¿Mi negocio necesita una intranet? por Neiy Briceño

¿Mi negocio necesita una Intranet? Por Neiy Briceño – neiy15@hotmail.com

A continuación se definen varios conceptos Intranet
“Una Intranet es una red informática que utiliza la tecnología del Protocolo de
Internet para compartir información, sistemas operativos o servicios de
computación dentro de una organización”.
“Red informática interna de una empresa u organismo, basada en los estándares
de Internet, en la que las computadoras están conectadas a uno o varios servidores
web”.
“Una intranet es una red de computadoras similar a Internet, aunque para uso
exclusivo de una determinada organización, es decir que solamente las PC de la
empresa pueden acceder a ella”.
“Intranet es ante todo una operación de armonización y de homogenización del
conjunto de los sistemas de información o de comunicación que existen en la
empresa, bajo todas sus formas”.
En base a los conceptos leídos podemos elegir algunas palabras claves para la
construcción de un concepto propio, esas palabras son: Red, Compartir, Interno,
Exclusivo, Información, PC e Internet.

Entonces en conclusión la Intranet es: “Red Interna de una empresa u organización
donde se comparte información y servicios de uso exclusivo”.

Es un sitio Web Interno, diseñado para ser utilizado exclusivamente dentro de la
organización.
Lo que distingue una Intranet de un sitio de Internet, es que las Intranets son
exclusivas y la información que en ella reside tiene como objetivo asistir a los
trabajadores en la generación de valor para la empresa.
Un Sitio de Intranet dentro de una empresa facilita la disponibilidad de una gran
variedad de documentos para los empleados. Esto proporciona un acceso
centralizado y coherente a los conocimientos de la empresa.
En una Intranet se puede disponer de documentos de cualquier tipo (de texto,
imágenes, videos, sonido, etc.). Además, una Intranet puede proporcionar una
función de trabajo en grupo muy interesante. Éstas son algunas de las funciones
que puede ofrecer una Intranet:
• Acceso a la información sobre la empresa.
• Acceso a documentos técnicos.
• Motores de búsqueda para la documentación.
• Intercambio de datos entre compañeros de trabajo.
• Nómina del personal.
• Dirección de proyectos, asistencia en la toma de decisiones, agenda e
ingeniería asistida por ordenador.
• Mensajería electrónica.
• Foros de discusión, listas de distribución, chat directo.

• Video conferencia.
Ejemplo de Intranet

El fenómeno Intranet surge a partir de la experiencia exitosa de World Wide Web
en el mundo Internet. De hecho, es una proyección al interior de lo que las
organizaciones han colocado a disposición de la comunidad virtual que usa
Internet y que han visto las ventajas de contar con una interfaz única para realizar
sus procesos administrativos cotidianos.
La primera experiencia de Intranet de que se tenga noticia surge en 1992 cuando
ingenieros de Sun MicroSystems ven en el uso del Web una alternativa válida de
apoyo a la gestión de sus procesos administrativos. Posteriormente, Netscape
incursiona para indagar qué tan útil puede ser el uso de su producto Navigator
como una interfaz común para el acceso de distinto tipo de información de una
empresa, con lo que comienza a promocionar esta nueva orientación de la Web.
Diversas empresas de software dieron un paso importante encaminado al
desarrollo de sistemas para Trabajo en Grupo; Lotus, con su producto Notes, en
1995, coloca de moda el concepto de Groupware y también percibe en el Web
un entorno más imparcial y estándar sobre el cual desarrollar sus productos. Por
otra parte, Microsoft reconoce su error estratégico al no priorizar dentro de sus
planes de desarrollo la importancia de Internet y las potencialidades que ella
ofrece, por lo que cambia su estrategia y complementa sus productos para
trabajar de manera "natural" en esta red.

Finalmente Novell, adapta su producto Netware para trabajar más eficientemente
en esta línea. Esta situación, que involucró a tres grandes empresas de software
(IBM-Lotus, Microsoft y Novell) da una clara señal a otras empresas similares para
desarrollar productos y servicios orientados a la Web, pero de manera especial a
Intranet.

En la actualidad, la creación de productos para Intranet ocupa un alto porcentaje
de los recursos de investigación y de desarrollo de las empresas de software. Las
empresas ligadas al hardware, también han potenciado sus productos para
trabajar o soportar aplicaciones de Internet e Intranet. Es más, se supone que la
mitad de lo que hoy se desarrolla en ambiente Web está orientado a Intranet.

