Dokumen tersebut membahas tentang pekerjaan kantor dan tata usaha, meliputi pengertian, fungsi, jenis, ciri, dan peranan pekerjaan kantor serta pengertian, tugas, dan ciri-ciri tata usaha. Dokumen ini juga menjelaskan bahwa pekerjaan kantor berperan dalam membantu pelaksanaan tugas operasional dan menyediakan informasi bagi pengambilan keputusan, sedangkan tata usaha bertugas mengolah

1. PEKERJAAN KANTOR DAN TATA USAHA
TUGAS MATA KULIAH ADMINISTRASI PERKANTORAN
Disusun oleh :
1. Amelia Feramasari (D1513004)
2. Dwi Desiana (D1513022)
3. Fahmi Aji P. (D1513032)
4. Fitri Riana Sari (D1513038)
5. Nurul Haryanti (D1513076)
6. Yuli Nur Annisa (D1513102)
D3 MANAJEMEN ADMINISTRASI (B)
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2014

2. BAB I
PEKERJAAN KANTOR
I. PENGERTIAN PEKERJAAN KANTOR
a. George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan
dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk
meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta
bagi tindakan pengawasan pimpinan.
b. Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat-warkat dari
badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan
mencari keterangan di kemudian hari.
c. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu
menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain
menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta
kekayaan.
(http://risdans.blogspot.com/2013/11/pengertianfungsijenis-jenis-dan-ciri.html)
Dari beberapa pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor
adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan dengan pekerjaan di bidang
tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun
pelayanan.
II. FUNGSI PEKERJAAN KANTOR
Funsi pekerjaan kantor secara garis besar adalah untuk memberikan informasi, dalam hal
ini informasi tersebut dapat berupa surat, panggilan telepon, dan laporan berbagai kegiatan
bisnis di suatu kantor. Fungsi pekerjaan kantor mulai dari menerima, mengolah,
menyimpan, melindungi, hingga memberikan informasi untuk mendukung tercapainya
tujuan organisasi. Sehingga dapat disimpulkan bahwa fungsi pekerjaan kantor yaitu:
a. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk
mencapai tujuan organisasi
b. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat
keputusan
c. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

3. III. JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTOR
Jenis-jenis Pekerjaan Kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:
a. Menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap
dipergunakan bila mana diperlukan.
Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta
mengumpulkan berita dan menyusunnya.
b. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai
dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan,
sehingga wujudnya langsung siap pakai.
Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai
media
c. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat,
sebanyak jumlah yang diperlukan.
Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph
d. Mengirim
Contoh: mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi
e. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat
tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.
Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan
menyusun buku di perpustakaan
f. Melakukan komunikasi
Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference
g. Menghitung
Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana
h. Pekerjaan lainnya
Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor
Jenis pekerjaan kantor berdasarkan sifatnya dibagi menjadi dua yaitu pekerjaan kantor yang
bersifat ketatausahaan dan pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan.
1. Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan
pekerjaan kantor yang berhubungan langsung dengan tulis-menulis ,seperti :
a. Pengurusan atau penanganan surat masuk dan surat keluar
b. Penyimpanan surat (kearsipan)

4. c. Pengetikan
d. Pengurusan kepegawaian
e. Penguruan keuangan
f. Pengurusan perlengkapan
g. Penggandaan
h. Pembuatan laporan
2. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan
Pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan tulis-menulis,seperti :
a. Menelepon
b. Menerima tamu
c. memelihara Gedung kantor
(http://www.forviolin.wordpress.com/2011/09/30/pekerjaan-kantor/)
IV. CIRI-CIRI PEKERJAAN KANTOR
1. Bersifat Pelayanan
Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan
operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.
2. Merembes Segenap Bagian Organisasi
Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua pekerjaan operatif.
3. Dilakukan Semua Pihak
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka
pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut.
Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian
tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai
tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan
tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur
menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau
sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para
pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas
pokoknya sebagai mandor . Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan
kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

5. V. PERANAN PEKERJAAN KANTOR
Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asal kata “peran”
artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan kantor
mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen.
Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan
pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya.
Berdasarkan uraian diatas, peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:
a. Bantuan bagi Pimpinan (Staff Function)
Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam
merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan
dan keputusan, agar tepat pada sasaran.
a. Pelayanan bagi Masyarakat (Public Service)
Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan
dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani
segenap kegiatan operatif (tugas- tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern
maupun ekstern (pelayanan public).
Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang
disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data
dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau keliru. Peranan
pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian
segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah:
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional, guna membantu melaksanakan pekerjaan
induk untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk
menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.
(http://pengertianadalahdefinisi.blogspot.com/2013/08/pengertian-pekerjaan-kantor-ciri-
peran.html)

