Mais conteúdo relacionado Semelhante a Experton Group White Paper: Office der Zukunft - warum viele Unternehmen die Neuausrichtung verpassen und wo die Herausforderungen liegen? (20) Experton Group White Paper: Office der Zukunft - warum viele Unternehmen die Neuausrichtung verpassen und wo die Herausforderungen liegen?1. White Paper
Office der Zukunft
Warum viele Unternehmen die Neuausrichtung verpassen
und
wo die Herausforderungen liegen?
„Nichts ist so beständig wie der Wandel”
(Heraklit von Ephesos (etwa 520 - 460 v. Chr.)
Axel Oppermann
Senior Advisor
phone: +49 561 506975 - 24
mobile: +49 151 223 223 00
axel.oppermann@experton-group.com
Januar 2011
2. Inhalt
1 HINTERGRUND UND EINLEITUNG 3
1.1 „Zukunft ist jetzt“ 6
1.2 Wer gewinnt, wer verliert? 9
2 DER „MODERNE“ (BÜRO-)ARBEITSPLATZ - GESTERN & HEUTE 10
3 DER „MODERNE“ (BÜRO-)ARBEITSPLATZ - HEUTE & MORGEN: OFFICE DER
ZUKUNFT 13
3.1 Herausforderungen für Unternehmen –
oder warum eine Umstellung jetzt erforderlich ist 15
3.1.1 Herausforderungen für HR-Verantwortliche 16
3.1.2 Herausforderungen für die Unternehmensleitung 16
4 FAZIT & EMPFEHLUNG DER EXPERTON GROUP 18
4.1 Kritische Würdigung von Microsoft Office 19
© 2005-2011 Experton Group AG 2
3. 1 Hintergrund und Einleitung
Viele Geschäftsführer sind seit Jahren in Geberlaune – jedenfalls wenn es um das Thema
Automobil geht. Die durchschnittliche Nutzungsdauer von PKWs in Unternehmen liegt bei 36 bis
48 Monaten. Danach werden diese Fahrzeuge ausgetauscht. Es gibt ja schließlich neuere Modelle!
Anders sieht die Strategie der meisten Unternehmen bei Investitionen in Informationstechnologie
aus. Hier werden immer mehr
PCs, Drucker oder auch
Office-Software in nahezu
biblischen Dimensionen
genutzt: Aktuelle Studien1 der
Experton Group zeigen auf,
dass knapp 60 Prozent der
Unternehmen mit mehr als
100 PC-Arbeitsplätzen eine
Version einer Office-Software
fünf Jahre und länger im
Einsatz haben. 10 Prozent der
befragten Unternehmen
setzen diese Lösungen sogar
länger als sechs Jahre ein.
Dies bedeutet, dass ein bis
zwei Produktgenrationen
übersprungen werden. Bezogen auf die Medizin würde dieses Verhalten bedeuten, dass bei einer
einfachen Endoskopie heute noch ein wochenlanger Krankenhausaufenthalt notwendig wäre.
Die Frage, die sich zwangsläufig stellt: Warum investieren Unternehmen regelmäßig in neue
Automobile, auch wenn die alten Modelle den Fahrer sicherlich noch eine ganze Zeit von A nach B
gebracht hätten, und tun dies nicht in gleicher Weise bei Office-Systemen?
1
Um den Ausführungen in diesem White Paper ein fundiertes und praxisnahes Fundament zu bereiten, führte die Experton Group 150
telefonische Interviews in Unternehmen mit mehr als 100 PC-Arbeitsplätzen durch. Ferner wurden Gespräche mit IT-Entscheidern geführt
und sekundäranalytische Quellen genutzt.
© 2005-2011 Experton Group AG 3
4. Neuere Office-Systeme werden nicht eingesetzt, weil
der Aufwand für Umstellung gescheut wird
o finanzieller Aufwand
o Aufwendungen für personelle Ressourcen
der erzielbare Nutzen ist den Entscheidern nicht bekannt – bzw. kann nicht bewertet
werden
o Nutzen für das gesamte Unternehmen
o Vorteile für den einzelnen Mitarbeiter
„Gewohnheit“ eingekehrt ist
o Arbeitsabläufe sind etabliert
o Vorbehalte und Ängste gegenüber Veränderungen
der Unternehmensleitung und den Verantwortlichen für die strategische Planung
oftmals nicht bekannt ist, dass sie bereits durch ausgelaufene oder laufende Verträge
Nutzungsrechte für aktuelle Softwaregenerationen erworben haben. Sie gehen also im
Rahmen der Planung von falschen Größen aus.
o Liegt dieser Sachverhalt vor, entstehen für die Software keine neuen Lizenzkosten -
sie wurde ja bereits erworben.
o Empfehlung: Prüfung der Verträge durch IT und/oder das zentrale
Vertragsmanagement, in welchem Umfang Nutzungsrechte erworben wurden.