Grupo Caser Seguros
El Grupo Caser cuenta con más de 70 años de experiencia en el mercado
asegurador español, en el que opera a través de la entidad Caser: Caja de Seguros
Reunidos, Compañía de Seguros y Reaseguros. Caser obtuvo en 2009 unos
beneficios antes de impuestos de 93,4 millones de euros, lo que representa un
20% más que el año anterior. La facturación ascendió hasta los 2.398 millones de
euros en primas, un 2% más que en 2008 y la cartera de pólizas se situó en 5,2
millones.
Necesidades:
El proyecto se planteaba como una herramienta web para empleados, de hecho
se solicitaba más un portal del empleado que una Intranet propiamente dicha, lo

cual le dotaba de un valor añadido especial y de mayor riqueza.
Más de 50 centros distribuidos por toda España, más de 1.800 empleados, una
gran cantidad de información y documentos a organizar y estructurar, flujos de
permiso, facilidad de uso, y múltiples sistemas eran las premisas iniciales.
Además había que contar con un reto aún mayor: La solución debía estar
operativa y funcionando en apenas un mes y medio.
Solución:
La solución aportada por Newcomlab se basó en Microsoft SharePoint Portal
Server, la herramienta para desarrollo de portales e Intranets de Microsoft. El uso
de esta herramienta facilitó decisivamente el poder cumplir todos los requisitos
solicitados por Grupo Caser en el tiempo previsto.
El portal se estructuró por áreas de negocio, desde las que se compartimentaba
la categorización documental. Estaba dotada de flujos de aprobación, indexación
y búsqueda de contenidos, acceso a los contenidos por rangos de permisos, con
sólo autenticarse en la red del sistema, jerarquías de mantenimiento y
administradores y muchas otras funcionalidades. Todo el proyecto fue
desarrollado bajo plataforma Microsoft conectada con Microsoft Exchange Server,
como servidor de correo, sobre Directorio Activo para todo el control de usuarios,
permisos y autenticación. Por último se conectó el sistema con Web Trends para
el control de informes y estadísticas.
Beneficios:
Eficacia y conocimiento en el desarrollo de intranets fue probablemente el
principal beneficio aportado por Newcomlab. No sólo montamos el proyecto, lo
instalamos y lo dejamos funcionando con un gran éxito entre los empleados, sino
que se contribuyó decisivamente a la gestión y categorización de los contenidos,

a la formación de los usuarios y coordinadores responsables de la gestión del
proyecto y a dotar al portal de una estructura correcta y operativa.
Las cifras de participación de los empleados de Caser en la Intranet superaron en
varias veces las estimaciones más optimistas de la compañía, consiguiendo en
menos de un mes que prácticamente el 80% fueran usuarios habituales de la
herramienta.
Extraído de: http://www.newcomlab.com/default.aspx?id_seccion=925

Colegio Mount Rushmore
El Colegio Mount Rushmore es una escuela de alto prestigio que a través de su
personal docente y su estrategia educativa lleva a cabo el cumplimiento de sus
objetivos académicos.
Dentro de sus planes prioritarios se encontraba el desarrollo y lanzamiento de su
sitio de internet para poder promover la demanda y crecimiento de sus servicios
en el sector educativo.
Originalmente, el Colegio contaba con un proveedor de servicios informáticos el
cual le ofrecía a manera de “evento” el soporte y mantenimiento de su plataforma

informática y quién en un inicio le hizo una propuesta al colegio para desarrollar
su sitio de internet el cual iba a ser hospedado y administrado por el mismo.
Cuando el colegio decidió que el sitio debería ser más que solo una página
informativa y que esta debería ser más una herramienta que permitiera la
interacción de los diferentes usuarios: docentes, alumnos, padres de familia y
personal administrativo. Cristina Mancilla, Líder de Sistemas Informáticos del
colegio vio la oportunidad de revaluar el proveedor de servicio existente y decidió
buscar una solución que conjuntara todo lo requerido.
El Reto:
Tener un sitio de internet seguro que pueda administrarse por docentes y
administrativos. El alcance del sitio no se limitaba a ser un simple repositorio de
información que publicar, pero si una herramienta segura en la cual pudieran
interactuar con el personal interno y los padres de familia y visitantes.
El personal docente y administrativo consideran el sitio como una herramienta
que les apoyará en la organización y estructura de la información con la que
cuentan, así como una manera muy sencilla de estar en comunicación constante
y al día con los diferentes usuarios de éste.
La Solución:
Microsoft Windows SharePoint Services (WSS 3.0).
Al entender las necesidades expuestas por el Colegio Mount Rushmore, se
propuso una solución basada en tecnología SharePoint, ofreciendo lo siguiente:

 Creación del sitio principal tipo portal, en donde se muestre la información
principal del colegio (Misión, Visión, Valores, Servicios e instalaciones).
 Creación de tres micro sitios para Kínder, Primaria y Secundaria
 Manejo de calendarios de eventos, Repositorio de documentos, noticias,
ligas de interés, paneles de discusión o foros, etc.
 Fácil y flexible manejo del contenido del sitio / micro sitios.
 Manejo de permisos.
 Acceso fácil y seguro a la información registrada.
 Administración y Publicación de información centralizada o por micro sitio.
El Resultado:
Facilidad, Seguridad y Productividad, con bajos costos.
La implementación de la solución de Microsoft Windows SharePoint Services (WSS
3.0) ha ayudado al Colegio a cumplir con su objetivo de contar con una
herramienta segura y que puedan administrar ellos mismos.
Mount Rushmore no solo ha podido reducir sus costos en la administración de su
sitio, adicionalmente ha brindado un servicio competitivo dentro de su ramo.
“Ahora podemos publicar, comunicar y mantener toda la información relevante
en tiempo real”, Esto hace la gran diferencia para los Padres de familia que nos
escogen como opción para educar a sus hijos” Concluyó Cristina.
Extraído de: http://www.e-people.com.mx/sharepoint/Casos%20de%20Exito/Forms/DispForm.aspx?ID=33