6. BAB II
TATA USAHA
I. PENGERTIAN TATA USAHA
Secara Etimologis, Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola
informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi. Berikut
beberapa pengertian tentang Tata Usaha:
a. Ditinjau dari asal katanya, "Tata Usaha" terdiri dari kata "Tata" dan "Usaha", masing-masing
memiliki perngetian: "Tata" adalah suatu peraturan yang harus ditaati, dan
"Usaha" ialah energi/tenaga yang dikeluarkan untuk tercapainya suatu maksud/tujuan.
Jadi menurut arti kata, "Tata Usaha" ialah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu
proses penyelenggaraan kerja.
b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia, "Tata Usaha" ialah penyelenggaraan tulis menulis
(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan "penata
usaha ialah" orang yang menyelenggarakan tata usaha.
c. The Liang Gie dalam buknya Administrasi Perkantoran Modern, "Tata Usaha" ialah
segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan,
mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha
kerja.
d. Mentri keuangan Republik Indonesia Pasal 5 Ayat, Sub bagian Tata Usaha mempunyai
tugas melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan penyusunan rencana
kerja dan laporan serta akuntabilitas kinerja.
e. Menurut George Terry, Tata Usaha Kantor meliputi penyampaian keterangan secara
lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk
meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi
tindakan kontrol dari pimpinan.
f. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, Tata Usaha Kantor berkenaan pertama-tama
dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuatan warkat-warkat, pemakaian
warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan
dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan
urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar
perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-laporan,
dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.

7. g. Dalam arti sempit, "Tata Usaha" juga dapat diartikan sebagai kegiatan untuk
mengadakan pencatatan dan penyusunan keerangan-keterangan, sehingga keterangan-keterangan
tersebut dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi
pimpinan suatu organisasi yang bersangkutan dan juga oleh siapa saja yang
membutuhkannya.
( tu/Pengertian%20Tata%20Usaha%20~%20TATA%20USAHA.htm )
II. TUGAS TATA USAHA
Menurut The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, dalam bukunya
Administrasi Perkantoran Modern, tugas tata usaha adalah sebagai berikut :
a. Menghimpun, kegiatan mencari dan mendapatkan berbagai keterangan yang
diperlukan suatu organisasi sehingga organisasi tersebut dapat dengan mudah
mendapatkan gambaran tindakan dari informasi yang telah terhimpun. Informasi yang
dihimpun asalnya berserakan dimana-mana, tugas tatausahlah yang mengimpun
informasi dengan berbagai cara.
b. Mencatat, keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian dicatat
dan disusun kembali dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi yang mudah
dibaca dan dipahami, disimpan, dan dikirim kembali. Penyusunan kembali informasi ini
dapat juga disajikan dalam pita rekaman suara/gambar/vodeo sehingga dapat dilihat
dan didengar.
c. Mengola, kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali informasi sehingga lebih
berguna.
d. Menggandakan, keterangan/informasi yang telah dihimpun dicatat dan diolah
kemudian digandakan (diperbanyak sesuai kebutuhan) dengan berbagai cara.
e. Mengirim, kegiatan ini dilakukan untuk menyampaikan inforasi yang telah digandakan
kepada pihak yangmemerlukan dengan menggunakan bernagai saluran informasi,
seperti edaran, surat elektronik, dan lain sebagainya.
f. Menyimpan, kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan aman informasi yang
telah diolah dan menyusun dengan berbagai cara dan alat tertentu.
(http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/pengertian-tata-usaha.html)

8. III. CIRI-CIRI TATA USAHA
a. Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif
untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.
b. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi yaitu bahwa tata usaha
diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Tata usaha
terdapat dalam kantor dari pucuk pimpinan sampai ruang kerja satuan organisasi yang
terbawah.
c. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi yaitu tata usaha dapat mencapai
segala tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, atau
kantor dari suatu badan usaha yang bersangkuntan.
Adapun ciri-ciri khusus tata usaha menurut Littlefield dan Rachel, yaitu:
a. Biasanya diperlukan lebih banyak pekerjaan mental-lebih banyak tugas yang sukar diukur.
b. Corak berubah-ubah yang lebih besar dalam pekerjaan dari suatu peristiwa ke peristiwa
lain.
c. Banyak sekali tugas-tugas kecil yang volumenya sedikit sehingga tidak membenarkan
adanya ukuran-ukuran baku.
d. Ketidakteraturan mengenai arus kerja dari banyak pekerjaan perkantoran
(tu/Blog%20Mahasiswa%20Administrasi%20Negara%20%20FUNGSI%20TATA%20USAHA%20
DALAM%20ORGANISASI%20KANTOR.htm )
IV. PERANAN TATA USAHA
Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai berikut:
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif utuk mencapai tujuan dari sesuatu
organisasi.
b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu unuk membuat
keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
c. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
( tu/Administrasi%20dan%20Tata%20Usaha%20«%20BIOLOGI%20ONLINE.htm )

9. V. MANFAAT ADANYA TATA USAHA
a. Kelancaran pekerjaan kantor dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan
b. Mengurangi keterlambatan atau hambatan
c. Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan
(tu/Blog%20Mahasiswa%20Administrasi%20Negara%20%20FUNGSI%20TATA%20USAHA%20
DALAM%20ORGANISASI%20KANTOR.htm )