![Obiectivele cursului - 1 ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]](data:image/gif;base64,R0lGODlhAQABAIAAAAAAAP///yH5BAEAAAAALAAAAAABAAEAAAIBRAA7)
Recomendados
Mais conteúdo relacionado
Mais procurados
Mais procurados (11)
Semelhante a Time And Territory Management Mostra Linked In
Semelhante a Time And Territory Management Mostra Linked In (20)
Time And Territory Management Mostra Linked In
- 1. Managementul timpului ş i activităţi i
- 4. MANAGEMENTUL TIMPULUI – ABORDAREA PROCESULUI Administrarea activit ăţ ii proprii Administrarea echipei Responsabilităţile Priorităţi Stabilirea obiectivelor Planificare si organizarea activit ăţii Agenda Planul de acţiune Indicatori i de succes Analiza Problemelor Poten ţ iale Luarea deciziilor Termenele de timp
- 5. O teorie a managementului Participare : - Responsibilitate şi delegare - Contribuţie / Creativitate COMAND Ă MOTIVARE PARTICIPARE
- 13. Vă stăpâniţi timpul sau timpul vă stăpâneşte? Timpul zboar ă … Ce vrei să fii: pilotul sau pasagerul?
- 15. “ Pur şi simplu nu-mi mai ajunge timpul dintr-o zi ” R. Alec Mackenzie “ THE TIME TRAP” Majoritatea angajaţilor spun că le-ar plăcea să aibă cu 25% şi chiar 50% mai mult timp la dispoziţie. 99% din tre noi sp un em :
- 18. S M A R T pecific ă surabil mbi ţ ios ealist determinat î n imp Caracteristicile obiectivelor
- 20. Matricea r ezultatelor Resurse care trebuie utilizate deplin Resurse care trebuie conservate Rezultate p ozitive care trebuie obţinute Rezultate i ndezirabile care trebuie evitate
- 21. Activit ăţ i Rezultate Principiul Pareto 20% din activităţi produc 80% din rezultate
- 22. Definirea priorit ăţ ilor Cea mai bună cale de a-ţi utiliza TIMPUL este s ă o faci inteligent şi cu folos . Avem la dispozi ţ ie 86.400 secunde pe zi!
- 23. Stabilirea p riorit ăţilor - u rgent vs. i mportant -1 Stephen COVEY (1989) Aplică r egula a lfabetului: Execută activităţile în ordinea literelor din alfabet – începi cu A, continuă cu B, treci la C şi termină cu D. N u u ita ! Re-evaluează permanent lista de priorităţi şi modific ă -o în mod corespunzător! important neimportant urgent ne urgent D B C A
- 29. Matricea timpului disponibil Urgent Neurgent Neimportant Important A C B D 20-25% (De dorit) 25-30% 65-80% (De dorit ) 15% 15% (De dorit) 50-60% sub 1% (De dorit) 5-10%
- 31. 6 . Grupează activităţile similare din cadrul aceleiaşi grupe de prioritate . În acest fel vei câştiga timp . C – IMPORTANTE şi NE-URGENTE; 5 . Notează apoi în dreptul fiecărei activităţi de pe listă una din următoarele litere : A – IMPORTANTE şi URGENTE; B – NE-IMPORTANTE şi URGENTE; D – NE-IMPORTANTE şi NE-URGENTE; Stabilirea p riorit ăţilor - 2
- 49. Este de fapt a face ce trebuie, mai mult dec â t a face bine ce faci ( î n mod curent)
- 50. Proactivitate Stimul Răspuns Reactivitate Stimul Răspuns Stimul şi Răspuns - 1
- 52. PRO DUCTIVITATE C ANTITATE mare mică TIPURI DE ANGAJAŢI - 1 Unde îţi îndrepţi eforturile ? sc ăzută ridicată Mare mic Aduce cantitate Compl e mentar Star Aduce bani
- 53. INVESTI Ţ I I PROFIT mar i mic i TIPURI DE ANGAJAŢI -2 Unde îţi îndrepţi efo rtul acum? MARI MICI MIC MARE Star Compl e mentar Controlat Risc
- 55. Exercitiu Deseneaza Ciclul tau Energetic Puncteaza la diferite momente ale zilei care este nivelul tau energetic si apoi uneste punctele cu o linie. Trage concluziile! am pm Pranz 0% 100%
- 56. Exerciţiu -nivelul energetic 1. I ţ i programezi ziua î n func ţ ie de acesta? Da Nu 1. Ce po ţ i face î n plus ca s ă utilizezi la maxim v â rful energetic propriu?
