Bài Giảng Tổng Quan Về Quản Lý Dự Án

1. Quản trị dự án
trên máy tính
với Microsoft Project
Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ
Hà Nội

2. Lộ trình môn học
 Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án
 Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)
 Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án
 Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc
 Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch
 Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực
 Bài 7: Quản lý chi phí dự án
 Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án
 Bài 9: Ôn tập và kiểm tra

3. BÀI 2
Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)

4. Nội dung chính
 Các thành phần cần quản lý trong
dự án
 Mục tiêu quản lý công việc
 Mục tiêu quản lý nguồn lực
 Mục tiêu quản lý thời gian
 Mục tiêu quản lý chi phí
 Thuật ngữ tiếng Anh cho MSP
 Tổng quan lợi ích/tác dụng công
cụ MSP
 Thiết lập hệ điều hành để chạy
MSP
 Khái niệm Task, Duration, Date,
Resource, Cost
 Gantt Chart
 Task Usage
 Team Planner
 Resource Sheet
 Network Diagram
 Calendar
 Timeline
 Resource Graph
 Resource Usage
 Resource Form
 Task Form
 Task Sheet
 Tracking Gantt

5. Các thành phần cần quản lý
 Công việc
 Tổ chức phân rã công việc
 Tình trạng hoàn thành
 Thứ tự ưu tiên
 Mối quan hệ với các công việc
khác
 Nguồn lực
 Danh sách các loại nguồn lực
 Tình trạng từng nguồn lực
 Số lượng, phân bố nguồn lực
 Tải công việc
 Bảng phân công nhiệm vụ
 Bảng theo dõi thời gian
 Thời gian
 Thời gian kế hoạch
 Thời gian thực tế
 Độ sai lệch thời gian
 Lịch làm việc chung dự án
 Lịch làm việc từng cá nhân, nhóm
 Lịch làm việc của máy móc thiết bị
 Chi phí
 Chi phí kế hoạch
 Chi phí thực tế
 Các hạng mục chi phí
 Sai lệch chi phí
 Chi phí làm việc, chạy máy theo giờ
 Chi phí vật tư theo sản phẩm
 Các khoản điện, nước, vận chuyển….

6. Mục tiêu quản lý công việc
1. Trình tự công việc đúng theo yêu cầu kỹ
thuật
2. Đảm bảo các công việc được liệt kê đầy
đủ
3. Đảm bảo nắm tình trạng công việc đã
hoàn thành, còn dở dang
4. Đảm bảo quản lý công việc tổng thể đến
chi tiết, việc mẹ-việc con
5. Quản lý được mối quan hệ giữa các công
việc
6. Quản lý thời gian bắt đầu, kết thúc
7. Đảm bảo quản lý các nguồn lực gắn với
công việc

7. Mục tiêu quản lý nguồn lực
1. Quản lý các loại nguồn lực con người,
máy móc, vật tư…
2. Quản lý chi phí gắn với từng loại nguồn
lực
3. Quản lý tải và thời gian hoạt động
4. Quản lý lịch làm việc
5. Quản lý phân công nguồn lực
6. Cân đối đảm bảo tối ưu hóa nguồn lực
7. Điều chuyển nguồn lực và cập nhật các
thay đổi

8. Mục tiêu quản lý thời gian
1. Quản lý thời gian dự tính, thời gian kế hoạch
2. Quản lý thời gian thực tế, sai lệch thời gian
3. Quản lý thời gian bắt đầu thời gian kết thúc
4. Quản lý các giai đoạn, các mốc thời gian dự án
5. Quản lý giờ công đã thực hiện theo từng công
việc, từng nguồn lực
6. Quản lý lịch làm việc cả dự án và từng cá
nhân, nhóm
7. Cập nhật chính xác các thay đổi dây chuyền về
thời gian trong dự án