La petrolera CEPSA
Cepsa mejora su intranet con Sharepoint
La petrolera ha integrado la solución de Microsoft para hacer más potente y
versátil su red interna y dar más facilidades a sus empleados.
La petrolera CEPSA ha construido una nueva intranet sobre Microsoft SharePoint
2010 para poner en marcha un concepto de intranet que agrupa información,
colaboración, participación y trabajo en equipo. La idea es proporcionar a los
trabajadores un portal del empleado, optimizando la internacionalización del
grupo. Este proyecto tiene como punto de partida la necesidad que la compañía
tenía de evolucionar desde una Intranet con una visión unidireccional empresa-
empleado, de accesibilidad exclusivamente interna y con un nivel de
automatización de procesos bajo, hacia una visión colaborativa, que mejora su
eficacia, movilidad y productividad reduciendo costes.

La integración de esta plataforma única permite aunar todos los servicios desde
un solo acceso, mientras que la experiencia de usuario funciona en ambas
direcciones, es decir, todo el mundo produce contenidos y los comparte.
Asimismo, cada empleado tiene a su disposición un espacio y un perfil desde el
que puede guardar y emitir opiniones, ver las últimas actualizaciones de sus
compañeros, disponer de un blog, foros y otras herramientas de comunicación
2.0.
La compañía tiene 12.000 empleados, de los que 3.500 utilizan TI y 2.800 utilizan
diariamente la intranet. “Además apostamos por el acceso desde diferentes
dispositivos y desde cualquier lugar –añade Reyes-, ya que buscábamos una
Intranet 24/7, desde la que cualquiera de nosotros pueda consultar con la máxima
seguridad su nómina, la cotización del barril de Brent, reservar una sala en
cualquier centro CEPSA en el mundo o valorar el último documento que uno de
nuestros compañeros ha cargado sobre un proyecto hace cinco minutos”.
La nueva intranet ha traído consigo un cúmulo de ventajas para la operativa
interna, desde la mejora de la eficiencia y la reducción de costes mediante
procesos electrónicos, gestión del conocimiento e integración de aplicaciones,
hasta la posibilidad de contar con un buscador universal que sirve resultados de
personas, contenidos, empresas, servicios, aplicaciones.
Extraído de: http://www.channelpartner.es/fabricantes/casos-exito/1059865001102/cepsa-mejora-intranet-sharepoint.1.html

VENTAJAS:
 Costes accesible, tanto de su puesta en marcha como de uso. Es una forma
muy eficiente y económica de distribuir la información interna, sustituyendo
los medios clásicos.
 Fácil ajuste y configuración a la infraestructura tecnológica de la
organización, así como gestión y manipulación. Disponible en todas las
plataformas informáticas.
 Adaptación a las necesidades de diferentes niveles: empresa, departamento,
área de negocio, etc. Centraliza el acceso a la información actualizada de la
organización, al mismo tiempo que puede servir para organizar y acceder a
la información de la competencia dispuesta en internet.
 Sencilla integración de multimedia.
 Posibilidad de integración con las bases de datos internas de la organización.
 Rápida formación del personal.
 Acceso a internet, tanto al exterior, como al interior, por parte de usuarios
registrados con control de acceso.
 Utilización de estándares públicos y abiertos, independientes de empresas
externas, como pueda ser TCP/IP o HTML.

 Reducción de costos: Un efecto visible de una Intranet es que es una
herramienta de costos efectiva, proporciona una solución cuando las
organizaciones tiene que publicar la mayor parte de sus documentos y lo
pueden hacer a través de páginas web privadas.
 Ahorro de tiempo: La Intranet puede acelerar las comunicaciones
internas más allá de las transmisiones de correos electrónicos. El tamaño
de los materiales no es problema a la hora de realizar envíos a través de
esta red, así cuando las limitantes que establecen los correos
electrónicos, que obligan a recurrir a la impresión o envíos físicos, no
se sufren con la Intranet.
DESVENTAJAS:
 Diversas Intranet bien construidas tecnológicamente resulta un fracaso. Con
frecuencia vemos información desactualizada, mal gestionada por qué no
se ha elegido el vehículo apropiado o porque los boletines están inactivos.
 Los aspectos de seguridad son muy importantes. Las intranets son redes
expuestas a notables riesgos de seguridad.
 Poco compromiso de la Gerencia: los ejemplos de Intranet exitosos han
tenido una gerencia realmente involucrada en el proceso. Aspectos como
locación para el servidor, recursos para el proyecto, estándares
tecnológicos, desarrollo de contenido, y colaboradores externos.
Cualquier error en el manejo de estos detalles puede causar problemas
inesperados y una pérdida de la inversión.

 Entrenamiento y resistencia al cambio: Un sistema perfecto puede ser
inservible si no tiene empleados bien entrenados. Se debe reservar una
buena parte del proyecto para invertirlo en el entrenamiento de los
usuarios, sin embargo, puede ocurrir que los empleados se resistan al
cambio, por ello, es importante que la empresa dedique tiempo y formación
para aquellos que no tienen una cultura tecnológica importante.

