Support de formation pour l'utilisation du logiciel de gestion bibliographique Zotéro

1. Octobre 2012
Zotero
Un outil open source de gestion de bibliographie
Logiciel gratuit, Zotero est un module complémentaire du navigateur Web Firefox.
Pour le télécharger, bouton « Download » sur la page http://www.zotero.org.
Sommaire :
Présentation en 3 colonnes ................................................................................. 2
Colonne de gauche – Organisation des collections ............................................. 2
Colonne centrale – Contenu d’une collection ....................................................... 3
Colonne de droite – Détails d’une référence ........................................................ 4
Barre d'outils ........................................................................................................ 4
Capture de références ......................................................................................... 5
Capture de fichiers joints aux références ............................................................. 6
Capture d'écran ................................................................................................... 6
Générer une bibliographie ................................................................................... 8
Styles bibliographiques selon la discipline ........................................................... 9
Installer et configurer Zotero ................................................................................ 11
Synchronisation et sauvegarde ................................................................. 14
Travailler en nomade avec Zotero ............................................................. 16
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2. Division de l’écran en trois colonnes :
 colonne de gauche qui affiche les collections créées par l’utilisateur
 colonne du milieu qui affiche les références contenues dans la collection ouverte
 colonne de droite qui affiche les détails de la référence sélectionnée
Colonne de gauche : collections de références - marqueurs des références
 Ma bibliothèque contient la totalité des références (racine)
 Nouvelle collection permet de créer ou de supprimer des collections de
références. Le clic droit sur une collection permet de créer des sous-collections. Les
références bibliographiques peuvent être déplacées vers une collection par « glisser-
déposer » de la souris. Une référence peut être rangée dans plusieurs collections
différentes.
 Corbeille : les références peuvent être supprimées par clic droit « Supprimer le
document sélectionné de la bibliothèque ». Elles sont alors placées dans la corbeille
d’où elles peuvent être récupérées.
 Pensez à créer / sélectionner une collection de destination avant la capture d’une
référence. A défaut, les références collectées sont automatiquement rangées dans
Documents sans collection.
 Duplicate items permet d’afficher les éléments ajoutés deux fois à la racine
« Ma bibliothèque » et de les fusionner (« Merge items »).
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3.  Les marqueurs : ce sont les mots-clés présents sur une référence qui sont capturés
par Zotero en même temps que la référence. Vous pouvez rajouter vos propres
marqueurs sur une référence.
Cliquer sur un marquer réunit toutes les références contenant ce marqueur.
Vous pouvez lancer une recherche parmi les marqueurs dans le champ de recherche.
Lorsque vous sélectionnez une collection, seuls les marqueurs de cette collection
s’affichent.
Colonne centrale : contenu d’une collection
 Affichage liste du contenu d’une collection : la liste des références avec les
documents éventuellement accrochés ( pdf, capture d’écran…)
 Le bouton permet de sélectionner les informations que vous voulez afficher.
 Les intitulés de la barre de titre sont cliquables pour modifier le classement des
références.
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4. Colonne de droite : détails d’une référence
Les champs présentés (Titre, Auteur…) dépendent du type de document (Thèse,
Article…)
 « Info » : notice bibliographique, champs éditables.
 Possibilité d’annoter ses références à travers l’onglet « Notes ».
 Possibilité de créer ses propres mots-clés « Marqueurs »
 Onglet « Connexe » permet de lier deux références entre elles (complémentaires,
opposées…).
La barre d’outils vous permet d’ajouter des références et documents dans votre
bibliothèque :
- Préférences de Zotero Création manuelle Capture d’écran Accrocher des documents à une
- Import ou export d’un lot de références d’une page web référence : pdf, capture d’écran,
de références. tout type de fichier (texte, tableur..)
Recherche avancée dans
la bibliothèque de
références
Création d’une note autonome
dans sa bibliothèque
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5. Capture automatique de références affichées sur une page web
Une icône apparaît dans la barre d’adresse du navigateur chaque fois que Zotero détecte des
références bibliographiques sur la page web visitée.
Cliquer sur l’icône déclenche l’import de la
référence dans la bibliothèque.
S’il s’agit d’un lot de références, une boite de
dialogue s’ouvre pour sélectionner les références
à importer.
Possibilité de récupérer des notices dans les
catalogues de bibliothèques :
Fonctionne pour le SUDOC et le catalogue BIU Montpellier, ainsi que pour la BNF.
La liste des catalogues et des bases de données compatibles se trouve sur le site de
Zotero : http://www.zotero.org/translators/.
Capture manuelle de références
Si l’icône n’apparaît pas dans la barre d’adresse du navigateur, il vous faudra rentrer la notice
manuellement via la grille de remplissage champ par champ propre à chaque type de
document. Cliquer sur le bouton et choisir parmi les différents types de références
(article, livre, chapitre de livre, film, rapport, thèse, etc.) que gère Zotero.
Le type de document « article d’Encyclopédie » n’est pas traité correctement par
Zotero. Pour l’instant, le type de document « Chapitre de livre » semble le mieux
correspondre au résultat attendu.