Durch eine Verschleppung von Investitionen kommt es in Unternehmen, die Office-Systeme länger
als 3,5 bis 5 Jahren einsetzen, fast zwangsläufig zu veralteten Arbeitsabläufen, die bei noch
längerer Nutzung in „verkrusteten“ Organisationsstrukturen münden können. Diese Strukturen sind
gekennzeichnet durch
qualitativ schlechte Arbeitsprozesse,
lange Durchlaufzyklen und Jahrbuch 2010:
geringe Flexibilität. Ein Zahlenbeispiel: Die Lohnkosten je
Die entstehenden Nachteile gegenüber dem Arbeitnehmer in Relation zur Produktivität
Wettbewerb rauben die Grundlagen für den (je Erwerbstätigen) sind im Jahr 2009 um
wirtschaftlichen Erfolg. Insbesondere 5,2% gestiegen.
steigende Lohnkosten bei gleichbleibender
Produktivität können zu einer schlechteren Wettbewerbsposition führen.
Aktuell verpassen Unternehmen, die auf Systeme aus den Jahren 2003 bis 2007/2008 setzen, somit
Entwicklungen wie die organische Verankerung wissensbasierte Arbeitsmodelle oder den Einzug
moderner Instrumente und Methoden für Kollaboration, Reporting oder Analysen, die bereits im
© 2005-2011 Experton Group AG 4
5. Massenmarkt angekommen sind. Vor dem Hintergrund steigender Wettbewerbsanforderungen oder
Lohnkosten2 (bezogen auf die Produktivität) sind solche Verhaltensmuster fahrlässig.
Insbesondere Branchen, wo steigende Arbeitskosten zu einer verschlechterten Relation der
Lohnkosten zur Arbeitsproduktivität führen, sind hier benachteiligt. Es handelt sich besonders um
Unternehmen aus den Bereichen Industrie, Handel, Dienstleistungen und Finanzwesen. Aber auch
viele Öffentliche Verwaltungen können sich von dem Vorwurf nicht befreien, mit den für
Informationstechnologie bereitgestellten Haushaltsmitteln nicht verantwortungsvoll umzugehen.
Sie verstehen oftmals nicht, dass Wirtschaftlichkeit
nicht nur aus Sparen und Verzichten entsteht, Dieses Research Paper richtet sich
sondern auch durch gezielte Investitionen zur besonders an Geschäftsführer und HR-
Steigerung der Produktivität erreicht wird. Der IT- Verantwortliche in mittelständischen und
Markt bietet, mit den aktuell verfügbaren größeren Unternehmen.
Software-Produktgenerationen und Endgeräten, Behandelt werden aktuelle
neue Lösungen und Ansätze zur Umsetzung Entwicklungen in den IT-basierten
unternehmensinterner und auch Arbeitswelten der „Büroarbeiter“
unternehmensübergreifender Planungs- und Ergebnisse aktueller Befragungen
Steuerungsaufgaben an. Diese erlauben es, die werden im Kontext mit Erkenntnissen
wachsenden Mitarbeiter- und aus der Praxis kombiniert. Tipps und
Kundenanforderungen zu befriedigen. Dies Anregungen runden die Ausführungen
geschieht auf Basis einer gesteigerten ab.
persönlichen Produktivität des einzelnen
Mitarbeiters und insbesondere durch:
• die agile Interaktion zwischen Kollegen, mit Kunden und Lieferanten über
standardisierte Kanäle, mit dem Ziel eines raschen Informationsaustausches.
• das unmittelbare Auffinden und Verwerten von Daten, Kompetenzträgern und
Experten, Antworten und Lösungen.
• das Teilen von Wissen und Erfahrungen innerhalb der Wertschöpfungskette.
• die stärkere Zusammenarbeit in Teams und Projektgruppen.
o Mittels verbesserter Projektkommunikation,
o gemeinsamer Ideengenerierung – auch über Standorte hinweg – und
o zentralem Dokumenten-/ Projektmanagement.
2
Vergleiche: Statistisches Bundesamt 2011/Statistisches Jahrbuch 2010
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6. 1.1 „Zukunft ist jetzt“
Wir werden häufig von unseren Kunden gefragt, welche Vorteile ihre Organisationen mit einem
Investment in IT-Infrastrukturlösungen im Allgemeinen und Office Systemen im Besonderen haben,
und warum jetzt ein Umstieg notwendig ist. Hier können wir mit einer kurzen Antwort nur in den
seltensten Situationen dienen. Der konkrete (finanzielle) Nutzen lässt sich auf Basis
unterschiedlicher (finanz-) mathematischer Modelle berechnen und variiert je nach Unternehmen.