El mayor temor de los presidentes y jefes de departamento es el costo que tendrá
el implementar una Intranet en la empresa, cabe destacar que el precio de costo
dependerá de los siguientes factores:
Factor Descripción
Elementos Web
Los elementos web son: calendario, lista de usuario,
tareas, librerías de documentos, feliz cumpleaños,
banner rotativos y estáticos, eventos, galerías, noticias,
anuncios y encuestas, la mayoría de intranet requieren
de estos elementos, cada elemento demanda
configuraciones lo cual amerita tiempo y trabajo de un
consultor, entre más elementos el costo aumenta, en
algunos casos las empresas requieren elementos
personalizados y esto aumentaría el costo.
Sitios y Sub Sitios
Toda Intranet tiene un sitio Raíz o central y de este
salen varios sub sitios como: IT, Finanzas, Ventas,
Compras, Arquitectura y otros.
Cada sitio amerita su configuración y varios elementos
web, entre más sitios hay mayor esfuerzo y tiempo así
que por ende el costo aumenta.

Si la empresa requiere inicialmente el sitio principal
con varios elementos web entonces el costo y tiempo
en desarrollo es bajo.
Diseño
Se refiere al Look and Feel del sitio, en algunos caso
basta con usar los Themes y colores del propio
software, pero en otros se requiere personalizarlo
mediante programación.
El costo aumenta si el diseño es personalizado.
Flujos de Trabajo
Existe el interés de implementar flujo de procesos para
mantener el control de actividades administrativas
tales como: pago de prestaciones, solicitud de
vacaciones, pago de utilidades, solicitud de soporte
técnico, gestión de clientes, gestión de casos entre
otros.
Los flujos de trabajo funcionan con estado de
aprobación y rechazo o puede ser: Iniciado, En
progreso, resuelto y finalizado.
El costo aumentará de acuerdo a la complejidad del
flujo que se deseé.
Formularios
En mi experiencia con SharePoint siempre he notado
que los formularios web son muy requeridos por los
clientes porque permiten registrar información de
manera organizada usando interfaces atractivas, con

InfoPath se desarrollan formulario simples y
avanzados que pueden ayudar mucho los procesos
por ejemplo: Solicitud de Vacaciones, Gestión de
clientes, Gestión comercial, compras, ventas y gastos
entre otros.
Entre más formularios requiera y más avanzados sean,
más trabajo tendrá el desarrollador.
Contenido
Las imágenes, texto, video, sonido hacen parte del
contenido, si su página tiene mucha información el
tipiar y ordenar el contenido le tomara un tiempo
prudencial.
Normalmente del contenido se encarga el usuario
pero en algunos casos el consultor realiza esta tarea y
eso aumenta los costos.
Cantidad de Usuarios
La cantidad de usuario aumentará el consumo de
servicios de SharePoint y del servidor, por ende si hay
mucha demanda de la Intranet es necesario invertir
más en la potencia del servidor o incluir en la granja
varios servidores.
En Movistar Venezuela estuve en el proyecto de
Intranet, el costo de los servidores era enorme ya que
la cantidad en total eran 18 Servidores, 6 para entorno
desarrollo, 6 para entorno de prueba/test y 6 para

entorno de producción, se estimaba que los usuarios
de la intranet superaban los 10.000.
Inteligencia de Negocio
Algunas empresas requieren mostrar gráficos BI en
SharePoint y su configuración amerita un costo
considerable y tiempo.
Adiestramiento
Personalmente pienso que es una etapa muy
importante, ya que se desea que el cliente tenga
personal capacitado para administrar y gestionar los
futuros requerimientos de la empresa.
En algunos casos el adiestramiento está incluido en los
contratos de adquisición de Software de Intranet.
Otros Horas extras de consultoría por diferentes motivos.

El costo se convierte en inversión
Implementar una Intranet puede ser muy costoso o poco costoso, todo
dependerá de sus alcances y requerimientos, pero de igual manera es un costo
que muchas empresas no están dispuestas a pagar, claro podemos seguir usando
los métodos tradicionales pero obtendremos los mismos resultados; lo importante
aquí es responder las siguientes preguntas con sinceridad:
 ¿Cómo se encuentra el tiempo de respuesta de cada área de la empresa?
 ¿La comunicación en su negocio es efectiva?
 ¿Existe armonización entre las distintas áreas o departamentos?
 ¿Dónde se están guardando los documentos? ¿Existe control de versiones?
¿Quién puede acceder a esos documentos? ¿Todos los usuarios?
 ¿Se filtra la información dependiendo de cada departamento?
 ¿Los documentos y archivos de su empresa están seguros?
 ¿Puede encontrar un experto en algún área, documentos, archivos,
comentario con tan solo un Click?
 ¿Los flujos de trabajo o de negocio se ejecutan a cabalidad?
 ¿Los empleados colaboran entre ellos? ¿Existe el concepto de trabajo en
equipo en su negocio?

 ¿La colaboración entre distintas áreas es eficiente?
 ¿Existe un historial de las operaciones en su negocio?
Si las respuestas dan claras evidencias de que existen carencias en su negocio,
entonces usted necesita una Intranet.
Recomendaciones:
 Implementar el proyecto de Intranet por fases.
 Definir personal encargado de administrar la Intranet con el propósito de ser
adiestrados en la herramienta.
 Adquirir un software completo para el desarrollo de la Intranet.
 Definir permisos y grupo de usuario dependiendo de las Áreas donde la-
bora.
 Definir con anticipación los detalle de cada fase de desarrollo de la Intranet.

