Deze instructie is onderdeel van de totale uitleg van dit onderwerp. Per deelvraag (Hoe doe ik?) gaan we in op hoe precies dit onderdeel in de Qsuite werkt. De handleidingen en instructies vind je in de Qsuite zelf, of in onze e-learning omgeving. Zo leer je snel werken met de Qsuite en heb je altijd de benodigde naslagwerken onder de knop.

1. 1
ActiviteitenHoe bewaak ik de processen
m.b.v. de activiteiten?
Instructie

2. 2
1. Wat?
2. Instructie
Inhoud

3. 3
Verschillende vormen van plannen:
activiteiten
In de Qsuite kennen we verschillen vormen
van ‘plannen’. We kunnen individuele
contactmomenten plannen, één op één of in
een route (door de wijk). Daarnaast kunnen
we ook activiteiten (trainingen,
groepsbijeenkomsten), interne overleggen
én diensten plannen.
In deze instructie gaan we in op het beheren
van de activiteiten. Sommige activiteiten
kunnen met elkaar een proces vormen. Het
proces kan vervolgens bewaakt worden op
een planbord. Hier gaat het in dit onderdeel
over. In deze slides leggen we uit hoe je van
activiteiten en kenmerken processen maakt.
Wat

4. 4
Processen
We kunnen in een organisatie allemaal
verschillende processen ontwaren. Processen
zijn activiteiten die we in een bepaalde volgorde
uitvoeren. De uitvoering en opvolging van deze
stappen kan je bewaken door ze als activiteiten
te plannen én de activiteiten na elkaar in een
logische volgorde te plaatsen.
Wat
Kennismaking
Offerte
Overeenkomst
Workshop 1
Inrichten
Testen
Opleveren
Kennismaking
Intake
Overeenkomst
Dossier
aanmaken
Training
Sollicitatie
Overeenkomst
Inwerken
Training
Evaluatie
Einde proeftijd
Functionerings-
gesprek
MedewerkersprocesVrijwilligersprocesInrichting Qsuite

5. 5
Planbord
Ieder proces – dat weer bestaat uit
een aantal processtappen – vorm zo
zijn eigen planbord.
Iedere processtap kan één of
meerdere activiteiten bevatten. Die
activiteiten kunnen onder de
processtap worden gepland en het
planbord bewaakt of de activiteit is
gepland en/of uitgevoerd.
Wat
Kennismaking Offerte Overeenkomst
Op dit moment is het invullen van de planning volledig vrij. Iedere
activiteit plan je zelf in. We onderzoeken de wens om in de toekomst
tussen de stappen ook vaste termijnen te hangen, zodat de activiteiten
per processtap ook automatisch gepland kunnen gaan worden.

6. 6
Wat Hulp nodig?
Het instellen van de processen vraagt even goed nadenken
over het hoe en waarom. Je moet activiteiten en kenmerken
aanmaken en deze kunnen weer samenhangen met al
bestaande kenmerken en activiteiten én rapportages die je
wilt genereren.
Heb je advies nodig? Bel ons dan gerust even op. We denken
graag met je mee.

7. 7
1 Definieer je proces per klanttype(n)
1. Bepaal wat je proces is: welke activiteiten moeten in
welke volgorde worden geplaatst om met elkaar één
proces te vormen?
Processen kunnen best per klanttype (klantprofiel) (en
straks ook per rol van medewerkers) anders zijn. In de
Qsuite heb je de mogelijkheid om processen te koppelen
aan één of meerdere klantprofielen.
Je kan dus wel één proces aan meerdere klantprofielen
koppelen. Je kunt echter niet één klantprofiel aan
meerdere processen koppelen. Dat heeft te maken met de
bewaking via het planbord straks: wanneer een klant bij
meerdere processen en dus op meerdere planborden
voorkomt, heb je alsnog niet één overzicht over de
voortgang van het proces bij deze klant. En juist daar gaat
het over: in één oogopslag de voortgang van een proces
bewaken.
Instructie

