Actividad academica realizada para el docente Jorge Mario Zuluaga de la carrera Ciencias de la información

1. DISEÑO DE ARCHIVOS Y USO DE ARCHIVO Y USO DE DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO
SECUNDARIO
ESTUDIANTES:
LUZ ANGELA JOYA ALMEYDA
ARMANDO MASMELAS BOJACÁ
CESAR TULIO RIVERA ZULUAGA
YEIMY ANDREA GARAY MORALES
CAMILO ANDRÉS BRAVO FLÓREZ
LEIDY YOJANA CASTAÑEDA HURTADO
NATALIA CAROLINA RODRIGUEZ CARDENAS
DOCENTE:
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIADELA INFORMACIÓN Y LA DOUMENTACIÓN BILIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSITICA
ARMENIA, QUINDIO
2016

2. CONTENIDO
 INTRODUCCION
 OBJETIVO
 DISEÑO DE ARCHIVO
1. Terminología básica
2. Diagrama de estructura de datos
3. Tipos de archivo
4. Respaldo y recuperación de archivo
 DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO SECUNDARIO
 CONCLUSIONES
 BIBLIOGRAFIA

3. INTRODUCCION
 Los sistemas de información de las entidades, están encaminados hacia el uso
de archivos y bases de datos. Los datos son acumulados en los archivos, los
cuales son procesados o mantenidos por el sistema; las bases de datos se
encargan de acumular los datos producto de las transacciones y otros archivos
generados por cada entidad, con el fin de ser usados bajo diferentes
aplicaciones.
 En este trabajo se pretende conocer algunos de los términos que hacen parte
del lenguaje de archivos y el papel que juegan dentro de un sistema de
información

4. OBJETIVOS
GENERAL
Adquirir un panorama de diseño de archivos y el uso de los dispositivos de
almacenamiento secundarios.
ESPECIFICOS
 Familiarizarnos con el lenguaje de diseño de archivos.
 Conocer los dispositivos de uso secundario para el almacenamiento de datos.

5. DISEÑO DE ARCHIVOS
¿Qué es?
Es la recopilación de datos, los cuales son ordenados y procesados en un
programa de archivos dentro de un sistema, teniendo en cuenta que las entidades
de hoy en día están encaminadas al uso de archivos sistematizados y bases de
datos. Estos datos se acumulan en archivos que son procesados y mantenidos por
el sistema.
Se debe tener en cuenta:
 Los datos que se van a incluir
 La longitud de cada registro, con base en las características de los datos
 La secuencia de los registros dentro del archivo.
 No obedecen a un tamaño predeterminado, pueden ser archivos pequeños o
grandes

6. Dato: cada uno de los elementos de un archivo,
conocido como campos. Como por ejemplo los
campos que hay que llenar en un cheque
Registro: Conjunto completo de datos
relacionados, pertenecientes a una entrada
Llave de registro: Dato del registro cuyo
valor es único en todos los registros del
archivo, es utilizado con fines de identificación

7. Entidad: Es cualquier persona, lugar, cosa o evento de
interés para la organización, acerca de la cual se
capturan, almacenan o procesan datos. Ejemplo: Los
pacientes y los exámenes son entidades de interés en los
hospitales.
Archivo: Es una colección de registros
relacionados, se incluye cada registro en un
archivo, ya que pertenece a la misma entidad.
Bases de datos: Colección integrada de datos
almacenados en distintos tipos de registros, de
forma que sean accesibles para múltiples
aplicaciones.

8.  Los diagramas de estructuras de
datos, son herramientas básicas que
muestran los requerimientos lógicos,
para la aplicación n de un sistema de
información. Tienen cuatro finalidades:
1. Verificar los requerimientos de
información
2. Describir los datos asociados con las
entidades
3. Mostrar la relación entre entidades
4. Comunicar los requerimientos de datos
a un diseñador de archivo o
administrador de la base de datos.
5. Construir un modelo lógico del sistema
que facilite su comprensión.