- 57. Prime T im e Unii oameni se simt cel mai bine dimineaţa devreme Alţii au acest vârf după- amiaza Incearc ă s ă îţ i planifici programul zilnic pentru a prinde prime time – ul t ă u! 0% 100% Prime Time Pr â nz 7am 6pm
- 60. ANALIZA PROBLEMELOR POTENŢIALE - 1 “ Ceea ce ar putea sa me arga prost , va merge prost în cel mai prost moment posibil ! ” - Legea lui Murphy
- 67. SUCCES!
Notas do Editor
- Gluma si warm-up Mi-a placut teribil o scena povestita de Dan Puric, regizor : undeva prin Bucuresti, pe un bulevard f aglomerat, o babuta cauta un anume magazin; se tot uita la ce scrie, nu pricepea nimic; dar nici nu se grabea; il vede pe Puric, il ia de mana, si-I zice : - maica, ce scrie colo sus ? / - unde maica ? / - iaca, uite colo linga usa… / ‘ fast food ‘ scrie maica ! / si ce-o fi asta ? / - adica sa maninci repede, maica ! / da, da’ de ce maica ??? Ei bine, acest curs va invata de ce trebuie, atunci cind trebuie, sa maninci repede. Si mai ales, cum sa o facem . Sau : p utem minca repede, si digestia sa fie una buna ?
- Ca un manager al zonei şi al timpului propriu sunt doi poli ai activităţii care trebuiesc gestionaţi: activitatea voastră şi activitatea subordonatilor voştri. Responsabilităţile sunt cele din descrierea postului Analiza zonei ne ajută să realizăm unde am ajuns faţă de competitori sau faţă de potenţialul zonei. Putem astfel să ne impunem priorităţile activităţii noastre din care derivă obiectivele (SMART), atât cele strategice cât şi cele tactice. Legat de priorităţi, acestea sunt legate clar de MISIUNEA si VIZIUNEA de business a companiei. După ce am stabilit obiectivele, realizăm planuri de acţiune pentru fiecare dintre acestea în parte , le defalcăm pe clienţi şi monitorizăm procesul, intervenind în momentele în care observăm un „ derapaj” de la linia pe care o dorim. In acest sens ne pregătim şi o serie de acţiuni de prevenţie şi de protecţie pentru situaţiile neplăcute. Ex. 4 Ce activitati considerati ca fac parte din munca dvs? (din ceea ce faceti la ora actuala) ce activ it ati credeti ca nu fac parte din munca dvs? ce alte activitati considerati ca ar trebui sa faca parte din fisa de post?
- 3’ Toate formele de management pot şi trebuie să fie utilizate la un moment dat sau în altul, în funcţie de nevoi. Nu există un model mai bun sau mai rău, fiecare va da rezultate, FOLOSIT LA MOMENTUL POTRIVIT. Acestea pot fi aplicate şi la nivelul relaţiei cu partenerii. Rezultatele pe termen lung a principiului participării sunt crearea unui colectiv solid, animat de aceleaşi idealuri, rezultând o afacere pe termen lung – fiecare simte că o parte din succes/afacere îi aparţine. Rezolvarea problemelor apărute se face rapid şi la locul respectiv, în mecanismul decizional nefiind necesară implicarea conducerii superioare. Managerul este cel care conduce. Ca o asemănare este preotul cu parohia sa, păstorul cu oile, etc. De incurajat să dea exemple – 1
- Ex. Care dintre ele va caracterizeaza? Bifati pe caiet.
- 5’ In primul rând ceea ce trebuie să organizăm este activitatea proprie. In altă formă spusă, noi trebuie să ştim întotdeauna de ce mergem la clienţi şi care este obiectivul strategic legat de activitatea noastră. Este interesant să observăm că, de cele mai multe ori, clienţii noştri cred că noi mergem la ei doar să le vindem ceva ( în formula chiar de „ a le băga ceva pe gât”). Destul de greu se realizează că de fapt suntem PARTENERI şi că succesul lor şi succesul nostru sunt legate. Acesta este un obiectiv SMART calitativ şi reprezintă baza unei relaţii reciproc avantajoase pe termen lung.