Grundsätzlich gilt allerdings, dass
bei einer Einführung von Office-Systemen neben kurzfristigen quantitativen Größen
insbesondere qualitative Faktoren ausschlaggebend sind. Hierzu zählt neben einer
verbesserten Arbeitsqualität insbesondere die organisatorische Weiterentwicklung
des Unternehmens. Das bedeutet
o Wahrung der Wettbewerbsfähigkeit
o Möglichkeit zur Erschließung neuer Angebote und/oder Märkte
o Integration von Lieferanten und Kunden in die Arbeitsabläufe
o Flexibilisierung der Organisation
eine Kosten- Nutzenbetrachtung nicht alleine aus dem Blickwinkel des eigenen
Unternehmens erfolgen kann. Vielmehr gilt es die Position gegenüber dem
Wettbewerb einzubeziehen. Die Kernfrage lautet hierbei: Welche organisatorischen
Umstellungen müssen unternommen werden, um gegen den Wettbewerb zu bestehen
bzw. ihn zu übertreffen?
Viele quantitative Analysen belegen einen stark ausgeprägten Zusammenhang zwischen dem
zunehmenden Einsatz von Computern bzw. von computerbasierten Technologien.
Wettbewerbsfähigkeit
80% der befragten Unternehmen geben an3, dass die Investitionen in Unified
Communication und Collaboration (UCC-) und (neue) Office-Systeme zu einer
verbesserten Wettbewerbs- und Leistungsfähigkeit des Unternehmens beitragen.
3
150 telefonische Interviews in Unternehmen mit mehr als 100 PC-Arbeitsplätzen
© 2005-2011 Experton Group AG 6
7. Wirtschaftlichkeit
Je nach Workload und Prozesskette lassen sich die einzelnen Aufgaben durch
moderne Office-Systeme deutlich effizienter erstellen. Dabei geht es nicht nur um die
persönliche Effizienz des einzelnen Mitarbeiters – also Zeiteinsparungen von 10 bis
15 % bei strukturierten Arbeitsabläufen. Vielmehr geht es auch um eine schnellere
und qualitativ hochwertigere Umsetzung der Arbeitsaufgaben innerhalb der gesamten
Wertschöpfungskette.
Zufriedenheit der Mitarbeiter
Die Mitarbeiterzufriedenheit hängt auch eng mit dem Grad der technischen
Ausstattung zusammen. Insbesondere Information Worker mit einer hohen Affinität
zu CE- und IT wollen die gewohnten Funktionalitäten auch im Arbeitsalltag nutzen.
Zu den Funktionalitäten zählen:
schneller und konsolidierter Zugriff auf Daten und Informationen
Klassische- und (social) Netzwerk-Suchsysteme
Suche nach Schlagworten (Yahoo, Google, Bing) oder
vernetzten Informationen aus dem eigenen (sozialen) Netzwerk
(Facebook)
Zugriff über unterschiedliche Geräte auf die gleichen Daten
Privat exemplarisch auf Fotos, in der Arbeitswelt auf Berichte
oder Kalkulationen
pragmatische Kommunikation
Ad-hoc Kontaktaufnahme
Schnelle Ansprache durch Messenger- bzw. Chat-Funktionen
Mehrkanalkommunikation
direkte und indirekte Kommunikation über unterschiedliche
Kanäle wie Telefon, Messenger, Videokonferenz, Wiki oder
Blog.
Vor dem oben skizzierten Hintergrund muss ein Vergleich zwischen den bestehenden Altsystemen
(dies sind bei Office-Lösungen zu ca. 87% noch immer Microsoft Office 2003 und 2007) und den am
Markt erhältlichen Produkten durchgeführt werden. Dieser Vergleich sollte sich auf den Nutzen (=
eine Nutzenanalyse) beziehen und in einem ersten Schritt ohne eine Bewertung der absoluten
Kosten erfolgen.
© 2005-2011 Experton Group AG 7
8. Die zentrale Frage lautet, welche Vorteile bringen verbesserte Kollaborations- und Arbeitsprozesse
einer neuen (Office)-Lösung
im Vergleich zu den bestehenden Office-Systemen?
in Zusammenarbeit mit den (restlichen) IT-Systemen?
in einer Wettbewerbssituation? (wie kann eine Verbesserung zum Wettbewerb erfolgen?)
Eine solche Betrachtung sollte auf drei zentralen Eckpfeilern beruhen. Diese sind:
Produktivität
Frage: Wo lässt sich die Produktivität verbessern?
Kosten
Frage: Wo lassen sich Kosten reduzieren?
Mehrwert
Frage: Welche Mehrwerte können durch verbesserte Arbeitsprozesse und Reorganisation
erzielt werden?
Abbildung 1:Mögliche Kriterien zur Nutzenermittlung
Die Untersuchungen der Experton Group zeigen auf, dass eine kombinierte Betrachtung des
Nutzens durch die „interne Brille“ sowie mit einem Blick auf den Wettbewerb nur selten erfolgt (siehe
hierzu auch Kapitel 4).
© 2005-2011 Experton Group AG 8
9. 1.2 Wer gewinnt, wer verliert?
Warum geht eine Firma pleite, und eine andere wird zum Marktführer in ihrer Branche? Diese Frage
hat bereits Charles Darwin (indirekt) beantwortet: Es werden die sein, die am besten angepasst
sind, und nachhaltige Innovationen am schnellsten aufgreifen. Natürlich hatte Darwin nicht
Unternehmen der heutigen Ausprägung im Sinn, sondern vielmehr die Entwicklung einzelner Arten.
