2. ?Pourquoi créer une association
Face aux aléas de mondialisation : rôle
important dans le développement durable
Inscrivent leurs actions dans l’effort
national et international: lutte contre la
pauvreté et l’exclusion, préservation de
l’environnement, l’intégration de la femme,
droits de l’homme et démocratie, …
Outils de construction d’une société civile
autonome et responsable
3. Définition et caractéristiques
Définition
L’association est la convention par laquelle deux ou plusieurs
personnes mettent en commun, d’une façon permanenete, leurs
connaisanceset leurs activitésdans un but autre que partager les
bénéfices
Caractéristiques
L’association est une convention un contrat de droit privé (statut,
inscription)
C’est un groupement permanent
Les personnes groupés en association doivent avoir des buts
communs
L’association ne peut pas partager les bénéfice entre les membres
Les membres de l’association sont tenus de ne mettre en commun
que leurs connaissances ou leurs activités
Une gestion démocratique et participative
4. Formalités légales de constitution
1. Tenir une assemblée générale
2. Entreprendre les démarches administratives de constitution
Assemblée générale constitutive
• Désignation d’un comité de fondateur qui informe les autorités locales et qui fix
le jour et l’ordre du jour de l’assemblée
• Avant l’ouverture, on désigne par consensus : un président provisoire, deux
scrutateurs et un rapporteur
• Approbation du projet de statut
• Élection des membres du bureau
• Approbation du projet de plan d’action, du programme d’activités et du budget
Démarches administratives
Les déclarations de constitution
• Déposer au siège de l’autorité la lettre de présentation de la déclaration (nom
et objet de l’association, siège, liste des membres de bureau,..)
Les déclarations modificatives (lettre de déclaration modificative, PV de
l’assemblée générale, statut modifié, liste des membres, …)
5. Les actes instrumentaires
le statut
C’est une charte qui prévoit les modalités de constitution, les principes de fonctionnement, la mission, les
objectifs et les modalités de dissolution de l’association
Il comporte :
Les dispositions générales :
Dénomination
Objet
Siège social
Conditions d’admission
Exclusion
Resources
Les dispositions organisationnelles du bureu
Mode de désignation
Le nombre des memebres du conseil
Attributions
Révocation
Modalités de remplacement
Bureau exécutif
Quorum et majorité requise
Les dispositions relatives à l’assemblée générale
Composition (registre des adhérents)
Type de réunion
Convocation
Assemblée générale annuelle
Assemblée générale extraordinaire
Présidence, scrutateurs, sécrétaire
La référence au règlement intérieur
La dissolution de l’association
Dévolution de l’actif disponible
6. Les actes instrumentaires
Le règlement intérieur
Il n’est obligatoire que s’il est prévu par le
statut
Il traite :
Modalités détaillées du fonctionnement des
assemblées (mode de convocation, ordre du jour,
PV, …)
• Comités (nombre et principes et mode de
fonctionnement)
• Fonction des membres du conseil
Spécification des ressources de l’association
Exercice comptable
Sanctions disciplinaires
9. Assemblée générale
1. Pouvoir
Instance suprême de l’association
Composée de tous les adhérents
2. Attributions
Assemblée générale ordinaire:
Approbation ou rejet des rapports d’activités et financier
Nomination ou renouvellement des membres du bureau
Assemblée extraordinaire :
Modification des statuts
Dissolution de l’association
Adhésion d’une association à une fédération ou un
réseau
10. Conseil d‘administration
1. Pouvoir
Délégué par l’A.G
Rendre compte de son mandat à l’A.G
2. Responsabilité
Les membres de bureau sont responsables
individuellement et solidairement : responsabilité civile
et pénale
3. Attributions
Gérer les affaires courantes de l’association et assure
son fonctionnement
Il peut élire un bureau exécutif
Il se compose de :
11. Tâches du Président Tâches du S.G Tâches du Trésorier
Convoque la réunion du Rédige les PV, les Veille sur le tenue de la
CA et de l‘AG et assure la comptes rendus et les comptabilité et son
présidence rapports et les signe avec organisaton
Représente l‘association le président et le trésorier Veille sur les
envers les tiers Rédige la disponibilités monétaire
Exécute les décisions du correspondance et tous les documents
CA et AG et en assure le Tient tous les registres comptables et financiers
suivi administratifs, les Prépare les projets de
Signe les documents et correspondances budget de association
les correspondances Signe avec le président
les documents
comptables, les chèques,
les bons, les factures et
tous documents
bancaires
En cas d‘absence ou d‘empêchement, les statuts prévoient que ces tâches sont
exercées par leurs adjoints
12. Les comités
Attributions
Etudier une question en pleine liberté
L’assemblée n’a pas d’informations nécessaires
pour prise de décision
Faire un rapport de ses conclusions à l’AG
Types :
Comités spéciaux crée temporairement
Comités permanents
13. Personnel rémunéré
Recrutement d’un personnel permanent
rémunéré pour accomplir les tâches
importante de l’association
Délégation de certains pouvoirs par l’AG
lorsque le nombre de salarié est important
Désignation d’un directeur en fixant avec lui
les modalités du contrat de son travail
(gestion quotidienne des affaires, l’exécution
des décisoions du CA, gestion du personnel
rémunéré)
14. Fonctions de gestion
La gestion est un art de diriger et d’orienter les
activités économiques, sociales et humaines
d’une organisation en vue d’atteindre des
objectifs communs.
