1. QSU 4013
Pengurusan Mesyuarat

2. Pengurusetiaan Mesyuarat
• Tanggungjawab
– Sebelum
– Semasa mesyuarat
– Selepas mesyuarat

3. Intro

4. 1 Jenis
1. Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
2. Mesyuarat Agung Tahunan
3. Mesyuarat Agung Luar Biasa
4. Mesyuarat Agung Tergempar

5. MESYUARAT JAWATANKUASA KERJA
 Ahli dipilih dalam mesyuarat agung.
 Subjenisnya: mesyuarat jawatankuasa
induk dan jawatankuasa kerja.
 Kekerapan: bergantung pada kehendak
perlembagaan, peraturan tetap, keperluan
organisasi itu.
 Notis sekurang-kurangnya 48 jam
 Kuorum: lazimnya dua pertiga.

6. MESYUARAT AGUNG TAHUNAN
 Lazimnya sekali setahun, setelah berakhirnya tahun
keawangan. Notis tidak kurang daripda 14 hari.
 Tujuan (bergantung pada perlembagaan):
 membentangkan laporan tahunan
 meluluskan penyata kira-kira
 merancang aktiviti tahun berikutnya
 memilih ahli-ahli jawatankuasa baharu
 meluluskan sesuatu usul
 Korum: 2/3 jumlah ahli berdaftar. Jika kuorum tidak
cukup selepas 30 minit, mesyuarat hendaklahlah
ditangguhkan ke tarikh lain (tidak lebih 30 hari)

7. MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA
 Jarang berlaku
 Diarah oleh AJK atau diminta 1/3 ahli
berdaftar dengan tujuan
 membubarkan AJK yang ada dan memilih AJK
baharu
 mengubah perlembagaan atas keperluan yang
mendesak
 menyelesaikan masalah kewangan yang kritikal

8. MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA
 Diadakan dalam tempoh 5 hari dari tarikh
permintaan.
 Paparan notis mesyuarat dan agenda
sekurang-kurangnya 48 jam sebelum
mesyuarat.
 Kuorum mesyuarat agung diterima pakai.
 Jika kuorum tidak mencukupi, mesyuarat
hendaklah dibatalkan dan mesyuarat untuk
tujuan yang sama tidak boleh diadakan dalam
tempoh enam bulan.

9. MESYUARAT TERGEMPAR
 Subjenis mesyuarat jawatankuasa;
lebih kurang mesyuarat khas.
 Tujuan: membincangkan isu yang
memerlukan kata putus segera.
Contoh: hendak memecat ahli yang
melanggar disiplin.

10. Dilaksanakan beberapa kali dalam setahun dan
setengah persatuan menetapkan bilangan
mesyuarat ini .
Semakin kerap diadakan mesyuarat
jawatankuasa semakin baik .

11. penentuan pembukaan pengesahan
menamatkan mesyuarat
panduan perbincangan
perkara berbangkit

12. Pengerusi perlu memastikan samada
kourum telah mencukupi atau tidak .
Untuk mesyuarat jawatankuasa , ahli
kourum tidak boleh kurang daripada 2 / 3
ahli yang ada dalam jawatankuasa penuh .

13. Pengerusi boleh menunggu tidak lebih
daripada 15 atau 30 minit untuk korum
dipenuhi oleh ahli jawatankuasa .
Setiausaha harus merekodkan bahawa
mesyuarat itu dibatalkan kerana tidak
mencukupi korum .
Jika perlu , perbincangan tidak formal
boleh diadakan tanpa rekod dan kuasa .

14. Agenda dan minit mesyuarat akan
diedarkan .
Pengerusi berperanan mengisytiharkan
mesyuarat secara rasmi diikuti dengan
kata – kata aluan beliau .

15. Jika mesyuarat tersebut merupakan
mesyuarat kali pertama , tujuan mesyuarat
perlu dinyatakan .
Seterusnya , pengerusi bertanggungjawab
membaca agenda mesyuarat hari itu dan
bertanya kepada ahli kourum jika ada
sesiapa yang mencadangkan sebarang
pembetulan kepada minit tersebut .