Personal a contratar (En algunos casos)
Tipo de Labor Descripción
Programador/ Desarrollador
Encargado de personalizar funciones de la Intra-
net con el objetivo de suplir las necesidades del
cliente.
Con conocimiento de lenguajes de programa-
ción orientados a Web.
No es indispensable
Diseñador
Se encargará de mejorar el look and Feel de la
Intranet y el Themes en general.
Con conocimiento CSS, HTML5, Java Script, Pho-
toshop e Ilustrator.
No es indispensable
Consultor IT
Persona encargada de instalar, configurar e im-
plementar la Intranet y todo lo referente a la In-
fraestructura del sistema (Topología, Arquitec-
tura y Servidores)
Es necesario

Costo por Horas
Nivel del Consultor Costo por horas
Consultor Junior 10 $ / por Hora – 20 $/ por Hora
El costo puede variar
Consultor Senior 20 $ / por Hora – 50 $/ por Hora
Consultor Master 50 $ / por Hora – 150 $/ por Hora

Tipo de Intranet Descripción
Intranet Informativa
Portal web netamente informativo donde se realizan
anuncios sobre la empresa, se publican noticias y
documentos de interés de la organización.
Intranet Colabora-
tiva/Trabajo en Equipo
Portal de Intranet dirigido a la colaboración entre
equipos de trabajo, departamentos y áreas de la or-
ganización.

Intercambio de documentos, Cheking y Check Out,
edición simultánea, permite el trabajo organizado,
manejo de versiones y flujos de trabajos.
Intranet Sociables
Permite el trabajo en equipo y la colaboración de
contenido entre varios departamento; todo en un
ámbito de comunidad.
Se Comparten documentos, archivo e imágenes, fo-
ros, chat, muro de publicaciones con opciones de
comenta y nombrar personas, blog, etiquetas, se-
guidores y seguir a personas.

Intranet Flujos de trabajo
Intranet con el objetivo de automatizar funciones del
negocio, para eso se desarrollan flujos de trabajo
para distintas actividades como: solicitud de vaca-
ciones, aprobación de presupuesto, publicación de
marketing, solicitud de prestaciones entre otros.

Intranet contenido y regis-
tros
Intranet con un fin de crear historiales de cada regis-
tro, documento o archivos mediante el versiona-
miento de cambios.
Muchas empresas utilizan este tipo de Intranet como
base de datos de registros con el fin de mantener la
seguridad, filtrar por audiencia y grupo de personas.

Intranet Repositorio de
Documentos
Tiene un fin específico; servir de repositorio, los
usuarios suben documentos y archivo de manera or-
ganizada en cada carpeta por categoría, empresa,
status, departamento y otros campos.
Permite control acceso, mantener versión de cam-
bios, edición simultánea, checking y check out.

Intranet por departa-
mento
Portales Web por departamento, con diferentes fun-
ciones, flujos de trabajos, formularios, elementos
web, librerías de documentos y archivos totalmente
dirigidos al departamento.
Intranet Departamento IT
Intranet Departamento RRHH

Intranet Departamento Ventas

Teniendo la necesidad de implementar una Intranet en nuestro negocio, se re-
quieren algunos elementos esenciales para hacer una Intranet.
Infraestructura de Hardware y Software
Sabiendo los requerimientos de la empresa debemos crear la plataforma de hard-
ware y software que nos permita implementar la intranet; referente a la topología
de instalación.
Es necesario contratar un consultor experto que nos ayude a diseñar la mejor
arquitectura que supla nuestra necesidad.
Además de la arquitectura de la Intranet se debe definir el hardware y software
que el usuario debe tener para usar la Intranet ejemplo: Navegador, conexión,
permiso, PC y otras aplicaciones como Office.
Aplicaciones Externas
Definir qué aplicaciones se conectarán a nuestra Intranet ya sea para consultar
contenido o subir contenido Ejemplo: OneDrive, Google Drive, Office, SharePoint
Designer, InfoPath, LibreOffice entre otras.

Contenido (Organizado)
El contenido es lo más importante para el usuario y es en si el propósito final,
entonces debemos definir todo el contenido que deseamos publicar por seccio-
nes, paginas, sitios y sub sitios, librerías de documentos y archivos, listas y galerías.
Seguridad y Acceso
¿Quién puede ver la información? ¿Cómo se filtrará? Control de acceso de usuario
a ciertos sitios limitados, todo lo referente a la seguridad, los accesos y permisos
se debe planificar antes de comenzar la Intranet.
Áreas de la Intranet
Es necesario definir las áreas de trabajo de la Intranet, ejemplo:
Área General: contiene información de uso general, eventos, noticias y documen-
tos para todos los usuarios.
Área RRHH: Los usuarios pueden solicitar requerimientos como: préstamos, utili-
dades, vacaciones, asensos laborales, postulaciones de vacantes entre otros.
Área Administrativa de RRHH: Los gerentes de RRHH gestionan las solicitudes de
los empleados desde un back office.

