Семинар Союза предпринмателей Стена ,разработанный Лорой Бестор (США)

1. Управление Проектами
Семинар
Весна 2011

2. Цели Семинара
• Понять разницу между проектом и
управлением проекта
• Определять Группы Процессов для
управления проектами
• Научиться некоторым практическим
навыкам, как правильно планировать
проект
• Понимать важность мониторинга,
контролирования и пересмотра плана
08/06/14 2

3. Что такое Проект?
• Проект – это временная последовательность
уникальных, сложных и взаимосвязанных
операций, имеющих одну цель или задачу, которые
должны быть выполнены в течении заданного
периода времени, в рамках выделенного бюджета
и спецификой организации.
• Проекты направлены на достижение определённых
целей.
• Каждый проект в некотором роде уникален.
• Проекты имеют чёткое начало и конец.
• Проекты требуют координацию взаимосвязанных
операций.
08/06/14 3

4. Управление Проектом
• Управление Проектом – это применение
знаний, навыков, средств и техник в
процессе реализации проекта, для
достижения результатов проекта. Процессы,
содержащиеся в 5 группах процессов
управления проектами:
– Инициатива Проекта
– Планирование Проекта
– Реализация Проекта
– Мониторинг & Контроль
– Завершение Проекта
08/06/14 4

5. Управление Проектом
• Управление Проектом зачастую включает:
– Определение требований
– Восполнение требований, задач и ожиданий
участников проекта при его планировании и
реализации
– Сбалансированные конкурирующие зависимости
между работами проекта:
• Масштаб
• Качество
• График
• Бюджет
• Ресурсы
• Риски
08/06/14 5

6. Группа Процессов Управления
Проектом
08/06/14 6
Мониторинг
&
Контроль
Инициатива
Завершение
План
Реализация

7. Менеджер Проекта
• Менеджер Проекта – это человек, назначенный на
достижение целей проекта. В дополнение к
профессиональным знаниям и опыту в общем
менеджменте, хороший менеджер проекта должен
владеть следующим:
– ЗНАНИЯ – специализированная информация по
технике УП
– ВЫСОКАЯ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ - чего они способны
достигнуть, применяя информацию
– ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА – их поведение в управлении
проектом, то есть лидерские качества и основные
личностные ценности при решении конфликтов и
нахождении компромисса
08/06/14 7

8. Жизненный Цикл Проекта
08/06/14 8
Инициатива Реализация Завершение
План Мониторинг
Старт ВРЕМЯ Финиш

9. Процессы Инициации
• Процессы Инициации - меры, принятые на
определение нового проекта и получения
разрешения на начало нового проекта.
Могут включать:
– Написание первичных целей проекта
– Определение источников финансирования и
обеспечения первичных денег для проекта
– Назначение Менеджера Проекта
– Поиск и собеседование с участниками проекта
08/06/14 9
Инициатива

10. Устав Проекта и Реестр
Участников Проекта
• Устав – это документ, определяющий
финальные отчёты и развитие событий
– Чётко формулирует чего нужно достичь
– Является ориентиром относительно целей и
назначения проекта
• Реестр Участников Проекта определяет всех
людей и организации, вовлечённые в проект
– Чётко формулирует их долевое участие и
причастность
– Определяет меру влияния каждого на результаты
08/06/14 10
Инициатива

11. Устав Проекта и Реестр
Участников Проекта
08/06/14 11
Инициатива

12. Процессы Планирования
• Процессы Планирования - нужны для установки
содержания проекта, уточнения задач и определения
направления действий, требуемых для достижения
задач, на которые направлен проект.
Основные Процессы:
– Управление Целями
– Управление Временем
– Управление Стоимостью
– Управление Качеством
– Управление Человеческими Ресурсами
– Управление Коммуникациями
– Управление Рисками
– Управление Поставками
08/06/14 12
План