- 3’ In vederea acestui parteneriat atât de dorit, informarea corectă şi permanentă a clienţilor, realizarea cotei de piaţă (market-share) propuse pot duce la maximizarea profiturilor. Ne uităm din nou la viziunea de afaceri a companiei, la valorile sale şi vom încerca să ne atragem clienţii către acestea, tocmai pentru a-i convinge că putem fi parteneri pe termen lung. Ex. Compararea responsabilităţilor cu cele din fişa de post
- 10’ Privind lista de priorităţi a managerului de zonă observăm că cea mai mare parte a acţiunilor se adresează relaţiei cu clienţii, dar prin prisma rezultatelor dorite de către companie – aici mă refer in special la creşterea profitabilităţii sau la creşterea activităţii clienţilor – în ideea de creştere a cifrei de afaceri.
- Ex. Trei propuneri pentru indeplinirea listei de priorităţi
- Dorinţa tuturor este de a lucra putin şi cu rezultate spectaculoase. „Tunurile” de fapt sunt extrem de rare. Majoritatea lor au necesitat o pregătire minuţioasă.
- O sa vorbim despre ceea ce putem face noi pentru a fi mai eficace; Putem controla doar optiunile noastre, nu consecintele acestor optiuni. Abordarea generala pe care ne-o propunem este cea bazata pe principii. Pe busola, mai degraba decat pe ceas ! Nu pe retetele traditionale de a face ceva ‘ mai repede’, ‘ mai destept’ – ci, in primul rand, pe RETETA DE A FACE CEEA CE TREBUIE ! Apropos, aveti ceasuri ? Ca o consecinta a modului in care dorim sa abordam chestiunea, vom analiza impreuna felul in care ne petrecem actualmente timpul. ( faci ce e urgent, ceea ce este important … - sinteti dependenti de urgenta ?) Vom vorbi despre importanta felului in care iti stabilesti prioritatile si le urmezi. ‘ Prioritar este sa pastrezi prioritatea prioritatilor ‘ Existen ţa unei interdependeţe între cauze şi efecte
- Daca voi sinteti ca si noi, atunci cele de mai sus sint valabile
- Este reala?
- No agenda, no meeting!
- 10’ Obiectivul reprezintă o prognoză clară şi precisă a ceea ce iţi propui să atingi pe o anumit ă perioadă bine delimitată . Scala timpului poate varia de la un viitor imediat (ore, zile, săptămani), până la termene lungi şi foarte lungi (săptămani, luni, ani). Sa incercam sa ne organizam; Principiile de organizare a timpului au fost mai multe, din momentul in care oamenii au vazut ca ‘nu le ajunge timpul, iar noi i-am crezut’; mai intii , a fost principiul lui Giovani – lasa-te-n voia domnului / curentului / stai intins pe spate, ca tot aia e / frumusetile patriei la stana – ciobanul stand sprijinit in bata si gindind ‘metafizic’ / ‘ timpul trece si vremea vremuieste’ - Noica Apoi : 1. ok, principiul lui giovani + jaloane ( de genu : sa nu uit – sa mulg vaca / sa ma scol / sa….) 2. plan si pregatire : apar agende / calendare, discutiile despre eficacitate si eficienta,/ responsabilitate / agenda electronica-calculator … 3. planificare/control/lista de prioritati; cuvantul de ordine : principii si prioritati , obiective pe termen lung si scurt, etc. Ex: caracteristicile unui obiectiv SMART
- 5’ Rezultatul final Ce prevezi să fie atins la sfârşitul timpului alocat Rezultatele trebuie să fie tangibile Ex emplu: “Să finalizez o primă formă a raportului XYZ p â nă la sfârşitul s ă pt ă mânii. ” Indicatorii de succes Iti permit să ştii când ai atins rezultatul final cu succes . Indicatori: Cantitate Calitate Comportamente Timp Resurse Flip-chart
- Slide 2 9 – 10’ Ex. Reevaluaţi obiectivele prin prisma rezultatelor dezirabile cât şi a resurselor necesare. Având setate obiectivele este momentul în care le aranjăm în ordine.Pe care dintre ele îl indeplinim primul?