Área de Ventas: Los usuarios registran cotizaciones, ventas, nuevos clientes y ob-
servan mediante un gráfico BI los resultados de cada campaña.
Área de Finanzas: Resultados en gráficos de inteligencia de negocio y flujos de
trabajo.
Área de Marketing: Documentos, gráficos, registros de campañas, investigación
de mercado, publicidad y promoción.
Cada Área en la Intranet representa un Sitio con librerías de documentos, galerías,
listas, formularios y permisos de acceso exclusivo.

Un ejemplo a continuación:

Recomendaciones para hacer una Intranet
1. Definir el requerimiento inicial del proyecto (primera fase).
2. Definir cantidad de usuarios de la Intranet.
3. Definir permisos y grupos de usuarios por área en la Intranet.
4. Definir contenido por cada Área.
5. Crear un Árbol de Sitios Intranet.
6. Definir elementos web por cada Sitio.
7. Definir Software y Hardware de Intranet.
8. Definir personal encargado de publicar información, redactar y crear.
9. Definir personal administrativo de Intranet.
10.Comunicar a la organización el nuevo proyecto Intranet y gestionar una cul-
tura colaborativas en los empleados.
Nota: En mi experiencia personal he notado que lo más difícil al momento de im-
plementar una Intranet es culturizar a los empleados de las ventajas y beneficios
de un portal Intranet.

El tiempo dependerá de las premisas indicadas en el Capítulo 7 ¿Cómo hacer una
Intranet? donde cada organización necesita definir elementos esenciales para
hacer una Intranet; definir estas premisas automáticamente reducirá el tiempo de
desarrollo del sitio Intranet.
Todo proyecto comienza con una fase básica inicial, por lo general puede ser
configuración del Sitio principal o sitio del departamento incluido elementos web
no personalizados.
Fase Descripción Duración en Horas
Sitio Intranet General
Portal informativo de uso
general para los
empleados con anuncios,
noticias, calendario e
imágenes de evento
internos y librería de
documentos de la
organización.
15 Horas
Nota: La duración no
incluye fase preliminar

No incluye
personalizaciones en
código.
de levantamiento de
información ni propuesta
final.
El entorno del sistema se
da por instalado.
Sitio Departamento de
Ventas
Portal con librerías de
documentos:
Cotizaciones, campañas,
servicios y productos,
también tiene lista de
proveedores, clientes,
productos.
Con formulario para
gestionar la ventas y
clientes.
Y flujo de aprobación de
cotización para ventas.
No incluye
código.
25 Horas
de levantamiento de
final.
da por instalado.

Sitio Intranet RRHH
El Sitio contiene 4
formularios de solicitud
de: Vacaciones, Permisos,
Prestaciones,
Capacitación, con 4 flujos
de trabajo, envió de
correo, librería de
documento RRHH.
No incluye
código.
25 Horas
de levantamiento de
final.
da por instalado.
Sitio RRHH Simple
Informativa
Portal informativo de uso
general para los
empleados con anuncios,
noticias, calendario e
imágenes de evento
internos y librería de
documentos.
No incluye
código.
15 Horas
de levantamiento de
final.

da por instalado.
Ejemplo de Proyecto de Intranet Gestión de Clientes (44 Horas)
Nombre de tarea Duración Comienzo Fin
Nombres de los re-
cursos
Intranet CRM (Gestión de
Clientes)
7,38 días
lun
08/12/14
mié
17/12/14
Lista de Clientes 1 hora
lun
08/12/14
lun
08/12/14
Neiy Briceno
Lista de Productos 1 hora
lun
08/12/14
lun
08/12/14
Neiy Briceno
Lista de Campañas 1 hora
lun
08/12/14
lun
08/12/14
Neiy Briceno
Lista de Cotizaciones 1 hora
lun
08/12/14
lun
08/12/14
Neiy Briceno
Lista de Gestiones (His-
torial Cliente)
1 hora
lun
08/12/14
lun
08/12/14
Neiy Briceno
Formularios de Clientes1 hora
lun
08/12/14
lun
08/12/14
Neiy Briceno
Formulario de campa-
ñas
1 hora
lun
08/12/14
lun
08/12/14
Neiy Briceno

Formularios de Pro-
ductos
1 hora
lun
08/12/14
lun
08/12/14
Neiy Briceno
Formulario de Cotiza-
ciones
1 hora
mar
09/12/14
mar
09/12/14
Neiy Briceno
Formulario de Gestión
de Clientes
1 hora
mar
09/12/14
mar
09/12/14
Neiy Briceno
Flujo de Trabajo Apro-
bación Cotización
6 horas
mié
10/12/14
mié
10/12/14
Neiy Briceno
Flujo de Gestión de
clientes
6 horas
jue
11/12/14
jue 11/12/14 Neiy Briceno
Vista Administrativa de
clientes
2 horas
jue
11/12/14
jue 11/12/14 Neiy Briceno
Vista de Gestiones 2 horas
vie
12/12/14
vie 12/12/14Neiy Briceno
Gráfico BI Ventas 6 horas
lun
15/12/14
lun
15/12/14
Neiy Briceno
Gráfico BI productos 3 horas
mar
16/12/14
mar
16/12/14
Neiy Briceno
Gráfico BI Clientes 4 horas
mar
16/12/14
mar
16/12/14
Neiy Briceno
Gráfico de Campañas 3 horas
mié
17/12/14
mié
17/12/14
Neiy Briceno