16. Pengerusi perlu menurunkan tandatangan
ringkasnya untuk setiap pembetulan .
Setiausaha mempelawa cadangan dan
sokongan minit itu disahkan sebagai betul .
Selepas minit disahkan , pengerusi akan
menandatangani minit itu dengan serta –
merta dan menulis tarikh di tempat yang
disediakan .

17. Perkara – perkara yang dicetak dalam
minit mesyuarat akan diteliti secara satu
persatu dan ahli – ahli boleh
membangkitkan soalan untuk dijawab oleh
setiausaha atau orang berkenaan yang telah
ditugaskan .

18. Ahli – ahli hanya dibenarkan meminta
maklumat sahaja , perbincangan tambahan
atau perbincangan baru terhadap perkara
yang berbangkit itu tidak dibenarkan .

19. Pengerusi perlu bersikap berkecuali dan
tidak boleh bersikap berat sebelah atau
menonjolkan pengaruh .

20. Pengerusi harus menghormati pandangan
orang ramai seperti seorang seorang hakim
dan ahli – ahli jawatankuasa adalah jurinya .
Segala perkara yang telah dibincangkan
dan diputuskan mestilah dipikul bersama
ahli jawatankuasa dan mendapat sokongan
sepenuhnya semasa pelaksanaan .

21. Pengerusi bertanggungjawab untuk
menamatkan atau menutup mesyuarat
secara rasmi .
Masa yang sesuai untuk menamatkan
mesyuarat bergantung kepada pengerusi .
Mesyuarat boleh ditutup sekiranya
difikirkan bahawa meneruskan mesyuarat
tidak mendatangkan hasil .

22. Pengerusi akan mengucapkan terima kasih
kepada ahli – ahli yang hadir dan atas
kerjasama mereka .
Apabila semua urusan dalam mesyuarat
telah diselesaikan , pengerusi akan
menjemput seorang pencadang dan
penyokong untuk menamatkan mesyuarat
tersebut .

23. Salah seorang ahli akan bangun
menyampaikan penghargaan kepada
pengerusi .
Untuk melicinkan perjalanan pertubuhan
dan jabatan , tarikh mesyuarat akan datang
ditetapkan terlebih dahulu sebelum
mesyuarat ditangguhkan oleh pengerusi .
Beliau akan mengucapkan “ Dengan ini
saya menangguhkan mesyuarat ini dengan
rasmi ” .

24. 3 Agenda
 Maksud: kertas yang menyenaraikan
perkara yang akan dibincangkan dalam
mesyuarat.
 Panduan 1: pengerusi berbincang dengan
setiausaha tentang isi kandungan agenda.
 Panduan 2: Tidak perlu dijadikan agenda
jika perkara itu boleh diputuskan oleh pihak
pengurusan; dapat dilaksanakan secara
bersurat atau melalui telefon.

25. BENTUK AGENDA
 Rangka … Tajuk sahaja; paling lazim.
 Lengkap … Tujuan setiap agenda dan rangka
ketetapan yang perlu diputuskan dicatatkan.
 Salinan Pengerusi … Lengkap dan ada
ruangan kosong di bahagian tepi kertas
agenda untuk catatannya.
 Salinan Setiausaha … Sama dengan yang
dimiliki oleh pengerusi atau lebih lengkap demi
memudahkannya mencatat minit mesyuarat.

26. 4 Semak
(Tatacara dan Pengendalian Mesyuarat)
Penting diikuti demi kelancaran mesyuarat.
Dapat disusun semula berdasarkan
tanggungjawab individu dalam urus setia.
Perlu disesuaikan dengan keperluan sebenar
dan perkembangan semasa.

27. TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil. Butiran
Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat
1. 
mesyuarat bersama pengerusi.
2. Merancang peruntukan masa setiap agenda. 
3. Menempah bilik mesyuarat. 
4. Menempah minuman. 
5. Menyediakan fail. 
Mencetak bahan (sekurang-kurangnya agenda
6. 
dan minit) dan memasukkannya ke dalam fail.
7. Menyediakan kemudahan peralatan seperti LCD. 

28. TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil. Butiran
8. Memberitahu pihak yang akan menyediakan

kertas kerja (jika ada).
9. Menentukan kertas kerja diterima dalam tempoh

1 hari sebelum mesyuarat.
10. Menyediakan salinan kertas kerja. 
11. Menyediakan ringkasan eksekutif jika kertas kerja

melebih 15 muka surat (tidak termasuk lampiran).
12. Menyusun agenda mesyuarat: perutusan
pengerusi, mengesahkan minit mesyuarat yang

lalu, perkara berbangkit, pembentangan kertas
kerja, hal-hal lain, dan penutup.

29. TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil. Butiran
13. Menyediakan surat jemputan yang mengandungi
maklumat asas seperti nama jawatankuasa, tarikh
dan tempat mesyuarat, masa mula dan masa 
dijangka tamat, agenda mesyuarat, nama pengerusi,
jenis pakaian.
14. Menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput
dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan, 
jawatan wakil hendaklah dinyatakan.
15. Menghantar surat jemputan mesyuarat dan dokumen
berkaitan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum 
mesyuarat.
16. Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih 
dan kemas.*
*Sejam sebelum mesyuarat.

30. TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil. Butiran
17. Menentukan tempat duduk yang mencukupi 
disediakan dan jika perlu.*
18. Menyediakan dan menyusun tanda nama ahli-ahli

mesyuarat yang akan hadir mengikut kekananan. *
19. Memastikan alat pembesar suara disediakan dan

berfungsi. *
20. Memastikan alat-alat tulis disediakan di atas meja,

jika perlu. *
21. Memastikan overhead projector dan peralatannya 
disediakan, jika perlu. *
22. Memastikan semula tempahan minuman ringan telah 
dibuat. *
*Sejam sebelum mesyuarat.

31. TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil. Butiran
23. Berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk
menentukan senarai ahli-ahli yang akan hadir. 
24. Menyediakan senarai ahli yang akan hadir dua hari

sebelum mesyuarat diadakan.
25. Meneliti maklum balas dan mengenal pasti tindakan
bagi menyelesaikan masalah-masalah yang timbul, 
dua hari sebelum mesyuarat.
26. Menerangkan kepada ahli mesyuarat tentang cara
memberi penghormatan (address) kepada pengerusi 
dalam mesyuarat, jika pengerusi baharu.
27. Mengingatkan ahli mesyuarat agar memberitahu
pengerusi atau setiausaha sekiranya berhajat 
meninggalkan mesyuarat.

32. TINDAKAN SEMASA MESYUARAT
Bil. Butiran
1. Mengedarkan buku kehadiran. 
2. Menyimpan buku kehadiran. 
3. Mencatat minit mesyuarat. 
4. Mengedarkan bahan-bahan yang baharu diterima. 
5. Memastikan minuman diterima pada masanya. 
6. Mengedarkan minuman kepada pengerusi dan ahli 
terpilih, jika perlu.
7. Melaksanakan tugas khas yang diarahkan oleh
pengerusi semasa mesyuarat seperti mengambil 
sesuatu di pejabat.

33. TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
Bil. Butiran
1. Memastikan peralatan dan sisa minuman
dikemaskan. 
2. Menentukan bilik mesyuarat kemas selepas

mesyuarat.
3. Mendraf minit, sehari selepas mesyuarat.

4. Menaip draf minit. 
5. Menyemak draf minit kali pertama, dua hari selepas

mesyuarat.
6. Menyemak draf minit kali kedua, dua hari selepas

mesyuarat.

34. TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
Bil. Butiran
7. Meyemak draf minit bersama pengerusi untuk
mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari 
selepas tarikh mesyuarat.
8. Mencetak minit yang sudah dipersetujui oleh

pengerusi.
9. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran minit.

10. Mengedarkan minit yang telah diluluskan dalam

tempoh seminggu selepas tarikh mesyuarat.
11. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran borang
tindakan susulan dengan menyatakan tempoh yang 
diberi untuk menyempurnakan borang itu ialah dua
minggu.

35. TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
Bil. Butiran
12. Mengedarkan borang tindakan susulan kepada
mereka yang berkaitan sahaja sehari selepas minit 
mesyuarat diedarkan.
13. Mengutip semula borang tindakan susulan.

14. Merumus tindakan susulan (menganalisis dan
membuat ringkasan). 
15. Menyemak tindakan susulan. 
16. Membincangkan tindakan susulan dengan pengerusi. 
17. Mengedarkan rumusan tindakan susulan kepada 
semua ahli mesyuarat.

36. MINIT MESYUARAT
Pengenalan
• Minit adalah satu bentuk rekod yang bertulis
tentang perkara yang dibincangkan dalam
sesuatu mesyuarat. Sekiranya tidak dibuat
sebarang catatan, rekod tidak dapat disimpan
dengan sempurna dan segala perbincangan
yang diadakan tidak dapat di ambil tindakan
susulan.

37. FORMAT MINIT MESYUARAT
 Kandungan
• Kandunga minit adalah bergantung pada jenis mesyuarat yang
dijalankan itu.Perkara berikut adalah penting untuk
dimasukkan sebagai kandungan dalam minit mesyuarat itu.
 Tajuk
• Nama pertubuhan,persatuan sukan yang menjalankan
mesyuarat itu
• Jenis mesyuarat yang dijalankan itu,misalnya
Mesyuarat Jawatankuasa,Mesyuarat Agung Tahunan,dan
lain-lain.
• Tempat mesyuarat itu diadakan:Bilik, jabatan atau
pertubuhan dan alamat penuh.

38. Kehadiran
• Catatan nama Pengerusi,Timbalan Pengerusi,
Setiausaha,Timbalan Setiausaha,Bendahari,dan ahli-ahli
jawatankuasa.Adalah penting catatan nama ahli-ahli
mesyuarat itu disusun mengikut hirarki ahli yang hadir.
• Nama pegawai utama pertubuhan itu dicatat di sebelah kiri
dan jawatan mereka dicatat di sebelah kanan.Jika
perlu,catat juga nama jawatan mereka yang sebenarnya di
bawah nama mereka masing-masing.
• Nama ahli-ahli jawatankuasa diletakkan di sebelah kiri
tetapi jawatan mereka yang sebenarnya dicatatkan di
sebelah kanan.

39. YANG TIDAK HADIR DENGAN SEBAB
• Setiausaha perlu mencatatkan nama ahli yang
tidak hadir dengan alasan sekali.Sebagai
alasan, memadai dicatatkan sebagai tidak
hadir dengan bersebab sebagai tajuk kecil
dalam minit itu.Ini disusuli dengan senarai
nama mereka yang tidak hadir itu.

40. FORMAT MINIT MESYUARAT
(1) JUDUL MINIT MESYUARAT
(2) BUTIRAN AM
i. Tarikh :
ii. Masa :
iii. Tempat :
iv. Kehadiran :( catatkan anggota yang tidak hadir )
(3) AGENDA ( jika perlu dicatatkan )
i. Ucapan Pengerusi
ii. Membentang dan mengesahkan minit
mesyuarat lalu
iii. Perkara-perkara berbangkit
iv. Membincangkan isu
v. Membincangkan isu
vi. Hal-hal lain

41. FORMAT MINIT MESYUARAT
(4) KETERANGAN AGENDA
Isi perbincangan agenda dicatat oleh pencatat minit mesyuarat.
(5) TINDAKAN
Siapakah yang bertanggungjawab?
(6) UCAPAN PENANGGUHAN
Ucapan penangguhan oleh Pengerusi. Dicatat juga masa
mesyuarat ditamatkan.
(7) PENCATAT
Dicatatkan nama orang yang mencatat minit mesyuarat.
(8) PENGESAHAN PENGERUSI
Pengerusi menandatangi minit mesyuarat
tanda pengesahan.