- Cu alte cuvinte, secretul eficienţei stă în abilitatea noastră de a identifica acele activităţi de mare valoare , sau, altfel spus, care ne aduc cele mai multe recompense şi / sau satisfacţii . Slide 10’ Acest principiu este general valabil în viaţă. Dacă ne gândim că 80% din timp purtăm 20% din haine, că în 80% din cazuri ne deplasăm pe 20% din rutele folosite, etc. Ne ajută să ne prioritizăm rapid obiectivele de afacere: ne vom concentra pe acei 20% din parteneri care ne aduc 80% din business. De la ei putem obţine o creştere a afacerii mai rapidă şi mai consistentă decât căutând în restul de 80% acei CLIENTI care să ne genereze aceeaşi creştere. De dat exemple
- Ex pe flip - chart . Care sunt priorităţile dumneavoastră? Discuţie. De dezbătut timpul alocat familiei şi muncii. Concluzii: ne dorim să avem căt mai mult timp pentru activităţile noastre, pentru familie.
- 5’ Urgent e şi Importante Aceste activităţi trebuie neapărat finalizate, iar decizia în ceea ce le priveşte este foarte simplă: FĂ-LE IMEDIAT! De pus activitatile dintr-o zi intreaga in matrice
- Slide 39-42 – 12’ Exemple de activităţi de tip A, B, C, D . Marcaţi cu ABCD următoarele acţiuni zilnice: şedinţă săptămânală la sediu întâlnire cu clientul Popescu ( tip A) de verificat stocul de VDF si NRX la clientul Ionescu (tip B) stabilirea în urma unei întâlniri a termenelor de verificare a retetarelor pentru clientul Georgescu de spălat maşina de dus copilul la şcoală şeful te solicită să aduci două bidoane de vopsea de la Praktiker – tel.urgent de făcut cumpărăturile pentru casă de luat copilul de la şcoală De pregatit un nou raport de activitate De trimis cererea de sponsorizare pentru dr. Georgescu
- Exercitiu : cateva din activitatile facute in saptamana trecuta ; scris; incadrati-le intr-unul din cadrane; in care dintre cadrane ti-ai petrecut majoritatea timpului ? Mare parte in sectoarele A si B ? Te conduce urgenta ? – CARE sint lucrurile importante = prioritatile tale, care nu s-au bucurat de atentia ta ? S unt astfel de lucruri ?
- Modificarea timpului alocat prin trecerea centrului de greutate din neimportant si urgent catre neurgent si important. De aceea planificarea este esentiala. In Ro se pierde foarte mult timp
- 1. S tabileşte perioada de timp pentru care vrei să-ţi planifici activităţile (o zi, o săptămână, o lună, un an etc.) 2 . Fă-ţi o listă cu toate activităţile pe care trebuie să le desfăşori în cursul perioadei stabilite. I nclu de şi timpul necesar îndeplinirii activităţilor nelegate de atribuţii de serviciu. Notează pentru fiecare activitate timpul necesar realizării ei. Analizează fiecare activitate de pe listă, în primul rând din punct de vedere al urgenţei, stabilind (în funcţie de data limită de predare şi de timpul necesar realizării ei) dacă sunt urgente sau ne-urgente; S tabileşte apoi gradul de importanţă al fiecărei activităţi în parte ( cât de mult şi de direct contribuie aceasta la atingerea obiectivelor profesionale şi personale ); 5. S tabileşte perioada de timp pentru care vrei să-ţi planifici activităţile (o zi, o săptămână, o lună, un an etc.)
- Revizuirea activităţilor şi gruparea acestora
- Aplicarea întrebărilor la activităţile propuse
- Aplicarea întrebărilor la activităţile propuse
- A-ţi organiza în mod corespunzător agenda de lucru este important. Insă următorul pas, cel al punerii în practică a acestor acţiuni este de asemeneea definitoriu. Aveţi în faţă o zi plină: organizaţi-vă activitatea!
