Deze instructie is onderdeel van de totale uitleg van dit onderwerp. Per deelvraag (Hoe doe ik?) gaan we in op hoe precies dit onderdeel in de Qsuite werkt. De handleidingen en instructies vind je in de Qsuite zelf, of in onze e-learning omgeving. Zo leer je snel werken met de Qsuite en heb je altijd de benodigde naslagwerken onder de knop.

1. Documenten
1
Hoe gebruik ik de project-
documentatie?
Instructie

2. 2
Verschillende vormen van documenten
In de Qsuite kunnen we op verschillende
manieren documenten beheren. We kunnen
documenten beheren op het niveaus van de
dossiers en daarin zowel documenten
uploaden als downloaden.
We kunnen documenten publiek publiceren
en dynamisch beheren in het
documentenbeheerssysteem.
Én we kunnen documenten met elkaar delen
in een afgeschermde map en meer statisch
beheren. Dat doe je bij de
projectdocumentatie en daarover gaat het in
deze les: hoe gebruik je de
projectdocumentatie?
Wat

3. 3
De indeling ziet er dus zo uit:
Klant Medewerker
1. Archiveren
2. Downloaden uit dossier
1. Archiveren
2. Downloaden uit dossier
Organisatie
1. Archiveren en delen
2. Archiveren en (selectief)
afschermen
3. Downloaden uit dossier
4. Kennis delen en
voorbeelden gebruiken
5. Beheren eigen
documenten
6. Beheren info van buiten
7. Nieuws en communicatie
Wat

4. 4
Deze projectdocumentatie vind je onder de Kennisbank – Rapporten:
Wat
Zie je deze Rapporten niet staan? Dan is de licentie niet geactiveerd. Neem dan
contact op met de servicedesk.

5. 5
1 Bepaal of de projectdocumentatie je
kan ondersteunen
1. Tijdens het inrichtings- en implementatieproces van de Qsuite
gebruiken we deze projectdocumentatietool.
2. In de starterskit die je bij je account hebt ontvangen, lees je er meer
over.
3. Voor de inrichting en implementatie van de Qsuite is een map
aangemaakt waarin de leden van het kernteam deel hebben.
4. Alle projectdocumentatie welke nodig is in deze fase geven we hier
een plaats. Je maakt zo al kennis met de mogelijkheden van dit deel
van de applicatie.
5. Je kunt de functionaliteit ook voor eigen projectmatige taken
gebruiken. Voordelen? Alle documentatie altijd gebundeld
gearchiveerd. Geen gezoek in mails meer. Eén vaste plaats, één
archief. Rechtstreekse communicatie met iedereen die toegang heeft.
Goede afscherming op rolniveau. En bovendien: het draagt bij aan
het effectief en gestandaardiseerd werken.
Instructie

6. 6
2 Stel de map en de toegang vast
1. Bepaal eerst wat de inhoud van je project is en welke indeling van de
mappenstructuur hier het beste bij zou passen.
2. Bekijk vooral dan in processen en in chronologische volgorde
hiernaar: wat komt eerst en wat komt daarna?
3. Klik op Rapporten en klik op ‘Map maken’.
Instructie

7. 7
3 Ken de rechten toe en maak submappen
1. Geef de map een passende naam. Ons advies is om er
een dubbele nummering voor te plaatsen. Mappen
worden namelijk op alfabetische volgorde geplaatst.
Met de nummers kan je zelf de volgorde bepalen.
2. Geef aan wie er inzage mogen hebben in de map:
iedereen of alleen mensen met een bepaalde rol?
3. Klik de rollen aan die inzage mogen hebben.
4. Vervolgens kan je op dezelfde manier de submappen
maken. gebruik ook hier weer nummering. De submap
krijgt standaard de rechten van de bovenliggende map,
maar deze kan je aanpassen op het niveau van de
submap.
Instructie

8. 8
4 Upload documentatie
1. Klik op ‘bestand uploaden’ en je krijgt dit scherm:
2. Klik op Bestand toevoegen en zoek op jouw pc
het bestand dat je wilt uploaden.
3. Schrijf er vervolgens een bericht bij en klik op ‘sla
bestand op’. Je bestand wordt nu geüpload.
4. Je begeleidend schrijven wordt zichtbaar bij het
bestand. 5 regels worden standaard getoond. Klik op
‘lees meer’ om het hele bericht te bekijken.
Instructie

9. 9
5 Op de hoogte blijven
1. Wanneer er een bestand (met of zonder een
bericht) is geplaatst, dan ontvangen alle
deelnemers van een groep een mailbericht.
Zo is iedereen op de hoogte van nieuwe
toevoegingen in de map en eventuele acties
die daarop moeten worden genomen.
2. Via de link ben je direct bij het nieuwe
bestand in de juiste map.
Instructie

10. 10
Hoe kunnen we verder helpen?
Heb je meer vragen?
Klik op de zwarte knop links op je scherm.
Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde
vragen-database’.
Staat jouw vraag er niet tussen?Of is het antwoord nog
niet voldoende?
Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop.
Of neem per telefoon contact met ons op.

11. 11
De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door
de Novire, kenniscentrum.
Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy.
De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op
basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.