1. Raport lunar nr 1
privind progresul proiectului "NOI ŞANSE DE OCUPARE
PENTRU PERSOANELE VULNERABILE”
POSDRU/165/6.2/S/142864
1. Activităţi implementate pe parcursul perioadei de raportare
A.1 Managementul proiectului
1.1Alcătuirea echipei de management
Echipa de proiect aprobata initial a suferit unele modificari (in sensul cooptarii unui alt
Manager de proiect), dupa aprobarea caruia s-au demarat procedurile de angajare pentru
intregul personal:
Dosarul de angajare ale fiecarui membru al echipei, include:
- Informarea prealabila
- Cererea de angajare
- Adeverinta medicala
- CIM (semnat de catre ambele part)
- Fisa postului
- Declaratii personae aflate in intretinere
- Declaratie privind sanatatea in munca
- Fisa de expunere la riscuri profesionale
Dupa intocmirea dosarelor de angajare ale fiecarui membru al echipei de proiect, s-au
verificat inca odata fiecare dosar al echipei, dpdv al corectitudinii întocmirii si daca acesta
este complet (conf. legislației in vigoare)
S-au revizuit, verificat si completat (după caz), fisele posturilor pentru care s-au angajat
persoanele din cadrul echipei proiectului.
S-a initiat o Notificare (nr. 1), pentru inlocuirea expertului IT, care a devenit indisponibil
la data demararii proiectuluii.
S-a completat (cu datele disponibile), anexa A5, ale carei informatii au fost introduce si
in AW. Dosarele membrilor echipei de proiect se gasesc anexate la prezentul raport
(scanate)
- Gradul de realizare a sarcinilor asumate prin contract: 100%
- Procentul de realizare a activității 100 %
- Activitatea a fost realizată în termenul stabilit - DA
- Timpul estimat necesar pentru finalizarea activității ; 1 luna
1.2 Organizare si metodologie
Cu sprijinul expertilor de specialitate (in consiliere, financiar, juridic, de promovare si
formare), manegerul de proiect a demarare procesul de elaborare a procedurilor interne
de lucru.
S-au realizat in draft urmatoarele documente (anexate, livrabile - Rapoarte individuale):
ROF, MOF, ROI), respectiv:
2. - Proceduri recrutare personal;
- Proceduri de achiziție;
- Proceduri de comunicare;
- Proceduri de formare
- Proceduri de management financiar
- Proceduri de management proiect
- Gradul de realizare a sarcinilor asumate prin contract: 100%
- Procentul de realizare a activității 20 %
- Activitatea a fost realizată în termenul stabilit - DA
- Timpul estimat necesar pentru finalizarea activității 6 luni
1.3Organizare ad-tiva generala
In vederea asigurării unei locații corespunzătoare (conf. prevederilor din proiect, birou –
60 mp), s-au demarat din timp procedurile de identificare/ contractare a unui spațiu,
aceasta fiind si prima procedura de achiziții inițiata. Simultan am demarat si consultare /
studierea pieței locale (in ceea ce privește oferta de spatii disponibile), dar din păcate
pentru bugetul alocat nu s-au identificat spatii corespunzătoare(ca locație si suprafața) In
aceste condiții, după expirarea perioadei prevăzute in anunțul postat pe site-ul
organizatiei - http://www.apsg.eu/content/achizitie-spatiu-birou-pentru-implementare-
proiect-proiect-id-142864 , am demarat inițierea unei NOTIFICARI către O.I. (in sensul
reducerii spatiului prevazut initial de la 60 la 40 mp, spatiu considerat suficient) .
Ceilalti parteneri din proiect au realizat achizitiile specificate in cadrul prezentarii derularii
activitatii A.2.
- Gradul de realizare a sarcinilor asumate prin contract: 100%
- Procentul de realizare a activității cca. 6 %
- Activitatea a fost realizată în termenul stabilit - DA
- Timpul estimat necesar pentru finalizarea activității 18 luni
1.4Monitorizare
Monitorizarea rezultatelor propuse in cadrul CF vis-a-vis de realizările proiectului, conf.
graficului de implementare, a constituit o preocupare permanenta.
S-a stabilit lista cu datele de contact ale reprezentanților organizațiilor partenere, cu care
s-au ținut zilnic (prin telefon/e-mail), rapoarte de monitorizare privind evoluția /
dezvoltarea activităților proprii.