- Oferă o imagine clară – arată cu claritate CE, CÂND, CÂT ai de lucrat la sarcini specifice pe termen scurt şi mediu Este uşor de folosit – nu necesită prea multe cunoştinţe ori abilităţi şi nu îţi ia prea mult timp să o alcătuieşti şi să o foloseşti Este flexibilă – îţi permite să faci schimbări când consideri de cuviinţă fără prea mult efort Salvează timp – te ajută să îţi aminteşti toate activităţile de care trebuie să te ocupi într-o perioadă dată de timp Iţi permite să delegi eficient – poţi stabili priorităţi pentru activităţi şi sarcini, le poţi distribui pe zile şi ore şi poţi decide uşor ce trebuie să faci Discuţie despre cum consideră că sunt acţiunile enunţate. Exemplu practic – de dat agende.
- Scrie fiecare sarcină pe un post-it separat Un nume generic pentru sarcină (alege un nume scurt şi usor de recunoscut) – asta este ce vei scrie în agendă şi trebuie să identifice sarcina fără echivoc Punctează secvenţele – descrie-le simplu cu liniuţe pentru fiecare – foloseşte cuvinte cheie Deadline – atât la sarcină cât şi la secvenţe. Incearcă să fii exact în estimare. Adaugă un 10% în plus pentru activităţile care sunt noi pentru tine, sau depind de alte persoane să fie îndeplinite Timpul total necesar – te va ajuta să stabileşti urgenţa fiecărei sarcini Exemplu. Exerciţiu cu agenda Discuţii
- Intâi stabileşte URGENŢA – calculează diferenţa (în ore) între numărul total de ore şi timpul rămas nealocat până la deadline. Cu cât rezultatul se apropie de 0 cu atât este mai urgentă sarcina. Fie va trebui să lucrezi suplimentar fie să delegi, fie o combinaţie a acestora două Apoi stabileşte IMPORTANŢA – poate fi o valoare relativă: extrem de, foarte, mai putin – sau poate fi cuantificată ca un procentaj din contribuţia la realizarea unui obiectiv specific: 5% din cifra de afaceri anuală. Exprimarea în termeni măsurabili a importanţei este mai eficientă deoarece cifrele se pot reţine mai bine şi pot fi stabilite distanţe relative între ele Clasifică sarcinile în categorii de priorităţi – A, B, C; pentru activităţi din aceeaşi categorie poţi crea sub- categorii (A1, A2, A3, …, B1, B2, … etc.)
- Scrie în agenda un nume generic – în cazul în care eşti nevoit să reprogramezi (şi implicit să ştergi) agenda ta nu va arăta neîngrijit. Dacă ai folosit post-it-uri le poţi muta pur şi simplu Marchează timpul alocat – încercuind sau trasând o linie Continuă până termini de scris toate sarcinile în agendă Intâi plasează post-it-urile în agendă la paginile (şi orele) corespunzătoare Foloseşte un creion nu un stilou – îţi permite să faci modificări Incepe să scrii activităţile care nu necesită o pregătire elaborată – întâlniri pentru care nu trebuie să te pregăteşti, întâlniri cu furnizori, telefoane, etc.
- Exercitiu pe flip-chart Bifează îndeplin irea sarcini lor ca să poţi să monitorizezi progresul Mută post-itul pe pagina următoare /la data următoare când ai planificat să lucrezi la ce a mai rămas de făcut Scrie un nume generic al sarcinii pe pagina următoare din agendă pe linia corespunzătoare intervalului de timp alocat In momentul în care o sarcină este îndeplinită, aruncă post-itul sau arhivează-l /îndosariază-l. Poţi face aceasta într-un plic lipit la sfârşitul agendei în cazul in care urmează să foloseşti ulterior informaţia (în rapoarte sau documente cu referinţă la …) Exercitiu : descrieti-va o zi uzuala de lucru la birou; Ce nemultumiri aveti fata de aceasta ? Exemplu : o persoana care are 2 feluri de activitati la birou : 1. intalniri cu clientii ( partea energizanta, placuta, care da sens fiineti tale ) / 2. administrative = nu place, este neproductiva; Eu : partea de agent de vanzari - intalniri cu medicii = excelenta / partea de scris rapoarte = lehamite ( rezolvare = 5 min pe zi pentru rapoarte, cind citesc mailuri, seara ); Exercitiu : CE FUNCTIONEAZA ? Intotdeauna imi gasesc loc pentru ………………………………………………………………………………………………………. Am scopuri clare in privinta ……………………………………………………………………………………………………………….. Stiu exact cat timp imi ia sa…………………………………………………………………………………………………………………. Nu aman niciodata sa ………………………………………………………………………………………………………………………… Nu intarzii