13. • Управление Целями – объём работы,
который должен быть выполнен для
достижения продукта, услуг или
результатов, соответствующих
установленным характеристикам и
функциям. Этот процесс включает:
– Сбор Сведений
– Декомпозиция Целей
– Создание Структуры Работ Проекта (WBS)
08/06/14 13
План
Управление Целями

14. • Сбор Сведений – получение информации от всех участников проекта
относительно того, что именно должно быть сделано для проекта.
Сбор информации может проводиться различными методами, такими
как:
– Собеседования
– Фокус группы
– Опросы и исследования
– Наблюдения
– Групповые творческие приёмы
• Декомпозиция Целей – документ, формулирующий проект и его
планируемые результаты. Включает:
– Критерий соответствия и важные планируемые результаты
– Границы – что не является частью проекта
– Допущения – то, от чего зависит проект, но вне контроля проекта
– Ограничения – ограниченный бюджет, требуемые сроки поставки,
доступные квалифицированные ресурсы
08/06/14 14
План
Управление Целями

15. Масштаб Проекта План

16. • Создание Структуры Работ Проекта (СРП) –
Определяет планируемые результаты по проекту
(пакеты работ) для выполнения командой проекта,
придерживаясь спецификации. Это необходимо
для другого этапа процесса, который оценивает
сроки и стоимость. Пакеты работ, обозначенные
СРП, должны иметь:
– График
– Оценку расходов
– Мониторинг
– Контроль
08/06/14 16
План
Управление Целями

17. Структура Работ Проекта
08/06/14 17
План

18. Управление Временем
• Определение Операций – специфические задачи,
назначенные для выполнения проекта. Этот список
действий исходит из изложения более детальной
информации, основываясь на планируемых
результатах рабочих пакетов СРП. Все операции не
обязаны иметь планируемый результат, но
обязательно должны быть пронумерованы
( обычно комбинацией буквы/номера).
• Все вехи должны быть определены. Веха – это
контрольная точка или событие в проекте, которая
будет влиять на будущие достижения проекта.
08/06/14 18
План

19. Перечень Работ с Вехами
08/06/14 19
План

20. Управление Временем
• Определение Взаимосвязи операций – Операции, расставленные в
логическом порядке для завершения проекта. Этот процесс включает
установленные взаимозависимости между заданиями, а также
определяет какие операции могут выполняться одновременно. Вся
эта информация записывается в Сетевом Графике Предшествования -
Precedence Network Diagram
08/06/14 20
План

21. Управление Временем
• Оценка Ресурсов и Длительности Операций – В каждой
определённой операции необходимо предварительно
подсчитать и документировать необходимые ресурсы и сроки,
установленные для завершения операции.
• Ресурсы должны включать:
– Люди и компетенции
– Материалы и снабжение
– Оборудование
• Продолжительность определяется, используя разные методы:
– Экспертная Оценка
– Трёхточечные предположения ( вероятные, оптимистические,
пессимистические)
– Предыдущий опыт с аналогичным заданием/снабжением
08/06/14 21
План

22. Операции со сроками и
требуемыми ресурсами
08/06/14 22
План

23. Управление Временем
• Разработка Расписания Проекта - Составление расписания
проекта с учётом последовательностей операций, их
длительности, требуемых ресурсов и ограничений на сроки.
• Есть много вычислительных средств, предназначенных для
помощи в работе со сложными проектами. А также есть много
подходов и методов планирования, которые могут
применяться.
• Метод Критического Пути - одна из методик, которая
высчитывает расписание проекта, ссылаясь на теоретическую
дату начала проекта и данных о длительностях, вехах и
взаимозависимостях. Не допустимо “превышение времени” в
расписании и все операции в критическом пути должны быть
чётко определены.
08/06/14 23
План

24. Расписание Проекта –
Метод Критического
Пути
08/06/14 24
План

25. Управление Стоимостью
• Оценка Стоимости – определение примерной стоимости ресурсов,
необходимых для выполнения операций проекта. Источники
информации и инструменты, используемые для вычисления:
– Экспертная оценка
– Различные оценочные способы
– Процесс распределения
– Тендеры поставщиков
– Договора с поставщиками
– Сметное программное обеспечение для компьютеров
• Определение Бюджета – суммирование оценок стоимости
отдельных операций или пакетов работ и формирование базового
плана по стоимости. Эти затраты могут быть объединены по-разному,
завися от сложности проекта и требований компании или
правительства.
• Управление стоимостью – отслеживание и учёт фактических расходов
относительно бюджета
08/06/14 25
План

