dokumentit, ryhmätyö, jne. Konsultti Perttu Tolvanen, Sininen Meteoriitti

2. Osa 1: Miten valmistaudun intranet-projekteihin? Miten saan johtoryhmän mukaan? Osa 2: Kun on päätetty ”tehdä jotain”, niin miten vedetään homma läpi siten että projektin jälkeen ainut ajatus ei ole ”hermoloma” tai uuden työpaikan etsiminen?

3. Agendalla tänään Valmistautuminen: ”Pelataanko vai leikitäänkö?” Ymmärrä ”iso kuva”! Pilko kokonaisuus siten, että tiedät mitä olet tekemässä. Ei ole olemassa malliratkaisuja. Vie palat tiekartalle. Johda tiekartan avulla. Projektin tekeminen: ”Pelin tekeminen” Budjetti ja aikataulu - kaksi asiakkaan isointa pelimerkkipinoa ja johtamisvälinettä! On vain yksi projektipäällikkö. Kun teet tuoteprojektin, niin pelaa tuoteprojektin säännöillä. Osta samanlainen projekti kuin haluamasi ylläpito! Projektijohtaminen: ”Pelaaminen” Johda lopputulosta, älä projektia! Esimerkkiyksiköt näyttämään mallia.

4. 1) Ymmärrä ”iso kuva”.

5. Mallinna tavoitetila

6. 2) Johda tiekartalla Suunnittele kehitysprojektit seuraavalle viidelle (5) vuodelle. Perusta tiedonhallinnan johtoryhmä joka seuraa isoa kuvaa ja ohjaa projekteja.

7. 3) Johda budjetilla Jos budjettisi on esimerkiksi 200 000 euroa, niin siitä summasta korkeintaan 100 000-120 000 euroa saa mennä itse järjestelmän suunnitteluun ja toteutukseen. Ennakkovalmistelun paras temppu: Arvioi kuinka paljon sisäistä työtä vaatisi järjestelmän käyttöönotto jos teknologia olisi jo olemassa. Kuinka paljon sisäisiä palavereita, kuinka paljon koulutusta?

8. 4) Johda aikataululla Tiedonhallintaprojekteissa kun harvemmin on kyse ihmishengistä, niin miksi aikataulujen osalta silti hyperventiloidaan jatkuvasti? Aikataulupuskurit ovat asiakaspuolen tehokkaimpia johtamisvälineitä, niin oman organisaation kuin IT-toimittajan suuntaan. Jos jossain pitää hieman hämätä, niin se on aikataulu!

9. 5) On vain yksi projektipäällikkö. … ja se voi olla vain asiakkaan puolella. … ja sen täytyy olla sama IT-toimittajan suuntaan kuin oman organisaation suuntaan. ... ja jos hanke on liian iso yhdelle projektipäällikölle, niin ongelma on hankkeen koossa.

10. 6) Tuoteprojektin säännöt Unohtakaa Matrix ja KeanuReeves. Tosielämässä jos lusikkaa taivuttaa, niin se menee rikki. IT-järjestelmät ja etenkin tuotteet (kuten SharePoint) eivät ole muovailuvahaa. ”Tuotteen ymmärtämistä” ei voi ulkoistaa. Monimutkaisia tuotteita ei kesytetä paperiharjoituksilla. Ostakaa pilotti. Pilotti on aina parempi kuin ”täydellinen määrittelydokumentti”.

11. 7) Osta tapa kehittää tiedonhallintaa Tiedonhallinta + tuotteet = jatkuvaa kehitystä, jatkuvaa ylläpitoa, jatkuvaa uudelleensuunnittelua, jatkuvaa muutoskoulutusta käyttäjille. Kun suunnittelet projektia, niin suunnittele sellainen tapa toimia joka toimii jo projektivaiheessa siten kuin haluat asioiden toimivan jatkossakin.

12. 8) Ohjausryhmä johtaa tulevaa Jos haluat keskittyä ohjausryhmässä ”oikeiden asioiden” käsittelyyn, niin valitse projektipäälliköksi henkilö joka todella ”omistaa” projektin – ja anna tälle henkilölle riittävät valtuudet todella tehdä päätöksiä! Näin voit keskittyä ohjausryhmässä katsomaan kokonaisuutta ja tulevaa. Ohjausryhmän tehtävä tiedonhallintaprojekteissa on myös huolehtia siitä miten oman organisaation muutosprosessi etenee!

13. 9) Esimerkkiyksiköt näyttämään mallia! Tiedonhallintaprojekteissa tulisi aina valita 1 tai 2 yksikköä joiden kanssa mennään muita pidemmälle siinä miten työkaluja hyödynnetään ja toimintatapoja uudistetaan. Esimerkkejä: ”myynnin työtila”, ”johtoryhmän muistiot”, ”lakiyksikön mallidokumentit”, ”laatujärjestelmä hyväksyntätyönkuluilla”, ”johtoryhmän muistiot intranet-uutisina”.

14. Yhteenveto Ymmärrä ”iso kuva”. Johda tiekartalla. Johda budjetilla. Johda aikataululla. On vain yksi projektipäällikkö. Tuoteprojektin säännöt. Osta tapa kehittää tiedonhallintaa. Ohjausryhmä johtaa tulevaa. Esimerkkiyksiköt näyttämään mallia! Bonus: Unohda benchmarkit ja bestpractiset – tutustu omaan organisaatioosi paremmin!

15. Lisätietoa:Haastatteluita, asiantuntija-artikkeleita, case-tarinoita: http://www.meteoriitti.comPerttu Tolvasen blogi intranet-projektien haasteista: http://viidestaso.wordpress.com