Aber seine Thesen lassen sich auch auf die heutigen Unternehmen übertragen. So verlangen
veränderte Umweltbedingungen angepasste und neue Formen der organisatorischen Ausrichtung.
Auslöser hierfür sind nach Untersuchungen der Experton Group insbesondere:
die Globalisierung
o Jedoch nicht primär nur auf Handelsbeziehungen und geografische Ausrichtungen
bezogen, sondern vielmehr auf die Entstehung eines – in Echtzeit agierenden –
weltumspannenden technisch-organisatorischen Systems.
die „Consumerization of IT“ und die damit verbundenen Anforderungen der
Mitarbeiter
o Viele Mitarbeiter (insbesondere Wissensarbeiter) möchten die im privaten Umfeld
eingesetzten Geräte wie Smartphones oder Tablets in die Arbeitswelt mitbringen.
Gleiches gilt für die Art der Kommunikation mit Kollegen und Kunden. So schwappen
die Gewohnheiten aus der „privaten Web 2.0-Welt“ in die Unternehmen.
der ortsungebundene Zugriff auf Daten und Kommunikationskanäle
o Die Entwicklung in Richtung zentralisierte Datenhaltung um Kollaborationslösungen
sowie Cloud Computing tragen dazu bei, ortsungebunden auf die benötigten Daten
zugreifen zu können.
Gewinnen werden nicht die Großen über die Kleinen, nicht die Schnellen über die Langsamen,
sondern jene Unternehmen, die die neuen technologischen und organisatorischen Möglichkeiten
von dem Hintergrund agiler und globaler Wettbewerbssituationen für sich nutzen. Dabei spielen
Trends wie Mobilität und Echtzeitkommunikation eine große Rolle. Und natürlich die zentrale Frage,
wie das „Büro der Zukunft“ aussehen wird!
© 2005-2011 Experton Group AG 9
10. 2 Der „moderne“ (Büro-)Arbeitsplatz - gestern & heute
„Eine normale Schreibmaschine braucht 44 Typenhebel. Der IBM 72 genügt ein einziger
Schreibkopf“. Mit dieser Aussage machte IBM im Jahr 1965 für sein bahnbrechendes
Schreibkopfsystem Werbung, und ebnete in zahlreichen Unternehmen den Weg für ein effizienteres
Arbeiten. Aber auch dieses „revolutionäre System“ war schnell überholt und konnte der weiteren
Automatisierung der Büros der 60er und 70er Jahre des letzten Jahrhunderts nicht standhalten. So
wurden (mehr oder weniger schnell) Großcomputer in den Unternehmen eingesetzt, bevor diese in
der 80er Jahren durch den Einsatz von Mikrocomputern ergänzt und ersetzt wurden. Die Evolution
dieser Systeme zu Netzwerken von Workstations (und Servern) veränderte die Arbeitswelt
abermals. Durch diese, seinerzeit revolutionäre Technik, und durch neue Management- und
Organisationskonzepte entstanden integrierte und vernetzte Informationskonzepte, welche sich
auch über die Grenzen einzelner Unternehmen hinweg ausbreiteten. Die Verbreitung der
Internettechnologie in den 90er Jahren und der Megatrend „Globalisierung“4 führten zur nächsten
wesentlichen Entwicklungsstufe.
Als zentrale Komponente der täglichen Arbeit haben sich im Laufe der organisatorischen
Weiterentwicklung insbesondere auch standardisierte und softwarebasierende Office-Lösungen
etabliert. Bei diesen Lösungen handelt es sich heute jedoch nicht mehr nur um „plumpe“
Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation. Moderne Systeme beinhalten vielmehr auch
Kommunikations- und Kollaborationselemente und ermöglichen ein integriertes und nahtloses
Arbeiten. Insbesondere seit Mitte der 90er Jahre ist eine enorme Zunahme an Funktionalitäten und
unterstützten Aktivitäten zu erkennen. Während bis ca. 1995 die nahtlose Kombination von
Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation im Fokus standen, rückten ab 1996 erste
Nachrichten und Mail-Dienste in den Mittelpunkt. Dies war seinerzeit eine enorme Aufwertung der
Kommunikationsmöglichkeiten und steigerte oftmals die Geschwindigkeit der Prozesse. Hierbei
handelte es sich insbesondere um Prozesse, die auf eine Interaktion zwischen Menschen beruhten
oder ausgelegt waren.
Die nächste große evolutionäre Weiterentwicklung wurde in den Jahren 2004 bis 2006 in die Office-
Systeme integriert. Teamarbeit, die Organisation von Inhalten (Content-Management) und die
ganzheitliche Abbildung der Geschäftsprozesse waren hier die zentralen Themen. Seit 2009 wurden
4
Dabei bezieht sich „Globalisierung“ nicht nur auf Handelsbeziehungen und geografische Ausrichtungen. Es steht vielmehr die
Entstehung eines – in Echtzeit agierenden – weltumspannenden technisch-organisatorischen Systems im Fokus.