Les tâches fondamentales de la gestion sont :
1. La planification
2. L’organisation
3. La dotation en personnel
4. Le suivi et le contrôle
5. L’évaluation
15. 1. La planification
Elaboration de la mission, des objectifs, de orientations
stratégiques et un plan d’action avec précision en termede
moyens techniques et financiers nécessaires
2. L’organisation
Mobiliser et gérer au lmieux les resources humaines et financières
disponibles
3. La dotation en personnel
Mobiliser les bénévoles et les adhérents pour s’intégrer dans
la réalisation des activtés et prparer une relève compétente
Recruter un personnel suffisant et qualifié en fonction des
besoins en menant une politique approprié d’embauche et
promotion du personnel
4. Suivi et contrôle
Etablir de systèmes de contrôle, de vérification et d’audit pour corriger
les écarts dans le réalisations
5. Evaluation
Analyser de facçon critique les activitésplanifiés d’une association à la
fin d’une période donnée pour apporter des corrections
nécessaires
17. Définition
La gestion administrative d‘une
association est l‘ensemble des
opérations qui visent à garantir une
bonne organisation du travail, et ce
dans le souci d‘avoir une rentabilité
optimale du temps, une transparence et
une crédibilité vis-à-vis de son
environnement
18. Outils et supports de gestion
Le procès verbal (PV)
Le rapport d’activité
Le registre des correspondances (départ-
arrivée)
Le répertoire des adresses
L’enregistrement et le classement des dossiers
La gestion de la petite caisse
La gestion du fond documentaire
19. Le Procès Verbal
1. Le Procès Verbal
C’est l’outil où sont consignés tous les élements et les
idées discutées et les différentes décisions prises lors
des réunions du CA ou de l’AG ou avec les partenaires
Il contient :
Lieu, date et heure
Titre de la réunion
Liste des memebres présents et absents
Ordre du jour
Résumé des interventions et des observations
Décisions prises
Date et signature du président et du sécrétaire
20. Rapport d‘Activités
C’est l’outil qui :
Permet de justifier les efforts déployés par l’association
De suivre et d’évaluer les activités de l’association
Permet une communication de l’association avec son
environnement
Il contient :
Période sur laquelle s’étend le rapport
Rappel des objectifs et des activités programmés
Réalisations durant la période
Problèmes rencontrés
Conclusions et recommandations
21. Le registre des correspondances
Il consiste d’enregistrer tous les courriers reçus
ou envoyés par l’association dans un registre
spécial de correspondance. Ce qui permet une
conservation et un référentiel d’information.
On distingue deux registres : arrivée et départ
Il comprend :
Date
Numéro d’ordre
Objet
Destinataire et ses coordonnées et sa signature
22. Répertoire des adresses
Il permet de constituer la propre base de
données d’informations de tous ses
partenaires dans un registre d’adresses
utiles
23. Cahier d‘enregistrement des
adhérents
Il constitue une base de données des adhérents de
l’association
Il permet d’analyser la quantité et la qualité de l’adhésion
et donne un indice sur le degré de développement de
l’association
Il est la base d’élaboration des cartes d’adhésion et de
suivi de l’état des cotisations
Il comprend:
Nom et prénom de l’adhérent
Sexe
Âge,
Adresse
Photo
Fonction
24. Enregistrement et classement
des dossiers
Il est recommandé que l’association y procède
selon un système simple permettant une
recherche facile de l’information
C’est un outil d’archivage et de classement des
dossiers (exemple : fiche)
Types de dossiers :
Dossier du personnel (permanent, animateur,
bénévoles, salarié, adhérents,…)
Dossier d’approbation d’un projet
Dossier du conseil d’administration
Dossier comptable et financier
25. Gestion de la petite caisse
La gestion quotidienne des activités
nécessite des dépenses urgentes
Il est recommandé de prévoir une caisse
dont le montant est fixé par une décision
du CA
Sa gestion est assuré par une personne
autre que le trésorier et le comptable
26. Gestion du fond documentaire
Il s’agit de l’archivage et de classement
des documents de la bibliothèque de
l’association
Il faut établir une fiche de suivi : code, titre
de l’ouvrage, catégorie et auteur.