Handleiding lelie zorggroep incidenten analyseren door de mic commissie

1. 1
Handleiding
Hoe analyseert de MIC commissie
de incidentmeldingen?
Meldingen
analyseren

2. 2
Introductie
1. Medewerkers dienen in PlanCare of Nedap een incidentmelding in.
2. Deze meldingen worden daarna doorgestuurd naar de Qsuite, van waaruit de
verantwoordelijke teamcoach een melding krijgt.
3. Binnen de Qsuite kan de teamcoach nu de verbetercyclus (PDCA) op klantniveau
gaan uitvoeren: er volgt een analyse van de oorzaken én een overzicht van de
corrigerende maatregelen.
4. Preventieve maatregelen (hoe voorkomen we deze melding voortaan?) worden door
de teamcoach in het verbeterregister gezet.
5. Het verbeterregister is de ‘verbetercyclus’
op team/locatie/ organisatieniveau. Via het
verbeterregister hebben we inzichtelijk op welke manier
signalen uit de praktijk leiden tot
gestructureerde verbeteringen.
Maar daarnaast analyseren de lokale en centrale
MIC commissies ook de incidentmeldingen om aan de
hand daarvan algemene verbetervoorstellen vast te stellen.
In deze instructie zie je hoe de MIC commissies daarmee
aan de slag gaan.

3. 3
Stap 1 Een signaal en de agenda
Voor de MIC commissie zijn de periodieke evaluaties van de incidentmeldingen
ingepland in de centrale agenda.
Als MIC commissie heb je een algemeen account met algemene inloggegevens op de
Qsuite. Op het algemene mailadres van de MIC commissie komt er een herinnering per
mail binnen: de analyse kan weer starten.
Log in met de accountgegevens en ga naar Mijn Menu.
Klik vervolgens op de knop ‘mijn
agenda met geplande acties’.
Je ziet daar in de lichtblauwe balk de
geplande actie staan.

4. 4
Stap 2 Het analyseformulier
Klik nu op de blauwe balk.
Per MIC commissie voert 1 lid deze handeling uit.
Je krijgt het volgende schermpje te zien: bekijk
de toelichting en klik eventueel op de instructie
om deze instructie (die nu voor je ligt) te
bekijken. Het is handig om deze bij de hand te
houden.
Klik daarna op de link met ‘Vragenlijst analyse
melding incidenten cliënten’.

5. 5
Stap 2 Het analyseformulier
Het analyseformulier opent zich nu.
Vul de antwoorden op de vragen in.
Aan de hand van de vragen doorloop je
gestructureerd de analysevragen.

6. 6
Stap 3 De analyse zelf
Om de vragen goed te beantwoorden, moet je
natuurlijk eerst zelf wel de analyse ook daadwerkelijk
uitvoeren.
En hiervoor heb je de brondata nodig.
Om de laatste versie van alle MIC meldingen – inclusief
de opvolgacties van de teamcoaches en
teamtaakhouders – te bekijken, ga je naar map
Kennisbank > Rapporten > MIC overzichten.
Open daar de laatste versie.
Hierin zie je alle gegevens in Excel op
een rij.
Bekijk deze gegevens in Excel en
bekijk de trends en ontwikkelingen.
Wat valt op? Wat kunnen we als
verbeteractie voorstellen om
dergelijke incidenten in de toekomst
te voorkomen?

7. 7
Stap 4 De verbeteracties
Na het invullen van het formulier (klik onderaan op
opslaan), is het natuurlijk het belangrijkst om
verbeteracties vast te stellen. Welke maatregelen
kunnen we nemen met elkaar om incidenten in de
toekomst te voorkomen?
Wanneer dat duidelijk is, kunnen we de verbeteracties
nu aan de verbeterregisters gaan toevoegen. We gaan
daarvoor weer terug naar de agenda en klikken weer op
de geplande activiteit. We klikken nu op het tabje
‘opvolgacties’:

8. 8
Stap 4 De verbeteracties
Klik daarna op ‘nieuwe actie’ toevoegen.
Maak nu een specifieke actie aan en wijs
deze toe aan een persoon. Geldt de actie
voor een specifiek team? Vul dan de naam
van de teamcoach in en leg in de
omschrijving uit wat de context van de
verbeteractie is. Deze teamcoach krijgt de
melding in zijn of haar takenlijst.
Geldt een actie voor meerdere personen?
Maak dan de actie meerdere keren aan en
wijs de acties aan verschillende mensen toe.
Eén actie kan maar aan één persoon
toegewezen worden (en deze persoon kan
de actie gereed melden).
Geldt de actie voor de hele organisatie?
Wijs de actie dan toe de proceseigenaar. De
proceseigenaar bespreekt het voorstel in de
lijn en zorgt er via de lijn voor dat iedereen
die het betreft de melding ingepland krijgt.
De proceseigenaar doet dit ook door de
acties toe te voegen aan deze actie, zodat
alles bij elkaar blijft staan.

9. 9
Stap 5 Voortgang bekijken
Wil je nu weten wat de stand van zaken van
de verbeteracties is? Wil je bij een volgende
analyse zien wat er nu met de uitkomsten
van de vorige analyse is gedaan?
Ga dan weer terug in de agenda naar de
vorige geplande evaluatie-actie.
Open de activiteit en klik op de
opvolgacties.
Per actie zal hier de status gewijzigd zijn
naar onderhanden (oranje) of gereed
(groen). Is er niets gebeurd dan blijft de
actie rood.
Door met je muis over de status te gaan,
verschijnt er een pop-upje met
toelichtingen. Zo kan je zien wat er gedaan
is (of niet).
Deze inhoud kan je weer helpen bij de
volgende analyse: hebben de verbeteracties
effect gehad?