Exemple de citation correcte d’une référence d’article d’encyclopédie :
J.-M. Jouannic. Anomalies cardiaques foetales : diagnostic prénatal et prise en charge périnatale. EMC (Elsevier
Masson SAS), Obstétrique, 5-031-A-38, 2010
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6. Capture et accrochage du document en Texte Intégral (pdf) à une référence.
Zotero accepte l’accrochage de fichiers joints aux références, soit automatiquement, soit
manuellement.
L’import du pdf est parfois automatique lors de la capture d’une référence.
A défaut, la capture se fait manuellement, par glisser-déposer de souris du « lien vers le pdf »
sur la référence dans Zotero.
Possible aussi, l’enregistrement provisoire du pdf sur le bureau, ou tout autre endroit de votre
choix, puis glisser-déposer de l’emplacement de stockage sur la référence.
Tout type de fichier peut être accroché à une référence, par glisser-déposer (doc, xls, ppt)
On peut renommer le fichier pdf par clic droit et « renommer le fichier à partir des
métadonnées du parent.
Possibilité de capturer et stocker des pages Internet, que l’on pourra annoter et
surligner.
pour ajouter un document « page web » à sa bibliothèque
et pour joindre une capture d’écran à une référence sélectionnée
Zotero ajoute une barre d’outils supplémentaire en haut à gauche du navigateur après la
capture d’une page web. Ces pages peuvent être décrites et indexées comme une référence
bibliographique.
Lorsqu'elles s'affichent dans votre navigateur, les captures de pages se reconnaissent par leur
adresse : l’URL d’une capture commence par zotero: / /
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7. L’import de références depuis Endnote et Endnote Web vers Zotero
Le transfert d’un lot de références est possible selon une procédure en 2 étapes :
1. Export d’un lot de références depuis Endnote/Endnote Web : choix du format d’export
RefMan(RIS), et enregistrement du fichier en format texte (.txt)
2. Import depuis Zotero : bouton , puis Import. La boite de dialogue permet de localiser le
fichier .txt qu’il faut « Ouvrir » pour déclencher l’import.
Voir : http://www.zotero.org/blog/making-the-switch-to-zotero/
Moteur de recherche intégré dans Zotero
Permet de retrouver une référence dans sa bibliothèque.
Un clic sur la loupe permet de faire une recherche avancée.
Une fois la recherche effectuée, on peut la sauvegarder : elle apparaîtra dans la liste des
collections (petite loupe en sus : ) et s’auto-actualisera dès qu’une référence
correspondant aux critères de recherche sera ajoutée.
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8. Générer une bibliographie
Sélectionner des références ou une collection complète, puis clic droit pour ouvrir le menu
concerné : « Créer une bibliographie à partir des éléments concernés ».
Choix du style bibliographique
Vous pouvez également utiliser le glisser-déposer de Zotero vers le traitement de texte
(raccourci Alt+Tab).
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9. Les styles bibliographiques applicables aux principales disciplines
Remarque : Zotero propose, à l’installation, un nombre limité de styles pour l’édition de vos
bibliographies. Il est possible d’en télécharger d’autres sur :
http://www.zotero.org/styles
 Rédaction de thèse, mémoire, rapport : les styles suivants sont ceux reconnus comme
étant la référence dans chaque discipline.
Toutefois, veuillez également vous reporter aux consignes fournies par votre université
de rattachement.
 Rédaction d’articles : reportez-vous aux « consignes aux auteurs » propres à chaque
revue dans laquelle vous désirez publier.
Discipline Styles présents dans la liste Styles à télécharger ici
par défaut de Zotero Firefox doit être ouvert
(site Zotero.org)
Lettres et SHS Lettres et Sciences Humaines
Françaises (biblio et notes, French)
Economie - Gestion American Psychological
Association
Droit France (auteurs et al., auteur-date)
Santé Vancouver National Library of Medicine (NLM)
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10. Une barre d’outils dans Word ou Open Office
Vous pouvez encore citer vos références directement à partir du traitement de texte par
l’intermédiaire d’un plugin compatible Word ou OpenOffice, téléchargeable sur le site :
http://www.zotero.org/support/word_processor_plugin_installation_for_zotero_2.1
La barre d’outils apparaît dans la traitement de texte..
Insérer une citation dans le texte (ou plusieurs en cas de « sources
multiples »), choix du style bibliographique.
Modifier la citation (avant l’insertion dans le texte)
Créer la bibliographie qui correspond aux citations
Modifier la bibliographie (avant l’insertion dans le texte)
Forcer la mise à jour de la bibliographie lorsqu’on ajoute ou supprime
des citations après coup.
Paramètres par défaut pour le document actuel (modifier le style
bibliographique)
: Il n’est pas possible pour l’instant d’importer dans Zotero des bibliographies toutes faites
(Word ou PDF). Ou alors nécessité d’un formatage intermédiaire en RIS ou BibTex.
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11. Installer Zotero sur son ordinateur à partir de http://www.zotero.org …
Créer son compte en ligne
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12. Ces 2 étapes vous permettront par la suite :
 de travailler avec Zotero sur votre poste informatique à partir du navigateur Firefox,
 de sauvegarder vos données sur votre compte en ligne (synchronisation automatique ou
manuelle des données),
 de récupérer vos données pour travailler occasionnellement sur d’autres postes
informatiques.
 de créer des groupes de partage de références avec vos collaborateurs éventuels.
