Describe qué es una PMO, sus características y por qué implementarla en las organizaciones.

1. ¿Por qué implementar una Oficina de Gestión
de Proyectos (PMO) en su organización?
Diego A. Flórez Torres
Gerente de Proyecto
OPM prime
Medellín, Octubre de 2011

2. Sumario
1. Algunos datos y estadísticas
(Con los que posiblemente se sentirá identificado)
2. La necesidad
El por qué de esta presentación
3. Ahora sí, ¿qué es una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)?
4. ¿Cómo beneficia una PMO a su organización?
5. Casos reales y ejemplos
Hechos y no sólo palabras...
6. Resumen y conclusión

3. Algunos datos y estadísticas
El “Report Chaos” del Standish Group muestra que el el 31.1%
de los proyectos de IT serán cancelados, antes de finalizar.
Igualmente indica que el 52.7% de los proyectos costará el
189% de sus estimaciones iniciales.
Otros datos:
● 1987, California Department of Motor Vehicles (DMV) – proyecto para
implementar una nueva tecnología para los procesos de registro para solicitud de
licencias de conducción. En 1993, después de $45 millones de dólares gastados,
el proyecto se cancela.
● 1994, American Airlines resuelve su demanda con Budget Rent-A-Car, Marriott
Corp. y los Holetes Hilton, después de $165 millones de dólares, cuando el
proyecto para alquiler de automóvles + reservación hotelera colapsa en caos.
● 1989 – 1992, Paris – EuroDisney. Costo inicial del proyecto: $2.25 billones de
dólares; costo final: $4 billones de dólares.

4. Algunos datos y estadísticas
Estudio del Standish Group’s sobre 30.000 proyectos de TI en
empresas de USA (The Standish Group International, 2001)
● Successful projects: completados bajo tiempo, presupuesto y alcance.
● Failed projects: cancelados antes de completados, o nunca implementados.
● Challenged projects: completados y operacionales, pero con sobrecostos y/o fuera
de cronograma y/o sin el alcance adecuado.

5. Algunos datos y estadísticas
…
The FBI had admitted the Virtual Case File
Technology had failed to meet the bureau’s
requirements and that:
Five years of development and
$US 170 million in cost
had been lost (Friden, 2005).
...
● Mala planificación
● Alcance y objectivos poco claros
● Cambio en los objetivos durante el proyecto
● Estimaciones de tiempo/recursos irreales
● Falta de soporte Ejecutivo y falta de participación de los usuarios
● Fallas en la comunicación y en el actuar como equipo
● Habilidades inapropiadas

6. La necesidad
Metas y Objetivos ($)
Estrategia
Proyectos (y Programas)
Operación

7. PMO ¿Qué es?
Es el departamento/área/grupo responsable de generar y
administrar el conocimiento y las buenas prácticas
(metodología, herramientas, técnicas) sobre la Gestión de
Proyectos dentro de la organización.
• Define y mantiene los estándares de los procesos inherentes a la Gestión de
Proyectos dentro de la organización
• Forma, capacita y/o asiste a gerentes de proyecto y/o al personal de la
organización relacionado con la gerencia de proyectos dentro de la misma
• Establece y representa la cultura sobre “cómo se manejan los proyectos en
mi organización”

8. PMO ¿Qué es?
¿La PMO se encarga entonces simplemente de
“teorizar” y estandarizar?
Supportive PMO Controlling PMO Directive PMO

9. PMO ¿Qué es?
Dirección y estrategia
de la organización
● Portfolio Manager
PMO ● Alineación de proyectos con la estrategia
● Priorización
● Business Case
● Canal centralizado para monitoreo de proyectos

10. PMO ¿Cómo beneficia a su organización?
Es evidente la importancia de los estándares y procesos dentro de las
organizaciones
Aseguramiento de la Proyectos que satisfacen
calidad necesidades reales
Reducción de tiempos
y optimización
Proyectos finalizados a
tiempo

Eficacia y eficiencia
Proyectos finalizados dentro en el desarrollo de
Efectividad en las
tareas del presupuesto proyectos
Métricas de efectividad de una PMO

11. PMO ¿Cómo beneficia a su organización?
Comunicaciones, monitoreo y realimentación más efectiva
Proyecto A
Proyecto B PMO
Estrategia
ROI
y Dirección
Proyecto C
Verdadera trazabilidad y alineación

12. Decisiones acertadas y resultados concretos
Dirección y
estrategia
PMO
Proyecto
Proyecto B
A
Resultados
Iniciativa
Al conocer mejor el panorama, se
Proyecto tomarán decisiones directivas
C realmente acertadas.
Al crear una figura única, responsable por
determinados resultados, se garantiza una verdadera
delegación, apropiación y empoderamiento.

13. PMO Casos reales y ejemplos
2 razones principales
●
●
Aumentar el índice de proyectos exitosos
Implementar prácticas/procesos estándar.
“ There is also a strong link between the
length of time a PMO has been
operating and project success rates:
The longer the better.
303/440 empleados
66% con PMO
cuentan
151 / 303 
65% +4 años

14. PMO Casos reales y ejemplos
“More people lately have been talking to Grainger, an industrial products distributor, has a PMO that
me about PMOs than they have in the "enables us to complete more projects on time and on budget
last 10 years," says Don Christian, a with fewer resources," says Tim Ferrarell, senior vice president
partner at PricewaterhouseCoopers of enterprise systems.
At transportation company Schneider
National, a PMO provides the foundation At Burlington Resources, a Houston-based oil and gas company,
for eventually doing portfolio Vice President and CIO Rick Diaz gave the PMO responsibility for
management, according to Mark Mullins, coordinating and tracking both projects and services ... "This is
vice president of finance for IT unusual, but it gives me a single point of control and
coordination that works for us," Diaz says

15. "Doing a large project takes a village of people, and we don’t
want to approach each project as if starting from scratch,"
Kenagy says
…Project Office Manager Vincent de
Montmollin says the PMO saved more than
$3 million by reducing the number of small
projects from 233 to 13.
Darrel Raynor, managing director... says PMOs that
take on responsibility for resource allocation can
improve employee productivity. 20 project managers work in the PMO... the PMO
works with business units on every aspect of
"By having oversight to all projects and personnel, a project management... In four years, Assurant’s
PMO can assign the best people to priority projects PMO has resulted in a 97 percent success rate based
and keep their attention focused on that project," on projects meeting schedules and budgets

16. PMO Resumen y conclusión
El diseño y construcción de una PMO es un proyecto que se asemeja a la
creación de un traje “hecho a la medida” por un sastre. No hay recetas ni
caminos predefinidos qué seguir.
Una PMO no es un proyecto que genera resultados inmediatos, ni mucho
menos una salida rápida a un problema o situación no deseada.
Si se aborda de una manera responsable y estatégica a mediano/largo plazo,
la implementación de una PMO puede traducirse en proyectos alineados y
acertados, finalizados a tiempo, bajo el presupuesto, satisfaciendo
necesidades reales tanto de clientes, como internas a la organización.