Gráfico de Tendencias
Mercado
2 horas
mié
17/12/14
mié
17/12/14
Neiy Briceno

¿Por qué un Software?
Al momento de implementar una Intranet en nuestro negocio tenemos dos
caminos: Desarrollar desde cero o utilizar un Software configurable. Muchas
empresas desarrollan su Intranet; el desarrollo abarca cuantioso tiempo y costos
financieros, sin embargo tiene ventajas únicas: es totalmente personalizable,
completamente adaptada a las
necesidades de la empresa y
no necesita pago de licencia.
Ventajas de Desarrollar desde
cero la Intranet
 Adaptada a necesidades
específicas de la empresa.
 Personalizable en cualquier
momento.
 No se paga licencias.
Desventajas de Desarrollar desde cero la Intranet
 Grandes costos en desarrollo.
 Excesivo tiempo en desarrollo.
 No es seguro.
 No usa Standares mundiales.

El otro camino es implementar un Software que nos crea automáticamente una
Intranet de manera rápida y económica, la desventaja principal es que no es
personalizable como lo deseamos, sin embargo a veces basta con una excelente
configuración para que nuestra Intranet esté lista para la empresa.
Ventajas de usar Software
 Reducción considerable de
Tiempo.
 Menor costo de
implementación.
 Funciones Avanzadas.
 Plantillas profesionales.
 Mayor seguridad.
 Uso de Standars profesional.
Desventajas de usar Software
 Personalización limitada.
 En algunos casos se debe pagar por licencia.

Comparación entre los software más usados para el desarrollo de Intranet

Alfresco
Es la plataforma de
código abierto para la
colaboración y gestión
de documentos críticos
para la empresa. Al
automatizar los procesos
empresariales que
utilizan muchos
documentos y permitir la colaboración a gran escala.
Extraido de: http://www.alfresco.com/es/enterprise-content-platform-alfresco-one
Lotus Connection
Es una plataforma de software social líder mediante la cual su organización puede
conectar con las
personas adecuadas,
acelerar la innovación y
generar resultados. Esta
plataforma integrada y
altamente segura
permite a las personas
conectar con redes de
expertos en el contexto
de procesos de negocio
importantes. Todos podrán actuar con confianza y así anticiparse y responder a
las oportunidades emergentes.

Extraído de: http://www-03.ibm.com/software/products/es/conn
Oracle Beehive
Producto creado para satisfacer las necesidades de comunicación y colaboración
de los espacios de trabajo actuales. Utilice las herramientas integradas de Beehive,
como conferencias, mensajería instantánea, correo electrónico, agenda y espacios
de trabajo de equipo,
para intercambiar y
compartir información de
forma eficaz.
Extraído de:
https://stbeehive.oracle.com/bcentral/
Google Site
Esta aplicación permite crear un sitio web o una intranet de una forma tan sencilla
como editar un documento.
Con Google Sites los usuarios
pueden reunir en un único
lugar y de una forma rápida
información variada,
incluidos vídeos, calendarios,
presentaciones, archivos
adjuntos y texto. Además,
permite compartir

información con facilidad para verla y compartirla con un grupo reducido de
colaboradores o con toda su organización, o con todo el mundo.
Extraído de: https://www.google.com/intx/es-
419/work/apps/business/products/sites/?utm_medium=cpc&utm_source=google&utm_campaign=spla-smb-apps-
bkws&utm_term=google%2Bsite
SharePoint Server 2013
Las organizaciones usan SharePoint para crear sitios web. Se puede usar como
un lugar seguro donde almacenar, organizar y compartir información desde
prácticamente cualquier dispositivo, así como acceder a ella. Lo que necesita es
un explorador web, como Internet Explorer, Chrome o Firefox.

Productos y descargas de SharePoint
 SharePoint Online Un servicio para empresas de todos los tamaños
basado en la nube que se hospeda en Microsoft. En lugar de instalar e im-
plementar SharePoint Server de forma local, ahora cualquier empresa tiene
la posibilidad de suscribirse a un plan de Office 365 o al servicio indepen-
diente de SharePoint Online, y permitir a sus empleados crear sitios para
compartir documentos e información con compañeros, socios y clientes.
 SharePoint Foundation La tecnología subyacente de todos los sitios de
SharePoint. SharePoint Foundation, denominado Windows Windows Share-
Point Services en versiones anteriores, está disponible de manera gratuita
para su implementación de forma local. Puede usar SharePoint Foundation
para crear rápidamente muchos tipos de sitios en los que puede colaborar
en páginas web, documentos, listas, calendarios y datos.
 SharePoint Server Las organizaciones pueden implementar y administrar
SharePoint Server de forma local. Incluye todas las características de Share-
Point Foundation y otras características y funciones, como la administración

de contenido empresarial, la inteligencia empresarial, el motor de búsqueda
Enterprise Search, sitios personales y el suministro de noticias.
 SharePoint Designer 2013 Un programa gratuito para crear soluciones
potentes para el flujo de trabajo y editar el tipo de contenido externo para
una solución de datos externos basada en los Servicios de conectividad em-
presarial.