Création d’un nouveau groupe Synchronisation
de partage de références sur avec la bibliothèque
le serveur Zotero. en ligne.
Ci-dessous : après synchronisation local / distant, un contenu identique de la « collection
Malaria » sur Zotero en local et sur le compte en ligne.
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13. Configurer Zotero
Avant de commencer à travailler, il est conseillé de configurer les « Préférences » de Zotero.
Une configuration en 6 étapes :
1. Vous pouvez capturer automatiquement le document PDF (plein texte) d’une
référence, en même temps que celle-ci, lorsqu’il est disponible (cocher « joindre
automatiquement… »). En pratique, il faut souvent faire cette capture manuellement.
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14. 2. Synchronisation poste de travail / compte en ligne
Onglet « Settings »
Enregistrer les Identifiant et Mot de passe de son compte en ligne a pour effet de permettre
la synchronisation du répertoire Zotero enregistré sur le disque dur du poste de travail avec le
compte en ligne. Par défaut, la synchronisation se fait automatiquement à intervalles réguliers :
le travail fait sur le poste local est automatiquement dupliqué sur le compte en ligne.
C’est un stockage en ligne de vos données locales, mais vous ne pouvez pas travailler
directement sur votre compte en ligne.
Cela ne doit pas être votre seule option de sauvegarde, mais doit s’accompagner de la
copie régulière du répertoire Zotero local de votre poste de travail sur un support amovible par
exemple (clé USB, disque externe).
Deux solutions :
 Copier le répertoire de stockage des données par défaut sur un support amovible
(pour le localiser : cf dernière page du cours)
 Exporter votre bibliothèque et l’enregistrer sur support amovible :
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15. On peut aussi synchroniser (enregistrer sur le compte en ligne) les fichiers pdf attachés
aux références. Consultez les liens proposés pour plus d’information.
L’espace de stockage des documents pdf est limité et devient payant au-delà d’un
certain volume.
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16. Travailler en nomade avec Zotero
Si vous souhaitez travailler sur un autre poste que le vôtre, vous devez respecter les étapes
suivantes afin de protéger vos données et ne pas risquer de les voir polluées par les autres
utilisateurs de ce poste.
Plusieurs solutions existent, nous préconisons celle qui nous paraît la plus sûre.
Travailler avec Zotero sur un poste occasionnel à l’aide d’une clé USB
 Préparer sa clé USB : copier et coller le répertoire « Zotero » de votre poste
personnel sur la clé. (pour le localiser : cf dernière page du cours)
 Sur un poste public : supprimer les identifiants du compte précédent dans
« Préférences / Synchronisation » et décocher « Synchroniser automatiquement ».
 Insérer la clé, puis dans « Préférences/Avancées/Personnaliser » : sélectionner le
répertoire Zotero sur « Disque amovible ». Redémarrer Firefox (vos données
apparaissent – vous ne pointez plus sur le répertoire système par défaut , mais sur
votre clé)
 Saisir vos identifiant et mot de passe dans « Préférences/Synchroniser ».
 En fin de travail : lancez la synchronisation manuelle , supprimer vos identifiants
et mot de passe, et éjecter votre clé USB.
 De retour chez vous, votre poste personnel se synchronisera automatiquement
à partir du serveur et récupèrera vos derniers ajouts.
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17. Onglet « Reset »
Cet onglet propose 2 possibilités de restauration manuelle.
Pour plus de détails, consulter : http://www.zotero.org/support/fr/kb/sync_reset_options
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18. 3. Indexer les fichiers pdf
Installer les 2 fichiers proposés sur l’onglet « Recherche » des Préférences vous permettra :
 de rechercher des éléments cités dans le texte des documents pdf stockés dans votre
bibliothèque.
 de « récupérer les métadonnées » d’un document pdf afin de créer automatiquement
une référence bibliographique (clic droit sur un doc pdf / récupérer les métadonnées
du doc pdf)
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19. 4. Barre d’outils pour Traitements de texte - Choix des styles bibliographiques
L’onglet « Traitements de texte » permet de télécharger et de ré-installer la barre d’outils
compatible Word ou OpenOffice depuis le site Zotero ou bien, directement sur :
http://www.zotero.org/support/word_processor_plugin_installation_for_zotero_2.1
L’onglet « Styles » propose quelques styles par défaut ; presque 3000 styles supplémentaires
sont téléchargeables sur le site : http://www.zotero.org/styles
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20. 5. Décocher l’option « Retenir automatiquement… »
Cochée par défaut, cette option induit des blocages dans les accès aux ressources de la BIU !!
6. Répertoire local de stockage des données
Sur le poste local, il est conseillé d’effectuer des sauvegardes du répertoire Firefox de
stockage par défaut où sont rangées vos données Zotero.
(En plus de la synchronisation avec le compte en ligne)
Vous pouvez afficher ce répertoire en cliquant sur le bouton « Afficher le répertoire contenant
les données ».
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