Deze instructie is onderdeel van de totale uitleg van dit onderwerp. Per deelvraag (Hoe doe ik?) gaan we in op hoe precies dit onderdeel in de Qsuite werkt. De handleidingen en instructies vind je in de Qsuite zelf, of in onze e-learning omgeving. Zo leer je snel werken met de Qsuite en heb je altijd de benodigde naslagwerken onder de knop.

1. 1
ActiviteitenHoe plan ik activiteiten via het
planbord?
Instructie

2. 2
1. Wat?
2. Instructie
Inhoud

3. 3
Verschillende vormen van plannen:
activiteiten
In de Qsuite kennen we verschillen vormen
van ‘plannen’. We kunnen individuele
contactmomenten plannen, één op één of in
een route (door de wijk). Daarnaast kunnen
we ook activiteiten (trainingen,
groepsbijeenkomsten), interne overleggen
én diensten plannen.
In deze instructie gaan we in op het beheren
van de activiteiten. Sommige activiteiten
kunnen met elkaar een proces vormen. Het
proces kan vervolgens bewaakt worden op
een planbord. Hier gaat het in dit onderdeel
over. In deze slides leggen we uit hoe je van
activiteiten en kenmerken processen maakt.
Wat

4. 4
Processen
We kunnen in een organisatie allemaal
verschillende processen ontwaren. Processen
zijn activiteiten die we in een bepaalde volgorde
uitvoeren. De uitvoering en opvolging van deze
stappen kan je bewaken door ze als activiteiten
te plannen én de activiteiten na elkaar in een
logische volgorde te plaatsen.
Wat
Kennismaking
Offerte
Overeenkomst
Workshop 1
Inrichten
Testen
Opleveren
Kennismaking
Intake
Overeenkomst
Dossier
aanmaken
Training
Sollicitatie
Overeenkomst
Inwerken
Training
Evaluatie
Einde proeftijd
Functionerings-
gesprek
MedewerkersprocesVrijwilligersprocesInrichting Qsuite

5. 5
Planbord
Ieder proces – dat weer bestaat uit
een aantal processtappen – vorm zo
zijn eigen planbord.
Iedere processtap kan één of
meerdere activiteiten bevatten. Die
activiteiten kunnen onder de
processtap worden gepland en het
planbord bewaakt of de activiteit is
gepland en/of uitgevoerd.
Wat
Kennismaking Offerte Overeenkomst
Op dit moment is het invullen van de planning volledig vrij. Iedere
activiteit plan je zelf in. We onderzoeken de wens om in de toekomst
tussen de stappen ook vaste termijnen te hangen, zodat de activiteiten
per processtap ook automatisch gepland kunnen gaan worden.

6. 6
Wat Hulp nodig?
Het instellen van de processen vraagt even goed nadenken
over het hoe en waarom. Je moet activiteiten en kenmerken
aanmaken en deze kunnen weer samenhangen met al
bestaande kenmerken en activiteiten én rapportages die je
wilt genereren.
Heb je advies nodig? Bel ons dan gerust even op. We denken
graag met je mee.

7. 7
1 Bewaak of al je klanten het juiste klanttype hebben
1. In deze slides kan je zien hoe je je planbord inricht.
Heb je je planbord ingericht? Dan kan je het planbord
gaan gebruiken om met behulp daarvan je processen
van je klant- (en straks ook medewerkers- en
vrijwilligers)dossiers te bewaken.
2. Belangrijk is wel om dan geen klant, vrijwilliger of
medewerker over het hoofd te zien. Dan zou er
namelijk nog iets mis kunnen gaan zonder dat je er
erg in hebt.
3. Daarom altijd stap 1 – bewaak of alle klanten een
klantprofiel het juiste klantprofiel. Zonder klantprofiel
wordt het dossier standaard aan het eerste planbord
toegevoegd. Maar dat hoeft niet het juiste te zijn.
4. Ga naar Mijn Menu. Veeg hierover met je muis en klik
op Registratie.
Instructie
5. Draai de klantenlijst en bekijk of de profielen
juist zijn. Zo niet, pas het profiel aan. Dat kan in het
dossier zelf, maar binnenkort ook in een bulk op
deze Registratie-pagina.

8. 8
2 Open je planbord
1. Ga naar Mijn Menu en zoek de knop
met de link naar het planbord.
Afhankelijk van de inrichting in jouw
organisatie staat het planbord op een
bepaalde plaats in Mijn Menu. Het kan
ook op je startpagina staan.
2. Open het planbord en kies het juiste
proces met behulp van de
selectieknop.
3. Klik in een kolom van een kenmerk om
te zien welke activiteiten erbij horen of
om aan te geven dat deze processtap
bij deze klant niet van toepassing is.
Instructie

9. 9
3 Plan een activiteit
1. Vervolgens kan je de desbetreffende
activiteit nu plannen.
2. Je doet dat door op de knop Plannen
te klikken. Je komt dan in de
activiteitenplanning.
3. We maken het binnenkort nog zo dat je
op een activiteit kunt klikken en dan
rechtstreeks voor die activiteit in de
planning komt.
4. Ook gaan we op het planbord tonen op
welk moment de eerstkomende
activiteit binnen de kolom gepland
staat, danwel geregistreerd is, zodat je
meteen ziet waar er nog gaten zijn.
Instructie
Deze functionaliteit is dus nog niet geheel af. We zijn er
momenteel nog druk mee bezig.
Meer erover volgt binnenkort.

10. 10
4 Maak evt een nieuwe klant aan
1. Volgt binnenkort
Instructie

11. 11
5 Bewaak eventuele ‘gaten’
Instructie
1. Volgt binnenkort

12. 12
Wil je meer weten?
Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.
We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het
Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje
verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken.
Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.
Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:
Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]
1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog
2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog
3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog
5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog
7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog
8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog
9. Hoe maak ik een systeemdossier? Klik hier Volgt nog
10. Waar vind ik instructies en handleidingen over de Qsuite? Klik hier Volgt nog
Hoe precies

13. 13
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog
11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog
12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
1. Wat is meten en hoe doe ik dat in de informele zorg? Klik hier Volgt nog
2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog
6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog
9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de
informele zorg
Hoe precies

14. 14
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog
11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog
12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
2. Wat zijn dossiers en hulpvragen en hoe beheer ik die? Klik hier Volgt nog
3. Wat is hulpvraag en hulpaanbod en hoe match ik die? Klik hier Volgt nog
4. Wat zijn activiteiten en hoe beheer en plan ik die? Klik hier Volgt nog
5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog
6. Wat is relatiemanagement en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
7. Wat is registreren en rapporteren van activiteiten en matches en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog
9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de
formele zorg
Hoe precies

15. 15
Heb je meer vragen?
Klik op de zwarte knop links op je scherm.
Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde
vragen-database’.
Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog
niet voldoende?
Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop.
Of neem per telefoon contact met ons op.