Kilometers fysiek archief, miljoenen elektronische documenten. Moeten we dat nu echt allemaal archiveren en bewaren? Wat is het alternatief, een hoge boete of een slimme manier van bewaren van wat minimaal nodig. Wat zijn de slimme trucjes voor optimale archivering?

1. WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
TRANSFORMING CONTENT INTO KNOWLEDGETRANSFORMING CONTENT INTO KNOWLEDGETRANSFORMING CONTENT INTO KNOWLEDGETRANSFORMING CONTENT INTO KNOWLEDGE
Wanneer stoppen we nu met archiveren?Wanneer stoppen we nu met archiveren?Wanneer stoppen we nu met archiveren?Wanneer stoppen we nu met archiveren?
11NOVEMBER 2014

2. WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Waarom archiveren we
eigenlijk?

3. WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGEWE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
De content explosie

4. WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGEWE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Overheid en wetgeving
Substitutie beleid
Beleidsregel vervanging archiefbescheiden
Richtlijnen tot het bewaren van documenten
Belastingdienst – fiscale bewaarplicht, Douane
AFM – controle financiële instellingen
DNB – banken en beleggingsondernemingen
Verslaglegging ondernemers
B.V. jaarrekening
WAT IS HET MINIMALE DAT WE MOETEN BEWAREN?WAT IS HET MINIMALE DAT WE MOETEN BEWAREN?WAT IS HET MINIMALE DAT WE MOETEN BEWAREN?WAT IS HET MINIMALE DAT WE MOETEN BEWAREN?

5. WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGEWE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Stoppen met archiveren?
Een realistisch alternatief?
Wat zijn de risico’s?
Controle door instanties
Boekhouding niet beschikbaar
Pensioenberekening niet meer te herleiden
Klantentevredenheid
Ik heb alleen de data, niet het document
Onbekend klantgedrag!
Wie heeft de business case berekendWie heeft de business case berekendWie heeft de business case berekendWie heeft de business case berekend?

6. WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGEWE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Business case van archiveren
Wat kost archiveren?
Fysiek archief € 7.50 per meter/jaar
E-archief
€ 200,00 per meter/jaar
Archiefbeleid
Archiefmedewerkers
Inrichting e-archief (IT)
Medewerkers
Software en onderhoud
Opvragen, terugvinden wat zoek is!Opvragen, terugvinden wat zoek is!Opvragen, terugvinden wat zoek is!Opvragen, terugvinden wat zoek is!
Extrapoleer deze kosten eens naar 2020!Extrapoleer deze kosten eens naar 2020!Extrapoleer deze kosten eens naar 2020!Extrapoleer deze kosten eens naar 2020!

7. WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
De praktijkDe praktijkDe praktijkDe praktijk
Een goed beleidEen goed beleidEen goed beleidEen goed beleid
We archiveren alles en
gooien niets weg!
Records Management is
enorm populair.
We scannen voor
Substitutie
We slaan op in PDF/A
Maar, …Maar, …Maar, …Maar, …
Iets terugvinden is nog wel
eens een probleem.
Quinto-P onderzoek
(DNB 2012)
>50% ontbreekt
brondocumentatie
Berekening ongelijk
brondocumenten

8. WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Vinden we wat we zoeken?
Google SearchGoogle SearchGoogle SearchGoogle Search MetaMetaMetaMeta----data searchdata searchdata searchdata search
We archiveren wel, maar terugvinden is nog wel eens een issue!We archiveren wel, maar terugvinden is nog wel eens een issue!We archiveren wel, maar terugvinden is nog wel eens een issue!We archiveren wel, maar terugvinden is nog wel eens een issue!

9. WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Archiveren en Archiveren
Elektronisch archief
TIFF images
Printdata
Enterprise Content
Management
Proprietary
Maatwerk
Fileshare
Eigen C: schijf
Netwerk drives
Macro4
LRS
Documentum
FileNet
OpenText
Lotus Notes
Oracle UCM
SharePoint
Mobius
Xerox
SAP
Hyland
Hyarchis
en nog vele, vele meer
Hoe maken we (DIV) dit toegankelijk voor de medewerker?Hoe maken we (DIV) dit toegankelijk voor de medewerker?Hoe maken we (DIV) dit toegankelijk voor de medewerker?Hoe maken we (DIV) dit toegankelijk voor de medewerker?

10. WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Dan maar niet archiveren?
TE DUURTE DUURTE DUURTE DUUR
GEEN BELEIDGEEN BELEIDGEEN BELEIDGEEN BELEID
TE COMPLEXTE COMPLEXTE COMPLEXTE COMPLEX
TE VEELTE VEELTE VEELTE VEEL
GEEN CONTROLEGEEN CONTROLEGEEN CONTROLEGEEN CONTROLE
ALLES IN DATAALLES IN DATAALLES IN DATAALLES IN DATA

11. WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Het alternatief!
Alleen bewaren wat we
nodig hebben
In één systeem
Direct terug te vinden
Geen last voor de
medewerker
Lage beheerskosten
Voor nu en in de toekomst
Klinkt als een utopieKlinkt als een utopieKlinkt als een utopieKlinkt als een utopie
Welke stappen kunnen we nu al zetten om dit te bereiken?Welke stappen kunnen we nu al zetten om dit te bereiken?Welke stappen kunnen we nu al zetten om dit te bereiken?Welke stappen kunnen we nu al zetten om dit te bereiken?

12. WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Stap 1Stap 1Stap 1Stap 1 –––– Opschonen & ontdubbelenOpschonen & ontdubbelenOpschonen & ontdubbelenOpschonen & ontdubbelen
OpschonenOpschonenOpschonenOpschonen
Weggooien
Niet te classificeren
Temp
Eigenaar onbekend
OntdubbelenOntdubbelenOntdubbelenOntdubbelen
Versies
Kopieën
Metadata of inhoud
20 à 30 procent van de content kan20 à 30 procent van de content kan20 à 30 procent van de content kan20 à 30 procent van de content kan
worden opgeruimd!worden opgeruimd!worden opgeruimd!worden opgeruimd!

13. WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Classificatie – data verrijking
ClassificatieClassificatieClassificatieClassificatie
OCR en ICR
Semantiek
Thesauri
DataDataDataData----verrijkingverrijkingverrijkingverrijking
Standaardisatie
Conversie
Records Management
Terugvindbaarheid wordt vergroot.Terugvindbaarheid wordt vergroot.Terugvindbaarheid wordt vergroot.Terugvindbaarheid wordt vergroot.
Juiste document wordt gevonden.Juiste document wordt gevonden.Juiste document wordt gevonden.Juiste document wordt gevonden.
Voldoen aan de compliance.Voldoen aan de compliance.Voldoen aan de compliance.Voldoen aan de compliance.

14. WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Conversie en Migratie
ConversieConversieConversieConversie
PDF of PDF/A (1,2,3)
HTML5
TIFF annotaties
MigratieMigratieMigratieMigratie
Archieven
Postkamer
Office toepassing

15. WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Content Quality

16. WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
Stoppen met archiveren?
JAJAJAJA
Om te verzamelen
Omdat we niet weten wat de
risico’s zijn!
Omdat we de IT kant niet
vertrouwen!
Omdat we het papier wel
eens kwijt zijn!
NEENEENEENEE
Customer Experience
Strategieontwikkeling
Procesbeslissingen
Historisch belang
Compliance
(voortbestaan onderneming)

17. WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
MIGRATO B.V.MIGRATO B.V.MIGRATO B.V.MIGRATO B.V.
MIGRATO B.V.MIGRATO B.V.MIGRATO B.V.MIGRATO B.V.
Migraine Free MigrationMigraine Free MigrationMigraine Free MigrationMigraine Free Migration
Betrouwbaar,Betrouwbaar,Betrouwbaar,Betrouwbaar,
Voorspelbaar enVoorspelbaar enVoorspelbaar enVoorspelbaar en
ControleerbaarControleerbaarControleerbaarControleerbaar
ECM MigratiesECM MigratiesECM MigratiesECM Migraties
Data en contentData en contentData en contentData en content

18. WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE
TRANSFORMING CONTENT
INTO KNOWLEDGE