© 2005-2011 Experton Group AG 10
11. insbesondere Kommunikations- und Kollaborationskomponenten in die Lösungen integriert.
Hierdurch werden in sich stimmige und integrierte Arbeitsabläufe ermöglicht.
Schwerpunkte der Office-Systeme
bis ca. 1995 ab 1995/1996 seit 2004/2005 2009 bis 2013
Textverarbeitung Nachrichten und Mail- Content-Management Kommunikation
Dienste
Tabellenkalkulation Textverarbeitung nahtlose Kollaboration
Geschäftsprozesse
Präsentation Tabellenkalkulation Teamarbeit Inhalte
(inkl. Datenbanken) Suchen
Finden
Ablegen
Präsentation ganzheitliche
Geschäftsprozesse
Der Einsatz von Office-Systemen hat sich somit von einer unterstützenden Komponente zum
zentralen Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit entwickelt. Vor diesem Hintergrund treten die
eingesetzten Office-Lösungen auch als Substitut für gering qualifizierte und als Komplement für
hoch qualifizierte Tätigkeiten auf. Das bedeutet, dass „manuelle“ Routineaufgaben, wie zum Beispiel
ein mehrfaches händisches Eingeben von identischen Daten in unterschiedliche
Systeme (stark verbreitet im Gesundheitswesen/Krankenhäusern) und
die Prüfung von Vorgängen, die auf standardisierten Werten bzw. strukturierten Daten
beruhen,
durch standardisierte beziehungsweise automatisierte Prozesse abgelöst werden. Im gleichen
Kontext können individuelle und auf Team- oder Wissensarbeit beruhende Aufgaben, wie
die organisatorische und personelle Führung,
die dynamische und flexible Interaktion und Kommunikation mit Kollegen, Kunden
oder Lieferanten, bei gleichzeitigem Zugriff auf die relevanten Daten und die
Produktentwicklung, Angebotserstellung und Leistungserstellung
schneller und qualitativ hochwertiger umgesetzt werden.
Während ältere Produktgenerationen von Office-Systemen oder einzelne auf den Client zentrierte
Lösungen diese bereits seit Jahren geweckten Bedürfnisse nicht (oder nur teilweise) erfüllen
© 2005-2011 Experton Group AG 11
12. können, ermöglichen aktuelle Produktgenerationen, wie exemplarisch das Office-System von
Microsoft,
die nahtlose Integration unterschiedlicher Daten – z.B. aus ERP-Systemen,
die Vernetzung der Mitarbeiter und Dokumente und kollaborative Arbeitsprozesse
sowie die
ortsunabhängige Nutzung von Daten und Kommunikation und die
Suchfunktionalitäten über unterschiedliche Systeme hinweg.
Ermöglicht und getrieben wird diese Entwicklung auch dadurch, dass Daten und einzelne
Anwendungen nicht mehr (ausschließlich) auf einzelnen Geräten vorliegen, sondern „im Netz(werk)“
– der sogenannten „Cloud“. Das dahinterliegende Konzept (Cloud Computing), verknüpft
Technologien und Managementkonzepte, die sich seit über 10 Jahren entwickelt haben und ständig
verbessert werden. Cloud Computing besitzt das Potenzial, die derzeitigen IT-Landschaften und ihre
Nutzung in weiten Teilen abermals zu verändern, zumindest aber deutlich zu beeinflussen. Das
betrifft sowohl das „Was“ (z.B. welche Systeme werden genutzt) als auch das „Wie“ (u.a. IT-
Organisation). Technik darf hierbei allerdings nicht als „Selbstzweck“ verstanden werden. Vielmehr
geht es darum, die sich wandelnden Anforderungen von Mitarbeitern und Kunden (mindestens) zu
erfüllen. Hierzu zählt auch die bedarfsgerechte Ausstattung der Mitarbeiter mit Informations- und
Kommunikationstechnologien.
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13. 3 Der „moderne“ (Büro-)Arbeitsplatz - heute & morgen: Office der
Zukunft
Das „Office der Zukunft“ ist von einer Vielzahl von nachhaltigen Trends aber auch kurzfristigen
Hypes geprägt. Zu den nachhaltigen Trends zählen unter anderem:
Mobilität der Mitarbeiter und ortsungebundene Erstellung der Leistung
digitale-/soziale Vernetzung innerhalb der Unternehmen, zum Kunden und in der
Lieferkette
Diversifikation der Client-Infrastruktur. Immer mehr und immer unterschiedlichere
Endgeräte werden durch den Mitarbeiter genutzt.
Die Untersuchungen der Experton Group zeigen deutlich auf, dass die Anwenderlandschaft
zukünftig nicht (bzw. nicht mehr) so homogen
wie in den letzten zehn Jahren sein wird. In Unternehmensleitung und HR-
einer Vielzahl von Unternehmen werden Verantwortliche müssen frühzeitig die sich
mindestens vier Anwendertypen (Rollen) ändernden Arbeitsparadigmen in ihrer
anzutreffen sein: strategischen Planung berücksichtigen.