26. Управление Качеством
• Планирование Качества – Определение приемлемого
уровня качества конкретных операций и планируемых
результатов, и установление процесса, используемого
для оценки выполнения требований.
• Процесс Обеспечения Качества – Применение
процессов и стандартов качества, обусловленных в
плане, таких как ISO 9000, инспекция, дегустация и т.д.
• Процесс Контроля Качества – Аудит и отчёт по
требованиях к уровню качества и результатам работы
для определения, выполнены ли требования и
принятия соответствующих решений по необходимости
08/06/14 26
План

27. Управление Человеческими
Ресурсами
• Разработка Программы Управления персоналом – Определение всех
сотрудников, требуемых для реализации проекта и принятие решения их
распределения и обеспечения. Результатами этого процесса являются:
– Структурная Схема Организации
– Матрицы Обязанностей
– Должностные Инструкции
• Набор Команды Проекта - поиск и наём всех внутренних сотрудников и
поставщиков, требуемых для реализации проекта
• Разработка Команды Проекта – совершенствование компетенций всех
членов команды и определение их работы вместе, а также вознаграждение
за успешный проект. Построение высокоэффективной временной команды,
направленной на проект, является КЛЮЧЁМ к успеху.
• Управление Командой Проекта – процесс отслеживания деятельности
членов команды, обеспечение обратной связи, решения проблем и
управления изменениями с целью оптимизации исполнения проекта.
08/06/14 27
План

28. Структурная Схема
Организации с Обязанностями
08/06/14 28
План

29. Управление
Коммуникациями
• Управление Коммуникациями включает в себя процессы,
необходимые для своевременного формирования, сбора,
распространения, хранения и использования проектной информации.
Основные шаги включают следующее:
– Анализ Участников Проекта - определение информации, требуемой ими
и их уровнем участия для успеха проекта
– Распространение информации - предоставление необходимой
информации заинтересованным сторонам проекта
– Управление ожиданиями - общение и работа с заинтересованными
сторонами для удовлетворения их потребностей и решения их проблем
по мере их возникновения
– Отчётность по исполнению – сбор и распределение производственной
информации, включающий:
• Отчёты о положении дел
• Измерения хода работ
• Крупные изменения проекта
• Прогнозирование
08/06/14 29
План

30. Управление Рисками
• Управление Рисками - задача увеличить вероятности и
повлиять на благоприятные события, а также понизить
вероятность и повлиять на негативные события в проекте. Это
происходит благодаря:
– Определение Рисков – Список вероятных событий, которые могут
иметь значительное влияние на проект, позитивное или
негативное.
– Оценка Рисков – Оценка вероятностей наступления событий
риска, их характеристик и влияния на проект. Есть много
комплексных методов для определения количества рисков и
определения их вероятностей.
– Разработка Реагирования – Определение необходимых действий
для предупреждения рисков и реакций на угрожающие события
– Мониторинг и Контроль – постоянная оценка всех определённых
рисков, отчёт об отклонениях и применение соответствующих мер
при необходимости.
08/06/14 30
План

31. Управление Поставками
• Управление Поставками - включает все процессы,
необходимые для закупки или заказа продукции, услуг
или результатов вне команды проекта. Они включают:
– Планирование Поставок – документирование решений
проектных закупок, установка методик и определение
потенциальных продавцов
– Управление Поставками – получение предложений
продавцов, выбор продавца и заключение контрактов
– Администрирование Поставок – управление отношениями
поставок, мониторинг за выполнением контрактов,
внесение изменений и исправление при необходимости
– Закрытие Поставок – завершение каждого контракта и
получение продукта, услуги или результата.
08/06/14 31
План