42. MINIT YANG BAIK
 Sah
• Fakta-fakta yang ditulis dalam minit mesyuarat itu tepat.Bahan yang dicatatkan
itu adalah bersamaan dengan perkara yang timbul dalam mesyuarat itu.
 Lengkap
• Minit mesyuarat itu padat dan lengkap dan tiada bahan yang tertinggal atau
ditokok tambah.Bahan catatan itu tersusun agar orang dapat memahaminya
walaupun seseorang itu tidak hadir dalam mesyuarat.Mereka dapat mengikuti
perjalanan mesyuarat itu dengan cara yan mudah.
 Ringkas
• Minit mesyuarat itu juga ringkas dan mudah diikuti tetapi jangan sampai
mengurangkan pemahamannya.Catatan minit mesyuarat direkodkan secara
tepat,padat dan jelas.

43. Pengedaran Minit Mesyuarat
• Pengedaran minit mesyuarat kepada ahli-ahli
dilakukan sekurang-kurangnya seminggu selepas
mesyuarat.
• Draf minit dikemukakan kepada pengerusi untuk
kelulusan dan persetujuannya tidak lewat dari tiga
hari selepas tarikh berlangsungnya mesyuarat itu.
• Minit mesyuarat itu perlu dicetak lebih kerana kerap
kali ada ahli yang tidak membawa minit bersama
mereka semasa mesyuarat.

44. 5 Minit
10 fakta berasaskan PKPA 2/1991,
standard kualiti yang pernah
diamalkan dan pengalaman
personal perlu dijadikan panduan.

45. 1.Format PKPA 2/1991 … Format minit
mesyuarat yang diperakukan oleh Kerajaan
Malaysia terdapat dalam Lampiran A
Pekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2
Tahun 1991 (PKPA 2/1991).
1.Sediakan Secepat Mungkin … Draf
minit untuk kelulusan pengerusi hendaklah
dikemukakan kepada pengerusi untuk
mendapat persetujuan tidak lewat daripada
tiga hari selepas tarikh mesyuarat
diadakan.

46. 1.Pengedaran Minit …Minit mesyuarat yang
telah disemak oleh Pengerusi hendaklah
diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak
lewat daripada satu minggu selepas mesyuarat
diadakan itu. Edarkan minit sekali lagi sejurus
sebelum mesyuarat berikutnya bermula.
1.Minit Padat … Minit direkodkan secara
padat, tepat dan jelas. Catatan setiap perkara
yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan
nota yang menunjukkan sama ada tindakan
lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja.
PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (iv).

47. 1.Tiada Kolum … PKPA 2/1991 tidak
mencatatkan keperluan kolum untuk minit.
INTAN dan agensi kerajaan yang utama
mematuhi pekeliling itu. "Kami mematuhi PKPA
dan Manual Latihan Pengurusan Mesyuarat dan
Jawatankuasa Kerajaan yang dikeluarkan oleh
MAMPU, ” Shahril Annuar Ahmad, Pegawai INTAN
Kawasan Utara.
1.Tindakan … Perkataan "Tindakan"
dihitamtebalkan dan dikanankan.

48. 1.Jangan Ada-adakan yang Tak Perlu …
Tidak perlu nama dan tandatangan
setiausaha di akhir minit. Kenyataan
disemak oleh pengerusi, ruangan
tandatangan dan namanya juga tidak perlu.
Rasional: nama setiausaha sudah ada dalam
senarai; minit disahkan dalam mesyuarat bukan
oleh pengerusi. Tidak perlu dicatat "disemak oleh
pengerusi" kerana itu tugas rutinnya.
Penomboran … Baik ikut sistem perpuluhan atau
gabungan perpuluhan, huruf kecil dalam
kurungan dan angka Roman kecil dalam
kurungan.