„mobile“ Mitarbeiter (Smart Worker) Hierzu zählt auch die Gestaltung der
Standortgebundene „Standard“- Übergangsprozesse von der „klassischen“
Mitarbeiter Arbeitswelt in flexible und fraktale
Strukturen.
Mitarbeiter mit besonderen
Anforderungen Nach Analysen der Experton Group haben
Heimarbeiter/Heimarbeitsplätze diese Transformationsprozesse eine
Laufzeit von 3 bis 4 Jahren.Statistisches
Diese „Typen“ zeichnen sich durch unterschiedliche Anforderungen hinsichtlich der Ausstattung mit
IT und an eine Unternehmensorganisation aus. Neben den organisatorischen Herausforderungen
diese zu managen, entstehen für Unternehmen in einer solchen Diversifikation insbesondere
folgende Vorteile:
flexible Gestaltung der Arbeitsprozesse auf Ebene der Typen/Rollen.
Hierdurch wird eine flexible Steuerung- und Auslastung der Arbeitnehmer ermöglicht.
Gewinnung und Bindung von operativ und strategisch wichtigen Mitarbeiten.
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14. Durch attraktive Gestaltung der Arbeitsumgebung können für das Unternehmen
wirklich wichtige Mitarbeiter motiviert werden, Stichworte sind hier Work-Life-Balance
und selbstbestimmtes Arbeiten. Hierzu zählen sowohl langjährige und etablierte
Kompetenzträger (die oft zitierten „alten Hasen“), aber auch Neueinsteiger und
„Perspektivkräfte“; die zu Wissensträgern und zukünftigen Führungskräften entwickelt
werden.
Reduktion der Gesamtkosten für IT durch bedarfsgerechte (arbeitsplatzspezifische)
Ausstattung.
Verbesserte Mittelverwendung – Mitarbeiter die „viel“ IT benötigen bekommen diese,
Kollegen die nur rudimentäre Anforderungen haben werden reduziert, aber
bedarfsgerecht, ausgestattet.
Soziologen und Arbeitswissenschaftler gehen davon aus, dass sich in naher Zukunft offene
Arbeitsplatzmodelle ohne Bindung an einen physikalischen Ort durchsetzen werden. Auch wenn
diese Entwicklung nicht zwingend das Ende des Schreibtischs bedeutet, ergibt sich eine geänderte
Anforderung an die Arbeitsinfrastruktur. So haben Nutzer von Smartphones, Notebooks oder Tablet-
PCs, andere Anforderungen an die Arbeitskonzepte, als Nutzer von Schreibmaschine, TippEx und
Karteikarten. Bezogen auf die benötigte Informationstechnologie stellen solche flexiblen Modelle
keine Herausforderung dar. Im Gegenteil - der Markt bietet zahlreiche Optionen zur
bedarfsgerechten Ausstattung der Mitarbeiter mit IT. Hierzu zählen beispielshalber:
Anbindung mobiler Mitarbeiter über Online-Services (exemplarisch über das
Breitstellungsmodell Cloud Computing).
Zugriff auf Daten, losgelöst vom Endgerät auf Basis interoperabler Systeme.
Bereitstellung von Präsenzinformationen (Statusmeldungen) einzelner Personen und
in Anwendungen integrierte Kommunikationslösungen.
Gehemmt wird die Umsetzung jedoch durch Unternehmensleitung oder HR-Verantwortliche, weil sie
den Wert und die Auswirkungen der technischen Umstrukturierungen häufig nicht einschätzen
können. Dabei ist es gerade Aufgabe des Managements, Arbeit im Allgemeinen und Wissensarbeit
im Besonderen produktiv(er) zu gestalten. Dies ist insbesondere bei Unternehmen in Deutschland
von zentraler Bedeutung, deren vorrangiges Alleinstellungsmerkmal der wissensbasierte Output ist.
Dies trifft sowohl auf Anlagenbauer zu, die ihre nationale und internationale Position nur noch mit
Spezialanfertigungen verteidigen können, wie auf Ingenieure, Autobauer oder Pharmaunternehmen.
© 2005-2011 Experton Group AG 14
15. 3.1 Herausforderungen für Unternehmen – oder warum eine Umstellung jetzt
erforderlich ist
Die in Kapitel 1 skizzierten Rahmenparameter machen Änderungen und Anpassungen innerhalb der
Unternehmensorganisation unausweichlich. Sie betreffen nahezu alle Fachbereiche und
Managementaufgaben. Die elementaren Herausforderungen sind
die Ablösung starrer oder linearer Organisationssysteme durch dynamische und
projektbezogene Modelle.
Die Zusammenarbeit und die Steuerung auf Unternehmensebene und in
Wertschöpfungsnetzwerken muss neu organisiert werden. Verlagerte
Wertschöpfungstiefen (Stichwort: Teilfertigung) und wachsende Segmentierung
erfordern hier rasches Handeln. Die Abwicklung von dynamischen Arbeitsprozessen
setzen zeitgemäße Werkzeuge für die Mitarbeiter voraus. Office-Software, die sechs
oder mehr Jahre alt ist, kann diesen Zweck nicht erfüllen.
die Organisation von unterschiedlichen und parallelen Arbeitsstilen.
