Hur kan man underlätta automatiserade arkiveringsprocesser i en kommun genom att etablera en kommungemensam informationsarkitektur och informationsförvaltning?

1. AUTOMATISERING AV ARKIVERINGSPROCESSER
INTEGRERADE MED ÄRENDEHANTERING
”FRÅN E-TJÄNST TILL E-ARKIV”
Per Åke Andersson, Advania eGovernment Solutions 2014-11-15

2. ■ Automatisera arkiveringsprocessen för att
▸ minimera manuellt klassificeringsarbete i samband med överföring av arkivpaket till e-arkivet
ÖVERGRIPANDE MÅLSÄTTNING

3. ■ Automatisera arkiveringsprocessen genom
▸ en kommungemensam objekt- och klassificeringsstruktur
▸ en kommungemensam tjänst, ett ”Informationslager” som system och processer kan använda sig
av för att skapa eller föra in rätt information vid rätt tillfälle
▸ verktyg för att skapa och förvalta Informationsstruktur, innehåll och tjänst
ÖVERGRIPANDE ANSATS

4. ■ Fler och fler kommuner arbetar med ”riktiga” e-tjänster och integrerade
ärendeflöden där e-tjänster integreras mot interna verksamhetssystem
■ Ett centralt system i varje kommun är Diariet där många av kommunens ärenden och
handlingar hanteras
■
EXEMPEL ”E-TJÄNST”, ”DIARIUM”

5. ÄrendetypÄrendeslag Handlingsslag Handlingstyp
Verksamhetsområde Process-typ
Processbeskrivning/Ärendefl
ödes-beskrivning
Gallringsregler Diarieplan
Arkiv-beskrivning
E-tjänst Diarium E-arkiv
När användaren klickar på e-tjänsten så kan vi hämta data ur
Informationslagret, relaterad till den e-tjänst det är frågan om. Utifrån
e-tjänst och ärendetyp så vet vi redan:
• Verksamhetsområde
• Ärendetyp
• Handlingstyp
• Processtyp
• Avsändare
• Etc.
När ansökan skickas in till Diariet så skapar vi ett ärende
automatiskt. Detta ärende kan då klassas automatiskt utifrån ett
stort antal dimensioner (Verksamhetsområde, Ärendetyp etc.). Vi
kan dessutom föra på nya handlingar, automatiskt via mallar, nya
egenskaper på både ärende och handlingar
• ÄrendeID
• DokumentID
• Fastighetsbeteckning
• Handläggare
• Etc.
När beslut är fattat och Ärendet ska arkiveras kan processen hämta
data ur informationslagret för att få information om vad som ska
hända med Ärendet och ingående Handlingar, ur
Arkiveringsperspektiv.
• Långtidbevaras?
• Konvertera Word-filer till PDF/A?
• Gallra arbetsdokument?
• Ersätt alla länkar i Diariet med länkar till dokumenten i Arkivet
• Etc
Övergripande processmotor (CSP)

6. ■ De ”egenskaper” eller ”attribut” vi har försett ärendet och dokument med, under
handläggningsprocessen, bestämmer till sist hur ärendet blir klassificerat i e-arkivet
■
EXEMPEL ”E-TJÄNST”, ”DIARIUM”

7. ■ Till kommunledningskontoret kommer ibland ärenden som initieras från andra
förvaltningar, exempelvis som ska till KS/KF för att beslutas
■ Dessa ärenden kommer in via epost idag men skulle kunna komma in som interna e-
tjänster i morgon, alternativt genom att fler handläggare på fler förvaltningar
arbetar i samma Diarium (distribuerad användning)
■
EXEMPEL ”E-TJÄNST”, ”HANDLÄGGARSTÖD MILJÖ”

