guia

1. INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL
EDGARDO VIVES CAMPO
NUCLEOS TEMÁTICOS:
 Elementos de la ventana Principal
 Objetos de una base de datos
 Crear una base de datos
 Abrir una base de datos
 Propiedades de una base de datos
ELEMENTOS DE LA VENTANA PRINCIPAL DE ACCESS
Las herramientas que utiliza Access para administrar las bases de datos son menús, barras de herramientas y
fichas de la ventana base de datos. Estas son:
· BARRA DE MENÙS. Despliega una lista de opciones en el momento de seleccionarla; con éstas se
realizan operaciones como abrir, guardar, cerrar e imprimir, etc.
· BARRA DE HERRAMIENTAS. Es un conjunto de botones que al ser pulsados ejecutarán alguna acción
similar a las opciones de los menús, como crear una base de datos, imprimir, etc.
· BARRA DE ESTADO. Se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el
estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada
momento.
La ventana base de datos agrupa los objetos de las base de datos como tabla, consultas, formularios, informes,
macros y módulos. Sólo tienen que seleccionar la ficha del objeto y aparecerá una lista de dichos elementos
OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS
Una base de datos contiene un conjunto de
elementos y objetos que conforman la información que almacena. Access emplea los siguientes objetos:
· Tablas: Son el elemento principal de la base de datos ya que allí se guarda la información que se va a
procesar. Una base de datos puede contener varias tablas
· Consultas: Son objetos que sirven para seleccionar determinados registros de una o más tabla y los
presente al usuario en la pantalla del computador.
· Formularios: Es una ventana personalizada en la que se incluyen los campos de una o más tablas a fin de
visualizar, editar o introducir información a la base de datos.
· Informes: Es una forma de presentar los datos (contenidos en una o varias tablas) de manera impresa.
· Macros: Son objetos que ejecutan un conjunto de instrucciones previamente definidas con el fin de
automatizar una o más tareas.
· Módulos: Son programas con instrucciones y procedimientos en Visual Basic que permiten personalizar el
trabajo en Access.
CREAR UNA BASE DE DATOS
En Access puede crear una base de datos en blanco, es decir, sin tener ningún objeto, y se puede hacer de la
siguiente manera:
· Seleccione la opción Nueva base de datos en el menú Archivo y aparecerá el cuadro de diálogo Nueva;
active la ficha General

2. · Seleccione el icono base de datos en blanco y pulse el botón Aceptar,
· Luego visualiza el cuadro de diálogo Archivo nueva base de datos, el cual puede darle un nombre para la
base de datos y especificar el directorio donde se guardará y luego presione el botón Crear
· Aparece la ventana Registro: Base de Datos
ABRIR UNA BASE DE DATOS
Cuando desee utilizar una base de datos, puede seleccionarla del cuadro de diálogo Abrir o simplemente en el
menú Archivo. Access agrega al menú Archivo las últimas bases de datos que ha utilizado. Esto se hace de la
siguiente manera:
· Selecciona el menú Archivo y haga clic en una base de datos
Si la base de datos que necesita abrir no aparece en el menú Archivo tendrá que utilizar el cuadro de diálogo
Abrir
· Elija la opción Abrir base de datos en el menú Archivo y aparece el cuadro de diálogo Abrir en el que
puedes buscar la base de datos que desea utilizar.

3. PROPIEDADES DE UNA BASE DE DATOS
Las propiedades de una base de datos son características como el tamaño del archivo, ubicación, fecha de
creación, última modificación, nombre del autor, comentario, etc.
Para ver las propiedades a la base de datos se debe hacer:
· Seleccione la opción Propiedades de la base de datos en el menú Archivo.
· Haga clic en la ficha general, donde aparece información general de la base de datos.
ACTIVIDAD EN CLASE
1. Relacione los siguientes significados con la correspondiente palabra
Objeto de la base Significado
Tablas Ventanas personalizadas para introducir y visualizar
los datos
Consultas Documentos de la base de datos que pueden ser
impresas
Formularios Programas e instrucciones hechas en Visual Basic
Informes Guardan la información de la base de datos
Módulos Ejecutan un conjunto de instrucciones y tareas
automáticas
Macros Seleccionan un grupo de registros según una
condición.
2. Explique ¿Qué aspectos se debe tener en cuenta durante el diseño de una base de datos?.
ACTIVIDAD EXTRACLASE
3. Averigua ¿Cómo puedes colocar seguridad a las bases de datos?
4. Suponga que usted es el responsable de un negocio que procesa información con las siguientes
características:
 Se manejan los datos en muchos archivos individuales
 Se repite información en la captura de los datos
 Hay necesidad de utilizar la información en varias formas
 Hay necesidad de compartir datos
 Se debe controlar el valor y acceso de los datos, al igual que garantizar la consistencia de los mismos
Explique por qué la información debe procesarse con un manejador de base de datos y no con una hoja de
cálculo
5. Marca con una X la respuesta correcta. Los formularios pueden servir para las siguiente actividad:
a) Ingresar al programa de Access
b) Introducir información a una tabla
c) No crea un cuadro de diálogo para aceptar datos del usuario
d) Ninguna de las anteriores