Ältere Arbeitnehmer bringen Erfahrungen in das Unternehmen ein. Junge Kollegen
neue Konzepte und Modelle oder neue Arbeitsinstrumente, die sie aus der privaten
Welt kennen. Gleichzeitig wollen strategische Mitarbeiter die Form und den Ort der
Leistungserbringung selbstständig wählen. Die Integration kann nur erfolgen, wenn
die unterschiedlichen Arbeitsmethoden zentral orchestriert werden, und die
Mitarbeiter an gleiche Kollaborations- und Kommunikationsinfrastrukturen
angebunden sind. Diese können in moderne Office-Lösungen abgebildet werden.
© 2005-2011 Experton Group AG 15
16. 3.1.1 Herausforderungen für HR-Verantwortliche
Die veränderten wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Rahmenparameter führen, wie in den ersten
beiden Kapiteln beschrieben, auch zu neuen Aufgaben und Herausforderungen für
Personalentscheider. Ziel ist es, die aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens an
die Ressource „Arbeit“ zu decken. Hilfsmittel sind moderne IT-Infrastrukturen, Office-Systeme und
Kollaborations- und Kommunikationslösungen (UCC). Die durch die Experton Group identifizierten
Herausforderungen liegen insbesondere in der
.
Analyse der benötigten (bzw. nicht mehr benötigten) Fähigkeiten, der
Personalentwicklung auf Basis der identifizierten Bedarfe und der
Definition neuer Jobprofile und Aufgabenfelder sowie die
Integration IT-ferner Mitarbeiter in die Workflows der Unternehmens-IT.
Aus Sicht der Experton Group sind HR-Verantwortliche in der Pflicht, den Einsatz von
Informationstechnologie zu forcieren und nachdrücklich zu fordern. Nur so werden sie in der Lage
sein, den Herausforderungen zu begegnen.
3.1.2 Herausforderungen für die Unternehmensleitung
Einführen, experimentieren und im Unternehmen verbreiten. Dies sollte das Credo von
Geschäftsführung hinsichtlich Geschäftsanwendungen wie Office-Lösungen sein. Nur durch
Weitblick und Innovationsbereitschaft kann ökonomisch profitiert werden. Die tatsächliche
Einschätzung ist allerdings vielerorts konträr. Egal ob Geschäftsführer oder CEO: Viele Entscheider
in Unternehmen verkennen noch immer den Zusammenhang zwischen Informationstechnologie und
Wettbewerbsfähigkeit. Dabei hängt die Zukunft vieler Unternehmen von Größen wie Qualität oder
Geschwindigkeit ab. Entscheidungen werden vertagt, Weichen nicht frühzeitig gestellt und oftmals
Geld zum Fenster hinaus geworfen. So zeigen unsere Untersuchungen, dass eine Vielzahl von
Unternehmen, aus allen Branchen, bereits erworbene Software nicht im Unternehmen ausrollt.
Gründe hierfür sind unter anderem Versäumnisse bei der organisatorischen Weiterentwicklung des
Unternehmens und fehlende Strukturen.
Es ist klar, dass es jedem Geschäftsführer oder Konzernchef mehr als schwer fallen dürfte, „Haus
und Hof“ für ein großes IT-Projekt zu riskieren, das (evtl. auf den ersten Blick) keinen klaren
© 2005-2011 Experton Group AG 16
17. geschäftlichen Vorteil bringt. Jedoch ist die „State oft the Art“ Ausstattung der Mitarbeiter mit den
„Brot- und Butteranwendungen“ – nämlich Geschäftsanwendungen im Allgemeinen und Office-
Systemen im Besonderen – unabdingbar.
Die Unternehmensleitung steht vor der Aufgabe,
die Komplexität des technischen Wandels mit den vorhandenen finanziellen und
personellen Ressourcen zu managen,
die neuen Werte, Normen und Erfahrungen in das Unternehmen zu transformieren und
die Verantwortungen zu delegieren.
Dabei lautet die zentrale Frage die sich die Geschäftsführung stellen muss, „was müssen wir heute
entscheiden und beginnen, damit wir mittel- und langfristig erfolgreich sind (bzw. bleiben)?“
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18. 4 Fazit & Empfehlung der Experton Group
Wenn es um die Frage geht, wie die Arbeitswelt zukünftig im Rahmen einer ganzheitlichen Strategie
organisiert sein wird, fallen grundsätzlich zwei zentrale Komponenten: Mobilität und Flexibilität. Egal
ob unterwegs, im heimischen Wohnzimmer oder im Büro: Eine Vielzahl von Mitarbeitern kann (und
wird) zukünftig das definierte Arbeitspensum in dynamischen Umgebungen hochwertig leisten. Sie
entscheiden nahezu frei, welche Geräte sie hierfür nutzen und wie bzw. wo die eigentliche
Leistungserstellung erfolgen wird. Es wird allerdings auch weiterhin eine Vielzahl von Mitarbeitern
geben, die ihre Leistungen ortsgebunden in definierten Arbeitsumgebungen leisten. Ferner werden
immer mehr Mitarbeiter an Kollaborations- und Kommunikationssysteme angebunden. Hierdurch
werden bei erhöhter Qualität die Verwaltungskosten reduziert.