8. 8
2 Definieer kenmerken als onderdelen in je planbord
1. Wanneer je de activiteiten duidelijk hebt,
die je achter elkaar moet uitvoeren om
een goed proces uit te voeren bij deze
klant, ga dan na welke onderdelen je op
het planbord wilt hebben. Moet het
planbord klein en compact? Of mag het
uitgebreider? Is het uitgebreider, dan
moet je meer naar rechts scrollen.
Iedere kolom in het planbord is een
kenmerk en kan één of meerdere
activiteiten in zich hebben.
Wanneer je meerdere activiteiten in één
kenmerk / een kolom in je planbord
plaatst, dan zal het planbord straks de
eerst aankomende activiteit die gepland
is, tonen.
Instructie
Bundel de activiteiten dus alleen onder één kenmerk wanneer
je wilt sturen op één van de activiteiten. Wil je echt op alle
activiteiten sturen, maak er dan een apart kenmerk voor aan.

9. 9
3 Maak de kenmerken aan
Instructie
1. Ga naar Beheer – Activiteiten instellingen en kies voor
kenmerken.
2. Maak nu de gekozen kenmerken aan.
3. Bedenk een duidelijke naam voor het kenmerk dat kort
is.
4. Het moet namelijk de lading dekken maar ook binnen 1
kolom op het planbord passen.

10. 10
4 Maak de activiteiten aan
Instructie
1. Ga weer naar Beheer – Activiteitinstellingen en klik op
Activiteiten.
2. Voeg een nieuwe activiteit toe.
3. Kies het juiste kenmerk bij de activiteit.
4. Je kunt dus meerdere activiteiten hetzelfde kenmerk
geven.
5. Realiseer je dan wel dat één van deze activiteiten in het
planbord zichtbaar wordt. De eerstgeplande activiteit is
de activiteit die in het planbord komt te staan. Wanneer
een activiteit zo cruciaal is dat er een aparte stap voor
nodig is in het planbord, maak dan een apart kenmerk
voor deze activiteit aan.

11. 11
5 Maak het proces aan
1. Ga naar Beheer > Activiteiten >
Activiteitenplanning.
2. Maak een proces aan en geef een passende naam.
Wijs dan één of meer klantprofielen toe aan dit
proces. Is het planbord op meerdere
klantprofielen van toepassing? Kies deze dan nu
hier.
3. Open het proces en voeg nu de kenmerken toe.
Door middel van schuiven kan je ze in de juiste
volgorde plaatsen. De volgorde van boven naar
beneden is hoe de kenmerken van links naar
rechts op het planbord worden getoond.
4. Voeg tenslotte per kenmerk de activiteiten toe die
bij dit kenmerk horen. Hier kan je eventueel ook
activiteiten ook niet meenemen in het planbord.
Instructie

12. 12
6 Bekijk de resultaten op je planbord
Instructie
1. Bekijk nu of de kenmerken op de juiste manier
op het planbord worden getoond.
Klopt de volgorde nog niet? Wijzig die dan volgens
de werkwijze in de vorige slide.

13. 13
Wil je meer weten?
Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.
We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het
Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje
verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken.
Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.
Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:
Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]
1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog
2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog
3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog
5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog
7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog
8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog
9. Hoe maak ik een systeemdossier? Klik hier Volgt nog
10. Waar vind ik instructies en handleidingen over de Qsuite? Klik hier Volgt nog
Hoe precies

14. 14
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog
11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog
12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
1. Wat is meten en hoe doe ik dat in de informele zorg? Klik hier Volgt nog
2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog
6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog
9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de
informele zorg
Hoe precies

15. 15
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog
11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog
12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
2. Wat zijn dossiers en hulpvragen en hoe beheer ik die? Klik hier Volgt nog
3. Wat is hulpvraag en hulpaanbod en hoe match ik die? Klik hier Volgt nog
4. Wat zijn activiteiten en hoe beheer en plan ik die? Klik hier Volgt nog
5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog
6. Wat is relatiemanagement en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
7. Wat is registreren en rapporteren van activiteiten en matches en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog
9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de
formele zorg
Hoe precies

16. 16
Heb je meer vragen?
Klik op de zwarte knop links op je scherm.
Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde
vragen-database’.
Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog
niet voldoende?
Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop.
Of neem per telefoon contact met ons op.