9. Mục tiêu quản lý chi phí
1. Quản lý chi phí gắn với từng loại nguồn lực
2. Quản lý chi phí gắn với từng công việc
3. Quản lý chi phí kế hoạch và chi phí phát
sinh thực tế, sai lệch chi phí
4. Quản lý chi phí theo giờ, chi phí ngoài giờ,
chi phí theo lần sử dụng
5. Quản lý chi phí trả trước, trả sau, trả theo
công suất sử dụng
6. Quản lý tiến độ giải ngân theo dự án
7. Quản lý giới hạn chi phí

10. Thuật ngữ tiếng Anh khi sử dụng Microsoft Project
Thuật ngữ Giải thích
Project Dự án
Task Công việc
Resource Nguồn lực
Duration Khoảng thời gian
Calendar Lịch
Cost Chi phí
Usage Mức độ sử dụng
Team Đội ngũ
Schedule Lịch trình
Network Mạng
Diagram Biểu đồ, đồ thị
Timeline Trục thời gian
Thuật ngữ Giải thích
Ribbon Nhóm thanh công cụ
Tab Mục trên nhóm thanh công cụ
Chart Bảng, biểu đồ
Sheet Bảng dữ liệu
Form Màn hình nhập liệu
Planner Công cụ lập kế hoạch
Tracking Theo dõi
Gantt Henry Gantt
View Màn hình hiển thị
Format Định dạng
Entire Toàn bộ
Selected Được chọn

11. Giới thiệu công cụ MS Project
 Là phần mềm quản lý dự án được thiết kế để hỗ
trợ người quản trị dự án trong công tác lập kế
hoạch, phân bổ nguồn lực cho các công việc, theo
dõi tiến độ, quản lý ngân quỹ và phân tích tải công
việc dự án.
 Chạy trên hệ điều hành Windows, được phát triển
bởi Microsoft, gồm 2 phiên bản: Standard và
Professional
 Phiên bản sử dụng cho môn học: Microsoft Project
Professional 2010

12. Tổng quan lợi ích MS Project
 Hỗ trợ lập kế hoạch
 Quản lý công việc
 Phân công nguồn lực theo công việc
 Xác định lịch và thời gian cho từng công việc
 Hỗ trợ điều phối nguồn lực
 Quản lý danh sách nguồn lực
 Quản lý chi phí và lịch theo nguồn lực
 Phân bổ và tối ưu hóa nguồn lực
 In các bảng phân công công việc
 In lộ trình tiến độ giải ngân
 Hỗ trợ giám sát dự án
 Ghi lại các điểm chốt
 Theo dõi dữ liệu thực tế về thời gian, chi phí,
tiến độ hoàn thành
 Lập các báo cáo tiến độ, chi phí, nguồn lực
 Cập nhật tự động các thay đổi liên quan

13. Các thiết lập hệ điều hành cho MS Project
 Công tác lập lịch, khai báo chi phí
và in ấn báo cáo là đặc biệt quan
trọng đối với quản lý dự án
 Cần thiết đặt hệ điều hành để đảm
bảo sử dụng lịch, tiền tệ và in ấn
báo cáo thuận lợi
 Các thiết đặt bao gồm
 Thiết đặt ngày tháng
 Thiết đặt tiền tệ
 Cài đặt máy in

14. Thiết đặt ngày tháng
 Mở StartControl Panel
 Chọn thiết đặt Region and
Language
 Chọn Customize hoặc
Additional Settings
 Chọn tab Date
 Đặt lại ngày tháng trong Sort
Date theo khuôn dạng:
dd/MM/yyyy

15. Thiết đặt tiền tệ
 Mở StartControl Panel
 Chọn thiết đặt Region and
Language
 Chọn Customize hoặc Additional
Settings
 Chọn tab Currency và thiết đặt các
mục
 Currency symbol = đ
 Positive currency format = 1.1 $
 Negative currency format = (1.1$)
 No. of digits after decimal = 0
 Bấm Apply - OK

16. Cài đặt máy in
 Mở StartDevices and
Printers
 Chọn Add Printer và theo
các bước để cài đặt 1 máy
in HP Laserjet bất kỳ