9.  Identificar las entidades dentro del sistema,
pueden ser: personas, objetos, actividades etc.
 Determinar las claves de las entidades
 Establecer las relaciones entre las entidades
 Diseñar el modelo de datos
 Identificar y describir los atributos de las
entidades
 Verificación sobre el diagrama

10.  NOMBRE DE LA ENTIDAD
 LLAVE DE REGISTRO
 CAMPOS
CHEQUE
NOMBRE DE LA CUENTA
Número de cheque
Fecha
Portador
Monto de la transacción

11.  ARCHIVO MAESTRO: Es un conjunto de registros importantes acerca
de las actividades de una organización. Por ejemplo:
El archivo maestro de un sistema de pagos de cuenta, muestra el balance
de cada vendedor o proveedor, al cual se le compra provisiones o
servicios.
ARCHIVO
MAESTRO
Información del
estado actual
Resumen
histórico del año
Vendedor N° 1258 Nombre
HECHO EN
COLOMBIA
Balance actual
13.846.450
Compras desde el 1° de
Enero hasta la fecha
5.234.678
fecha compras compras pagos

12. ARCHIVOS DE TRANSACCIONES:
 Es un archivo temporal con dos propósitos:
 Actualizar datos al momento en el que ocurran
 Actualizar los archivos maestros para reflejar los resultados de las transacciones
actuales.
CARPETAS DE EVENTOS
COMPRAS
Datos de
documento
fuente
PROCESO DE
ACTUALIZACIÓN
Las transacciones
se procesan para
actualizar el
archivo maestro
pagos
Detalles de
la
transacción
Archivo
maestro
actualiza
do
Cambios de
registros
Archivos
maestros
Transacción
de la Cía.
proveedora
datos con
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inicial
datos del
nuevo
balance
Transaccio
nes de la
Cía.
T
R
A
N
S
A
C
C
I
O
N
E
S

13.  ARCHIVO DE TABLAS: Los archivos de tablas contienen datos de
referencia utilizados en el procesamiento de transacciones, actualización de
los archivos maestros o producción de salidas.
.

14.  ARCHIVO DE REPORTES: Son
archivos temporales, que se utilizan
cuando el tiempo de impresión no
está disponible para todos los
reporte producidos.
 La computadora escribe el
documento a un archivo en disco o
cinta magnética, donde permanece
hasta que pueda imprimirse.
los archivos de reporte se pueden
usar con dispositivos de salida
como: graficadoras, unidades
de microfilm, y microficha o
sistema tipográfico comercial.

15. También se encuentran de acuerdo a:
 ELMENTOS:
 Archivos de entrada: estos archivos
están compuestos por una serie de
datos almacenados en un dispositivo
de entrada.
 Archivos de salida: estos archivos
contienen aquella información que se
la visualiza desde la computadora.
 Archivos de situación: estos archivos
contienen información que es
actualizada constantemente.
 Archivos constantes: estos archivos
están conformados por registros
cuyos campos son fijos o bien, de
baja frecuencia de variación.
Archivos históricos: está compuesto
por datos que varían en el tiempo y
con información de los archivos
actualizados.
 Archivos de movimiento: esta clase
de archivos se utilizan junto con los
constantes y poseen en común algún
campo.
 Archivos de maniobra: estos se
crean en el momento en que se
ejecuta algún programa y se borran
una vez que finaliza la ejecución, son
auxiliares.

16.  DATOS QUE ALMACENA:
 ASCII: en este tipo de archivo los
datos son almacenados a través de
un simple texto. Esto permite
intercambiar a los datos que
contienen así como también para
crear archivos que el propio usuario
pueda modificar.
 BINARIO: esta clase de archivos,
en cambio, almacena información
en un lenguaje al que sólo la propia
computadora comprende, por
ejemplo colores, sonidos, imágenes
u órdenes. Estos archivos son de
menor peso que los anteriores.

17.  MECANISMO ACCEDER A LOS
ARCHIVOS:
 Archivos directos: en estos cada
registro puede leerse y escribirse
directamente. Esto se logra con la
expresión de su dirección en el
fichero.
 Archivos secuenciales: en estos
archivos los registros se organizan de
manera secuencial de manera tal que
para leer uno, se deben haber leído
los anteriores.
 Archivos de índices: en estos archivos
se puede acceder a los registros a
partir de la contraseña que posean.

18.  Debido a que los sistemas de información son vulnerables a problemas que
pueden causar la perdida accidental de los datos, los analistas, en su tarea de
preservación de los datos de los archivos tanto maestros como de transacción,
desde la fase de diseño y durante toda la vida del sistema.
 Los archivos de respaldo duplican el conjunto original de datos
 La naturaleza de los archivos con archivo secuencial, proporciona un esquema
listo y virtualmente automático de respaldo.