niciodata sa ………………………………………………………………………………………………………………………. Nu-mi e grau sa fac exercitii fizice cand ……………………………………………………………………………………………….. Nu-mi este grau sa ma ocup de proiecte dificile cand ……………………………………………………………………………… Intotdeauna las pauze intre …………………………………………………………………………………………………………………. Imi este usor sa refuz …………………………………………………………………………………………………………………………. Imi este cel mai usor sa respect termenele limita atunci cand ………………………………………………………………….. Ma simt excelent atunci cand ……………………………………………………………………………………………………………….. Lucrurile pe care le deleg cel mai usor sunt :………………………………………………………………………………………….. URMARITI : - indeplinesti anumite sarcini pentru ca iti plac ? - / pentru ca esti f bun in domeniu / - raspunzi la presiuni externe – ma concediaza; - raspunzi la presiuni interne – nu voi fi multumit de mine; - conteaza timpul din zi cand le executi ? - preferi munca de echipa sau individuala ? Consideratii : unele chiar daca sint minore, daca functioneaza, te vor ajuta sa vezi cum sinergizeaza cu altele ; ex : imi place sa fac curatenie in casa ( de ce ? – ordinea, sau activitatea fizica ? – preferinte mutate I alte programe, deexemplu sa-mi fac timp pentru exercitiifizice, daca asta imi confera satisfactie) Exercitiu : CE NU FUNCTIONEAZA ? Niciodata n-am timp sa……………………………………………………………………………………………………….. Pierd prea mult timp sa ………………………………………………………………………………………………………. Nu am scopuri bine definite pentru………………………………………………………………………………………… As dori sa fac zilnic……………………………………………………………………………………………………………… Mereu subestimez cat imi ia sa……………………………………………………………………………………………… Aman mereu cint trebuie sa………………………………………………………………………………………………….. De obicei, intarzii la……………………………………………………………………………………………………………… Nu pot spune nu cand…………………………………………………………………………………………………………… Imi este greu sa termin………………………………………………………………………………………………………… Acestea sint lucruri pe care ‘vrei’ sa le rezolvi !!!! Consult-o mereu PREFERINTELE TALE DE ORGANIZARE A TIMPULUI : Sa lucrez singur / in colaborare Sa fac sporturi individuale / de echipa Sa ma relaxaz singur / Sa ma relaxaz impreuna cu altii Sa ma concentrez in etape scurte / pe perioade lungi Sa ma concentrez pe un singur lucru odata / sa fac mai multe simultan Un program aglomerat care cere viteza / lejer, care nu cere viteza Planuri si munca previzibila / surprize si spontaneitate Termene limita scurte / Termene limita lungi Sa rumeg lucrurile / sa iau decizii rapide Liniste / lucru in zgomot, sau muzica de fundal Lumina slaba / lumina puternica Munca intelectuala / munca manuala Sint doar preferinte, nu principii sau adevaruri. Poti structura in functie de acestea ; Exemplu : preferi ritm rapid ? = poti face multe activitati. ritm lent ? = angajeaza-te la cate poti duce ! LUATI IN CALCUL TENDINTELE VOASTRE NATURALE !
- Există mai multe tipuri de planificări. Dacă cele pe termen scurt ne ajută să ne desfăşurăm activitatea zilnică, cele pe termen lung sunt esenţiale în realizarea obiectivelor strategice. Orice întâlnire sau eveniment important, ne poate aduce un beneficiu suplimentar în diverse moduri: noi clienţi, dezvoltarea relaţiilor cu clienţii existenţi, imagine mai bună în piaţă- expunerea brandului sau noi oportunităţi de dezvoltare a afacerii. In altă ordine de idei este vorba de un principiu de business specific, numit „no surprises” – care se adresează laturii emoţionale a clientului: oricât de plăcută poate fi surpriza, este de preferat să nu fie o adevărată surpriză. Surprizele provoacă o reacţie emoţională puternică pe care nu o putem anticipa dacă este pozitivă sau negativă. Din acest motiv riscul nostru este crescut – dacă se supără? Un lucru anunţat şi aşteptat este cel care oferă o satisfacţie ceva mai mică, dar sigură. Singura surpriză pe care o lăsăm clienţilor este aceea de a verifica dacă ceea ce am oferit corespunde cu imaginea pe care i-am format-o în întâlnirirle anterioare
- Se pot trece activităţile într-un planner ce poate sta la secretariat, astfel încât fiecare să se poată informa despre zilele importante ale colegilor
- Ce facem in ziua premergătoare? Verificăm agenda, timpii alocati, refacem priorităţile.