Más información sobre SharePoint:
https://sites.google.com/site/todosharepoint/que-es-sharepoint-2013

Las cosas con SharePoint son mucho más fácil, su interfaz está diseñada
especialmente para usuarios comunes, crear un sitio de Intranet no amerita
conocimientos avanzados, con tan solo dos Click ya tenemos un sitio creado.
Crear un Sitio en SharePoint es más fácil

Podemos crear sitios por departamentos o áreas, cada sitio contiene contenido
distinto, bibliotecas de documentos, galerías, eventos, calendarios, notificaciones
o anuncios.

Con SharePoint podemos cambiar el aspecto de nuestro sitio, logo, descripción
de sitio.
Podemos cambiar de color de sitio, fondo, diseño y fuente (fácil)

Cambiar el logo con un click!

Crear permisos de seguridad y grupos de usuarios es más fácil
Los usuarios podrán crear nuevos niveles de permisos, modificar y eliminar, esto
permitirá restringir el acceso de los usuario a cada Área de la Intranet un ejemplo
sería los usuario de IT no podrán acceder al sitio de Ventas, pero los de Ventas si
podrán solicitar requerimiento de soporte en el sitio de IT.

Crear Biblioteca de Documentos para nuestro sitio
Seleccionamos “Biblioteca de documentos” y tenemos lista nuestro repositorio,
con opciones de sincronización ONEDRIVE, versiones, checking y checkout.

Agregar diferentes Aplicaciones al sitio
Las lista de aplicaciones que puedes agregar al sitio es larga va desde: Listas,
librerías de documentos, tareas, librería de formularios, galería, encuestas,
contactos, proyectos, link, anuncios, foros, seguimiento de tarea, calendario, lista
de datos externos, lista de hoja de cálculo entre otros.

SharePoint Foundation 2013 es gratuito
La versión de SharePoint Foundation 2013 es gratuita y no requiere pago de li-
cencias, ofrece herramientas de colaboración de contenido y trabajo en grupo, su
integración con Email, flujo de trabajo y datos externos lo hace una herramienta
completa, perfecta para el intercambio de información entre los departamentos.

SharePoint Server 2013 (Mayor rapidez y mayor productividad)
Con SharePoint Server maximiza la capacidad de la Intranet y crea un sitio BI,
comparte y gestiona información con todos los integrantes de la organización,
encuentra imágenes, archivo y perfiles de usuarios por medio de la búsqueda
empresarial.

SharePoint Online (Reduce tus costos de Intranet)
Esta versión de SharePoint introduce nuevas maneras de compartir su trabajo y
trabajar con otras personas, organizar los proyectos y los equipos, además de
descubrir personas e información.
Compartir
Ponga las características sociales a trabajar
Comparta ideas, descubra respuestas y realice un seguimiento del trabajo de sus
compañeros con las nuevas características sociales a través de SharePoint.

Comparta sus cosas
Publique contenido en SharePoint desde cualquier aplicación de Office y
comparta con personas de dentro y de fuera de su organización en unos cuantos
clics.
Lleve SharePoint cuando esté afuera
Comparta documentos, actualice su fuente de actividad y manténgase en
contacto con sus compañeros desde el teléfono móvil o la tableta.
Mantenga un seguimiento de los proyectos
Organice los proyectos y las tareas para ver mejor las próximas entregas en
SharePoint, Outlook y Microsoft Project.

Mantenga el equipo conectado
Configure un nuevo sitio de grupo en cuestión de minutos, haga un seguimiento
de las notas de reuniones y coloque todo el correo electrónico y los documentos
de su equipo en un lugar.
Almacene y sincronice los documentos
Sincronice el contenido de SharePoint en su escritorio con SkyDrive Pro, de modo
que los documentos estén a tan solo un clic, incluso si está desconectado.
Información extraída de la página oficial: http://office.microsoft.com/es-
mx/sharepoint/

Página Oficial: http://office.microsoft.com/es-mx/sharepoint/
Página Oficial Office 365: http://office.microsoft.com/es-mx/business/que-es-of-
fice-365-para-empresas-FX102997580.aspx
Consultar página oficial: https://sites.google.com/site/todosharepoint/contacto-
profesional-neiy-darry-briceno-rodriguez-sharepoint

Referencia
 Gretter, G. (2011). ¿Qué es una Intranet?, Diciembre 16, 2011, de GRUPO
INNOVA Sitio web:
http://www.innovaportal.com/innovaportal/v/75/1/innova.front/que_es_una
_intranet
 Lafrance, J. (2001). Intranet Ilustrada. Montevideo, Uruguay: Trilce.
 Alonso, J. (2006). La Intranet como Herramienta para las Comunicaciones
Corporativas Caso Warner Channel. Caracas, Venezuela: UCV.
 Estrella, R. (2008). Historia de las Intranets, Octubre 11, 2008, Tecnología de
la Internet Blog personal:
http://tecnologiadelainternet.blogspot.com/2008/10/historia-de-las-
intranets.html

¿Mi negocio necesita una intranet? por Neiy Briceño

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