49. 1.Ada Sistem Pengesanan … Urus setia
bertanggungjawab mengesan pelaksanaan
keputusan mesyuarat dengan
menggunakan borang khas (Lampiran B).
PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (vi).
1.Penutup … Tidak perlu ditulis tajuk bagi
bahagian penutup.

50. 6
Susulan
Dapat memendekkan masa perkara berbangkit.
Gunakan borang yang sesuai untuk mendapat
maklum balas.
Catatkan petikan minit dan hantar kepada
semua ahli dua minggu sebelum mesyuarat
yang berikutnya.
Dapatkan respons melalui telefon atau secara
bersemuka.

51. KUALITI PENGERUSI
Pengerusi perlu memiliki kualiti peribadi yang
 tenang, peramah, mesra
 boleh berfikir secara objektif dan jelas
 berpengetahuan cukup tentang tatacara
mesyuarat
 berkeupayaan mengawal diri dan sentiasa
berhubung rapat dan bekerjasama dengan
setiausaha.

52. KUASA PENGERUSI
 Kuasanya mengatasi semua yang hadir
dalam mesyuarat.
 Keputusannya tentang tatacara mesyuarat
muktamad.
 Dia mempunyai undi pemutus; digunakan
apabila berlaku persamaan undi antara
pencadang dengan pembangkang.
 Dia sahaja yang boleh memula dan
menangguhkan mesyuarat ... mesti dilakukan
tepat pada waktunya.

53. PERLAKUAN PENGERUSI
 Pengerusi Duduk … Ketika ahli mesyuarat
sedang berucap, pengerusi perlu duduk
kerana tiada sesiapa pun dibenarkan
bercakap ketika pengerusi sedang berdiri.
 Pengerusi Berdiri … Ketika berucap
pengerusi perlu berdiri kecuali dalam
mesyuarat jawatankuasa.
 Ahli Berdiri … Ahli juga hendaklah berdiri
semasa berucap kecuali dalam mesyuarat
jawatankuasa.

54. SASARAN PEMBICARAAN
 Sasaran pembicaraan ialah pengerusi.
Soalan, komen atau pandangan mestilah
ditujukan kepadanya pengerusi, bukan
kepada orang tertentu dalam mesyuarat.
 Gunakan pembuka bicara yang sopan
apabila memulakan ucapan seperti “Tuan
Pengerusi, izinkan saya mengemukakan
pertanyaan kepada ….” dan “Tuan
Pengerusi, bolehkah pembicara menyatakan
kepada kami …."

55. JIKA PENGERUSI BERTANDING
 Jika pengerusi bertanding untuk
mempertahankan kedudukannya sebagai
pengerusi, dia tidak boleh
mempengerusikan mesyuarat itu semasa
pengundian dijalankan. Naib pengerusi atau
seorang pengerusi sementara mesti
mengambil alih tempatnya. Sekiranya dia
dilantik semula, dia bolehlah
mempengerusikan mesyuarat seterusnya
jika dipersetujui oleh ahli-ahli mesyuarat.

56. PENYINGKIRAN PENGERUSI
 Pengerusi boleh disingkirkan. Seorang ahli
mengemukakan usul undi tidak percaya kepada
pengerusi. Usul itu perlu disokong dan dikemukakan
kepada mesyuarat oleh setiausaha. Jika usul itu
mendapat sokongan ramai, pengerusi mesti
mengosongkan kerusinya. Seterusnya, mesyuarat
perlu memutuskan sama ada ditangguhkan atau
dilantik pengerusi baharu.
 Undi tidak percaya seperti ini hanya berkuat kuasa
untuk satu-satu mesyuarat. Jika hal ini berlaku,
lazimnya pengerusi akan meletakkan jawatan.

57. TK