32. Процессы Реализации
• Процессы, выполняемые для завершения
проекта, определены в плане управления
проектом. Они включают координирующих
людей и ресурсы, а также интегрирование и
выполнение операций в проекте, согласно
плана. Включают следующие процессы:
– Управление Человеческими Ресурсами
– Управление Поставками
– Управление Качеством
– Управление Коммуникациями
08/06/14 32
Реализация

33. Направление и Управление
Реализацией Проекта
• Действия руководства, вовлечённые в привлечении людей и
ресурсов, необходимых для реализации проекта, разработка
обязанностей команды и распределения ресурсов, а также
создание и управление рабочими операциями соответственно
плана. Вот некоторые из действий:
– Наём и назначение конкретных обязанностей сотрудников
– Закупка необходимых сырья и материалов, а также управление
контрактами
– Предоставление рабочего помещения и обеспечение рабочих
мест
– Наблюдение за рабочей деятельностью и разработка
компетенций членов команды
– Результаты измерений согласно графика плана, бюджета и
спецификаций
08/06/14 33
Реализация

34. Поддержка Качества и
Коммуникаций
• Коммуникации – разработка отчётов и
управление совещаниями относительно плана
с командой проекта и участниками проекта
для рассмотрения положения хода ведения
дел по проекту. В это время нужно:
– Сообщить людям об отклонениях в плане,
– Обсудить альтернативные решения или изменения
в спецификациях и
– Достигнуть соглашения относительно сделанного
пересмотра плана
08/06/14 34
Реализация

35. Процессы Отслеживания и
Контроля
• Отслеживание и Контроль – необходимы для
отслеживания, анализа и регулирования хода
выполнения и производительности проекта
согласно графика; определение участков плана
проекта, в которых изменения необходимы; и
инициация соответственных изменений. А также:
– Контроль изменений и предложение
предупредительного действия в предупреждении
вероятных трудностей
– Управление деятельностью проекта согласно графика и
нормативов качества
– Гарантия внесения официальных изменений в
процессы управления
08/06/14 35
Мониторинг
&
Контроль

36. Отчётность по Исполнению
Проекта
• Регулярные отчёты, которые документируют
положение достижений проекта согласно
плана, включая такие показатели как масштаб,
сроки, бюджет, ресурсы, риски и т.д.
• Отчёт может быть выполнен в форме отчёта
об отклонениях, документирующего только
отклонения от плана с предлагаемыми
исправлениями и планируемыми
воздействиями на завершение проекта
08/06/14 36
Мониторинг
&
Контроль

37. Система Контроля Изменений и
Администрирование Поставок
• Разработать процедуру для участников проекта для
подачи запросов на внесение изменений в
спецификациях проекта
• Проводить регулярные собрания для повтора
требований и оценки участия в ходе ведения проекта и
плана
• Официально принять или отвергнуть предложенные
изменения и представить необходимую информацию
всем причастным людям
• Разработать официальную процедуру для получения
тендерных предложений для контрактной работы или
материалов и методики для оценки выполнения
требований поставщиков относительно поставок
08/06/14 37
Мониторинг
&
Контроль

38. Пересмотр Плана Проекта
• Проводите регулярные пересмотры плана
проекта, основываясь на полученной
информации из:
– Отчётов об исполнении фин. плана
– Подтверждённых документов с запросами о
внесении изменений
– Отчётов по Управлению Рисками
• Обговаривайте пересмотры плана при их
возникновении со всеми вовлечёнными
людьми, а также заданные операции
08/06/14 38
Мониторинг
&
Контроль

39. Процессы Завершения
• Процессы, выполняемые для подведения итогов
всех операций через все Группы Процессов для
официального завершения проекта.
• Эти операции включают:
– Получение в письменном виде одобрения
выполненных работ
– Проведение рассмотрения завершения проекта
– Документирование полученного опыта
– Архивация всей актуальной проектной документации
– Закрытие операций поставок
08/06/14 39
Завершение