Kommunikation i organisationer.

1. Kommunikation

2. Kommunikation Kommunikation = ”att göra något tillsammans”

3. Kommunikation - Begrepp Vi kan identifiera följande steg i effektiv kommunikation: 1. Sändaren tänker efter vad som vill framföras 2. Formulerar budskapet 3. Väljer media 4. Sänder budskapet 5. Budskapet mottas av mottagaren 6. Mottagaren analyserar och tolkar budskapet 7. Mottagaren formulerar ett svar 8. Väljer media för svaret 9. Sänder svaret 10. Sändaren mottar svaret Hinder för att kommunikationen ska fungera tillfredsställande: * Interna hinder: Ålder, kön, erfarenheter, kultur, fördomar, ordval, motivation, behov, personlig läggning, status, etc.. * Externa hinder: Akustik, tekniska hinder, temperatur, geografiskt avstånd,etc..

4. Kommunikation vs. Information I nformation = T olkning ( D ata + K unskap + t id )

8. Hör du vad som sägs eller bara det som du vill höra ??? Kommunikation – Aktiv lyssning

9. Kommunikation – Neutrala frågor En viktig del i aktiv lyssning är att mottagaren ställer frågor. Om vi använder neutrala frågor, ger vi den andra personen större möjlighet att komma fram med sina synpunkter.

10. Kommunikationsbrist, eller…hinder?!! Murar existerar på många sätt i organisationen. De finns där mentalt, kunskapsmässigt, organisatoriskt, förståelsemässigt eller rent fysiskt i form av just betong eller geografiskt avstånd. Samarbete blir konstlat och onaturligt då det kräver gränsöverskridanden. Andra hinder för effektivitet kan vara redovisningssystem, avdelningsbudgetar, belöningssystem, brist på information, mätsystem, kvalitetssystem, informationsvägar och även karriärvägar. Cheferna tenderar att fokusera på sin egen silo vilket i praktiken är det de är ålagda att göra. Verksamheten styrs, mäts och utvecklas vertikalt. Detta präglar även personalen i stort, både vad det gäller deras värderingar och handlingar. Utanför organisationen står kunden med ett horisontellt synsätt på vad han vill ha ut i form av produkt och detta harmoniserar inte med leverantörens vertikala syn. Kunden är helt beroende av hur väl leverantören fungerar och dennes effektivitet i det horisontella ledet.

11. Vi kommuniserar olika…! Ålder, kön, erfarenheter, kultur, fördomar, ordval, motivation, behov, status, utbildning, politik, religion, ambition, etc..

12. Kommunikation – Lagom är bäst 

13. Feedbacktrappan Förkasta Försvara Förklara Förstå Förändra

15. Att ge kritik För de flesta människor är kritik det samma som ett personligt angrepp. Det tyder på likgiltighet för andra människor om du ger kritik i andras närvaro. Det kan uppfattas minst lika allvarligt som den kritik du ger! Ge kritiken till den du vill kritisera inte till andra!

16. Att ge kritik Jämför inte med andra! Ingen vill bli beskriven som sämre än någon annan. Jämförelser med andra får motparten att slå dövörat till även om kritiken är berättigad!

17. Att ge kritik Framför kritik så snart du får ett lämpligt tillfälle! Att prata ut, blir som allting annat, svårare ju längre man uppskjuter det. Man ökar risken för att säga saker som inte har med det egentliga problem att göra, om man väntar…

18. Att ge kritik Upprepa dig inte! Har du fört fram kritiken en gång och konstaterat att den är uppfattad, så låt den andra få belöning för att han lyssnat tålmodigt genom att slippa upprepningar!!

19. Att ge kritik Försök att kritisera bara en sak i taget! Om du tar upp flera saker samtidigt lockar du den andre till att leda diskussionen på oväsentligheter om du själv inte gjort det – utan att veta om det..

20. Att ge kritik Undvik ord som ”alltid” och ”aldrig”! Om man överdriver för att få större tyngd i det man säger, så förlorar man realismen i kritiken.

21. Att ge kritik Om du aldrig berömmer andra kan du inte vänta dig att de skall ställa sig positiva till din kritik!

22. Att ta kritik Behåll ditt lugn när du får kritik och visa att du lyssnat! Även om du inte håller med den som kritiserar dig, vänta med att diskutera tills den andre har talat färdigt!

23. Att ta kritik Försök inte att hitta fel hos den som kritiserar dig! T.ex. om den som kritiserar dig skulle göra ett grovt grammatisk fel, påpeka inte det i samband med kritiken!

24. Att ta kritik Ge inte intryck av att kritiken har brutit ner dig helt! Det är mycket svårt att fungera tillsammans med människor som till en början är stridslystna men efter att ha ”ställts mot väggen” uppför sig som om de är nära sammanbrott. Spela inte på din svaghet!

25. Att ta kritik Förvräng inte kritiken! Om den som kritiserar dig säger att du är tanklös, påstå inte att han har framställt dig som ”tokig”, för att sedan i efterhand försvara dig mot kritik som inte framförts. Om du överdriver kritiken som du får är det detsamma som om du struntar i den!

26. Att ta kritik Håll dig till saken och precisera kritiken!

27. Att ta kritik Insinuera inte att den som kritiserar dig gör det med ”skumma avsikter” ! Frågan om varför du blir kritiserad har inte direkt med kritiken att göra. Om man ska diskutera den andres motiv bör det ske vid ett annat tillfälle!

28. Att ta kritik Gör det klart för den som kritiserar dig att du förstår hans kritik! Ett bra sätt att visa att man förstått är att upprepa den med egna ord. På så sätt har du klart sagt att du vet vad kritiken går ut på och att du ska komma ihåg den. Var öppen för konstruktiv kritik!

29. Processer mellan grupper Vad sker om två grupper står inför ett problem eller en uppgift som båda vill få löst på sitt sätt??

32. Människor har bl a även aggressiva och fientliga tendenser. Vi löper risk att bli utstötta ur gruppen om vi är öppet aggressiva mot gruppen eller mot någon i gruppen. Om vi däremot riktar vår fientlighet mot någon annan grupp, ger det inte bara en spänningsutlösning utan styrker även vår samhörighet med den egna gruppen. Därför vill två gruppers gemensamma problemlösning ofta ske i en fientlig atmosfär samtidigt med ett ärligt försök till samarbete! Gruppen kan således lägga vikten på problemlösningen eller på frågan om att vinna eller förlora! OM vinna/förlora-inställningen dominerar, kan man se vissa generella resultat  Problemlösning vs. vinna/förlora