17. Bắt đầu sử dụng MS Project
 Thiết lập ngày tháng cho hệ
điều hành
 Cài đặt máy in
 Chọn StartPrograms
 Chọn Microsoft Office
Microsoft Project 2010

18. Khái niệm Task, Duration, Resource, Cost
 Task là đối tượng để quản lý
công việc, điểm mốc trong dự
án.
 Task có thể chứa các task nhỏ
hơn
 Có 3 loại: Task thường,
Summary, Milestone
 Duration là khoảng thời gian
thực hiện task
 Tính theo nhiều đơn vị
 d – ngày
 h – giờ
 w – tuần
 mo – tháng
 Resource là đối tượng để quản
lý nguồn lực trong dự án
 Có 3 loại: Work, Material, Cost
 Có thể có lịch làm việc và thời
gian khả dụng riêng
 Được gắn với từng task cụ thể
để tính toán chi phí, thời gian
 Cost là đối tượng quản lý chi
phí trong dự án, là một dạng
Resource
 Tồn tại dưới dạng danh mục
giá trị sẽ được nhập theo từng
công việc

19. Gantt Chart
 Do Henry Gantt phát minh vào
những năm 1910
 Liệt kê các công việc trong dự án
và biểu thị mối quan hệ giữa các
công việc một cách trực quan.
 Độ dài thời gian và lịch trình cũng
được biểu diễn trực quan cho từng
công việc.
 Được hiển thị mặc định cho các
dự án mới

20. Hãy tìm hiểu các thành phần của Gantt Chart
Biểu diễn quan
hệ và lịch trình
Danh sách
công việc

21. Bài tập Gantt Chart
# Bài tập Đáp án
1 Xác định mối quan hệ giữa việc 2 và việc 3?
2 Làm phôi sản phẩm có bao nhiêu việc con?
3 Việc 17 "Trang trí đĩa" sẽ phải làm sau khi xong việc nào?
4 Sau khi xong việc 3 - "Mua thạch cao" sẽ có những việc nào có thể bắt đầu?
5 So sánh sự khác nhau giữa việc 11 và việc 12?
6 Xác định các công việc đã hoàn thành?
7 Nhận xét sự khách nhau giữa việc 6 và 7
8 Giai đoạn làm phôi sản phẩm kéo dài bao nhiêu ngày?
Tải bản FULL (43 trang): https://bit.ly/3fg864n
Dự phòng: fb.com/TaiHo123doc.net

22. Task Usage
 Là bảng thể hiện
mức độ sử dụng
nguồn lực của từng
công việc
 Thời gian sử dụng
 Chi phí sử dụng
 Thống kê kế
hoạch, thực tế, lũy
kế

23. Công việc - Task
Nguồn lực
Chi phí sử dụng
Thời gian sử dụng
Trục thời gian
Task Usage
Tải bản FULL (43 trang): https://bit.ly/3fg864n
Dự phòng: fb.com/TaiHo123doc.net

24. Bài tập Task Usage
# Bài tập Đáp án
1 Xác định các nguồn lực của TASK 12 - "Nặn 500 bát ăn cơm"
2
Xác định số giờ sử dụng của 'Bàn xoay' cho việc "Nặn 200 đĩa lớn" vào ngày
27/4
3
Biết đơn vị của vật liệu Thạch cao tính theo Kg, tính tổng lượng Thạch cao
sử dụng
4
Lập danh sách các công việc sử dụng bàn xoay và tổng số giờ sử dụng bàn
xoay với từng việc
5 Lập danh sách công việc cần tới điện, tính tổng chi phí tiền điện
6 Tính tổng số giờ công của thợ nặn gốm ngày 20-21/4/2014
7 Tính tổng tiền công thợ nặn gốm ngày 22/4
8
Lập biểu đồ mức tiêu thụ thạch cao cho việc Nặn đĩa từ ngày 18 đến ngày
23/4
4024624