- Sa renunti : ‘ arta de a spune nu ’; politicos si delicat; sa te perfectionezi in asta : “ multumesc ca te-ai gandit la mine, dar…” “ Va rog sa ma scuzati, imi planific aparitiile in cataloage la inceputul anului….” Etc. Exersati, repetati : “ imi pare rau, efectiv nu pot acum “ ; Nu la sef !!!! Pe el, roaga-l sa te ajute sa iti stabilesti prioritatile Scurtaturi : creeaza rutine ( liste de cumparaturi / haine ptr calatorie/ plata facturilor / stabileste un dar / invata sa faci curatenie repede) Deleaga : Ce poti delega ? – sarcini care nu cer creativitate / care altii le-ar face mai bine / care nu-ti plac / iti rapesc energie Cui ? - unui expert / unui egal / unui incepator 3 etape ale delegarii : prezinta sarcina / indruma executia / verifica si evalueaza rezultatul Intreaba-te : cine poate sa faca acest lucru ? cui i-ar place ? cine este disponibil ? Exemplu personal : delegarea sarcinilor la copii : Stanca : pune farfuriile pe masa / face ordine in camera Ileana : pregateste sandvisurile/ scrie lista de cumparaturi Maria : aranjeaza jucariile/ isi aranjeaza singura hainele
- Erori tehnice. Nu au un loc bine definit; ( î n timpul liber…) Chef; - cicluri de energie; Nu ş tii c â t dureaz ă activit ăţ ile; Nu po ţ i; Activit ăţ i prea complexe – dosare; Ui ţ i; - agenda ? Spa ţ iu dezorganizat; ( 6 s ă pt. / an , c ăută m ) Realit ăţ i externe Apare un volum prea mare de lucru – redu standardele; autoconservare; S ănă tate; Intreruperi frecvente; Partener dezorganizat – rezolv ă conflictul; Obstacole psihologice: Nevoia de perfec ţ iune; Frica de e ş ec; Nevoia de urgen ţă ; Frica de succes; Frica s ă termini
- Definirea eficient şi definirea eficace. Eficient= faci bine CUM faci Eficace= faci bine CE trebuie să faci Este de fapt a face ce trebuie, mai mult decât a face bine ce faci (în mod curent) “ Nimic nu este mai ineficace decât a face eficient ceva ce n-ar fi trebuit să faci vreodată !”
- “ contrariul pacatului nu este virtutea, ci libertatea ! “ – Kirkegaard PENTRU A DEVENI PROACTIV este necesar să aveţi un termen de gândire asupra situaţiei.
- Revenim asupra celor două puncte esenţiale în activitatea unui bun manager: administrarea propriei activităţi şi al doilea punct... administrarea oamenilor care pot fi clienti sau subordonati. Dacă activitatea proprie este esenţial să fie bine organizată şi ţine doar de noi, administrarea angajaţilor şi clienţilor impune să fim atât nişte buni administratori cât şi buni negociatori, vânzători, comunicatori, etc. In interacţiunea cu aceştia se poate vedea rezultatul palpabil al pregătirii unei întâlniri. In câştigarea sau menţinerea unui partener se poate vedea rezultatul unei bune administrări a propriei activităţi şi a clientului. Dar cel mai clar indicator este de fapt atingerea obiectivelor companiei: profitabilitate, market-share, evolution index.
- Ex. Scrieţi câte doi clienţi în fiecare cadran Stabiliţi frecvenţa de vizitare discuţii
- refaceţi ex. Anterior cf. Noilor criterii discuţii
- ex. vizite conform criteriilor de vizitare si tipului de client.