8. ÄrendetypÄrendeslag Handlingsslag Handlingstyp
Verksamhetsområde Process-typ
Processbeskrivning/Ärendefl
ödes-beskrivning
Gallringsregler Diarieplan
Arkiv-beskrivning
E-tjänst
Ansökan om enskilt
avlopp
Handläggarstöd, Miljö E-arkiv
När användaren klickar på e-tjänsten så kan vi hämta data ur
Informationslagret, relaterad till den e-tjänst det är frågan om. Utifrån
e-tjänst och ärendetyp så vet vi redan:
• Verksamhetsområde - Miljö
• Ärendeslag – Tillstånd
• Ärendetyp – Enskilt avlopp
• Handlingstyp - Ansökan
• Processtyp - Kärnverksamhet
• Avsändare – Anders Andersson, 210101-0101.
• Etc.
När ansökan skickas in till Handläggarstödet så skapar vi ett ärende automatiskt.
Detta ärende har då redan klassats (getts egenskaper) utifrån data i e-tjänsten
(Verksamhetsområde, Ärendetyp etc.). Vi kan dessutom föra på nya handlingar,
automatiskt via mallar, nya egenskaper på både ärende och handlingar
• ÄrendeID
• Beslutsdokument (mall ”Tillståndsbeslut”)
• DokumentID
• Fastighetsbeteckning
• Handläggare
• Etc.
När beslut är fattat och Ärendet ska arkiveras kan processen hämta
data ur informationslagret för att få information om vad som ska
hända med Ärendet och ingående Handlingar, ur
Arkiveringsperspektiv.
• Långtidbevaras?
• Konvertera Word-filer till PDF/A?
• Gallra arbetsdokument?
• Ersätt alla länkar i Diariet med länkar till dokumenten i Arkivet
• Etc
Övergripande processmotor (CSP)

9. ■ De ”egenskaper” eller ”attribut” vi har försett ärendet och dokument med, under
handläggningsprocessen, bestämmer till sist hur ärendet blir klassificerat i e-arkivet
■
EXEMPEL ”E-TJÄNST”, ”DIARIUM”

10. ■ Eftersom klassificeringsstrukturen byggs upp i flera dimensioner, med flera
”egenskaper”, kan vi i e-arkivet sedan välja flera ”ingångar” för att hitta våra
arkivobjekt
▸ Klassificeringsschemat 6.1.1.2
▸ ”Tillstånd”, ”beslut om tillstånd”
▸ ”Mitt e-arkiv”
▸ ”Fastighetsbeteckning”
▸ ”enskilt avlopp”
EXEMPEL ”E-TJÄNST”, ”DIARIUM”

11. ■ internt ärende, epost – alternativt intern e-tjänst eller distribuerad användning av
Diariet
EXEMPEL ”NY MILJÖTAXA”

12. ■ Till kommunledningskontoret kommer ibland ärenden som initieras från andra
förvaltningar, exempelvis som ska till KS/KF för att beslutas
■ Dessa ärenden kommer in via epost idag men skulle kunna komma in som interna e-
tjänster i morgon, alternativt genom att fler handläggare på fler förvaltningar
arbetar i samma Diarium (distribuerad användning)
■
EXEMPEL ”NY MILJÖTAXA”

13. ÄrendetypÄrendeslag Handlingsslag Handlingstyp
Verksamhetsområde Process-typ
Processbeskrivning/Ärendefl
ödes-beskrivning
Gallringsregler Diarieplan
Arkiv-beskrivning
Epost,
”ny miljötaxa”
Diarium E-arkiv
Epost skickas från miljöförvaltningen till KLK. Idag finns få möjligheter att
identifiera egenskaper i ärendet men med en intern e-tjänst skulle
Handläggaren kunna identifiera ett stort antal egenskaper i
epostmeddelandet (eller inkommet ärende):
• Verksamhetsområde - Miljö
• Ärendeslag – Beslut
• Ärendetyp – Miljötaxa
• Handlingstyp - Begäran
• Processtyp – Ledning och styrning
• Avsändare – HL Anders Andersson
• Etc.
När ärendet registreras i Diariet skapas ärendet automatiskt med
epostmeddelandet som handling. Ärendet har då redan klassats (getts
egenskaper) utifrån data i e-postmeddelandet (Verksamhetsområde, Ärendetyp
etc.). Vi kan dessutom föra på nya handlingar, automatiskt via mallar, nya
egenskaper på både ärende och handlingar allteftersom ärendet processas i olika
nämnder.
• ÄrendeID
• Beslutsdokument (mall ”Förslag till beslut?”)
• DokumentID
• Handläggare
• Etc.
När beslut är fattat och Ärendet ska arkiveras kan processen hämta
data ur informationslagret för att få information om vad som ska
hända med Ärendet och ingående Handlingar, ur
Arkiveringsperspektiv.
• Långtidbevaras?
• Konvertera Word-filer till PDF/A?
• Gallra arbetsdokument?
• Ersätt alla länkar i Diariet med länkar till dokumenten i Arkivet
• Etc
Övergripande processmotor (CSP)

14. Tack!www.advania.se
Per Åke Andersson
Advania eGovernment Solutions
Tel: 08-546 70 209
Chat/Epost: per-ake.andersson@advania.se