S-au monitorizat toate etapele organizate pentru derularea achizițiilor publice ale
solicitantului - APSG (implicand verificare DA, anunțuri, etapele de deschidere/ evaluare,
atribuire/semnare contracte), pentru achizitiile aflate in derulare: inchiriere spatiu birou,
achizitie servicii audit, achizitie servicii expert contabil.
Dosarele de achizitie aflate in curs de finalizare, sunt pentru:
- servicii expertiza contabila
- servicii audit
- Gradul de realizare a sarcinilor asumate prin contract: 100%
- Procentul de realizare a activității cca. 6 %
- Activitatea a fost realizată în termenul stabilit - DA
- Timpul estimat necesar pentru finalizarea activității 18 luni
3. 1.5Activitati suport pentru implementare
In perioada de raportare s-a dezvoltat o activitate complexa(in principal datorita gradului
incipient al proiectului), fiind necesare numeroase materiale suport pentru clarificarea
membrilor echipei si partenerilor asupra principalelor aspecte ale proiectului(obiective,
activitati, indicatori). S-au realizat in aceasta perioada următoarele documente de lucru:
- Bugetul proiectului, defalcat pentru solicitant si fiecare dintre cei patru parteneri
- Graficul de implementare (GANTT)
- Rezulte / indicatori prevăzuți (defalcat pentru solicitant si fiecare dintre cei patru
parteneri )
- Pachetele de achiziții (defalcat pentru solicitant si fiecare dintre cei patru parteneri)
- Planul de achiziții
Totodată s-au completat(cu datele disponibile la acest moment), anexe de raportare (A5,
A10, A26) si s-au verificare: doc. contabile, financiare/ bancare, etc.
Gradul de realizare a sarcinilor asumate prin contract: 100%
- Procentul de realizare a activității cca. 6 %
- Activitatea a fost realizată în termenul stabilit - DA
- Timpul estimat necesar pentru finalizarea activității 18 luni
1.6 Activitati generale de coordonare
S-au organizat doua ședințe pentru prezentarea proiectului si cunoașterea
echipei(anexate, livrabile -Rapoarte individuale), in cadrul cărora s-a prezentat inițial
proiectul (pp), apoi s-au purtat discuții, in principal asupra următoarelor aspecte:
- Importanta majora a fiecarei organizatii in cadrul proiectului
- Modul de comunicare / colaborare, in cadrul proiectului,
- Bugetul / bugetele defalcate
- Programul/ planul de achizitii
- Intocmirea corecta si complete a dosarelor de personal
- Indicatori / rezultate agregate si defalcate
- Probleme legate de prelucrarea / operarea datelor cu character personal
- Modul de deducere a TVA, pentru partenerii SRL.
- Alte problem legate de colaborarea viitoare
S-a pregătirt dosarul de prefinantare (pentru solicitant si parteneri, anexate, livrabile -
Rapoarte individuale)
Permanent (zilnic) s-a tinut legatura cu reprezentantii desemnati ai partenerilor (tel/ e-
mail) si cu echipa de proiect a solicitantului.
- Gradul de realizare a sarcinilor asumate prin contract: 100%
- Procentul de realizare a activității 6 %
- Activitatea a fost realizată în termenul stabilit - DA
- Timpul estimat necesar pentru finalizarea activității 18 luni
A2. Achizitii publice
A2.1. Planificarea achizitiilor
Inca din data de 16 mai a.c., s-a realizat o defalcare a bugetului pentru fiecare partener
dar si a pachetelor de achizitii, individualizate. Pe baza acestor date, Impreuna cu
4. responsabilul cu achizitiile publice, s-a realizat “programul achizitiilor prevazute in
proiect”, care a fost transmis tuturor partilor pentru insusire (anexat, livrabil Manager)
A2.2. Documentare tehnica si studiu de piata
Primele achizitii demarcate de catre echipa de management a solicitantului, au fost
pentru:
- Inchiriere spatiu birou local
- Recrutare expert contabil
- Furnizare servicii de audit
Pentru inchirierea spatiului s-a utilizat si metoda de studiere a pietii locale (site-uri agentii
imobiliare, anunturi mica publicitate, vizitarea unor locatii, etc.), dar a fost postata si DA
pe site-ul organizatiei (APSG)
Documentatiile complete (anexate scanat) ale acestor achizitii au fost realizate de catre
Expertul pentru achizitii publice, care a si initiat documentele (procedurile) specifice
pentru cele doua tipuri de achizitii derulate in cadrul proiectului(directa si simplificata)
A2.3. Realizarea procedurilor de selectie
Pana la aceasta data, sunt in curs de derulare urmatoarele proceduri specifice de
achizitie, initiate in cadrul proiectului:
Organizatia Proceduri de achizitie aflate in desfasurare
ASOCIATIA PSIHOLOGILOR
GORJENI
Inchiriere spatiu birou local (esuata)
Recrutare expert contabil
Furnizare servicii de audit
Asociatia pentru Incluziune și
Dezvoltare Socială Gorj
Achizitie echipamente birotica
Servicii organizare evenimente
Asociatia Suflet pentru Oameni
Targoviste
Inchiriere spatiu birou local
Achizitie echipamente birotica
FUNDAŢIA BASARAB
Curtea de Arges
Inchiriere spatiu birou local
Achizitie echipamente birotica
A 3. Informare si publicitate
A3.3. Comunicare. Realizarea site-ului proiectului. Publicare informații pe site-ul
partenerilor si pe site-ul proiectului, privind implementare proiectului, achiziții publice si
resursele importante pentru beneficiari.