19.  ,
GENERACION DE UN ARCHIVO
MAESTRO
Técnica del padre- hijo: Esta
técnica desarrolla las dos
generaciones de archivos maestros
que generalmente existen como
resultado del ciclo de actualización
normal, en archivos secuenciales,
por lo menos tres generaciones
ARCHIVO
MAESTRO
CREADO
AYER
ACTUALIZACION DEL
PROCESO CON LAS
TRANSACCIONES DEL
LUNES
ARCHIVO
MAESTRO
CREADO
EL
MARTES
ACTUALIZACION DEL
PROCESO CON LAS
TRANSACCIONES DEL
MARTES
ACTUALIZACION DEL
PROCESO CON LAS
TRANSACCIONES DEL
MIERCOLES
ARCHIVO
MAESTRO
CREADO EL
MIERCOLES
ARCHIVO
MAESTRO
CREADO EL
JUEVES
TRANSACCIONES
ACUMULADAS DEL
LUNES
TRANSACCIONES
ACUMULADAS
DEL MARTES
TRANSACCIONES
ACUMULADAS
DEL MIERCOLES
Lunes
Martes
Miércoles
abuelo
padre
hijo
GENERACION DE UN
SISTEMA DE RESPALDO
PARA ARCHIVOS
SECUENCIALES

20.  VACIADO DE UN ARCHIVO MAESTRO
Es el proceso de duplicar un archivo para crear otra copia e él. Un programa
aparte del sistema se ejecuta para leer los datos del archivo maestro y escribe los
datos de este en un archivo de respaldo.

21. COPIAS IMÁGENES DEL REGISTRO
En entidades grandes, por ejemplo los registros del seguro social.

22. DISCOS FLEXIBLES:
Se utilizan para almacenar
información de naturaleza
informática, para lo cual se
insertan en un dispositivo —
la unidad de disco— donde
una cabeza de
lectura/escritura puede
escribir información
alterando la orientación
magnética de las partículas
de su superficie
DISCOS DURO
Es un dispositivo de
almacenamiento el cual, para
almacenar los datos o los
programas, utiliza un conjunto de
discos rotatorios con un
recubrimiento magnético,
llamados platos [platters]. En el
uso cotidiano, los términos disco
duro, unidad de disco duro y
unidad dura [hard disk, hard disk
drive y hard drive] son
intercambiables, debido a que el
disco y el mecanismo de la
unidad conforman una misma
entidad
CINTAS MAGNÉTICAS
Soporte flexible de
almacenamiento o medio
utilizado para guardar
información, esta se graba en
pistas sobre una banda plástica
donde se deposita una fina
película magnética,
generalmente óxido de hierro, Cr,
Fe-Co, Co-Ni. Es posible
almacenar información variada
como vídeo, audio y datos.

23. ALMACENAMIENTO OPTICO
Las grandes cantidades de documentos y archivos que producen y reciben las
entidades, han creado la necesidad de dispositivos de almacenamiento con mayor
capacidad.
Los dispositivos de almacenamiento óptico hacen posible que la localización de la
información sea precisa porque actúan rayos laser.
Escribir información en un medio óptico es algo complicado ya que ellos perforan
físicamente la superficie para reflejar la luz del laser.

24.  CD y DVD. Los discos ópticos son medios de almacenamiento movibles que
tienen la capacidad de guardar grandes cantidades de datos en espacio
reducido. Los discos ópticos son un plástico de forma circular con picos y
valles, que son leídos por un rayo láser.

25. CONCLUSION
 Para nosotros como futuros profesionales de la información, es importante
tener conocimiento sobre como se forman los archivos sistematizados, su
alcances dentro de una compañía, así como la forma de operar de estos, la
manera de respaldo de estos archivos, los dispositivos existentes para guardar
información . Esto hará de nuestro trabajo de salvaguardas de la información
más sencillo, rápido, eficaz tanto para nosotros, como para los usuarios a la
hora de acceder a la información.
 El correcto diseño de archivos es necesario para preservar la información y
facilitarla a los usuarios, si esto se hace de una manera organizada ayuda a la
productividad de las entidades donde se lleva a cabo
 Los dispositivos de almacenamiento secundario son necesarios para conservar
la información frente a posibles daños en los equipos o en su memoria primaria

26. BIBLIOGRAFIA
https://www.ecured.cu/images/b/b6/Soporte_CD_01_1.jpg
https://www.google.com.co/search?q=diagrama+de+estructura+de+datos
Enciclopedia de Clasificaciones. (2016). Tipos de archivos. Recuperado de:
Fuente: http://www.tiposde.org/informatica/105-tipos-de-
archivos/#ixzz4Nph9xxbJ
Senn, J. A, Análisis y diseño de sistemas de información, México, McGraw-Hill