- Teoria bioritmului susţine că maximul nostru zilnic este dat de ora la care ne-am născut, iar minimul este la 12 ore după acel moment. Evident , este greu să îţi stabileşti o întâlnire la 4 sau 5 dimineaţa, dar probabil la ora 9 încă eşti în formă. In continuare ai putea- avea un plus de energie către 8-9 seara, ceea ce face ca cinele de afaceri să fie de succes. Intrebare: ora naşterii şi desenarea bioritmului în funcţie de acesta. Noi însă ne-am adaptat şi, deşi nu suntem perfect în bioritm, avem performanţe şi la alte ore. Scrieţi orele „de succes” ale activităţii voastre. Se suprapun complet cu bioritmul?
- Este exact ca la TV unde „prime –time” (8-11 PM) este locomotiva respectivei reţele. Intuitiv în prime-time vă vedeţi clienţii tip A sau clienţii-cheie. Ce e de făcut cu un client care îl doriţi mult în portofoliul vostru? Il vizitaţi în prime-time-ul vostru în primă fază. Aflaţi-i însă şi prime-time-ul lui, pentru a evita o negociere importantă pe acea perioadă de timp O harta a timpului : - cuprinde toate activitatile tale; ca niste cutii care urmeaza a fi asezate in dulap. - cum se alcatuieste : - zonele de activitate - incepe cu ora cind te trezesti / termina cu ora la care te culci - schiteaza ptr o saptamana sau doua, ceea ce faci la fiecare ora. Cind schimbi activitatile. - fi atent la lucruri care se suprapun : fotbal cu prietenii = sport + prieteni ? - coloreaza eventual – zonele diferite munca / familie… - observa perioadele de timp liber Ideala : - atentie la activitatile care se repeta ( regulate ) - atentie la echilibru de roluri; - atentie la ritmurile de energie; - stratificare ? = sanatate + sport = sport + tata Exercitiu : Faceti-va o harta a timpului care sa vi se potriveasca ! ( pagini in caiet ); Exercitiu, sa le introducem la un moment dat o urgenta - de vazut ce scot din agenda, si ce introduc; Observatie : marii gestionari ai crizelor : prin natura meseriei / niveluri de energie f neregulate = planifica-ti timp pentru gestionarea crizelor !; fa o lista cu lucruri pentru care ‘ nu ai timp’. ‘ trebuie sa fac’ / ‘ as vrea sa fac’ . Este important sa renunti la unele, daca este cazul, sau sa ‘ le gasesti un loc’ in agenda ta.
- Un scurt exerciţiu de „ce-ar fi dacă nu ne ţinem de cuvânt? Exemple de clienţi câştigaţi/ păstraţi prin respectarea condiţiilor agreate”
- Este un proces de examinare a unei acţiuni sau serii de acţiuni (planuri) viitoare pentru a descoperi acele lucruri care ar putea evolua într-un mod nedorit . Mai mult chiar, ia în considerare acţiunile ce trebuie întreprinse pentru a împiedica apariţia evenimentelor nedorite şi pentru a ne proteja de efectele acestor evenimente în cazul în care totuşi ar apărea.
- Când răspunzi la problemele deja apărute înseamnă că eşti REACTIV. Când însă anticipezi aceste probleme deja ai pregătite rezolvările: în mod normal ai câştigat acel client fiind PROACTIV.
- Analiza problemelor potentiale p resupune parcurgerea a 9 paşi ... Dezvoltaţi p lanul Identificaţi p unctele c ritice Identif icaţi p robleme poten ţ ial e Speculaţi asupra cauzelor posibile Identificaţi acţiunile preventive 6. Identificaţi a cţiunile p rotective 7. Determinaţi f actorii d eclanşatori ai a cţiunii p rotective 8. Determinaţi CINE este responsabil cu declanşarea acţiunii protective 9. Revedeţi şi r evizuiţi p lanul; i dentificaţi p unctele de e valuare a p rogresului Sau Ce obiectiv am? E SMART? Unde aş putea avea probleme? Care ar fi acele posibile probleme? Dacă ar apărea care ar fi consecinţele? Care sunt cele mai grave consecinţe?
- Funcţia unui plan este aceea de a defini paşii care trebuie urmaţi pentru îndeplinirea unui obiectiv. Un plan bun va defini de asemenea standardele, condiţiile şi criteriile care trebuie îndeplinite pentru a putea spune că obiectivul a fost atins. Sunt de adăugat şi condiţiile legate de resursele companiei