S-a realizat prima versiune a procedurii de comunicare aferentă proiectului.
S-a publicat pe site-ul http://apsg.eu/noi-sanse-de-ocupare o informare privind începerea
proiectului.
S-a publicat pe site-ul http://apsg.eu/achizitii informațiile referitoare la achizițiile publice
(servicii contabilitate proiect, servicii achiziții publice)
S-a publica pe site primul raport privind stadiul implementării proiectului.
S-a realizat o prezentare power – point în care cu fost incluse principalele informații ce
vor fi folosite de partenerii în proiect.
5. A.3.10. Realizare buletin informativ.
Va fi realizat cu o frecventa lunara un buletin informativ adresat atât persoanelor din
grupul ținta dar si profesioniștilor cu informații relevate referitoare la tematica ocupării,
consilierii profesionale si asigurării șanselor egale pe piața muncii tuturor grupurilor.
S-au colectat datele de la parteneri și s-a realizat numărul 1 al buletinului informativ
aferent proiectului.
3.3 Rezultate / realizări atinse pe perioada de raportare
Activitatea
Rezultate atinse
A1. Managementul proiectului
Echipa de management si implementare constituite, proceduri de lucru
realizate (draft)
A1.1. Alcatuirea echipei de management
si a echipei de implementare
P.V. al sedintei de constituire a echipei.
Fise de post, dosare de personal.
Echipa de management de management constituita (8 pers): manager
-1, manager financiar -1, exp achizitii -1, jurist -1, resp act financiare -4;
Echipa de iImplementare(24 pers.), constituita:
- Responsabil activitati promovare, informare: 5;
- Responsabil activitati formare: 5;
- Responsabil activitati consiliere– 1;
Expert consiliere: 5;
Expert/referent grup tinta: 8;
A1.2. Organizare metodologica
1 set de proceduri care contine: ROF, MOF, ROI;
Proced. recrutare personal; de achizitie; de informare, promovare; etc.
A1.3. Organizare administrativa generala. Inchiriere spatii: birouri coordonare – 2
A1.4. Monitorizarea Rap. Lunare - in curs de realizare
A1.5. Activitati suport in proccesul de
implementare
1. de secretariat (corespondenta, registratura, arhivare etc),
2. financiar-contabile (evidente contabile, documente
financiare/bancare etc); 3. resurse umane (fise de post, evidenta
docum. de personal, recrutare personal, pontaj, salarizare etc);
4. Recrutarea: experti TL: 32; pers.
A1.6. Activitati generale de coordonare
(managementului de proiect)
Sedinte Lunare 2
Planificare activ.(graficul de activitati),
adrese interne, minute sedinta, etc.
Intocmirea CR/RTF;
A2. Achizitii publice 9 documentatii/procedure de achizitie in desfasurare
A2.1. Planificarea achizitiilor planul de achizitii / proiect, realizat
A2.2. Documentare tehnica si Studiu de
piata
org evenimente promovare; expertiza contabila; servicii audit;
echipamente IT-electronice si inchiriere spatii, - partial
A2.3. Realizarea procedurilor de selectie Anunt site(3), procese verbale sedinte de analiza si selectie - 8
A 3. Informare si publicitate Materiale de informare realizate (1)
A.3.10. Realizare buletin informativ 1 buletine informativ