Entscheider in Unternehmen müssen diese Tendenzen, die durch die wirtschaftlichen, sozialen und
technischen Entwicklungen entstehen, in ihren Unternehmen frühzeitig abbilden. Unsere Analysen
zeigen, dass die Themen „Arbeitswelten“ und „Produktivitätsinfrastruktur“ ganz oben auf der Agenda
der Unternehmen stehen müssen.
Je nach Organisationsform sind unterschiedliche Fachbereiche in diesen Prozess einzubeziehen.
Neben der IT-Abteilung zählt hierzu insbesondere der Personalbereich. Aber auch eine frühe
Einbindung von Anwendern Ist unabdingbar. Die Praxis zeigt, dass die Teambildung mit
unterschiedlichen Kompetenzträgern und Rollen den größten Erfolg verspricht. Dies bezieht sich
sowohl auf die Aufgaben -Planung und -Validierung, als auch für das Testen und die Einführung.
Die Unternehmensleitung muss auf ein Reporting drängen und auf die Einhaltung von Meilensteinen
achten.
Aus Sicht der Experton Group gilt es die Vorteile, die aus der Einführung von neuen und
zeitgemäßen Prozess- und Arbeitsmodellen resultieren, zu heben. Dies sind, wie im
vorliegenden Dokument beschrieben, insbesondere
flexible(re) Gestaltung der Arbeitsabläufe
schnellere Reaktionszeiten, bzw. verkürzte Durchlaufzeiten
verbesserte Qualität im Rahmen der Leistungserstellung
Hierzu sind nachhaltige organisatorische Änderungen notwendig. Neben einer Erweiterung
und Anpassung der Unternehmenskultur, ist insbesondere die Einführung von modernen IT-
Systemen von Nutzen. Hierzu zählen auch Office-Systeme, die vollständig und kompatibel in
die Kollaborations- und Kommunikationsprozesse integrierbar sind.
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19. 4.1 Kritische Würdigung von Microsoft Office
Das Office Paket für den Client von Microsoft kann ohne Zweifel als De-facto-Standard in den Büros
in aller Welt beschrieben werden. Über 90 Prozent der Unternehmen in Deutschland setzen auf eine
Office-Lösung von Microsoft. Zu einem „Office-System“ gehört heutzutage wesentlich mehr als ein
Bündel einzelner Office-Applikationen, welche auf einem Client (Desktop, Notebook, etc.) installiert
werden. Ein Produktivitätssprung entsteht erst durch die nahtlose Verbindung von Client-
Anwendung mit Serverlösungen.
Microsoft hat es mit der Einführung der letzten und aktuellen Produktgeneration seiner Office-
Lösung geschafft, weitere Werkzeuge in die bestehenden und etablierten Client- und
Serverprodukte einzubinden. Durch die Integration von Kommunikations- und
Kollaborationslösungen in das
Office-System werden bisher
voneinander losgelöste Arbeits-
und Kommunikationsformen in
einer umfassenden Lösung
abgebildet. Hierzu zählen z.B.
Telefonie oder Audio- und
Webkonferenzen.
Mit der Einführung der Microsoft
Online Services und der
Produktsuite BPOS (Business Productivity Online Standard Suite) liefert Microsoft eine weitere
Option um die im Unternehmen vorhandenen (und sich entwickelnden) Anforderungen abzudecken.
Unternehmen haben nun die Möglichkeit eine Funktionalstrategie hinsichtlich der Ausstattung der
Mitarbeiter mit Office- und Kommunikationslösungen umzusetzen. Hierbei können den Mitarbeitern
die einzelnen, für ihr Aufgabenfeld wichtigen (und erfolgskritischen) Funktionalitäten bereitgestellt
werden.
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20. Durch diese Bündelung und Integration der unterschiedlichen Bereitstellungsoptionen und
Produkteigenschaften können Entscheider in Unternehmen die optimale Schnittmenge für das
eigene Unternehmen ermitteln und variieren.
Microsoft hat es in den vergangenen Jahren geschafft, das Portfolio stetig weiter aufzuwerten und
ist heute der einzige Anbieter, der es ermöglicht nahtlose Office-Systeme über Server; Client oder
Services in dieser Form bereitzustellen. Hierdurch wird dem Entscheidern die Wahlfreiheit
hinsichtlich der IT-Strategie gegeben. Hierdurch können die verschiedenen Anforderungen der
unterschiedlichen Anwendertypen/Rollen sowie Jobprofile effizient und flexibel umgesetzt werden.
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